La dematerializzazione dei documenti: regole ed opportunità

1. La dematerializzazione dei documenti: regole ed opportunità Prof. Pierluigi Ridolfi Componente CNIPA Presidente del GdL per la dematerializzazione Convegno SIAV – Forum PA Misurare per cambiare Roma – 7 ottobre 2005

2. Cos’è il CNIPA • CNIPA = Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione • Il CNIPA opera “presso” la Presidenza del Consiglio per l’attuazione delle politiche del Ministro per l’innovazione e le tecnologie (MIT), con autonomia tecnica, funzionale, amministrativa, contabile e finanziaria e con indipendenza di giudizio

3. Compiti del CNIPA • Verso la Pubblica Amministrazione: • definisce strumenti per governare il processo di innovazione • coordina lo sviluppo dei sistemi informativi • detta criteri e regole tecniche di sicurezza, interoperabilità, prestazione • promuove lo sviluppo di strumenti abilitanti (reti e carte) • emette pareri di congruità tecnico-economica-strategica sui progetti • promuove e gestisce programmi speciali di intervento • coordina la predisposizione di piani di formazione del personale • Verso i cittadini e le imprese: • contribuisce alla definizione della politica del Governo, lavorando in stretto contatto con il MIT

4. Gruppo di lavoro per la dematerializzazione tramite supporto digitale Amministrazioni coinvolte • Innovazione e Tecnologie • Presidenza del Consiglio dei Ministri • Beni e Attività Culturali • Funzione Pubblica • Interno • Giustizia • Economia e Finanze • Salute • Lavoro e Politiche Sociali • CNIPA

5. Obiettivi • individuare criteri e modalità tecnicheper la conservazione sostitutiva permanente delle diverse tipologie di documenti amministrativi • definire regoleper la trasmissione e l’esibizione dei documenti che ne garantiscano l’integrità, la conformità e la provenienza • proporre iniziative per razionalizzare, modificare o integrare lanormativa vigente

6. Grandi temi • evitare la produzione dinuova carta • eliminare ilcartaceo esistente non di interesse “storico o culturale” • ottenere risparmi diretti (carta, spazi, ...) • attivare risparmi indiretti (tempo, efficienza, ...)

7. Modus operandi del GdL • esame della normativa e delle prassi vigenti • audizioni delle Associazioni e degli Organismi di settore • individuazionedi obiettivi da porsi nel breve/medio periodo

8. Segreteria Tecnica • composta da persone designatedalle Amministrazioni coinvolte, da esperti e da rappresentanti delle associazioni, delle organizzazioni e degli operatori del settore • supporto tecnico, scientifico e giuridicoal Gruppo di Lavoro approfondendo, studiando e predisponendo le soluzioni tecniche e normative

9. Audizioni • Associazione Bancaria Italiana • Ordine dei Notai • Unione Italiana delle Camere di Commercio • Assocertificatori • Provincia di Bologna • Università di Bologna • Università di Urbino • Ordine dei Radiologi • Assinform • Associazione Italiana Imprese Gestione Documenti • Associazione Nazionale Archivistica Italiana • Associazione Nazionale Fornitori Apparecchiature IT

10. Associazione Bancaria Italiana • riduzione deitempi di conservazionedei documenti bancari • facoltà di validazione dei documenti digitalizzati da parte delFunzionario bancario • esame delvalore probatoriodei documenti non soggetti a bollatura e vidimazione

11. Ordine dei Notai • distinzione traconformità e autenticitànon garantita dal processo di scansione di documenti analogici • introduzione del concetto di “processo qualificato” quale “processo organizzativo certificato” in sostituzione dell’intervento del Pubblico Ufficiale • utilizzo dellaposta elettronica certificata per la trasmissione degli atti tra Notaio e PA

12. Assocertificatori • modifica dellanormativa vigente • per consentire la distruzione dei documenti cartacei presenti in azienda • per ridurre i tempi di conservazione obbligatoria • definizione di regoleper la conversione in formato analogico dei documenti firmati digitalmente

13. Provincia di Bologna • progetto DOCAREA: sistema di gestione globale della documentazione degli enti locali • esigenza diregole semplici e chiare che indichino il “da farsi” • necessità di superare leresistenze psicologiche al cambiamento

14. Ordine dei Radiologi • definizione diregole tecnicheper la conservazione e trasmissione delle indagini radiologiche digitali • distinzione delle responsabilità di gestione della documentazione tra il medico refertatore e il tecnico radiologo • riduzione deitempi di conservazione obbligatoria

15. Assinform • necessità di una normativa transitoria per il progressivo passaggio dal cartaceo al digitale • esigenza di emanazione di unaCircolare da parte del Ministero dell’economia e delle finanze per la conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini tributari • definizione di regoleper la conservazione dei messaggi di posta elettronica

16. Associazione Nazionale Archivistica Italiana • evoluzionedella figura del responsabile della conservazione inresponsabile della gestione del flusso documentario e dell’archivio • rivisitazione delledefinizioni di documento informatico e di documento originale unico e non unico • armonizzazione dellenormative che disciplinano le attività documentarie

17. SIAV Océ COMDATA Adobe IBM Microsoft … FORUM PA OMAT … Incontri con aziende e partecipazioni a convegni massima apertura e trasparenza

