ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS parte 2

ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOSparte 2 Prof. Valter Lima valterlimawbs@yahoo.com.br valterlimawbs@hotmail.com valter@autofast.inf.br 0**75 9133-1804

ESTRUTURA ORGANIZACIONALConceitos • Representação gráfica ou descritiva das áreas que compõem a organização, distribuídas em níveis hierárquicos. • A estrutura organizacional projeta e organiza os relacionamentos entre os níveis hierárquicos e o fluxo das informações essenciais para uma organização.

ESTRUTURA ORGANIZACIONALConceitos • Organização da empresa é a ordenação e o agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance de objetivos e resultados estabelecidos (DJALMA, 2002, p. 84). • Forma pela qual as atividades de uma organização são divididas, organizadas e coordenadas (STONER, 1992, p.230).

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL • Melhorar a comunicação da organização; • Propiciar maior comunicação entre os setores e processos; • Propiciar a consolidação das redes formais da organização; • Propiciar maior equilíbrio aos níveis de decisão; • Racionalizar os fluxos de informação; • Otimizar as atividades e tarefas; • Melhorar a relação custo x benefício;

ESTRUTURA ORGANIZACIONALNíveis • ESTRATÉGICO: elabora estratégias de ação para a decisão • TÁTICO: elabora estratégias de ação para o planejamento e articulação interna • OPERACIONAL: elabora estratégias de ação para a execução das atividades tarefas

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL • Analisar os documentos legais de criação da organização; • Compreender a evolução histórica da organização; • Analisar o desenho da atual estrutura da organização; • Elaborar estratégias de implementação da nova estrutura.

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL • Quais são as áreas de trabalho necessárias para a organização; • Descrição de cada área de forma realista e razoável (objetivos, diretrizes, planos, metas e resultados esperados); • Quais as atividades e tarefas desenvolvidas nas áreas; • Quais os fluxos de informação entre as áreas; • Qual o quadro de funcionários necessários para executar as atividades da área (estratégico, tático e operacional e os níveis de competência).

Estrutura Formal Deliberadamente planejada e formalmente representada, em alguns aspectos, pelo seu organograma • Ênfase quanto as posições em termos de autoridades e responsabilidades • Autoridade flui, na maioria das vezes, de forma vertical • Estável • Foco no controle • Liderança é formalizada • É alicerçada por fluxos e canais formais

Estrutura Informal: Surge da interação social das pessoas, o que significa que se desenvolve espontaneamente. Representa relações que usualmente não aparecem no organograma • Vinculada as pessoas • Autoridade flui, na maioria das vezes, de forma horizontal • Dinâmica • Não tem foco no controle • Trabalha com a inteligência emocional • Liderança informal • É alicerçada por fluxos e canais informais

MONTAGEM DE UMA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL SISTEMA DE RESPONSABILIDADE ESTRUTURA ORGANIZACIONAL COMPONENTES SISTEMA DE AUTORIDADE SISTEMA DE COMUNICAÇÃO CONDICIONANTES SISTEMA DE DECISÕES NÍVEIS DE INFLUÊNCIA OBJETIVOS E ESTRATÉGIAS NÍVEL ESTRATÉGICO AMBIENTE NÍVEL TÁTICO TECNOLOGIA NÍVEL OPERACIONAL RECURSOS HUMANOS

COMPONENTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL I - SISTEMA DE RESPONSABILIDADE RESPONSABILIDADE REFERE-SE À OBRIGAÇÃO QUE UMA PESSOA TEM DE FAZER ALGUMA COISA PARA OUTREM. UM SUBORDINADO ASSUME DETERMINADA OBRIGAÇÃO QUANDO, DEVE PRESTAR CONTAS À PESSOA QUE LHE ATRIBUIU A RESPONSABILIDADE. A QUANTIDADE DE RESPONSABILIDADE PELA QUAL O SUBORDINADO TERÁ DE PRESTAR CONTAS DETERMINA A QUANTIDADE DE AUTORIDADE DELEGADA. A RESPONSABILIDADE NÃO SE DELEGA, ELA PERMANECE NO INDIVÍDUO QUE RECEBEU A OBRIGAÇÃO DE EXECUÇÃO DE UMA TAREFA. OS ASPECTOS BÁSICOS DO SISTEMA DE RESPONSABILIDADE SÃO: 1. DEPARTAMENTALIZAÇÃO. 2. LINHA E ASSESSORIA. 3. ATRIBUIÇÕES DAS UNIDADES ORGANIZACIONAIS.

