Közigazgatási technológia

1. Közigazgatási technológia Ügyiratkezelés

2. Ügyiratkezelés • 800 éves múltra tekint vissza a magyar ügyiratkezelés • Első önálló ügyiratkezelési szabályzat (1790) • Három funkció: • Törvényességi, védelmi funkció • Folyamatszabályozás • Ellenőrzés

3. Ügyiratkezelés • Törvényességi, védelmi funkció • szabályok, iratok megőrzése • iratok hozzáférési rendjére vonatkozó előírások • valamennyi közigazgatási szinten egyaránt érvényesülnek • Folyamatszabályozás • ügyiratokkal végzett munkarendjének szabályozása • Ellenőrzés • ügyirathátralékról, illetve eredményességről kaphatunk információt.

4. Ügyiratkezelés Összegezve: • Az ügyiratkezelés azon technikai cselekmények összessége, amely biztosítja az iratok törvényes védelmét, szabályozza az iratokkal végzett műveletek rendjét és alkalmas a hatósági munka mennyiségi és minőségi paramétereinek ellenőrzésére.

5. Ügyiratkezelési rendszerek • Tematikus ügyintézési rendszer • Tartalom szerinti ügyintézés • Akkor alkalmazható, ha az adott szervezet feladati tárgy szerint jól elkülöníthetők, azok tartalma hosszú időn keresztül stabil marad. • Kronologikus • Időrendbeli ügyintézés • Feladatok sokfélék, az ügyek tárgyának meghatározása bizonytalan, a feladatrendszer nehezen áttekinthető

6. Ügyiratkezelés szervezete Típusai: • centralizált • ügyintézőnkénti 5000-6000 / év ügyiratforgalomig mindenképpen • valamennyi belső egységnek az iratait az ügyiratkezelésre szakosodott központi iktató irodában kezelik • decentralizált • alkalmazásakor valamennyi belső szervezeti egység maga végzi saját iratainak kezelését • vegyes rendszerű • akkor alkalmazzák, ha valamilyen oknál fogva valamelyik szervezeti egységet nem lehet a központi iktatásba bevonni

7. Ügyiratkezelés technológiája • Kézi (manuális) technológia • iktatókönyv használatára épül • iratok nyilvántartásba vételkor sorszámot vagy tárgykódszámot kapnak • iktatókönyvbe feljegyzik az iratra jellemző ismérveket és az ügyintézés menetére vonatkozó fontos információkat (érkezési időpont, határidő, irattári keltezés, stb.) • munkaállomások közötti mozgást nyilvántartókönyvekben szerepeltetik, bizonylatolják • Számítógépes technológia • jelenleg a manuális folyamatok gépesítését jelenti Magyarországon

8. Iratvédelem • Az iratvédelem alapszabálya: a közhitelű nyilvántartásba foglalt tényeket ellenkező bizonyításig igaznak kell elfogadnia a hatóságoknak. • Érkezés illetve keletkezés alapján iktatás • Iktató bélyegző használata (hivatal neve, érkezés időpontja, azonosító kódszám) • Iktatókönyv hitelesítése • Javítás megfelelő módon! • Elektronikus iratvédelem számítógépes technológia alkalmazása esetén

9. Ügyiratkezelés folyamata • Nyilvántartásba vétel • Érkezés • érkezhet állampolgártól, jogi személytől • keletkezhet hivatalból • Postabontás • Kezdőirat-utóirat • létezik-e előzménye (előirata) az ügyiratnak? • ha kezdőiratról van szó, akkor szignálni kell • ha utóirat akkor ki kell keresni a határidős nyilvántartásból az előzményt és össze kell fűzni azzal

10. Ügyiratkezelés folyamata • Szignálás • előadó kijelölése • munkaszervezési funkció  munkamegosztás • Iktatás • a kezdő irat iktatása a következő szabad sorszámra • ezen rögzítjük az érkezés időpontját, a beküldő nevét, az irat tárgyát, jellegét és esetleges kezelési feljegyzések • Mutatózás • iktatás után az ügyiratok tárgymutatókönyvben való bevezetése • ABC sorrendben tartalmazza az egyes iratok tárgyszövegeit

11. Ügyiratkezelés folyamata • Előadói ív megnyitása • megismétli az ügyirat legfontosabb iktatási adatait (sorszám, érkezési időpont, ügyintéző neve, határidő) • ebből adódóan iratazonosításra alkalmas • ügyirat-kezelési, ügyviteli utasításokat is tartalmazhat • Ügyintézés szakasza • Tervezet tisztázása (ügyir. szabályzat) • szakigazgatási szerv neve, címe • egyéb elérhetőség (fax, telefon) • ügyintéző valamint kiadmányozó neve • ügyirat tárgya, mellékletek száma

12. Ügyiratkezelés folyamata • Kiadmányozás • olyan formai szabályok összessége, melyek azt igazolják, hogy az irat a jogszabály által feljogosított hivatalos szervtől származik • felelősség megállapításánál van döntő jelentősége • a kiadmányozó viseli a hibás döntés munkajogi, esetleg büntetőjogi következményeit • Postázás • Határidős nyilvántartás • közbenső intézkedések határidejét tartalmazza

13. Ügyiratkezelés folyamata • Ügyiratkezelés az ügy lezárása után • Kézi irattár • ügyiratokra általában 2 évig van szükség • így két évig a kézi irattárba kerülnek elhelyezésre • Központi irattár • két évnél régebbi keletű iratokat az iktató és segédkönyvekkel együtt a központi irattárba kell elhelyezni • Iratok selejtezése • megőrzés 2-75 évig a selejtezési kódszámtól függően • Mikrofilm az irattárban

14. Irodalomforrás Almássy Gy. – Csúth S.: A közigazgatási szervezéstan és technológia. BKÁE, Budapest. 2001.

15. Köszönöm figyelmüket!