RESMİ YAZIŞMA KURALLARI

1. RESMİ YAZIŞMA KURALLARI

2. İLETİŞİM KAZALARI • Gönderen: Genel MüdürGönderilen:Departman Müdürü • Yarın sabah saat dokuzda tam bir güneş tutulması olacaktır. Bu her gün rastladığımız bir olay olmadığı için çalışanların en iyi elbiselerini giymiş olarak, gözlemek üzere dışarıda toplanmalarını istiyorum. Bu ender olayı vurgulamak için, ben bizzat bu olayı kendilerine açıklayacağım. Yağmur yağarsa iyi göremeyeceğimiz için, çalışanların kantinde toplanmaları gerekecektir.

3. Gönderen: Departman MüdürüGönderilen: Üretim Müdürü • Genel Müdürün emri ile yarın sabah dokuzda tam bir güneş tutulması olacaktır. Eğer yağmur yağarsa, en iyi elbiselerimizi giymiş olarak dışarıda göremeyeceğiz. Bu durumda güneşin yok oluşu kantinden izlenecektir. Bu her zaman rastladığımız bir olay değildir.

4. Gönderen: Üretim MüdürüGönderilen:Üretim Amiri • Genel Müdürün emri ile yarın sabah dokuzda güneşin kantinden yok oluşunu en iyi elbiselerimizle izleyeceğiz. Genel Müdür yağmur yağıp yağmayacağını bildirecektir. Bu her gün rastladığımız bir olay değildir

5. Gönderen: Üretim AmiriGönderilen:Formen • Eğer yarın kantinde yağış varsa, ki bu her zaman gördüğümüz bir olay değildir, Genel Müdür en iyi elbiseleri içerisinde saat dokuzda yok olacaktır.

6. Gönderen:FormenGönderilen:Bütün çalışanlar • Yarın saat dokuzda Genel Müdür yok olacaktır. Ne yazık ki bu her zaman karşılaştığımız bir olay değildir.

7. RESMİ YAZI Kamu kurum ve kuruluşları arasında veya gerçek ve tüzel kişilerle yazılı iletişim amacıyla kullanılan yazılara resmi yazı denir.

8. RESMİ YAZI Yazan/gönderilen makamın derecesine, konuya göre yazının bölümleri ve ifadeler değişebilir. Ancak TSE’nin TS–1391 numaralı ürününde belirtilen şekli değişmez. TSE, yazıların kolay anlaşılması ve karmaşayı önlemek için Avrupa’daki uygulamaları da dikkate alarak bu standartları belirlemiştir.

9. RESMİ YAZIŞMA KURALLARI 03.12.2004 Tarihve 25659 sayılıResmiGazete de yayımlanarakyürürlüğegirmiştir.

10. TANIMLAR a) Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi, b) Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri, c) Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgileri, d) Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini, 

11. TANIMLAR e) Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi, f) Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listeyi, g) Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alanı, h) Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı, ifade eder.

12. NÜSHA SAYISI Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir.

13. BELGE BOYUTU Resmî yazışmalarda A4 (210x297 mm) ve A5 (210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır.

14. YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman" yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

15. YAZININ BÖLÜMLERİ • DERECE BÖLÜMLERİ Birinci derece bölümler her yazıda bulunmalıdır. Başka bir ifade ile bu bölümler resmi yazının olmazsa olmazlarıdır. • BAŞLIK • SAYI • BİRİM KOD NUMARASI- STANDART DOSYA NUMARASI- KAYIT NUMARASI • KONU • TARİH • GÖNDERİLEN MAKAM • METİN • İMZA • PARAF • ADRES

16. YAZININ BÖLÜMLERİ 2.DERECE BÖLÜMLERİ Resmi yazının özelliğine göre 2.derece bölümlerin gerekli olanları yazılır. Bir yazıda bu bölümlerin hiçbirinin yazılması gerekmediği gibi sadece birinin, birkaçının veya hepsinin yazılması gerekebilir. .Gizli Yazılar . İvedi ve Günlü Yazılar, Tekit Yazısı . İlgi Bölümü . Ekler Bölümü . Dağıtım Bölümü . Sayfa Numarası Bölümü . Onay . Koordinasyon . Aslına Uygunluk Onayı . Kayıt Kaşesi

17. BAŞLIK Başlık, kağıdınüstkenarındanikiaralıkaşağıdaveortabölümündebulunur. İlksıraya T.C. kısaltması, biraralıkaltınaortalanarakkuruluşunyasaladıbüyükharflerle, bununbiraralıkaltınadayineortalanarakbiriminadıküçükharflerleyazılır.