II - SISTEMA DE AUTORIDADE AUTORIDADE É O DIREITO PARA FAZER ALGUMA COISA. ELA PODE SER O DIREITO DE TOMAR DECISÕES, DE DAR ORDENS E REQUERER OBEDIÊNCIA, OU SIMPLESMENTE O DIREITO DE DESEMPENHAR UM TRABALHO QUE FOI DESIGNADO. A AUTORIDADE PODE SER FORMAL OU INFORMAL. A AUTORIDADE FORMAL REPRESENTA A DELEGADA PELO SUPERIOR HIERÁRQUICO IMEDIATO. A AUTORIDADE INFORMAL É UMA ESPÉCIE DE “AUTORIDADE ADQUIRIDA” QUE É DESENVOLVIDA POR MEIO DE RELAÇÕES INFORMAIS ENTRE AS PESSOAS DA EMPRESA, QUE O FAZEM VOLUNTARIAMENTE E POR DEFERÊNCIA À POSIÇÃO OU STATUS. MAIS ALTO AMPLITUDE DE AUTORIDADE LIMITES DE AUTORIDADE NÍVEL HIERÁRQUICO MAIS BAIXO

A B C D E AUTORIDADE HIERÁRQUICA A TEM AUTORIDADE HIERÁRQUICA SOBRE B E C. POR OUTRO LADO, C TEM AUTORIDADE SOBRE D E E .

III - SISTEMA DE COMUNICAÇÕES COMUNICAÇÃO É O PROCESSO MEDIANTE O QUAL UMA MENSAGEM É ENVIADA POR UM EMISSOR, ATRAVÉS DE DETERMINADO CANAL, E ENTENDIDA POR UM RECEPTOR. O SISTEMA DE COMUNICAÇÃO É A REDE POR MEIO DA QUAL FLUEM AS INFORMAÇÕES QUE PERMITEM O FUNCIONAMENTO DA ESTRUTURA DE FORMA INTEGRADA E EFICAZ. - O QUE DEVE SER COMUNICADO ? - COMO DEVE SER COMUNICADO ? - QUANDO DEVE SER COMUNICADO ? - DE QUEM DEVE VIR A INFORMAÇÃO ? - PARA QUEM DEVE IR A INFORMAÇÃO? - POR QUE DEVE SER COMUNICADO ? - QUANTO DEVE SER COMUNICADO ? SISTEMA DE COMUNICAÇÃO DEVE CONSIDERAR

IV - SISTEMA DE DECISÕES PETER DRUCKER CONSIDERA QUE DEVE SER EFETUADA UMA ANÁLISE DAS DECISÕES PARA SE ESTABELECER QUAL A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL IDEAL, E PARA TANTO DEVEM-SE CONSIDERAR OS SEGUINTES ASPECTOS : A) QUE DECISÕES SÃO NECESSÁRIAS PARA SER OBTER O DESEMPENHO INDISPENSÁVEL À REALIZAÇÃO DOS OBJETIVOS. B) DE QUE ESPÉCIE SÃO ESSAS DECISÕES. C) EM QUE NÍVEL DA EMPRESA DEVEM SER TOMADAS. D) QUE ATIVIDADES ELAS ACARRETAM OU AFETAM. E) QUE CHEFES DEVEM PARTICIPAR DESSAS DECISÕES, PELO MENOS AQUELES QUE DEVEM SER CONSULTADOS PREVIAMENTE. F) QUE CHEFES DEVEM SER INFORMADOS, DEPOIS DE TOMADAS AS DECISÕES. PETER DRUCKER ANALISA O ASPECTO DOS PONTOS MAIS BAIXOS EM QUE DEVE E PODE SER TOMADA A DECISÃO. DE MANEIRA RESUMIDA, APRESENTA DUAS REGRAS RELACIONADAS AO ASPECTO MENCIONADO : A) A DECISÃO DEVE SER TOMADA SEMPRE NO NÍVEL MAIS BAIXO POSSÍVEL E O MAIS PERTO POSSÍVEL DA CENA DE AÇÃO. B) A DECISÃO DEVE OCORRER SEMPRE EM NÍVEL QUE ASSEGURE A CONSIDE- RAÇÃO PLENA DE TODOS OS OBJETIVOS E ATIVIDADES AFETADOS.

