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Titre. L'intranet, support stratégique de la communication de la collectivité. Présentation. Thomas Prudhomme, chef de projet [email protected] WS INTERACTIVE

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Presentation Transcript


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Titre

L'intranet,

support stratégique de la communication de la collectivité


Titre

Présentation

Thomas Prudhomme, chef de projet

[email protected]

WS INTERACTIVE

Quelques références d’Intranet de collectivités : Intranet Pastel de la Préfecture de Haute Garonne, Intranet de la SEMVAT, Intranet de l’Agence de l’Eau Rhône Méditerranée Corse, SITR (Extranet)…


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Introduction

Intranet, définition

(n. m.) Réseau de télécommunication et de téléinformatique destiné à l'usage exclusif d'un organisme et utilisant les mêmes protocoles et techniques que l'internet.(Journal officiel du 16 mars 1999 "Vocabulaire de l'informatique et de l'internet")

Réseau local et privé (entreprise) qui utilise les technologies de l'Internet : Web, e-mail, etc., mais ne s'ouvre pas aux connexions publiques.


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Introduction

Plan de l’atelier

Intranet et collectivités, les enjeux

Intranet et communication à l'intérieur d'une collectivité

Mise en oeuvre d'un Intranet dans une collectivité

Conclusion… et discussions


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1ère Partie

Intranet et collectivités,

les enjeux


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Intranet et collectivités, les enjeux

Maîtriser les implications sur le travail dans la collectivité :

Habitudes de travail à adapter, à modifier

Outils de travail partagés et "contrôle" de l'activité

Archivage des actions (quantité, qualité)

Egalité dans le travail remise en cause par l'utilisation des outils


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Intranet et collectivités, les enjeux

Maîtriser la communication au sein de la collectivité :

Création d’un support officiel d’information

Référence à une source commune, accessible par tous

Fin des informations alternatives, officieuses, contradictoires…


Titre

Intranet et collectivités, les enjeux

Maîtriser la communication vers l'extérieur :

Source officielle du discours vers l'usager, accessible facilement par tous (moteur de recherche)

Préparer et accompagner les campagnes de communication

Offrir une nouvelle forme de communication vers les partenaires


Titre

Intranet et collectivités, les enjeux

Maîtriser la communication vers l'extérieur :

Gérer les urgences dans la collectivité, et répercuter vers le public

Intranet SEMVAT:

GRAND ESPACE EN PAGE D’ACCUEIL

RESERVE A L’ACTUALITE


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Intranet et collectivités, les enjeux

Supporter la mise en place générale des NTIC...

Intranet pour centraliser l'accès aux applications,

Mise à disposition de tutoriaux, d’aides à la prise en main

Création d’un environnement convivial, publication de retours d’expérience


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Intranet et collectivités, les enjeux

... sans créer un "outil de plus" :

Créer un environnement mixte : applications informatiques et contenu éditorial

Diversifier les discours : «direction vers employés» mais aussi «employés vers employés»

Partager la gestion du contenu et inclure les utilisateurs au quotidien


Titre

2ème Partie

L’Intranet,

outil de communication

de la collectivité


Titre

L’Intranet, outil de communication

de la collectivité

Intranet et communication collaborative : un nouvel outil de travail

Espaces de travail collaboratifs :

  • Dépôt de documents en

  • ligne,

  • Workflow de

  • collaboration,

  • Journal des actions

Système d’Information

Régional de l’Etat:

MODULE DE CAR


Titre

L’Intranet, outil de communication

de la collectivité

Intranet et communication collaborative : un nouvel outil de travail

Accès centralisé aux applications :

  • Accès à partir de l’accueil

  • Identification centralisée

  • Aide disponible

Agence de l’Eau

Rhône Méditerranée Corse:

A DROITE DE LA PAGE D’ACCUEIL,

IDENTIFICATION ET LIENS D’ACCES

VERS TOUTES LES APPLICATIONS


Titre

L’Intranet, outil de communication

de la collectivité

Intranet et communication collaborative : un nouvel outil de travail

  • Intégration d’organismes extérieurs grâce à des

  • Intranet accessibles depuis l’extérieur :

    • Extranet

    • Partie d'un intranet accessible à l'extérieur de l'entreprise à des personnes précises - login et mot de passe pour des fournisseurs par exemple - sur Internet.


