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一、格式. 透過網路傳輸，不必投郵、 沒有信封，也沒有信紙。 雖是信件，只要親切真誠地 表達出意思即可，不受箋函 格式用語拘束 。. 二、要領. ( 一 ) 親暱的稱呼，顯現出尊重與 友誼 。 ( 二 ) 盡量釋出善意，適度給予肯 定、嘉許或感謝的表達。 ( 三 ) 對於能夠採納或合乎道理的建 議，我們必定要誠懇地表達接 納 。. ( 四 ) 如果對方的建議確有困難，但 是有其他方式可以協助之處， 要盡量給予協助，例如可以轉 介有關部門或機關處理，而不 要答覆請當事人逕自向有關單 位申請 。
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一、格式 • 透過網路傳輸，不必投郵、沒有信封，也沒有信紙。 • 雖是信件，只要親切真誠地表達出意思即可，不受箋函格式用語拘束。
二、要領 (一)親暱的稱呼，顯現出尊重與 友誼。 (二)盡量釋出善意，適度給予肯 定、嘉許或感謝的表達。 (三)對於能夠採納或合乎道理的建 議，我們必定要誠懇地表達接 納。
(四)如果對方的建議確有困難，但 是有其他方式可以協助之處， 要盡量給予協助，例如可以轉 介有關部門或機關處理，而不 要答覆請當事人逕自向有關單 位申請。(四)如果對方的建議確有困難，但 是有其他方式可以協助之處， 要盡量給予協助，例如可以轉 介有關部門或機關處理，而不 要答覆請當事人逕自向有關單 位申請。 (五)如果真正有困難、做不到的時 候，一定要很坦誠地將困難所 在，誠心誠意講清楚，取得對 方的諒解。
三、實例 馬市長您好！ 本人對於市長優秀的英語實力、以及積極推動公家機關雙語化環境成效卓著，深感敬佩與贊同。 如果公務員的英文能力也能同時提升的話，想必更是根本之課題。在此想建議市長，不妨試試看，指派相關單位舉辦一場市府公務員「英語演講比賽」或類似之比賽
以激發對英語有興趣之公務員們勤練英語、參加比賽，想必這應該是一種對公務員很好的培育，讓優秀的公務員除了接觸一成不變的公文書之外，也能激發學習英語的興趣，相信這會是一場精采而有意義的賽事！以激發對英語有興趣之公務員們勤練英語、參加比賽，想必這應該是一種對公務員很好的培育，讓優秀的公務員除了接觸一成不變的公文書之外，也能激發學習英語的興趣，相信這會是一場精采而有意義的賽事！ 希望這項「英語演講比賽」之建議，能獲市長的認同與考慮，謝謝您！ 楊節○敬上 91.10.8
親愛的節○您好！ 您於九十一年十月八日給馬市長的信，市長已交給我們處理，非常感謝您建議本府相關單位舉辦「英語演講比賽」，以激發公務員勤練英語，這是非常好的建議；我們已先請本府公務人員訓練中心於外語研習課程中，能夠透過英語演講或話劇表演方式進行，至於
舉辦本府所屬公務員的英語講演比賽，確實是一件很有意義的活動，我們會進一步規劃，訂出具體的實施辦法，希望一年內您的建議能獲得實施，屆時我們會邀請您來指導，再一次感謝您提供這樣的建議。舉辦本府所屬公務員的英語講演比賽，確實是一件很有意義的活動，我們會進一步規劃，訂出具體的實施辦法，希望一年內您的建議能獲得實施，屆時我們會邀請您來指導，再一次感謝您提供這樣的建議。 並祝您 健康快樂 臺北市政府人事處處長鐘昱男敬上 91.10.21
結語 • 格式正確 • 條理分明 • 要言不繁 • 用詞精準 16字箴言
掌握公文時效品質 要求他單位時限內回復的公文，須考量給予合理的回復作業時間。 須於時限內發文或核示的公文，應自行持陳，以免延誤時效。
文書流程管理（續） 文書稽催： 1.狹義文書稽催： 係指公文辦結前，透過公文系統、電子郵件或書面通知等方式查詢各個處理過程的辦理情形，促使公文能在規定期限內處理完畢。 2.廣義文書稽催：係指公文辦結前後，對公文處理的一種稽查作業。
權責劃分 -- 強調每一成員自我管理 • 每一成員職責 • 各單位收發人員 • 各級單位主管 • 文書單位職責 • 管制單位（總務室） 權責 • 機關首長職責
每一成員的職責 • 管制會稿、會辦時效。急要文件須會辦者應親會 。 • 同一文件請 3個單位以上會核，宜複製同時送會 。 • 送（收）會外機關公文按速件處理。 • 無論送會或收會均應管制時間，如不能依限退回時，應將原因、理由及預定時間通知送會機關。 • 自簽辦之日起至發文之日止，應注意各階段公文查催。
各級單位主管職責 • 充分掌握公文查催資料，即時督促每一成員作業時效。 • 落實職務代理人制度。 • 對一般公文來文速別與公文性質不符者，得核准更改速別，或指定授權人員核准調整。 • 對公文時效的優劣案件建議獎懲權。 • 涉及2個以上單位之作業，宜與相關單位商訂原則再處理，避免因往來會稿延誤時效。
