Ole Emil Malmstrøm civilingeniør, afdelingsdirektør oem@kuben.dk

1. Kommunen som Driftsherre Ole Emil Malmstrøm civilingeniør, afdelingsdirektør oem@kuben.dk

2. Kommunen som Facilities Manager Ole Emil Malmstrøm civilingeniør, afdelingsdirektør oem@kuben.dk KUBEN’s domicil, hovedkontor, Ragnagade 7, 2100 København Ø

3. Facilities Management er en strategisk ledelsesdisciplin

4. Facilities Management = Ledelse af faciliteter

5. Facilities Management = Ledelse af faciliteter Ledelse: Organisering og forvaltning - at skabe resultater gennem andre Faciliteter: Virksomhedens omgivelser og infrastruktur

6. Facilities Management = Ledelse af faciliteter • What’s a facility? • Something, supporting something else. • In the 1850’es railway stations in the USA were equipped with waiting room room and other ”facilities”. ”noget, der understøtter en funktion””noget, der faciliterer noget andet”

7. Facility => Gyldendals Røde Ordbøger: Lethed Færdighed Føjelighed Let adgang Facilities => (Hjælpe-)midler Faciliteter Anlæg Bekvemmeligheder

8. At etablere og drive en virksomhed kræver Dertil skal bruges faciliteter: • et stedat være • Ejendom: Grund, bygninger, lokaler • Hardware: Inventar, maskiner, blyanter, papirclips m.v. • noget udstyrat virke med • Software: Renhold, post, sikkerhed og vagt, mad, forsyninger, IT og telekommunikation m.v. • nogle services, der betjener virksomheden

9. At etablere og drive en virksomhed kræver Dertil skal bruges faciliteter: • et stedat være • Ejendom: Grund, bygninger, lokaler • Hardware: Inventar, maskiner, blyanter, papirclips m.v. • noget udstyrat virke med Enorme omkostninger • Software: Renhold, post, sikkerhed og vagt, mad, forsyninger, IT og telekommunikation m.v. • nogle services, der betjener virksomheden - ikke core business!

10. Facilities Management erkoordineret styringaf alle former forfysisk, teknologisk og servicemæssigstøtte til virksomhedensprimære arbejdsprocesser

11. ”Facilities Management” is • the integration of processes • within an organisation • to maintain and develop • the agreed services • which support and improve • the effectiveness of its primary activities. • CEN - 2006

12. Hvad er udbyttet af Facilities Management? Reducere omkostninger Tilføre merværdi Mål Øge produktiviteten Kun det nødvendige Strategi Videndeling - kreativitet Indkøbe rigtigt Synliggørelse Egnede omgivelser Metoder Faste omk. => Variable Benchmarking Indeklima Oplevelser Funktionsdygtigt marked Organisering af FM – Forankret i top-ledelsen Betingelser Dygtige, veluddannede, erfarne Facilities Managere Moderne mennesker kræver kvalitetstid Hvad bliver resultatet på bundlinien? Økonomisk resultat – Brugertilfredshed

13. Facilities Management handler om de 3 P’er: P P eople laces Faciliteter Mennesker FM Virksomhed P rocesses

14. Facilities Management Investeringsforvaltning Finansielforvaltning Arealforvaltning Driftforvaltning Serviceforvaltning Investeringsforvaltning Finansielforvaltning Arealforvaltning Driftforvaltning Serviceforvaltning

15. Facilities Management Investeringsforvaltning Finansielforvaltning Arealforvaltning Driftforvaltning Serviceforvaltning Målsætning Finansiering Vedligehold Projekter Space management Eje/leje - OPP Budgetter Terræn Entrepriser Forrentning Regnskaber Bygning Strategiske opgaver Areal udnyttelse IT Strategi Skatter Bygningsinstall. Datanet Målstrategi Nøgletal/ Benchmarking Inventar Telekommunikation Økonomisk strategi Indretninger Forsyning IT-værktøjer Taktiske opgaver Juridisk strategi Forsikring lokaler Varme Internet Kontrakter arbejdspladser El Teknisk strategi Sikring og Vagt Ind-/udlejning Vand Miljø strategi Flytninger Arbejdsmiljø Afløb Image strategi Inventar Kantine Operationelle opgaver Renovation Køb og salg Reception Renhold Nybygning Intern post Terræn Nedrivning Kontorteknik Bygning, udv. Modernisering Biler Indvendig Transport og rejser Vinduespolering Fælles drift Driftspersonale Materiel Ekstern assistance