18. Prime considerazioni • complessitàdella problematica superiore al previsto • prevalenza dellequestioni normative su quelle tecniche • normativa vigentedi controversa interpretazione • vastità dellacasistica • “facilismo” nell’individuare soluzioni • attuali regolenon pienamente utilizzabili

19. Libro Bianco • “stato dell’arte” nei diversi ambiti pubblici e privati • raccoltadi norme e di documentazione • prospettive di proposte: • per eliminare la carta esistente • per limitare la produzione di documenti cartacei • pubblicazionea dicembre

20. Eliminazione cartaceo esistente • processi qualificatiper la trasposizione in formato digitale o per il riversamento • attuazione dellepratiche di scarto approntando strumenti di selezione (massimari) coerenti con i sistemi di classificazione (titolari) • approfondimento degli aspetti tecnologici connessi allaconservazione permanente • riduzione deitempi di deposito obbligatorio • interventi formativiper fornire la spinta psicologica al “distacco” dalla carta

21. Limitazione produzione cartaceo - 1 • linee guidasemplici e chiare per la gestione dei documenti digitali e dei messaggi di posta • cartelle • archiviazione personalizzata uniforme • limitazione della produzione cartacea di pubblicazioni ufficiali • Gazzetta • Atti Assembleari (Parlamento e Regioni) • attivazione deiprocedimenti amministrativi utilizzando le nuove tecnologie • non esiste “una” soluzione generale • numerosità dei problemi e delle soluzioni

22. Limitazione produzione cartaceo - 2 • gestione transitoria • fascicoli cartacei fascicoli informatici • comunicazione e trasmissionedei dati tra le amministrazioni • documenti ufficiali con firma “forte” • documenti informativi con firma “debole” • utilizzo dellaposta elettronica nei rapporti con cittadini/imprese • posta elettronica normale • posta elettronica certificata

23. Azioni operative • cedolino on line • segnalazione alle Questure presenze in albergo • normativa sui documenti rilevanti ai fini tributari • tenuta libri paga e matricola • trasmissione dei bilanci alla Corte dei Conti estesa ai piccoli Comuni • …

24. Quadro normativo vigente • D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 Testo Unico disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa • Deliberazione CNIPA n. 11/04 Regole tecniche per la conservazione dei documenti • Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 Codice dei beni culturali e del paesaggio • Normative specifiche di settore • Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell’Amministrazione digitale • D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68 Disposizioni per l'utilizzo della PEC • D. Lgs. 28 febbraio 2005, n. 42 Sistema pubblico di connettività

25. Testo Unico in materia di documentazione amministrativa • disciplina la formazione, il rilascio, la tenuta, la conservazione, la gestione e la trasmissione di atti e documenti amministrativi • unifica le varie norme emanate nel tempo in materia di gestione documentale

26. Regole tecniche per la conservazione dei documenti • definizioni chiare ed esplicite • semplificazionedei processi, specie per i documenti nati informatici • distinzione tra conservazione di documento analogico non unico e unico, limitando solo in quest’ultimo caso il ricorso al Pubblico ufficiale / Notaio • uso della tecnologia del riferimento temporale e della firma digitale • possibilità di utilizzo di qualsiasi supporto di memorizzazione • ampio risalto alla figura del Responsabile della conservazione

27. Codice dei beni culturali e del paesaggio • definisce “beni culturali” gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico • alle amministrazioni e agli enti a cui appartengono i beni spetta l’obbligo di garantire la loro sicurezza e conservazione mentre al Ministero dei beni e delle attività culturali compete la vigilanza • i beni culturali non possono essere distrutti o danneggiati e lo smembramento o lo scarto dei documenti degli archivi è subordinato all’autorizzazione del suddetto Ministero

28. Codice dell’Amministrazione Digitale • in vigoredal 1 gennaio 2006 • ordina e riunisce norme già esistenti e ne introduce di nuove per nuovi servizi • stabilisce il principio che i cittadini e le imprese hanno ildirittoad avvalersi di una “amministrazione amica ed efficiente” che eroga servizi • indica nuovi strumenti e ne consolida la validità giuridica

29. Diritti dei cittadini e delle imprese • diritto a usare l’ICT nei rapporti con la PA • diritto a effettuare ipagamentiin forma digitale • diritto a ottenere servizi di qualità • obbligo per le PA di cooperare fra loro scambiandosi on-line i datirelativi alle pratiche di cittadini ed imprese • obbligo per la PAdi riorganizzare gli sportelli unici per gestire i procedimenti in maniera informatica

30. Strumenti innovativi disponibili • firma elettronicaefirma digitale • PEC- PostaElettronica Certificata • SPC - Sistema Pubblico di Connettività • CIEe CNS - carte elettroniche • sitiInternet della PAusabili

31. Gestione digitale della documentazione • riportate definizioni puntuali • documento informatico • concetto di documento “originale unico” elevato a rango di legge • pieno valore probatoriodei documenti informatici • formazione dei documenti con mezzi informatici • gestione dei procedimenti amministrativi informatici con raccolta dei documenti nei fascicoli informatici • possibilità di conservazionesu supporti informatici • recupero del cartaceo tramite piani di sostituzione

32. Azioni strategiche • lotta agli sprechi • razionalizzazione delle applicazioni informatiche e dei servizi • @P@ • protocollo in ASP