PREZENTACE č.5

1. PREZENTACE č.5 Microsoft Excel 2007 a 2010 Martin Mahel, Andrea Mejzlíková, Veronika Mícková, Monika Mrvková

2. Struktura dat • Sešit = soubor XLS • List = tabulka • Sloupce A, B, .. AA, AB ... XZ, ZZ • Řádky 1, 2, ... 65 536 • Buňka = nejmenší adresovatelná část tabulky pro uložení dat Ovládání excelu • řádek vzorců • záhlaví sloupců a řádků • záložky tabulek • místní menu

3. Využití tabulek • Ideální excelová tabulka by měla mít záhlaví, tedy řádek, který jasně pojmenovává, jaký typ dat se v konkrétním sloupci nachází. Záhlaví by mělo být vždy na jeden řádek. Pokud bude na více, excel jako záhlaví vždy identifikuje pouze řádek první. • Tabulky s daty by mezi sebou neměly mít prázdné řádky nebo sloupce. Pokud tomu tak bude, Excel to bude chápat jako seskupení několika samostatných tabulek.

4. Tabulka může zahrnovat následující prvky • Řádek záhlaví:    Ve výchozím nastavení má tabulka řádek záhlaví. Každý sloupec v tabulce má v řádku záhlaví povoleno filtrování, což umožňuje rychlé filtrování nebo třídění dat v tabulce.

5. Výpočtové sloupce:    Zadáním vzorce do některé buňky ve sloupci tabulky můžete vytvořit výpočtový sloupec, ve kterém je daný vzorec okamžitě použit ve všech ostatních buňkách v tomto sloupci.

6. Řádek souhrnů:    Do tabulky můžete přidat řádek souhrnů, který vám poskytne přístup k souhrnným funkcím (jako je funkce PRŮMĚR, POČETneboSUMA). V každé buňce řádku souhrnů se zobrazí rozevírací seznam, který umožňuje snadno vypočítat požadované souhrny.

7. Úchyt pro změnu velikosti:    Úchyt pro změnu velikosti v pravém dolním rohu tabulky umožňuje roztáhnout tabulku na požadovanou velikost.

8. DATA V TABULCE LZE SPRAVOVAT POMOCÍ NÁSLEDUJÍCÍCH FUNKCÍ TABULKY • Řazení a filtrování   • Formátování dat tabulky • Vkládání a odstraňování řádků a sloupců tabulky • Použití výpočtového sloupce • Zobrazení a výpočet součtů dat v tabulce • Použití strukturovaných odkazů • Zajištění integrity dat 

9. Úprava tabulky pomocí automatického formátu • Předem vytvořenou tabulku označte tak, že její buňky přetáhnete myší se stisknutým levým tlačítkem. V nabídce Formát zvolte Automatický formát a vyberte z nabídky vzhled tabulky, který vám vyhovuje.

10. Rychlé formátování v MS Excel 2010 • Pro rychlé formátování stačí být kdekoli v tabulce a zvolit příkaz Formátovat jako tabulku, který se nachází na kartě Domů ve skupině příkazů Styly.

12. Práces listy v Excelu • Každý dokument v Excelu, zvaný též sešit, může obsahovat několik listů. Díky nim můžete v jednom excelovém dokumentu mít zapsáno více různých tabulek, přehledně rozdělených do jednotlivých listů.

13. Seznam listů vidíte v dolní části programu. Při vytváření nového dokumentu jsou zde pouze tři, nazvané List 1, List 2 a List 3. Po klepnutí na název listu se vám v hlavní části programu zobrazí jeho obsah. • Listy můžete samozřejmě jednoduše přejmenovat. Klepněte pravým tlačítkem na jeho název a z kontextové nabídky zvolte funkci Přejmenovat. Napište nový název a zadání potvrďte klávesou Enter.