18. Kontorudnyttelse 100% 71% 63% 21% 16% 5% Sociale og organisatoriske aktiviteter Kontortilgængelighed 5 dagesuge Feriehelligdage 8 timersarbejdsdag Frokostsygdom

19. Time is money Oplevelser Time is life!

20. Der bør gives mulighed forat tænke hele kommunens FM sammenmed udgangspunkt i brugernes behov,så brugerne tilføres merværdi gennem bygningerne samtidig med, at bygningernes værdi for kommunenbevares på langt sigt. Kommunens Portefølje Management "Byg huse indefra og ud"

21. Fordele Organisering af FM Ulemper • Profilering af image • Samarbejde på tværs • Enkel omkostningsfordeling • Lette kommunikationslinier • Nem styring • Stort kendskab til organisation og produktion FM som linieorganisation • Ikke egnet for store koncerner • Stor personaleorganisation • Manglende omkostningsbevidsthed • Vanskeligt at udvikle faglig ekspertise Eje FM i selvstændig organisation • Egnet for store koncerner • Økonomisk styring af egenkapitalen • Omkostningsbevidsthed • Mulighed for at administrere for andre • Stordriftsfordele • Mulighed for effektiv organisation • Større administration • Ressourceforbrug til intern fakturering • Nødvendigt med Managementaftaler • Længere kommunikationslinier • Reduceret internt kendskab Leje OPP Outsourcing/Outtasking • Konkurrence på pris • Lavere faste omkostninger • Nem tilpasning af ressourcer • Nem administration • Adgang til faglig ekspertise (kerne!) • Ressourcer til styring af eksternt firma • Nødvendigt med kontrolfunktion • Ikke direkte kontakt med brugere/lejere • Profilering af image

22. Kr. Hvem vil betale? SLAServiceLeveranceAftaler(Service Level Agreements) • Beskrivelse af • Serviceydelse • Kvalitetsniveau • Kommunikation • Dokumentation • Udvikling • Udgangspunkt i virksomhedens/brugerens behov • Udgangspunkt i behov for funktionalitet af bygninger og services Konkrete og målbare servicekrav/beskrivelse af serviceniveau

23. Kunne vi gøre det anderledes? Synliggørelse Hvad laver vi? Hvorfor gør vi det? Til hvis nytte? Er det det værd? (Vil nogen betale?) Hvad koster det? Nøgletal - Benchmarking

24. Der bør gives mulighed forat organisere drift, vedligehold, udvikling og nybygningsammen med kommunens øvrige faciliteringsopgaver. Kommunens Facilities Management Hvad er kommunens kerneforretning? - og hvad er Facilities Management?

25. Eksempler – Rollemodeller • CPH – Københavns Lufthavne • Coloplast

26. Eksempler – Rollemodeller • IBM • NOVO • SES – (SEA-reformen) • CPH – Københavns Lufthavne • Coloplast

27. Barrierer – Udfordringer • Kerneforretning eller Facilitering? • Central eller decentral Facilities Managementog Portefølje Management • Brugerdelegering – hvor og hvornår? • Økonomistyring – Offentlig/privat – SLA Byggeri kræver eksperter! Drift kan enhver finde ud af. Eller?

28. Facilities Management Bedre trivsel i vore bygninger gennem bedre ledelse Facilities Management et helhedsyn

29. Tak for opmærksomhedenDet bliver spændende at deltage i udviklingen! Ole Emil Malmstrøm civilingeniør, afdelingsdirektør oem@kuben.dk 1. maj 2007:KUBEN’s domicil, hovedkontor, Jarmers Plads 2, 1590 København K