文書單位職責 召集會商辦理文書管理電腦化、文管案管作法、登錄（彙整）統計時效及稽催資料檢查各單位登錄及管制情形、協助推動文書流程簡化、配合調卷分析提供資料、提出獎懲建議。
（一）各類公文處理時限 • 人民申請案件，按其性質規定之期限為限。 • 人民陳情案件，應不超過規定期限，以收受陳情書次日起算扣除假日，在30日內辦結者為「依限辦結」。 • 訴願案件，復審案件應不超過法定期限。 • 監察院糾彈、調查案件，應不超過監察院規定之期限。 • 院長電子郵件，應不超過3日之期限。
（二）公文時效計算標準： • 發文使用日數： • 從收文次日起算，至發文之日止。 • 使用日數不滿半日者，以半日計算；超過半日，不滿1日者，以1日計算；收文當日即已辦結之案件，以半日計算。 • 機關內部各幕僚單位之間的會稿、會辦時間不得扣除，但與外機關會稿時，從送會之日起至退會收到之日止的時間，得予扣除。
文書流程管理（續） • 發文平均使用日數：發文使用日數之和，除以發文總件數，所得之商謂之。 • 存查使用日數及存查平均使用日數：與發文使用日數及發文平均使用日數的計算標準同。 • 會辦時效：機關內部送會公文，依「最速件1小時、速件2小時、普通件4小時」時限辦理；送會外機關公文以「速件」處理。
貳、文書流程管理（續） • 假日之計算： • 一般公文、人民陳情案件、立法委員質詢案件等3類之計算標準，例假日等天數應予扣除。 • 限期公文、專案管制案件、人民申情案件、訴願案件等4類之計算標準，則包含例假日等放假天數。
改分之計算 • 機關公文改分作業應至遲於收文次日確定主辦單位。 • 單位間有分文爭議案件，應指定專人（或分文小組）協調判定，俾提昇效率。 • 改分公文之管制或統計時效起算點，仍以總收文原登錄收文日期為準。
若有主管與 院長同列名： 院長銜與名字 放在最下方或最右方. 字體稍大.
本院 人事室版： 首長在先，關防在後， 二章並列
公務機密維護範疇-分類 文書保密郵電秘密 資訊保密 媒體保密 採購秘密業務秘密 職務秘密 人事秘密 陳情檢舉
公務機密維護範疇-文書1 • 機密文書(文書保密)之處理原則 • 專責處理─指定專責人員辦理機密文書拆封、分文、繕校、蓋印、封發、歸檔。 • 減少層次─機密文書之簽擬、陳核（判），應儘量減少處理人員層級及程序。 • 從嚴審核─是否具有保密價值。 • 限制分發─一般公務機密文書之知悉、持有、使用或複製，除辦理該機密業務者外，以經單位主管以上人員同意者為限。 • 妥慎傳送─視機密等級、傳遞地區、妥慎傳送。
公務機密維護範疇-文書2 • 安全保管─機密文書之保存與管理，應與一般檔案分別存放於具安全維護功能之箱櫃，裝置密鎖存放。存放場所或區域，得禁止或限制人員、物品進出，並為其他必要之管制措施。 • 定期清查─機密文書應定期清查，並依法辦理機密等級之變更或註銷事宜。 • 澈底銷毀─廢棄文書或草稿，應指派專人監督、澈底銷毀。
將病歷資料傳送給第三人，將涉及刑責（引述一篇文章--供卓參）將病歷資料傳送給第三人，將涉及刑責（引述一篇文章--供卓參） • 國內各大醫院離職醫師透過管道，私下影印、抄寫病人資料，做為開業、診所喬遷寄發文宣廣告名單情況，時有所聞，也有不少醫師是將門診病歷做學術研究用，但像把病人病歷輸入個人電腦資料狀況，也是醫院始料所未及，因此各醫院應儘速與全院醫檢護理人員加簽「保密協定」。
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稱 謂 • 令外祖父、令外祖母、 • 令尊、令堂、令岳、令岳母、 • 令夫、 令正（稱對方之妻）、 • 令郎、 令愛（嬡）、令侄、 • 令兄、令姊、 令妹、令婿、 • 令媳、 令師、令友、尊翁、 • 令喬梓（稱對方父子）。
常見的辨正字 「計畫書」 （名詞用）； 「規劃」（動詞）「記載」 、「記錄」 （動詞用） ； 「紀錄」 （名詞用）； 「身分」 「部分」； 「聲請」 （對法院） 「申請」 （對行政）； 「給予」（榮譽、名位等抽象事項）、 「給與」（實物）；「已」經（非己）。 疑「義」 ：非（議）「紓解」：非（抒）。
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上端寫檔號.保存期限 檔號(年度號+分類號) 下端寫頁碼及總頁數。 公文辦畢５天內歸檔 密件公文歸檔封套
台中榮民總醫院機密文書機密等級變更或註銷紀錄單台中榮民總醫院機密文書機密等級變更或註銷紀錄單 通知機關 (原機密案件 核定機關) 發文日期 發文字號 原機密案件 發文日期 發文字號 新等級 或註銷 登記人 職稱： 姓名： 日期： 機密文書機密等級變更或註銷紀錄單(解密的機密件歸檔使用) 將原案封面或公文上所標 示 機密等級以雙線劃去， 再於明顯處浮貼已列明經登記人簽章之紀錄單
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