Outils pour le suivi et la supervision des syst mes logistiques
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Outils pour le Suivi et la Supervision des Systèmes Logistiques. Séminaire Technique de Préparation des Consultants pour les Programmes VIH, TB et Paludisme Dakar 6-9 Mars 2006 Aoua Diarra. Objectifs et Outils d’Evaluation.

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Outils pour le Suivi et la Supervision des Systèmes Logistiques

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Presentation Transcript


Outils pour le Suivi et la Supervision des Systèmes Logistiques

Séminaire Technique de Préparation des Consultants pour les Programmes VIH, TB et Paludisme

Dakar 6-9 Mars 2006

Aoua Diarra


Objectifs et Outils d’Evaluation

  • Fournir aux différents intervenants les informations sur les caractéristiques et la performance des systèmes logistiques

  • Outils d’évaluation et de suivi préparés par JSI/DELIVER:

    • Outil d’Evaluation du Système Logistique (OESL)

    • Outil d’Evaluation des Indicateurs Logistiques (OEIL )

    • Outil d’Evaluation des Services de Laboratoire (ATLAS)


OUTIL D’EVALUATION DU SYSTÈME LOGISTIQUE(OESL)


OESL qu’est ce que c’est?

  • Un des outils d’évaluation du projet DELIVER de John Snow, Inc.

  • Utilisé pour l’évaluation qualitative périodique du système logistique à inclure dans le processus de planification des programmes.

  • Permet de mesurer la performance du système logistique d’un programme sanitaire donné

  • Instrument de diagnostic et de suivi

  • L’information collectée est analysée pour identifier les forces et les faiblesses du système et partant de là proposer les interventions appropriées.


BUT de l’OESL

  • Contrôler les performances du système

  • Diagnostiquer les domaines qui nécessitent des améliorations

  • Sensibiliser l’ensemble des partenaires aux performances du système

  • Aider à la planification du travail grâce aux résultats de l’analyse


Méthodologie de l’évaluation (OESL)

  • Discussions de groupes

    Ministères, Agences de coopération, Intervenants, participants

  • Interviews des partenaires-clés (programme national SIDA, Centrale d’achat, Directeurs des services de santé, Médecins-chefs des structures sanitaires, gérants des magasins)

  • Critères de sélection des sites à visiter: emplacement, niveau, distance


Eléments de l’OESL

  • Voir Manuel ou CD


Feuille de Score


OUTIL D’EVALUATION DES INDICATEURS LOGISTIQUE(OEIL)


But de l’OEIL

L’OEIL est:

  • Un instrument de collecte de données quantitatives, développé par DELIVER, est utilisé au niveau des structures sanitaires

  • évaluer la performance du système logistique des produits de santé et leur disponibilité

  • peut être utilisé pour contrôler la performance, dans le temps, de certains procédés utilisés dans la gestion logistique des produits de santé et pour évaluer certains résultats de programmes

  • peut être aussi utilisé pour la supervision, le contrôle de performance et le suivi de la disponibilité des produits.


Indicateurs mesurés avec l’O.E.I.L

  • Pourcentage de centres dont les niveaux de stock garantissent une disponibilité des produits à court terme (état du stock).

  • Pourcentage de centres ayant connu une rupture de stock, à n’importe quel moment pendant une période de temps donnée ou lors de la visite.

  • Pertinence des données logistiques pour la gestion de stock.

  • Différence, exprimée en pourcentage, entre les prévisions de consommation et la consommation effective (précision de la prévision).

  • Pourcentage de commandes passées et satisfaites comme requis (taux de satisfaction de commande).

  • Pourcentage de centres maintenant des conditions de stockage acceptables.

  • Durée des ruptures de stock

  • Pourcentage de centres connaissant actuellement des ruptures de stocks


Méthodologie de l’évaluation

  • Identifier les objectifs de l’évaluation et développer un cadre de travail

  • Recruter les membres de l’équipe d’évaluation

  • Déterminer la taille de l’échantillon et sélectionner les centres à visiter

  • Préparer les équipes d’évaluation

  • Préparer, tester et finaliser l’outil

  • Collecter les données

  • Procéder à l’analyse des données.

  • Présenter les résultats préliminaires, les conclusions et les recommandations de l’évaluation à tous les partenaires.

  • Rédiger le rapport d’évaluation et le distribuer aux principaux partenaires


Eléments de l’OEIL

  • Voir Manuel ou CD


OUTIL D’EVALUATION DES SERVICES DE LABORATOIRE(ATLAS)


Informations Générales

  • Instrument de collecte de données développé par DELIVER pour évaluer les systèmes logistiques de laboratoire

  • outil de diagnostic et de suivi utilisé pour une enquête de base ou comme partie d’un processus de planification

  • Outil de sensibilisation: Fournit aux décideurs et autres intervenants un aperçu général de la capacité des services de laboratoire et de la disponibilité des produits)


Informations Générales (2)

  • 1er draft préparé en 2003-2004

  • Revision et adaptation en Uganda

  • Utilisé en Août - Septembre 2004 pour évaluer 500 laboratoires dans 53 districts en Uganda (325 du MS et 175 ONG)

  • Finalisatin en Mars 2005


Structure

L’ATLAS contient

  • Un guide d’utilisation

  • Trois questionnaires:

    • Niveau administratif central

    • Niveau administratif intermédiaire (si applicable)

    • Niveau Point de prestations (laboratoire).


