Bài 2

1. KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM Bài 2

2. NỘI DUNG 3 1 2 4 5 Điều hành nhóm Tổng quan về nhóm Hoạt động của nhóm Kỹ năng làm việc nhóm Kỹ năng quản trị xung đột mâu thuẫn

3. 1 Khái niệm nhóm • Nhóm là tập hợp nhiều người cùng có chung mục tiêu, thường xuyên tương tác với nhau, mỗi thành viên có vai trò nhiệm vụ rõ ràng và có các quy tắc chung chi phối lẫn nhau. • Nhóm là đơn vị thực thi cơ bản • Nhóm là sự trộn lẫn kỹ năng, kinh nghiệm và hiểubiết nội bộ của nhiều người • Nhóm chắc chắn sẽ nhận những kết qủa những cá nhân • Nhóm nhỏ thì mềm dẻo hơn nhóm lớn, dễ kết hợp vảđiều chỉnh • TEAM = Together Everyone Achieves More = Together Everyone Accomplishes More = Tối ưu hóa tiềm năng cá nhân Tổng quan về nhóm

4. 1 Khái niệm nhóm Tổng quan về nhóm

5. 1 Nhóm làm việc • Cùng mục tiêu • Hợp tác, phối hợp, giúp đỡ nhau • Kiến tạo môi trường mới từ sự độc lập đến phụ thuộc Tổng quan về nhóm

6. 1 Bạn hình dung về nhóm làm việc như thế nào Tổng quan về nhóm

7. 1 ĐẶC ĐIỂM CỦA MỘT NHÓM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ ( NGUYÊN TẮC PERFORM ) 1. Có mục đích rõ rệt ( Purpose and Values )2. Được tiếp thêm sức mạnh ( Empowerment )3. Có quan hệ giao tiếp tốt ( Relationships and Communication )4. Có sự linh họat ( Flexibility )5. Có năng suất làm việc tối ưu ( Optimal Performance )6. Có sự công nhận và trân trọng thành quả đạt được ( Recognition and Appreciation )7. Có tinh thần nhiệt huyết ( Morale ) Tổng quan về nhóm

8. 1 Nhóm làm việc thành công khi có các đặc điểm sau: 1) Năng lực – Mỗi thành viên phải có kỹ năng nào đó mà nhóm cần 2) Mục tiêu rõ ràng và thuyết phục 3) Tận tụy với mục tiêu chung 4) Mọi thành viên đều đóng góp, và đều hưởng lợi. 5) Môi trường khuyến khích. 6) Phù hợp với mục tiêu của tổ chức Tổng quan về nhóm

9. 1 Nhân tố thành công của nhóm • Phải có mục tiêu nhóm. Mục tiêu chung (hay mục đích) của nhóm phải cụ thể, rõ ràng. Mục tiêu này phải được các thành viên nhóm hiểu rõ và cùng cam kết thực hiện. Mục tiêu xuyên suốt quá trình hoạt động của nhóm, nhưng cũng có thể điều chỉnh thay đổi để phù hợp môi trường mà nhóm tồn tại. Tuy nhiên mục tiêu từng thành viên, mục tiêu của nhóm phải phù hợp với mục tiêu của tổ chức • Phải tương tác, liên hệ, giao tiếp với nhau thường xuyên. Tiếp xúc và tương tác sẽ làm ảnh hưởng lẫn nhau giữa các thành viên và tác động ảnh hưởng này làm nên động lực phát triển nhóm: có thể tích cực hoặc tiêu cực. Tổng quan về nhóm

10. 1 Nhân tố thành công của nhóm • Phải có các quy tắc nhóm. Nhóm phải xây dựng được quy tắc, quy định, nội quy của nhóm để sao cho nhóm hoạt động hiệu quả. Đây là những quy tắc chính thức. Trong nhóm còn có những quy tắc ngầm không công bố nhưng cũng có hiệu lực không kém phần quan trọng. Quy tắc ngầm có mặt tích cực và mặt tiêu cực. • Phải có vai trò, trách nhiệm rõ ràng của các thành viên trong nhóm. Nhóm chỉ hoạt động hiệu quả khi các thành viên được biết rõ nhiệm vụ, phù hợp năng lực của mình, không chồng chéo, giẫm đạp lên nhau. Tổng quan về nhóm