14. Listy můžete samozřejmě přesunovat. Označte list, který chcete přesunout, a z kontextové nabídky zvolte funkci Přesunout nebo Zkopírovat. V rámečku Před list zvolte, kam bude list nově umístěn. Po aktivaci volby Vytvořit kopii nebude list přesunutý, ale program jej zkopíruje. To se hodí zejména v případě, že potřebujete pracovat s několika verzemi stejné tabulky

15. Záložky reprezentující jednotlivé listy můžete barevně označit. Klepněte na list pravým tlačítkem myši a z kontextové nabídky zvolteBarva karty. • Pozn. Pro vložení nového listu použijte ikonu na konci seznamu listů nebo klávesovou kombinaci SHIFT+F11. Počet listů v Excelu 2010 je omezen pouze velikostí dostupné paměti RAM.

17. Formátování • Pro složitější tabulky je vhodné upravit formátování buněk (zvětšit písmo, změnit jeho barvu, typ písma, zarovnání, ohraničit některou buňku, či nastavit nějaké „speciální formáty“ ). Takto výsledný dokument bude přehlednější a srozumitelnější.

18. Jak začít formátovat v Excelu • Ve verzi MS Excel 2007, MS Excel 2010, z karty Domu (Home) vybereme Číslo (Number) nebo Ctrl + 1.

19. Zobrazí se nám okno • Dialogové okno obsahuje několik záložek: • Číslo - Number • Zarovnání - Alignment • Písmo - Font • Ohraničení - Border • Vzorky - Fill • Zámek - Protection

20. Záložka: Číslo (number) • Obecný (General) – buňka nemá žádný specifický formát • Číslo (Number) – číslu lze určit počet desetinných míst, možnost oddělovat číslo po 1000 • Měna (Currency) – pro peněžní jednotky, využijí hlavně ekonomové (zvládající pokročilou práci v MS Excel) • Účetní – speciální zarovnávaní dle účetních standardů (osobně jsem nikdy nepotřeboval a nevyužíval) • Datum (Date) – nepřeberné množství jak zobrazit datum (18.6, červen 97, 18.6.97 13:30 atd.) • Čas (Time) – to stejné jako datum, ale měníme formát zobrazení času • Procenta (Percentage) – násobí hodnotu buňky 100 a uvede % • Zlomky (Fraction) • Matematické (Scienntific) – nastavení desetinných míst • Text (Text) – i číslo je text (někdy se hodí aby číslo bylo textem) • Speciální (Special) - formátování speciálních dat jako je PSČ, telefonní číslo • Vlastní (Custom)

21. Záložka: Zarovnání (Alignment) • Zarovnání textu (Text alignment) • Vodorovně (Horizontal) • Svisle (Vertical) • Odsazení (Ident) • Nastavení textu (Text COntrol) • Zalomit text • Přizpůsobit buňce • Sloučit buňky • (Right-to-left) • Orientace (Orientation) Můžeme otáčet text, jedna nevýhoda, že tento text nemůžeme otočit o 180,

22. Číslo Zarovnání

23. Záložka: Písmo (Font) • Písmo (Font) • Podtržení (Underline) • Efekty (Effects) (dolní, horní index...) • Řez písma (Font style) • Velikost (Size) • Barva (Color) • Nadhled (Prewiev)

24. Záložka: Ohraničení (Border) • Předdefinované (Presets) - nejčastěji použivaná ohraničení • Ohraničení (Border) • Čára (Line) • Barva (Color)

25. Záložka: Vzorky (Fill)

26. Záložka: Zámek (Protection) • Zámek (Locked) ač je to poslední záložka, je velice důležitá pro složitější projekty, kdy potřebujete zamezit zapisování do některých buněk. Pro buňky, ve kterých zápis dovolíme, odškrtneme položku zámek. Pak jen zamkneme list a všechny neodznačené buňky jsou zamknuty. • Skrýt vzorce (Hidden) - pokud vymyslíte složitý vzorek, můžete jej zaškrtnutím skrýt, takže nikdo neuvidí, jaký že ten vzorec je.