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L’Intranet, outil de communication

de la collectivité

Intranet et communication unifiée : la centralisation de l'information

Accès à l'information indépendamment du poste de travail ou sur des supports partagés

Meilleur classement de l'information, accès à l'information facilitée grâce à un moteur de recherche

Un moyen d'archivage et de contrôle des accès : mémorisation des mises à jour


Titre

L’Intranet, outil de communication

de la collectivité

Intranet et communication unifiée : la centralisation de l'information

Médiathèque et mise à disposition de procédures, annuaires

  • Information centralisée et classifiée

  • Recherche facilitée

Pastel,

Préfecture de la Haute Garonne :

NOTES DE SERVICES EN LIGNE

ET MOTEUR DE RECHERCHE


Titre

L’Intranet, outil de communication

de la collectivité

Intranet et communication interne : un vecteur RH

Relais des messages de la collectivité vers les agents

Diffusion d’une Lettre interne lisible sur l’Intranet, actualités spécifiques sur la vie du personnel

Recueil de messages et de commentaires des agents sur la collectivité


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L’Intranet, outil de communication

de la collectivité

Intranet et communication interne : un vecteur RH

Communication vers les agents de la collectivité

  • Utilisation d’espaces récurrents pour la communication vers les agents

  • Actualités

Pastel,

Préfecture de la Haute Garonne :

L’EDITO EST LE RELAI

DES DIRECTIONS


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L’Intranet, outil de communication

de la collectivité

Intranet et communication interne : un vecteur RH

Relais de la vie associative et syndicale

  • Espaces d’expression

  • Petites annonces

  • Agenda des associations

Agence de l’Eau

Rhône Méditerranée Corse:

AGENDA DE L’AMICALE

ET DE L’ASSOCIATION SPORTIVE


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3ème Partie

Mise en œuvre

d'un Intranet dans

une collectivité


Titre

Mise en œuvre d'un Intranet dans

une collectivité

Analyse de l'existant : les questions à se poser

Quels sont les contenus disponibles : informatiques (serveurs locaux, applications, site Internet) et éditoriaux (archives papiers, communications, Ressources Humaines, site Internet) ?

Quelle est l’attitude générale de la collectivité vis-à-vis des NTIC ?

Quelle est la relation de la collectivité avec l’extérieur ? (Intégration des fournisseurs, d’organismes extérieurs, des usagers)


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Mise en œuvre d'un Intranet dans

une collectivité

Constitution d’une équipe de travail

Définition des besoins fonctionnels, des besoins d’évolutions (fréquence de mise à jour, gestion des contenus) et du planning

Définition d'une plate forme de développement (existant, interne/externe) : choix techniques

Rédaction d’un cahier des charges (Interne/externe)

Choix de la réalisation (Interne/externe, outils CMS)

Choix fonctionnels et techniques


Titre

Mise en œuvre d'un Intranet dans

une collectivité

Mise en place des ressources, gestion des contenus

Intégration d’une équipe éditoriale, définition des responsabilités (avant, pendant et après la mise en ligne). Implication équilibrée des différents services (informatique, communication, etc.)

Définition d’une marche à blanc : durée, ressources disponibles et cohérence avec le planning

Prévoir un beta-test avant la mise en ligne, avec retours utilisateurs


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Mise en œuvre d'un Intranet dans

une collectivité

Lancement de l’intranet : les premiers mois…

Planifier et communiquer sur une date officielle de lancement

Accompagnement du lancement par les autres voies de communication interne de la collectivité

Mise en place de moyens d’assistance aux utilisateurs (téléphone, email ou permanence)

Supprimer les doublons d’information


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Mise en œuvre d'un Intranet dans

une collectivité

Lancement de l’intranet : les premiers mois…

Mise en place et promotion de produits d’appels

  • Infos pratiques de la collectivité

  • Applications indispensables

Intranet SEMVAT,

REVUE DE PRESSE ET

DOSSIER PRATIQUE SUR INTERNET

Pastel,

ACCES A LA BADGEUSE

PAR LA PAGE D’ACCUEIL


Titre

Mise en œuvre d'un Intranet dans

une collectivité

Lancement de l’intranet : les premiers mois…

Mise en place et promotion de produits d’appels

  • Informations très locales,

  • du quotidien

  • Espaces d’échanges

Système d’Information Régional,

LIEN VERS LES MENUS

DU RESTAURANT ADMINISTRATIF

Pastel,

MODULE DE PETITES ANNONCES


Titre

Mise en œuvre d'un Intranet dans

une collectivité

Lancement de l’intranet : les premiers mois…

Réactivité sur les remarques utilisateurs

  • Formulaires de commentaires

  • Réponses personnalisées et explications si pas de prise en compte de la remarque

Intranet SEMVAT,

FORMULAIRE DE COMMENTAIRE

SUR L’INTRANET


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Mise en œuvre d'un Intranet dans

une collectivité

Les freins possibles à l’outil

  • Problème des sources d’informations alternatives

  • officielles (doublon avec l’existant, papier ou web)

  • officieuses (maintien de « BDD locales »)

  • Approche non ergonomique (concession au moment du développement), incompréhension de l’outil

  • Manque de formation sur l’outil ou l’environnement de l’outil

  • Manque d’adhésion, appropriation de l’outil par un petit groupe ou manque de délégation


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Conclusion

communication

Les clés du succès ?

Pertinence

et

ressources

éditoriales

informatique

Performances

technologiques

et

ergonomie

Adhésion,

identification,

participation

Intranet

utilisateur


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Conclusion

Votre avis, vos expériences…


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