11. 1 Nhân tố thành công của nhóm • Để đạt được mục tiêu chung cần có tinh thần phê bình đóng góp ý kiến mang tính xây dựng: hỗ trợ lẫn nhau (không phải phó thác cho người khác). Thừa nhận ưu điểm và biết được nhược điểm của các thành viên khác trong nhóm là thành công bước đầu của Teamwork • Mỗi cá nhân có một điểm mạnh riêng tạo nên tính đa dạng cho tập thể, các cá nhân phải nhìn nhận sự khác biệt của nhau. Không phải chỉ nhìn nhận mặt tốt của nhau mà còn dám nói lên những điều mà mình cho là không đúng. Thêm vào đó, để tăng sức mạnh đoàn kết cần thiết phải phân chia nhiệm vụ thích hợp sao cho mỗi người phát huy điểm mạnh của mình, bổ sung hỗ trợ điểm yếu của người khác Tổng quan về nhóm

12. 1 Ba điều kiện để hình thành teamwork Tổng quan về nhóm

13. 1 So sánh giữa Teamwork và những hình thái khác Tổng quan về nhóm

14. 1 Tại sao phải có TeamWork Tổng quan về nhóm

15. 1 Tầm quan trọng của nhóm làm việc • Làm việc theo nhóm tạo điều kiện tăng năng suất và hiệu quả của công việc. • Làm việc theo nhóm có thể giảm được một số nhân sự, khâu trung gian nên linh hoạt hơn. • Nhóm có thể tạo ra môi trường làm việc mà các kiến thức và kinh nghiệm của các cá nhân bổ trợ cho nhau, các quyết định đưa ra toàn diện và phù hợp hơn. • Nhóm làm việc có đủ khả năng hoàn thành một dự án hoàn chỉnh trong khi mỗi cá nhân chỉ có thể hoàn thành một phần việc. Nhóm có thể tận dụng những gì tốt nhất của mỗi cá nhân trong công tác chuyên môn và cả ngoài chuyên môn. Các thành viên tự rút ra những gí tốt nhất để học hỏi lẫn nhau, cải thiện thái độ và ứng xử của mình. Tổng quan về nhóm

16. 1 Tầm quan trọng của nhóm làm việc • Nhóm làm việc hiệu quả là nhóm hội tụ một số đặc điểm cơ bản như các thành viên hiểu rõ lý do tồn tại của nhóm; các nguyên tắc và quy chế được thảo luận, đồng thuận; thông tin trong nhóm thông đạt; các thành viên hỗ trợ nhau; có những quy tắc kiểm tra, đánh giá, khen thưởng rõ ràng. Để có những đặc điểm trên nhóm phải giữ giá trị căn bản của nhóm, lấy đó làm định hướng hoạt động của mình chứ không phải là thi hành theo chỉ thị cấp trên. Các nhiệm vụ của cá nhân và nhóm được nêu rõ bằng các mục tiêu (SMART). Nhóm phải phối hợp lẫn nhau, sáng tạo. • Tác động tới sự làm việc hiệu quả của nhóm là các yêu tố bối cảnh, quy mô nhóm, sự đa dạng của thành viên nhóm, các chuẩn mực nhóm, lãnh đạo… Tổng quan về nhóm

17. 1 Làm thế nào để hình thành TeamWork Tổng quan về nhóm

18. 1 Trở ngại lớn nhất của TeamWork Tổng quan về nhóm

19. 1 Trở ngại lớn nhất của TeamWork Tổng quan về nhóm

20. 1 Yếu tố thúc đẩy trong TeamWork Tổng quan về nhóm

21. 1 Mục tiêu và phương pháp của TeamWork Tổng quan về nhóm

22. 1 Gợi ý hành động Tổng quan về nhóm

23. 1 Phân loại nhóm • Chia thành hai nhóm: • Nhóm chính thức là nhóm được hình thành xuất phát từ nhu cầu của một tổ chức, trên cơ sở quyết định của tổ chức đó. • Nhóm không chính thức là nhóm hình thành tự nhiên từ nhu cầu của mỗi thành viên của nhóm, thí dụ như nhóm bạn bè có cùng sở thích, nhóm người có cùng mối quan tâm Tổng quan về nhóm

