Lean Itella postissa: Virta -hanke

1. Lean Itella postissa: Virta -hanke Lean terveydenhuollossa seminaari 25.04.2013 ArtoHaikonen

2. Mitä ollaan tekemässä? Tarkoituksenamme on … • Parantaa toimintaa pienin askelin / välitavoittein • Tarkoitus ei ole juosta kovempaa vaan kävellä lyhyempi matka • Antaa sysäys jatkuvalle parantamiselle • Luoda VAHVA tuki ja yhteiset TAVOITTEET jatkuvalle parantamiselle • Parantaa laatua • Toimintaa selkiyttämällä ja yksinkertaistamalla • Kehittää henkilöstön osaamista … parantaa kilpailukykyämme sekä helpottaa toiminnan sopeuttamista Lean terveydenhuollossa seminaari

3. Prosessilähtöisen jatkuvan parantamisen kulttuuri Nykyinen Aktiivinen toimenpide loppu Prosessi xxx Ei aktiivista parantamista Toimenpiteet x ja y Tuleva Jatkuva parantaminen Hanke zzz Prosessi xxx Aktiivista jatkuvaa parantamista hankkeiden ja projektien välillä Toimenpiteet x ja y Lean terveydenhuollossa seminaari

4. Virta -kokonaisuus 1. 5. Nykytasolta-tavoitetasolle Osaaminen, sidosryhmät Ja viestintä Prosessikehitys "vastaanotosta luovutukseen" 2. Jakelu ja luovutus asiakkaalle Vastaanotto ja keräyskuljetus Lajittelu posti-keskuksessa Lajittelu jakelu-toimipaikassa POK / LOKEprosessikehitys Jakelutoimipaikkojenprosessikehitys 3. Prosessikehitys tilaus- toimitusprosessi 4. Tapa Toimia implementointi Lean terveydenhuollossa seminaari

5. Jakelu ja lajittelu: Hankkeen vaiheet 2) ARVIOINTIVAIHE 1) HANKEVAIHE – Rollout 3) PARANNUSVAIHE Kesto 6kk + seuranta Kesto 2-3kk Aloitus n. 1v hankkeen jälkeen Varmistetaan jalkauttaminen Tarvittaessa tuetaan toimi-paikkaa II-vaiheella • Tuetaan toimipaikkaa • Toiminnan johtamisessa • Jatkuvassa parantamisessa • Tukijoina • Nimetty kummi • Esimiehet/Linjajohto • Vertaistuki (kollegat) • Suunnittelijat • Virta -tiimi • Seurataan kehitystä mittareista • Toteutetaan tarvittaessa uusi Virta -hanke hyödyntäen muissa yksiköissä tunnistettuja toimenpiteitä • Panostetaan edellisessä (arviointi-) vaiheessa toteutettuun tukeen • Koulutetaan tarvittaessa • … Kuvattu seuraavalla sivulla Jatkuvan parantamisen tuki Tehostettu lähtö jatkuvaan parantamiseen Tehostetaan toimintaa Lean terveydenhuollossa seminaari

6. Yksikkökohtaiset vaiheet 1.1) VALMISTELU 1.3) PARANNUS 1.2) ANALYSOINTI 1.4) VAKIINNUTTAMINEN Perehdytään JTP:n toimintaan (kuun vaihteessa) Tunnistetaan ja pilotoidaan ratkaisu-vaihtoehtoja Varmistetaan Leanin jalkauttaminen(”handover”) Perehdytään toimipaikkaan • Toiminnan johtaminen • Jatkuva parantaminen • Roolit ja vastuut • Asiakaspalvelun laatu • K3 • Jatkoseuranta • yksikön ”kummi” ja muu tuki • raportointi • Tehokkuusanalyysi • Sovitaan resursointi, ml. seuraavista jtp:stä • ”tsekkilista” Gui-pisteiden perusteella sekä layout • Keskustelut esimiehen ja suunnittelijan kanssa • Perehdytetään avainhenkilöt (K1) • Informoidaan hlöstö (K2) • Kyselykaavake hlöstölle • Määritetään arvovirta • Määritetään 7 hukkaa, ml. spagettikaavio • Arvioidaan nykytilanne / tehostamispotentiaali (tunnistetun hukan vaikutus) • Kerätään parannusideat henkilöstöltä • Huomioidaan aiemmin havaitut ideat ja testataan niitä paikallisesti • Parannusten pilotointi (5S,…) • Arvioidaan pilottien vaikutus • Määritetään parannus-suunnitelma Yhteiset tavoitteet Parannuskohteet määritelty ja suunniteltu Jatkotoimenpiteet sovittu Nykytilanne määritetty Lean terveydenhuollossa seminaari