18. BAŞLIK . • Başlıklar 3 Satırıgeçmemelive • Kağıdaortalanarakyazılmalıdır. T.C. İSTANBUL VALİLİĞİ İl Milli Eğitim Müdürlüğü

19. BAŞLIK 2 KOL ARALIĞI T.C. İSTANBUL VALİLİĞİ İl Milli Eğitim Müdürlüğü

20. SAYI Başlığın son satırındanikiaralıkaşağıdanvekağıdın sol kenarından, 12 karakteriçeridenbaşlanarakSayıyazılır veönüne ( : ) işaretikonur.

21. T.C.İSTANBUL VALİLİĞİMilli EğitimMüdürlüğü 2 ARALIK Sayı : 12 ARALIK

22. SAYI Kodnumarasıverilir,kodnumarasındansonra (-) işaretikonularakstandartdosyanumarası, sonradayine (-) işaretikonularakkayıtnumarasıyazılır. genelevrakbirimindensayıverilmesidurumunda ( / ) eğikçizgikonularakyazılır. Kayıtnumarası, yazınınevrakkayıtdefterindekaydedildiğinumaradır.

23. SAYI 02.01.2013 tarihinden itibaren Resmi yazıların “sayı” bölümünde Haberleşme Kodlarının Kullanımı yerine İdari Birim Kimlik Kodlarının kullanılmasına karar verilmiştir. ÖRNEK Sayı: 99726966-Desimal No/Sayı No

24. KONU Konubölümükesinliklebaşlıkbölümündeki T.C. kısaltmasıhizasınıgeçmemelidir. İlksatırasığmazsa, alt satırKonu:sözcüğününaltıboşbırakılarak, ilk satırınhizasındanbaşlatılır. Yazınınkonusuanlamlıveözlübirşekildeifadeedilmelidir.

25. KONU Konusonunda; “Hk”, “Dair”, “Ait “ GİBİ KISALTMALAR YAPILMAZ.

26. GÖNDERİLEN MAKAM *Yazınıngönderildiğikurum, kuruluşvekişiilebunlarınbulunduklarıyeribelirtir. *Konunun son satırından 2-4 satıraşağıdankağıdıortalayacakbiçimdeyazılır. * Yazınıngönderileceğimakamınresmiadıkısaltmayapılmadanbüyükharflerle, *Yazıbir alt makamagönderiliyorsa paranteziçerisindeküçükharflerleyazılır.

27. T.C.İSTANBUL VALİLİĞİİl Milli EğitimMüdürlüğü Sayı :9093986-967/12 21/11/2013 Konu: Teftiş Tebliği 2-4 Aralık İSTANBUL MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE (EğitimDenetmenleri Başkanlığı)

28. GÖNDERİLEN MAKAM Resmigörevliolmayankişilereyazılanyazılarda;“ Sayın” kelimesindensonra ad küçük, soyadı BÜYÜK harflerleyazılır. Varsaunvanıadınhizasındave alt satırdayeralacaktır..

29. GÖNDERİLEN MAKAM Resmigörevlikişilereyazılanyazılardada ad küçük, soyadıbüyükyazılır. Unvaniseyineküçükharflerleyazılır.

30. GÖNDERİLEN MAKAM Kuruluşdışıyazılarda,gerekiyorsayazınıngideceğiyerinadresiküçükharflerlevebaşlığın ilk satırınınhizasında, ikiaralıkbırakılarakayrıcabelirtilir.

31. GÖNDERİLEN MAKAM T.C. İSTANBUL VALİLİĞİ İl Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı :99726966-909/2540 .../21/2013 Konu: HizmetİçiEğitim TABİBLER ODASI BAŞKANLIĞINA KızılayCaddesi No : 25/5 Beşiktaş İSTANBUL

32. İLGİ Yazılanyazınınöncekibiryazıyaekyadakarşılıkolduğunuyadabazıbelgelerebaşvurulmasıgerektiğinibelirtenbölümdür.

33. İLGİ Gönderilenmakamdansonraüçaralıkverilerekkağıdın sol kenarından 12 karakteriçerdenbaşlanırve“İlgi”sözcüğüküçükharflerleyazılır. İlgisözcüğündensonra ( : ) işaretikonulur.

34. İLGİ Gereklidurumlardamevzuatda, ilgiolarakgösterilebilir. İlgi’dezorunluluktankaynaklananhallerdekurumveyakuruluşismininanlaşılabilirliğininbozulmamasıkaydıyla (Gn.Md.lüğü, D.Bşk.lığı vb. ) şekillerdekısaltmalaryapılabilir.

