Ekstraordinært årsmøte – 13. November 2013

1. Ekstraordinært årsmøte – 13. November 2013 Sammenslåing SoonIF med HSV Fotball

2. Dagsorden • Godkjenne innkalling og saksliste • Godkjenne stemmeberettigede • Valg av ordstyrer • Valg av referent og tellekorps • Saksgjennomgang • Valg

3. Valg Lovnormfor idrettslag § 6 Generelle regler om stemmerett, valgbarhet, forslagsrett m.v. (1) For å ha stemmerett og være valgbar må man være fylt 15 år, vært medlem av idrettslaget i minst én måned og ha oppfylt medlemsforpliktelsene. Ingen kan møte eller avgi stemme ved fullmakt. § 3 Medlemmer (3) Medlemskap i idrettslaget er først gyldig og regnes fra den dag første kontingent er betalt.

4. En felles fotballklubb i Vestby • Det nye styret i SIF har videreført arbeidet med å etablere en felles fotballklubb i kommunen • En arbeidsgruppe med representanter fra [HIK (fotball)], SIF, VIL (fotball) og HSV Fotball for å sikre en riktig prosess mht. dokumentasjon og formalisering av en eventuell felles fotballklubb i Vestby • Arbeidsgruppen har produsert et grunnlagsdokument med visjon, verdier og mål for en felles fotballklubb • Innspill fra trenere/lagledere er lagt til grunn for retningslinjene • Dokumentet er kvalitetssikret av tidligere styreleder for HK Herulf – Erik Reier

5. Informasjon om prosessen • Informasjon om prosessen har blitt lagt ut på klubbens hjemmeside og på facebook • Avholdt et informasjonsmøte for trenere og lagledere rundt konsekvensene av en sammenslåing med HSV Fotball • Utkast til grunnlagsdokumentet • Sportslig plan • Overordnede økonomiske rammer • Arbeidsgruppen har presentert grunnlaget for en felles klubb i media • Publisert artikler i Moss Avis, Vestby Avis og HSV Magasinet • Invitert medlemmene til å gi styret synspunkter og innspill til en sammenslåing

6. Bakgrunnfor etablering av HSV Fotball • Bakgrunnen for etableringen av Hølen-Soon-Vestby (HSV) Fotball var behov for samarbeid om felles utfordringer og ressurser • Samarbeidet ble etablert i 2008 med felles lag i 5. og 6. divisjon i tillegg til et juniorlag • Etter krav fra fotballkretsen ble HSV Fotball offisielt stiftet i 2009

7. Bakgrunn for etablering av HSV Fotball • Utfordringer med økonomi og drift resulterte etter sesongen 2012 i en anbefaling om sammenslåing av HSV med HIK (Fotball), SIF og VIL (fotball) • Formålet med sammenslåingen er synergieffekter på organisering, sportslig tilbud og drift

8. Visjon for HSV Fotball HSV Fotball skal gi et godt oppvekstmiljø for barn og unge. HSV Fotball skal gi et tilbud uansett ferdigheter, og være en arena for sosial forankring.

9. Visjon for HSV Fotball • En klubb med fokus på likeverd, trygghet og tilbud som favner alle grupper • En klubb som skaper engasjement • Alle som ønsker å spille fotball skal få et tilbud tilpasset egne ferdigheter, ambisjoner og nivå • Spillerne skal representere klubbens holdninger og verdier

10. Hovedmål for HSV fotball • Skape et bedre treningstilbud og en bedre treningskultur • Fokus på spillerutviklingen og utvikle gode fotballspillere • Sikre at spillere ikke forsvinner til andre klubber, men blir i nærmiljøet • Etablere robuste spillergrupper • Legge forholdene til rette for at jentefotball sikres et kvalitativt godt tilbud

11. Organisasjonsmodell for HSV Fotball • Organisert på en enkel og effektiv måte for å sikre klubbens visjon og mål • Organisasjonsstruktur basert på inndeling i aldersgrupper • Yngres avdelinger i Hølen, Son og Vestby • Avdeling for gutter/jenter, junior og senior • Sportslig fagkoordinator har ansvar for å etterleve klubbens sportslige visjon og ambisjon, og legge til rette for spillerutvikling • Bindeledd mellom klubb og trenerapparat, og skal ha jevnlig kontakt med lagene • Utvikling av hele trenerstaben i klubben

12. Daglig leder i HSV • HSV skal tilsette en daglig leder • Økonomien pr. i dag gir ikke grunnlag for å ansette en daglig leder i 100%-stilling • I oppstarten vil klubben kombinere arbeidsoppgavene til daglig leder med funksjonene til sportslig fagkoordinator • Daglig leder vil kunne få ansvar/delansvar for: • Tilrettelegging av fotballskoler/SUP/akademi • Forvaltning av klubbens materiale • Føring av medlemsregister, herunder oversikt over kontingenter • Banefordeling og oppsett av treningstider • Andre administrative oppgaver

13. Organisasjonsmodell for HSV Fotball

14. Yngres avdelinger • Ivareta de lokale miljøene i Hølen, Son og Vestby for yngre spillere (opp til 13 år) • Dagens lokale styreform videreføres for aktiviteter knyttet til spillere opp til 13 år • Annen klubbaktivitet videreføres av de lokale miljøene • Samarbeid mellom yngres avdelinger vil sentralisere drift og koordinering av treningstilbud og kamparenaer