24. 1 Phân loại nhóm • Chia thành hai nhóm: • Nhóm chính thức là nhóm được hình thành xuất phát từ nhu cầu của một tổ chức, trên cơ sở quyết định của tổ chức đó. • Nhóm không chính thức là nhóm hình thành tự nhiên từ nhu cầu của mỗi thành viên của nhóm, thí dụ như nhóm bạn bè có cùng sở thích, nhóm người có cùng mối quan tâm Tổng quan về nhóm

25. 1 Tổng quan về nhóm

26. 1 Tổng quan về nhóm

27. 1 • Nhóm sản phẩm lõi • Thực hiện nghiên cứu được yêu cầu nhằm giảm rủi ro và những gì chưa biết tới mức có thể quản lý • Phát triển đặc tả phần mềm • Chuẩn bị kế hoạch dự án • Có nhiệm vụ trong quyết định quản lý của dự án, những hoạt động theo tiêu chuẩn và luật, lập kế hoạch cho sản xuất và tiếp thị Tổng quan về nhóm

28. 1 • Nhóm thiết kế căn bản • Gồm chủ yếu là các kỹ sư • Phát triển nhiều đặc tả thiết kế chi tiết từ đặc tả sản phẩm • Phát triển các thiết kế • Bảo đảm các đáp ứng về yêu cầu qua kiểm thử, cung cấp báo cáo kiểm thử • Có thể phân chia thành những nhóm con Tổng quan về nhóm

29. 1 Sự khác biệt giữa group và team Tổng quan về nhóm

30. 2 Các hoạt động của nhóm Hình thành Hỗn loạnCác cá nhân không phù hợp bị đào thải Ổn định & thể hiện Giải tán/ phát triển

31. 2 Các hoạt động của nhóm • Hình thành • Xây dựng mối quan hệ • Tổ chức nhóm • Nguyên tắc làm việc nhóm

32. 2 Các hoạt động của nhóm Hình thành Giai đoạn này các thành viên nhóm bắt đầu tập hợp lại. Họ mang đến nhóm nhiều điểm khác biệt nhau từ tính cách đến cách làm việc, kiến thức và kỹ năng. Vai trò trưởng nhóm giai đoạn này là thúc đẩy các thành viên cởi mở, giao tiếp với nhau, sau đó cùng phối hợp xây dựng định hướng hoạt động của nhóm hoặc mục tiêu hoạt động nhóm. Nhóm trưởng và các thành viên tìm hiểu các thành viên khác về tính tình, khả năng làm việc, sự tự tin, trách nhiệm và những suy nghĩ đóng góp cho nhóm… Sau đó nhóm quyết tâm xây dựng hoặc hiểu rõ mục tiêu mà nhóm phải hoàn thành.

33. 2 Các hoạt động của nhóm Xây dựng mối quan hệ tốt Thấu hiểu cảm xúc/hoàn cảnh người khác. Tập trung, không cắt ngang, không lơ đãng và không chỉ nói về bản thân. Biết làm thế nào để thân thiện hơn và làm việc cùngnhau tốt hơn. Thể hiện cảm xúc/vị trí của mình một cách cởi mở Đừng chỉ mong chờ người khác hiểu và đưa chomình cái mình muốn

34. 2 Các hoạt động của nhóm Xây dựng mối quan hệ tốt Tôn trọng bản thân và đối tác. Đối mặt với sự khác biệt một cách trực tiếp (tránh việc từ bỏ, gây chiến, cá cược hay chơi xấu) Cố gắng tiến đến giải pháp “cùng thắng” (win-win solution).

35. 2 Các hoạt động của nhóm Cách thức Xây dựng mối quan hệ tốt Trao đổi thông tin liên lạc Hoạt động liên kết

36. 2 Các hoạt động của nhóm Những điều cần lưu tâm Phải có ít nhất một phía cho rằng mối quan hệ đó là quan trọng. Học cách lắng nghe hiệu quả, không phê phán một cách tiêu cực. Tạo không khí thoải mái, dễ nói chuyện. Xây dựng một văn hóa nơi mà mọi người có thểthoải mái thể hiện cảm xúc/quan điểm.