27. Zámek

28. Podmíněné formátování • Verze Excel 2010 • Na kartě Domů vybereme Podmíněné formátování Verze Excel 2007

29. Na výběr máme z několika možností: • Zvýraznit pravidla podle buněk • Nejpoužívanější či nejméně používaná pravidla • Datové řady • Barevné škály • Sady ikon • Nové pravidlo ... - přidat • Vymazat pravidla • Správa pravidel ...

30. Správa pravidel • Pro nový list je správa pravidel prázdná. Jelikož není k dispozici žádné pravidlo, je k dispozici tlačítko Nové pravidlo... To přidá první pravidlo.

31. … • V případě, že je k dispozici nějaké pravidlo, je možnost: • Upravit pravidlo • Odstranit pravidlo • Nové pravidlo ... – přidání pravidla • Budete-li mít nastaveno velké množství pravidel podmíněného formátování, můžete si pravidla filtrovat.

32. Formátování nového pravidla • Formátovat všechny buňky na základě hodnot • Styl formátování • Dvoubarevná škála • Tříbarevná škála • Datová řada • Sada ikon • Typ - Dle vybraného stylu formátování • Číslo • Procenta • Vzorec • Barva • Náhled - jak bude formátování vypadat • Ikona - pro styl formátování sada ikon • Styl ikony • Potřebné podmínky

33. Formátování všech buněk na základě hodnot Sada ikon

34. Formátovat pouze buňky obsahující • Hodnota buňky • Je mezi • Není mezi • Je rovno • Není rovno • Je větší než • Je menší než • Je větší než nebo rovno • Je menší než nebo rovno • Určit text • Obsahuje • Neobsahuje • Má na začátku • Nemá na začátku • Data připadající na následující dny • Včera • Dnes • ... • Prázdné buňky • Jiné než prázdné buňky • Chyby • Bez chyb

35. Formátovat pouze hodnoty zařazené jako první nebo poslední • Možnost formátovat hodnoty z rozsahu nebo určitou procentní část

36. Formátovat pouze hodnoty nad nebo pod průměrem • Nad • Pod • Rovno nebo nad • Rovno nebo pod • 1 směrodatná odchylka nad • 1 směrodatná odchylka pod • 2 směrodatná odchylka nad • 2 směrodatná odchylka pod • 3 směrodatná odchylka nad • 3 směrodatná odchylka pod

37. Formátovat pouze jedinečné nebo duplicitní hodnoty • Duplikovat hodnoty ve vybrané oblasti • Jedinečné hodnoty ve vybrané oblasti • Určit buňky k formátování podle vzorce

38. Pokud nám nevyhovuje žádná z předešlých možností, můžeme si vytvořit vlastní vzorec

39. Ukládání souborů • Někdy se aplikace systému Microsoft Office neočekávaně ukončí dříve, než můžete uložit změny rozpracovaného souboru. Mezi možné příčiny patří: • elektrický výpadek, • narušení stability systému jiným programem, • chyba přímo v aplikaci systému Microsoft Office.

40. Postup • Klepněte na Tlačítko Microsoft Office a potom klepněte na tlačítko Možnosti aplikace Excel. • Klepněte na tlačítko Uložit. • Zaškrtněte políčko Ukládat informace pro automatické obnovení po x minutách. • Do číselníku minut zadejte, jak často chcete v aplikaci ukládat data a informace o stavu aplikace. • Můžete také změnit umístění (zadané v poli Umístění souboru automatického obnovení:), kde tato aplikace automaticky uloží verzi souborů, na kterých pracujete.

41.  Řazení dat pomocí automatického filtru • Při řazení informací v listu můžete data zobrazit požadovaným způsobem a rychle vyhledávat hodnoty. Oblast či tabulku dat můžete seřadit podle jednoho nebo více sloupců dat; můžete například seřadit zaměstnance nejprve podle oddělení a poté podle příjmení. • Jak?