15. Yngres avdeling Son Målsetting for yngresavdeling: • Tilby et kvalitativt bedre fotballtilbud til barn t.o.m. 7`er fotball • Utvikle spillerferdigheter hos barn- og unge basert på sportslig plan • Tilrettelegge for jentefotball og sikre et kvalitativt godt tilbud uansett alder • Krevende å holde på jentelag og kvalitet når spillerne blir eldre • Sette sammen aldersbestemte jentelag på tvers av tettsteder før 13 år om nødvendig

16. Yngres avdeling Son • Bygge trenerkompetanse gjennom grunnkurs og viderekommen trenerkurs • Skape et trenernettverk på tvers av tettsteder for å bygge klubbfølelsen • Organisere og tilby forutsigbare treningstilbud • Barn i yngresavdeling skal fortsette å trene i nærområdet sitt forutsattledig treningskapasitet • En arbeidsgruppe i SIF jobber med å utvide treningsanlegget ved Soon Arena

17. Økonomi i HSV Fotball • HSV Fotball vil ved en sammenslåing bli en stor klubb • Budsjettet for HSV Fotball vil være basert på budsjettene til yngres avdelinger og HSV • Ambisjoner om å klatre i divisjonssystemet for A-lag skal aldri gå på bekostning av et trygt økonomisk fundament for yngres avdelinger

18. Økonomi i HSV Fotball • Sponsorinntekter vil utgjøre en viktig del av finansieringsgrunnlaget i HSV • Næringslivet i Vestby har vist stort engasjement for klubbens visjon og ønsker å være synlige gjennom klubben • Sponsortilskudd vil fordeles til yngres avdelinger • SIF er ikke i stand til å generere slike sponsorinntekter

19. Finansiering av yngres avdelinger • Prinsipper for finansiering av yngres avdelinger: • Basere seg på medlemsmassen i avdelingene • Antall lag og aktivitetsnivå • Avdelingene vil selv disponere og beslutte hvordan tildelte midler skal brukes • Midler som er skaffet gjennom egeninnsats bør gå til den respektive avdeling/lag • Budsjett for 2014 v/styreleder Max Demuth:

20. Budsjett 2014 HSV Fotball Arbeidsgruppe bestående av: • Styrelederne VIL (Fotball), SIF og HSV • Kasserer VIL (Fotball), SIF • Nestleder i HSV Fotball med ansvar for marked

21. Arbeidsgruppens oppgave og metode • Utarbeide et realistisk budsjett • Systematisk gjennomgang av klubbenes budsjetter • «Sammensying» av disse budsjettene til et budsjett • Basert på budsjettrammene, regnskapstall og regnskapsanslag

22. Inntekter, utgifter og resultat • Inntekter: kr 3 820 000 • Utgifter: kr 3 758 900 • Resultat: kr 61 100 • I tillegg kommer egenkapital

23. Inntektsposter og egenkapital • Egenkapital • Salgsinntekter: billetter + kiosk • Sponsorinntekter kontanter + utstyr • Stevneinntekter (fotballskole, cup, SUP) • Tilskudd fra Vestby kommune og andre tilskudd • Leieinntekter • Utfakturert B2B seminarer, viderefakturerte reklame og skiltkostnader • Provisjonsinntekter • Medlemskontingent/treningsavgift • Grasrotpenger Norsk Tipping • Dugnader (Bingo) • Lagsinntekter

24. Utgiftsposter (de største) • Fast lønn (inkl. sosiale utgifter): kr 650 000 • Utstyr til lagene: kr 550 000 • Drift av baner: kr 500 000 • Drift Soon Arena: kr 257 000 • Godtgjørelse: kr 160 000 • Annen salgskostnad: kr 180 000 • Trykk drakter: kr 150 000 • Påmelding cuper: kr 150 000 • Startkontigenter: kr 126 000 • Tilbakeføring lagene: kr 100 000 • Totalt kr 2 823 000. • Står for ca. 75 % av utgiftsbudsjettet

25. Mer om inntektspostene • Egenkapital per 1.1.14: ca. kr 500 000 • Treningsavgift/medlemskontingent: kr 1,7 mill. • Sponsorinntekter kontanter (mål): kr 700 000 • Tilskudd: kr 305 000 (kommune m.m.) • Sponsorinntekter utstyr: kr 280 000* • Stevneinntekter: kr 245 000 • Dugnader: kr 200 000 • Totalt kr 3 430 000 (eksklusiv egenkapital) • Står for ca. 90 % av inntektsbudsjettet

26. Utfordringer • Sponsorinntektene: • Vanskelig å anslå • Krever systematisk oppfølging • Samarbeid med Linkt avsluttes i 2014 • Hvordan sikre disse inntektene? • Fokus på økonomi • Stevneinntekter og dugnader: • Krever et velorganisert apparat • Drift av baner: • Betydelige kostnader • Støtte fra kommunen?

27. Styrets anbefaling • Styret har lagt de sportslige og økonomiske faktorene til grunn for anbefalingen • G00 går etter inneværende sesong over til HSV etter eget ønske • G01 har etter eget ønske inngått et treningssamarbeid med Vestby • Styret har foreløpig holdt igjen en overgang for G01 til HSV • J99 og J02 ble trukket fra serien pga. mangel på spillere • Dersom G01 fortsatt ønsker en overgang til HSV vil SIF i prinsippet være en yngres avdeling i 2014

28. Styrets anbefaling • SIF har ikke mulighet til å tilby spillere den kvaliteten mange ønsker for å utvikle seg som fotballspillere • Styret i SIF støtter forslaget til organisering av en felles fotballklubb i Vestby, og anbefaler en sammenslåing av SIF med HSV Fotball