Przechowywanie Pism 

1. Przechowywanie Pism 

2. Prowadzenie archiwum polega na: • Celowym przechowywaniu akt • Przechowywaniu akt w sposób umożliwiający ich szybkie i łatwe odnalezienie oraz ponowne odłożenie na miejsce przechowywania.

3. Archiwum pełni rolę: • Źródła informacji • Źródła materiałów dokumentacyjnych • Źródła materiałów dowodowych • Przechowywania akt, narzuconych przez prawo.

4. Przechowywanie akt bieżących Akta spraw bieżących mogą być przechowywane w: • Archiwum osobistym-przechowuje się akta wszystkich spraw bieżących • Archiwum wydziałowym-zakłada się w celu ułatwienia dostępu do akt • Archiwum centralnym-tworzy się w dużych przedsiębiorstwach o dużej liczbie wydziałów • Archiwum akt tajnych-przechowywane są akta zawierająca tajne czy poufne informacje

5. Struktury organizacyjnej-akta gromadzone są zgodnie ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa • Rodzajów działań przedsiębiorstwa-akta przechowywane są według działań wykonywanych przez przedsiębiorstwo np. produkcja, sprzedaż, reklama • Nazwisk i nazw-akta segreguje się według akt poszczególnych klientów

6. Struktury organizacyjnej-akta gromadzone są zgodnie ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa • Rodzajów działań przedsiębiorstwa-akta przechowywane są według działań wykonywanych przez przedsiębiorstwo np. produkcja, sprzedaż, reklama • Nazwisk i nazw-akta segreguje się według akt poszczególnych klientów

7. Grup zawodowych-możemy przechowywać korespondencję przedsiębiorstwa • Podziału geograficznego-możemy wykorzystywać numer kodu pocztowego który służy jako oznakowanie informacji danego terenu • Dat-akta układamy zgodnie z porządkiem chronologicznym czyli według dat którymi zostały opatrzone • Numerów-pismom lub aktom nadaje się określony numer

8. Sposoby przechowywania akt: • Układ pionowy-akta przechowywane są w szufladach. Dostęp do nich jest wyłącznie z góry, bo zawieszone są jedne za drugimi • Układ boczny-akta zawieszone są lub umieszczone na półkach w pozycji pionowej jedne obok drugich • Układ poziomy-akta układane są jedne na drugich. Układ ten jest niewygodny do przechowywania dużej ilości

9. Wykonała: Karolina Petrus