37. 2 Các hoạt động của nhóm Những điều cần lưu tâm Cân bằng giữa cho và nhận. Hợp lý hợp tình. Tập trung vào đối tác và thể hiện sự hài lòng/cảmkích với việc người đó đã làm. Quản lý những dị biệt về văn hóa

38. 2 Các hoạt động của nhóm Cấu trúc nhóm • Trong môi trường học tập • Nhóm trưởng • Thư ký • Thủ quỹ • Thành viên chức năng

39. 2 Các hoạt động của nhóm Cấu trúc nhóm • Trong môi trường làm việc • Người lãnh đạo nhóm: Tổ chức, điều phối công việc, nâng cao tinh thần làm việc • Người góp ý: Quan sát và phân tích hiệu quả lâu dài • Người thực hiện: Đảm bảo nhóm hoạt động trôi chảy • Người đối ngoại: Tạo quan hệ bên ngoài cho nhóm • Người xây dựng nhóm: Lôi kéo liên kết mọingười • Người ý tưởng: Giữ vững và khích lệ sinh lực đổi mới • Người giám sát: Bảo đảm giữ vững và theo đuổi các tiêu chuẩn cao

40. 2 Các hoạt động của nhóm Bảng phân công nhiệm vụ

41. 2 Hoạt động nhóm Thành viên nhóm hiệu quả

42. 2 Hoạt động nhóm Lãnh đạo nhóm

43. 2 Hoạt động nhóm Lập nhóm hiệu quả - Steve Sullivan Có nhận thức và ứng xử thông thường – 50% Cùng có mong muốn đạt được kết quả khả quan – 20% Tiến trình rõ ràng – 20% Có kiến thức về lĩnh vực của nhóm – 10%

44. 2 Hoạt động nhóm Bảng thông tin liên lạc

45. 2 Hoạt động nhóm Nguyên tắc làm việc nhóm Xác định mục tiêu Xây dựng nội quy nhóm Phân công công việc Nguyên tắc thảo luận

46. 2 Hoạt động nhóm Xác định mục tiêu Cụ thể trong khoảng thời gian & hoàn cảnh cụ thể Đến từ tất cả những thành viên của nhóm Đánh giá mục tiêu Có biện pháp thực hiện MT chung >< MT riêng

47. 2 Hoạt động nhóm Xây dựng nội quy nhóm Thời gian biểu (ngày giờ, địa điểm, lịch họp,…) Truyền thông (trong và ngoài nhóm) Xử lý vi phạm Cam kết Photo bản nội quy

48. 2 Hoạt động nhóm Phân công công việc Kế hoạch hoạt động Danh mục công việc Yêu cầu kết quả từng mục CV Kế hoạch tiến độ triển khai Phân công nhiệm vụ Cân đối Rõ ràng

49. 2 Hoạt động nhóm Nguyên tắc thảo luận Mọi người thấy mặt nhau (ngồi thành vòng tròn,…) Lắng nghe, không ngắt lời Phản biện, không phản bác Khuyến khích sáng tạo Tránh sự trùng lặp Không vạch lá tìm sâu Xử lý vấn đề, không xử lý nhau Cộng hưởng – tạo cảm hứng Thừa nhận và tôn trọng sự khác biệt của người khác

50. 2 Hoạt động nhóm Nguyên tắc thảo luận Mọi ý kiến phải được ghi chép lên biểu đồ hay bảng đểmọi người có thể nhìn thấy. Sau đó, loại bỏ nhũng ý kiến bất khả thi và tóm tắt những ý khả thi Kiểm soát thời gian thảo luận (theo kế hoạch) Luôn đặt mục tiêu cuộc thảo luận lên hàng đầu, tránhnói những chủ đề không liên quan, gây loãng, thiếu tập trung Mọi cuộc thảo luận phải dẫn đến hành động cụ thể. Bắtbuộc các hành động đó được cả tập thể hiểu & nhất trí.