CONDICIONANTES DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL O fator sistema de objetivos e estratégias, tem influência na estrutura organizacional à medida que, quando os objetivos e estratégias são bem definidos e claros, é mais fácil organizar, pois se sabe o que esperar de cada membro do grupo que compõe a empresa. OBJETIVOS E ESTRATÉGIAS Refere-se à relação existente entre o ambiente externo e a empresa, os efeitos que este causa sobre a estrutura da empresa e as mudanças que ocorrem neste ambiente. AMBIENTE É o conjunto de conhecimentos que são utilizados para operacionalizar as atividades na empresa, para que seus objetivos possam ser alcançadas. TECNOLOGIA A eficiência de uma empresa, depende da sua qualidade intrínsica e do valor das pessoas que dela fazem parte. O comportamento e os conhecimentos das pessoas que desempenham as funções que lhes são atribuídas, devem ser considerados no desenvolvimento de uma estrutura organizacional. RECURSOS HUMANOS

NÍVEIS DE INFLUÊNCIA DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL NÍVEL PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO ESTRATÉGICO NÍVEL PLANEJAMENTO TÁTICO TÁTICO NÍVEL PLANEJAMENTO OPERACIONAL OPERACIONAL PIRÂMIDE EMPRESARIAL

3 - PLANO DE IMPLANTAÇÃO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL MUDANÇAS NA ESTRUTURA PLANO DE IMPLANTAÇÃO DEVE CONSIDERAR OS SEGUINTES ASPECTOS PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO RESISTÊNCIAS

A MUDANÇA NA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Alguns aspectos devem ser considerados, quando um plano de implantação está para ser efetivado, ou seja: • Ter a ciência de que a estrutura organizacional mais adequada depende da atual. • Atentar para a necessidade de antecipar forças restritivas e propulsoras que podem ter influência no processo. • A importância do fator humano. • A qualidade técnica da nova estrutura organizacional é insuficiente para o sucesso da mudança. • A importância do planejamento da mudança, para evitar ou minimizar possíveis problemas maiores na sua efetivação. • Antes de mudar a estrutura organizacional , verificar se não há uma situação alternativa mais adequada. • Ter sempre em mente a importância da participação das pessoas. • Antes de efetivar a mudança, identificar e analisar o problema, bem como o que será mudado e quais as variáveis a serem consideradas.

O PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO DA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL ANÁLISE E APROVAÇÃO PELA DIRETORIA DA EMPRESA ANÁLISE E APROVAÇÃO PELOS RESPONSÁVEIS DAS VÁRIAS UNIDADES PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO IMPLANTAÇÃO EFETIVA Obs.: apesar da possível existência De integração entre os funcionários envolvidos no processo e os técnicos responsáveis pelostrabalhos, sugere-se reforçar os aspectos inerentes aos modernos princípios de “participação”, e desenvolver a implantação efetiva. ACOMPANHAMENTO

RESISTÊNCIAS PASSÍVEIS DE OCORRER TENDÊNCIA A SÓ PERCEBER AQUILO QUE CONVÉM NÃO ACEITAR AQUILO QUE INCOMODA DEPENDÊNCIA DE AÇÃO PARA COM OUTRA PESSOA DESCONFIANÇA RESISTÊNCIAS RECEIO DE PERDER COISAS BOAS ATUAIS NECESSIDADE DE REAGIR CONTRA INSEGURANÇA PESSOAL ( POR DESCONHECIMENTO OU FALTA DE CONTROLE )

Bibliografia • BALLESTERO ALVAREZ, M. E. Manual de organização, sistemas e métodos. 2.ed. São Paulo: Atlas, 2000. 320p. • OLIVEIRA, D. de P. R. Sistemas, organização e métodos. 15. ed. São Paulo: Atlas, 2005. 493p.

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