8.1. Khaùi nieäm :

1. 8.1. Khaùi nieäm : Laø loaïi vaên baûn khoâng coù teân goïi cuï theå, duøng trong caùc hoaït ñoäng giao tieáp thoâng thöôøng : trao ñoåi thoâng tin, truyeàn ñaït meänh leänh, trieäu taäp hoäi hoïp hay nhaéc nhôû coâng vieäc. 8.2. Caùc loaïi coâng vaên. Treân cô sôû coâng duïng cuûa coâng vaên giao dòch haønh chính, coù theå phaân chia thaønh 03 loaïi coâng vaên cuï theå nhö sau :  Coâng vaên trao ñoåi. Coâng vaên naøy duøng ñeå trao ñoåi thoâng tin, giao tieáp, truyeàn ñaït meänh leänh theo 02 chieàu : göûi ñi vaø phuùc ñaùp. Maãu soá 5 tr 68. Coâng vaên trieäu taäp hoäi hoïp. Coâng vaên naøy duøng ñeå môøi hay trieäu taäp tham gia caùc cuoäc hoäi hoïp. Maãu soá 6 tr 69.  Coâng vaên nhaéc nhôû coâng vieäc. Coâng vaên duøng ñeå caáp treân nhaéc caáp döôøi thöïc hieän (hoaøn thaønh) coâng vieäc ñöôïc giao. Maãu soá 7 tr 73.

2. 8.3. Nhöõng löu yù caàn thieát khi soaïn vaø trình baøy coâng vaên •  Khoâng coù chöõ taét teân loaïi cuï theå trong kyù hieäu cuûa coâng vaên neân duøng coâng thöùc soá 3 tr 17. •  Coù 02 vò trí ñeå trình baøy nôi nhaän. Phaàn nôi nhaän coá ñònh ôû phgaàn cuoái, goùc traùi cuûa vaên baûn vaø phaàn kính göûi ôû vò trí teân loaïi. •  Khoâng trình baøy teân loaïi, trích yeáu noäi dung trình baøy trong phaïm vi oâ soá ’, maãu soá 1, trang 15 (chæ chieám 1/3, phaàn vaên baûn ñaõ chöøa leà), saùt leà traùi. 8.4. Phöông phaùp soaïn thaûo vaø trình baøy coâng vaên trao ñoåi. •  Caáu truùc vaø phöông phaùp soaïn thaûo, trình baøy phaàn noäi dung : •  Phaàn môû ñaàu : Trình baøy baèng moät caâu ñôn coù traïng ngöõ chæ muïc ñích theå hieän muïc ñích trao ñoåi hay traû lôøi, chuû ngöõ laø taùc giaû vaên baûn, vò ngöõ laø haønh vi trao ñoåi. •  Maãu caâu trình baøy phaàn môû ñaàu cho coâng vaên trao ñoåi göûi ñi: • Ñeå …………………. (neâu roõ lyù do trao ñoåi), chuùng toâi (hay teân cô quan, doanh nghieäp) xin …............. (ñeà nghò, trao ñoåi, …) vôùi quyù coâng ty (cô quan). Leà traùi •  Maãu caâu trình baøy phaàn môû ñaàu cho coâng vaên phuùc ñaùp: • Ñeå phuùc ñaùp coâng vaên soá : ….. , ngaøy ….. thaùng …… naêm ….., cuûa …………. (teân cô quan, doanh nghieäp), v/v ……….., chuùng toâi xin …... (ñeà nghò, trao ñoåi, traû lôøi, thoâng baùo, giaûi quyeát, … ) nhö sau: Leà traùi

3.  Phaàn noäi dung : trình baøy moät caùch cuï theå vaø chính xaùc • Neáu noäi dung trao ñoåi hay traû lôøi ngaén goïn, coù theå gheùp vôùi phaàn môû ñaàu ñeå trình baøy. • Neáu coù nhieàu vaán ñeà phaûi trao ñoåi hay traû lôøi, caàn trình baøy baèng heä thoáng ñeà muïc soá AÛ raäp [1] ñeå ñaûm baûo nhöõng noäi dung ñoù ñöôïc trình baøy moät caùch logic, deã hieåu.  Phaàn keát thuùc. • Neáu laø coâng vaên trao ñoåi göûi ñi: Nhaán maïnh yeâu caàu ñoái vôùi vaán ñeà caàn trao ñoåi, ñaët ra caùc phöông thöùc trao ñoåi keá tieáp (neáu caàn) vaø thuû tuïc xaõ giao. Neáu laø coâng vaên phuùc ñaùp, sau khi traû lôøi, caàn theå hieän hieän thaùi ñoä saün saøng ñaùp öùng yeâu caàu vôùi ñoái taùc giao tieáp neáu söï phuùc ñaùp vöøa thöïc hieän chöa thaät söï laøm ñoái taùc thoûa maõn. •  Maãu caâu trình baøy phaàn keát thuùc cho coâng vaên trao ñoåi göûi ñi: • Vaäy raát mong ñöôïc quyù …. (coâng ty, cô quan, ….) löu taâm giaûi quyeát. (Neáu ñöôïc, xin traû lôøi baèng vaên baûn tröôùc ngaøy … thaùng … naêm …[2]). • Xin chaân thaønh caûm ôn. Leà traùi • Maãu caâu trình baøy phaàn keát thuùc cho coâng vaên phuùc ñaùp: • Vaäy chuùng toâi xin ñöôïc (phuùc ñaùp, trình baøy, traû lôøi, thoâng baùo, …) nhö treân …….. Neáu coøn thaéc maéc hay caàn tim hieån theâm, xin trao ñoài baèng vaên baûn hoaëc cöû ngöôøi lieân heä tröïc tieáp. • Xin chaân troïng kính chaøo. Leà traùi

4. Maãu vaø phöông phaùp soaïn thaûo coâng vaên trao ñoåi theo maãu. Maãu soá 5 :