Bac +2 (minimum) de type BTS Secrétariat

1. Descriptif du poste Compétences Aptitudes Connaissances Assistant(e) de Direction (H/F) Classification : C1 Type de contrat : CDI temps plein à pourvoir fin août 2012 Lieu de Travail : Campus de Paris Rattaché(e) hiérarchiquement à la Directrice du Campus, vous assurez la gestion des activités du Campus et êtes le relais de la Direction Générale, vous coordonnez les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. A ce titre, vos missions principales sont : • Assistance de Direction de Campus/Direction Générale : • - Gérer le secrétariat courant du directeur : agenda, accueil physique et téléphonique, rédaction des correspondances, traitement du courrier, • - Organiser et coordonner la transmission, la rédaction, et le classement des informations de la Direction, • - Exploiter une partie des informations de la Direction en assurant leur suivi et la gestion des urgences, • - Faciliter les relations entre le Directeur et les partenaires extérieurs et/ou les autres membres de l’Institution, • - Apporter une aide logistique dans la mise en œuvre des missions du Directeur (organisation de réunions, repas, reprographie, déplacements…), • - Mettre à jour les indicateurs nécessaires à l’activité de la Direction. • Accueil et standard du Campus de Paris • - Gérer les appels téléphoniques et orienter les appelants vers le bon interlocuteur, • - Accueillir, informer et orienter les visiteurs : enseignants -chercheurs, étudiants, partenaires • - Préparer les badges visiteurs en relation avec les services du Pôle universitaire, • - Assurer le suivi logistique des événements internes au Campus (hors pédagogie), réservation de salles, amphithéâtre, traiteur....et sa visibilité dans l’agenda interne « événement Campus»), • - Mise à jour de l’intranet collaborateurs et étudiants. • Relais registraire avec le campus de Lille • - Organiser les chaines administratives des rentrées (Remise des cartes étudiantes, codes d’accès informatique SKEMA et PULV, guide d’accueil et règlement intérieur), • - Garantir la conformité des dossiers des étudiants sur le plan administratif (collecte, archivage, mise à jour du profil via siracuse), • - Orienter, guider et informer les étudiants tout au long de leur cycle de formation sur les aspects administratifs de leur dossier, • - Accompagner et répondre aux étudiants dans le cadre de leurs démarches administratives liées à la scolarité (sécurité sociale, mutuelle, CROUS, certificats de scolarité), • - Mise à jour de la base de données « Logement » (via YEP ou/et site SKEMA), • - Accompagner et répondre aux étudiants dans le cadre de leurs démarches administratives liées au logement. • Sens du service • Planification, rigueur • Autonomie, initiative • Réactivité • Confidentialité • Expérience confirmée sur un poste d’assistant(e) de direction • Excellent rédactionnel (français et anglais) • Bac +2 (minimum) de type BTS Secrétariat • Maîtrise des outils bureautiques & ouverture d’esprit aux TIC • Bilingue anglais