7. Virta & muutoshallinta

8. Virta – alueen hankevaiheen tilaisuuksien tiekartta 1.1) VALMISTELU 1.3) PARANNUS 1.2) ANALYSOINTI 1.4) VAKIINNUTTAMINEN Alueellinen jory Alueellisenjoryntoiminta Perehdytään toimintaan Tunnistetaan ja pilotoidaan ratkaisuvaihtoehtoja Varmistetaan mallin jalkauttaminen Perehdytään yksikköön Parannusideoiden toteutuksen seuranta ja korjaavat toimenpiteet osana tiimipalavereita Prosessikehityksen ja jatkuvan parantamisen jatkaminen yksikössä Koulutus / työpaja Avain-henkilöt Avainhenkilö info; mikä Virta ja miksi, mitä hyötyjä, mitä tarkoittaa meille? Data – analyysi & Prosessikävely Prosessiryhmän koulutus Avainhenkilöiden yhteistyö työpaja Prosessiryhmän prosessioppi- syventävä Pulssi- kysely Pulssi- kysely Palaute- lomake Virta video Prosessiryhmän käynnistys yksikössä -> miten teemme tämän meillä? Esimiehen pitämä yhteenveto hankevaiheesta, pilotoinnista, toteutuksesta ja tuloksista sekä jatkosta Henki-löstö Esimiehen info Virrasta henkilöstölle Esimiehen pitämä ”startti” parannusideoiden pilotoinnille ”Yleis” info Virrasta henkilöstölle (45 min) Virta – asiat aina osana tiimipalavereja Lean terveydenhuollossa seminaari

9. Avainhenkilö yhteistyö työpaja Isäntä: Aluepäällikkö, fasilitaattorit: suunnittelupäällikkö, Virta PP, HRkesto 4 h Esimerkki speksistä • Tavoitteet • Varmistaa yhteinen ymmärrys Virrasta • Tunnistaa roolimme alueen kokonaisprosessissa osana toimitusketjua • Löytää yhdessä ratkaisuja tunnistettuihin prosessihaasteisiin • Tunnistaa jatkuvan parantamisen mallin mahdollisuudet ja edellytykset • Agenda • 09:00 Virta (1h 20 min) • Avaus • Mikä Virta on – kertaus? • Missä mennään Virran kanssa meillä? • Mitä tapahtuu seuraavaksi? • Missä olemme muutoksen käyrällä? • 10:00 Tauko (10 min) • 10:10 Roolimme Itellan toimitusketjussa (1h) • Kokonaisprosessimme • Mikä on perustehtävämme? • 11:10 Tauko (30 min) • 11:20 Virta on prosessijohtamista ja jatkuvaa parantamista (1h) • Miten me johdamme tätä prosessia? • Mitä asioita voisimme parantaa prosessin johtamisessa? • Sovitut käytännön toimenpiteet • 12:20 Mitä seuraavaksi • Yhteenveto • Osallistujat • Aluepäällikkö, Suunnittelupäällikkö, Virta PP, Tuotantopäällikkö (POK), Palveluesimiehet, Esimiehet (Jakelu), Suunnittelijat, Pääluottamusmies, työsuojeluvaltuutettu, HR • Materiaali ja ryhmätyöohjeet Lean terveydenhuollossa seminaari

10. Jakelu-esimerkki

11. JTP-toimenpiteet • Prosessin virtaus • Layout & selkeys • Arvovirtakuvaus • Prosessin kontrollointi • Prosessijohtaminen • Resursointi • TVS • Prosessinmukainen resursointi • Jatkuva parantaminen • Hlöstölle mahd. vaikuttaa työhönsä • Hlöstön osaamisen kehittäminen • VALU-tason toimenpiteet Lean terveydenhuollossa seminaari

12. Jakeluprosessin aikataulutus – kohti imuohjausta Haastena määrittää tahtiaika Lean terveydenhuollossa seminaari

13. Jakelun lajittelun läpäisyyn vaikuttavat asiat Lähetykset Olosuhteet Asiakkaat Lähetysten käsiteltävyys (ominaisuudet) Sisäinen logistiikka Katuosoitteelliset noja-asiakkaat Layout PL-asiakkaat Siisteys Lähetysten palvelulupaukset Volyymivaihtelu Kalusto Ajallinen palvelutaso Valaistus Osoitteiden oikeellisuus PL-osoitteelliset noja-asiakkaat Lähetysrakenne Lämpötila / Ilman vaihto Työtilan riittävyys Osoitteiston rakenne Lähetykset lajiteltavana –klo? Lähetysvirtojen jalostusasteet Melu Työtilan muoto Kulkumatkat/siirrot Lajittelukentän koko Monipuolisuus Kulttuuri Ihmissuhteet Lajittelusuuntien määrä Työtaito Arvostus Lajittelussa luettavien tietojen määrä Läpäisy Lajittelukentän loogisuus Intensiteetti Mielekkyys Henkiset ominaisuudet Työhyvinvointi Lajittelusuoritteiden määrä Prosessin hallittavuus Johtaminen Fyysiset ominaisuudet Ilmapiiri Lähetysten virtaus Kuormittuminen Turvallisuus Pakkotahtisuus Visuaalisuus Ergonomia Työmenetelmät Työyhteisö Ihminen Lean terveydenhuollossa seminaari

14. Esimerkki: Nykytilan liike Virta 2012 Lean terveydenhuollossa seminaari

15. Esimerkki: Tavoitetilan liike Lean terveydenhuollossa seminaari