42.  Řazení dat pomocí automatického filtru • Výběr dat, která mají být seřazena • Vyberte oblast dat, například A1:L5 (v několika řádcích a sloupcích) nebo C1:C80 (v jediném sloupci). Oblast může zahrnovat názvy vytvořené k identifikaci sloupců a řádků.

43.  Řazení dat pomocí automatického filtru • Rychlé řazení • Vyberte jednu buňku ve sloupci, podle kterého chcete hodnoty řadit. • Chcete-li data seřadit vzestupně (A až Z nebo od nejmenšího čísla po největší), klikněte na tlačítko  . Zobrazí se dialogové okno Seřadit.

44.  Řazení dat pomocí automatického filtru • V seznamu Seřadit podle vyberte první sloupec, podle kterého chcete řadit. • V seznamu Řazení vyberte položku Hodnoty, Barva buňky, Barva písma nebo Ikona buňky. • V seznamu Pořadí vyberte pořadí, které pro řazení použít – podle abecedy nebo podle číselných hodnot vzestupně nebo sestupně (to znamená A až Z nebo Z až A pro text nebo od nejmenšího po největší nebo od největšího po nejmenší pro čísla).

45. Filtrování dat pomocí automatického filtru • Filtrováním informací v listu můžete rychle najít určité hodnoty. Je možné filtrovat jeden nebo více sloupců dat. Pomocí filtrování můžete určit nejen údaje, které chcete zobrazit, ale které chcete vyloučit. Můžete filtrovat na základě voleb vybíraných ze seznamu nebo vytvořit specifické filtry a zaměřit se přesně na data, která potřebujete vidět. • Pomocí pole Hledat v rozhraní filtru lze během filtrování hledat text a čísla.

46. Filtrování dat pomocí automatického filtru • Při filtrování dat se skryjí celé řádky, pokud hodnoty v některém sloupci nesplňují kritéria filtru. Filtrovat lze podle číselných nebo textových hodnot, případně podle barev u buněk, jejichž pozadí nebo text používá podmíněné formátování. • Jak?

47. Filtrování dat pomocí automatického filtru • Vyberte data, která chcete filtrovat. • Na kartě Data klikněte ve skupině Seřadit a filtrovat na položku Filtr.

48. Filtrování dat pomocí automatického filtru • Kliknutím na šipku   v záhlaví sloupce zobrazte seznam, ve kterém můžete provést volby filtru. • Poznámka:    V závislosti na typu dat ve sloupci zobrazí aplikace Microsoft Excel v tomto seznamu buď Filtry čísel, nebo Filtry textu. • Filtrování výběrem hodnot nebo vyhledáváním • Mezi nejrychlejší způsoby filtrování patří výběr hodnot ze seznamu a vyhledávání. Pokud kliknete na šipku ve sloupci s povoleným filtrováním, zobrazí se v seznamu všechny hodnoty v tomto sloupci.

49. Filtrování dat pomocí automatického filtru

50. Filtrování dat pomocí automatického filtru •  Pole Hledat slouží k zadání textu nebo čísel, která chcete vyhledat •  Zaškrtnutím a zrušením zaškrtnutí políček se zobrazí hodnoty nalezené ve sloupci dat •  Pokročilá kritéria slouží k vyhledání hodnot splňujících určité podmínky • Chcete-li vybírat podle hodnot, v seznamu zrušte zaškrtnutí políčka(Vybrat vše). Tím se zruší zaškrtnutí všech políček. Poté vyberte pouze hodnoty, které chcete zobrazit, a kliknutím na tlačítko OK zobrazte výsledky. • Chcete-li ve sloupci vyhledat text, zadejte text nebo čísla do pole Hledat. Volitelně můžete použít zástupné znaky, například hvězdičku (*) nebo otazník (?). Stisknutím klávesy ENTER zobrazte výsledky.