Méthodologie de l’évaluation

Trois méthodes sont recommandées pour la collecte des données :

  • discussions de groupes,

  • interviews des acteurs principaux et

  • visites de terrain


Eléments de l’ATLAS

  • Voir manuel ou CD


SUPERVISION

  • La supervision est l’art de guider, d’instruire, d’encourager l’initiative du personnel, de faire des observations objectives.

  • C’est l’ensemble des mesures visant à s’assurer que le personnel accomplit ses tâches avec efficacité et devient plus performant dans son travail.


BUT DE LA SUPERVISION

  • Supervision diffère du suivi: suivi porte sur les activités du programme et peut se faire à distance. Supervision porte sur l’agent et demande un contact avec lui

  • Vérifier qu’il y a communication et coordination entre les différents niveaux

  • Assurer que les lignes d’orientation et procédures établies sont suivies

  • Assurer que le personnel a les compétences et les connaissances nécessaires pour exécuter efficacement ses tâches

  • Informer, orienter le personnel et corriger les erreurs


Activités à Mener au Cours de la Supervision

  • Déterminer le niveau de performance actuelle de l’agent

  • Identifier les écarts entre entre la performance actuelle et la performance souhaitée

  • Identifier les barrières à l’exécution correcte des tâches (causes des lacunes/écarts)

  • Corriger les imperfections et aider à résoudre les problèmes


Recommandations pour la distribution des produits (1)

  • Intégrer le stockage et la distribution des ARVs et des tests VIH si possible et étudier la possibilité d’utiliser les services des courriers privés pour la distribution

  • Mettre en place des mesures de sécurité particulières pour le stockage et le transport des produits mais assurer l’accès continu)

  • Appliquer scrupuleusement le système de « Premier Périmé, Premier Sorti » et ne pas distribuer des produits sur le point d’être périmés

  • Ne livrer les ARVs et tests VIH qu’aux sites autorisés


Recommandations pour la distribution des produits (2)

  • Revérifier la qualité des produits en cas de redistribution entre les points de prestations

  • S’assurer que les produits qui sont utilisés en combinaison sont distribués ensemble

  • Les ARV étant des produits très délicats, ils ne doivent pas être réemballer si possible

  • Prévoir une chaîne de froid dans les points de stockage pour les produits qui l’exigent

  • Séparer les produits endommagés et périmés du stock utilisables


Recommandations (ARVs et Tests VIH)

  • Réduire le nombre de niveaux dans le système de distribution.

  • Utilisé le système maximum/minimum version « Commande Obligatoire »

  • Utiliser un système de rapports et commandes mensuels.

  • Pour un nouveau programme, incorporer graduellement les produits de « 2ème intention ».

  • Mettre en place un système de retour des produits non utilisés pour la redistribution avant péremption.


Recommandations (ARVs et Tests VIH)

  • Soumettre les rapports en même temps que les commandes de produits.

  • Limiter la quantité des données collectées. Dans le SIGL, ne collecter que les données qui seront utilisées pour la prise de décisions logistiques et de gestion des produits.

  • Faire la collecte des données sur les quantités des produits distribuées aux clients et sur l’utilisation directe des tests VIH ; ne pas utiliser les chiffres des quantités distribuées aux centres.

  • Eviter de changer les formulaires du SIGL selon les besoins des différents bailleurs de fonds ;

  • Uniformiser le SIGL sur l’ensemble du système.


Recommandations (ARVs)

  • En plus des trois données logistiques essentielles, limiter les données sur les clients au nombre de clients par traitement. Utiliser ces données pour la prise de décisions.

  • Si on fait la collecte des données sur le nombre de clients par traitement, fournir une fiche pour convertir le nombre de clients en quantités de produits nécessaire pour traiter ces clients.

  • Utiliser une seule unité pour gérer chaque produit (comprimé, capsule, etc.).

  • Utiliser deux systèmes parallèles pour la collecte des différentes données : un qui collecte les données pour la gestion des produits et un autre qui collecte les données pour la gestion du programme.


Recommandations (Tests VIH et autres produits de labo)

  • En plus des trois données logistiques essentielles, limiter les autres données collectées au nombre de tests par utilisation. Utiliser ces données pour la prise de décisions.

  • Utiliser le test individuel comme unité.

  • Imprimer les formulaires avec les différentes utilisations des tests (dépistage, confirmation, résolution) mais écrire à la main les marques des tests utilisés. Laissez des espaces pour ajouter d’autres noms de marques de tests utilisés.


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