35. İLGİ T.C. İSTANBUL VALİLİĞİ İl Milli Eğitim Müdürlüğü Sayı : 996234455-908/75 .../11/2013 Konu : HizmetİçiEğitim SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE ( EğitimŞubeMüdürlüğü ) İlgi : a) 04/07/1975 tarihve 657 sayılıDevletMemurları Kanununun 64’üncü maddesi b) Başbakanlığın 05/02/2001 tarihve 0024 ReferansNo’lu fax’ı c) 15/01/2005 tarihve 1549 sayılıyazımız

36. METİN “İlgi”densonrabaşlayıp“İmza”ya kadarsürenkısımdır. İlginin son satırındansonra 2 aralık, ilgiyoksagönderilenyerdensonra 3 aralıkbırakılarakbaşlanır. Paragrafbaşlarınayazıalanının 1.25 cm içerisindenbaşlanır.

37. METİNLERDE UYGULANACAK KURALLAR • ŞekilYönünden • İçerikYönünden • Metinyönünden

38. ŞEKİL YÖNÜNDEN UYULACAK KURALLAR Metinbölümümaddelerhalindeyazılıyorsa: Sayıveharfdizileriaynıhizadabulunmalıdır. Sayıveharflerdensonra ( - ) işareti konularaksatırabaşlanmalıdır.

39. ŞEKİL YÖNÜNDEN UYULACAK KURALLAR Yazılarkağıdınbiryüzüneokunaklıolarakyazılmalı, kazıntı, silintivedüzeltmelerolmamalıdır. Paragrafbaşı, satırbaşıvesonlarıaynıhizadaolmalıdır.

40. ŞEKİL YÖNÜNDEN UYULACAK KURALLAR Zorunluhallerdışındayazımetniteksayfayasığdırılmalı, teksatırlaikincisayfanınbitirilmemesineözengösterilmelidir. Metiniçindegeçensayılarrakamlayadayazıileyazılmalıdır. Metindekullanılannoktalamaişaretlerindensonrabirvuruşlukboşlukbırakılmalıdır.

41. İÇERİK YÖNÜNDEN UYULACAK KURALLAR YazıTürkDilKurumuncaçıkartılanİmlakılavuzuvesözlüğündeyeralanyazımkurallarınauygun,durubirTürkçevekısacümlelerleyazılmalıdır. Metindezorunluhallerveteknikterimlerdışındayabancıkelimelereyerverilmemelidir. Kısaltmayapılmamalıdır.

42. İÇERİK YÖNÜNDEN UYULACAK KURALLAR Alt makamayazılanyazılar • “ Rica ederim” Üstveaynıdüzeymakamlarayazılanyazılar “Arzederim” Üstve alt makamlaradağıtımlıolarak yazılanyazılar. “Arzvericaederim” ŞEKLİNDE BELİRTİLMELİDİR.

43. İMZA • Metninbitimindensonra 2-4 aralıkbırakılır. • İmzalayacakolanmakamsahibininadı, soyadıveünvanıyazıalanının en sağınayazılır. • İmza ad vesoyadınüzerineatılır. • Ad küçük, soyad BÜYÜK harflerleyazılır. • Ünvanlar ad vesoyadınaltınaküçükharflerleyazılır.

44. İMZA Akademikkariyerunvanlarıismin sol başınaküçükharflerlekısaltılarakyazılabilir

45. İMZA Yazıyıimzalayacakolanmakamyazınıngideceğimakamagörekurum/kuruluşun “İmzaYetkileriYönergesi”neveyayetkilimakamlarcaverilenimzayetkisineuyularakseçilir.

46. İMZA • Yazıyımakamsahibiyerinebaşkabiryetkiliimzalayacaksa ad vesoyadıaltınaortalanarakyazılacakvebununaltınada gene ortalanarakmakamunvanıyazılır. • Vekaletenimzaatılıyorsa, vekaletedenkişininadısoyadıilevekaletedilengörevvevekaletenimzaettiğibelirtilir.

47. ÖRNEK İmza AdıSoyadı Vali a. ValiYardımcısı

48. *Yazıyımakamsahibiyerineyetkidevredilenkişiimzaladığında, imzalayanın ad vesoyadıbirincisatıra, yetkidevredeninmakamıikincisatıra, imzalayanmakamınünvanıiseüçüncüsatırayazılır. İmzaHarun KAYAVali a.ValiYardımcısı

49. Yazınınikiyetkilitarafındanimzalanmasıdurumunda üstmakamsahibininadısoyadıveimzasısağdabulunur. İmzaAbdullah ALEMOĞLUPersonelŞubeMüdürü İmzaSüleymanSÜSLÜ KültürMüdürü

50. ONAY Biryazınınüstmakamınonayınasunulmasıhalindeimzabölümünündörtaralıkaltınavekağıdınortasınabüyükharflerle “ OLUR ”yazılır. OLUR’uortalayacakbiçimdetarihyerihazırlanır. İmzaiçinyeterliboşlukbırakıldıktansonraonaylayanınadıküçükharf, soyadıbüyükharfleyazılarakaltınadaunvanıortalanır.