登记备份前处理及工作准备

1. 登记备份前处理及工作准备 梁绍红

2. 课程内容 • 把握登记备份的工作要求 • 登记备份前的工作准备 • 登记备份的软硬件准备 • 登记备份的数据准备 • 登记及备份数据报送要求 • 处理好几个关系

3. 一、把握登记备份的工作要求 • （一） 正确理解功能定位 资源整合、 信息化建设 … 带动 登记备份 核心功能 强化安全监管 保全档案证据

4. 强化安全监管 • 就是通过实施登记备份制度，档案行政管理部门对经济社会各领域的档案与电子文件，特别是对涉及重大公共利益、民生权益的各类业务档案与电子业务数据，实现主动化、常态化、动态化、全方位安全监管。

5. 保全档案证据 • 就是通过制度设计，由档案部门作为非利益相关的权威部门，在单位或个人发生档案真实性争议时出具档案登记证明或提供原始备份数据，强化档案与电子文件的证据效力，提供档案真实性、可靠性监证服务。

6. 促进资源整合和信息化建设。 • 通过开展档案与电子文件登记备份工作，客观上使各形成单位的重要档案资源，特别是各类涉及公共利益、民生权益的专业档案与电子业务数据，通过数字拷贝、电子备份的方式提前向国家综合档案馆集聚，起到了促进资源整合的作用。 • 同时，通过开展档案与电子文件登记备份工作，促使各单位改善档案安全保障条件，推动各单位的纸质档案数字化扫描、电子文件归档管理等信息化基础工作。

7. *登记备份的作用 • 对国家和社会来说是维护稳定、促进和谐； • 对各单位来说是分散风险、增强保险； • 对企业、普通老百姓个人来说是保障权益、增加放心； • 对档案部门来说是强化监管、提升服务。

8. （二） 登记备份作为档案行政监管的重要方式，必须要有严格的政策依据、行政计划、行政程序

9. 1. 把握政策依据 • 中办、国办印发的《电子文件管理暂行办法》（厅字〔2009〕39号），以及省“两办”《关于切实加强电子文件管理的实施意见》 • 省“两办”《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》（浙委办〔2009〕140号） • 国家档案局的8号令、9号令，专业档案目录及有关电子公文归档、档案数字化等标准规范 • 即将出台的省政府规章《档案与电子文件登记备份管理办法》 * 各单位要根据登记备份有关法规政策要求，认真学习、深刻领会、因地制宜、贯彻落实

10. 2. 制定工作计划 • 2010年4月，省档案局印发了《全省电子文件和数字档案登记备份工作实施方案》 （浙档发〔2010〕12号） ，是根据省委、省政府文件要求作出的具体部署。 • 省局准备出台今后3年的总体工作计划，细化专业档案登记备份等工作任务。 • 各单位应根据全省《实施方案》，制订本单位的具体工作计划和方案。 • 省44家单位“一厅一策”

11. *各单位应如何制定实施方案？ • 本单位及直属单位档案与电子文件管理的基本情况 • 各单位“十二五” 档案工作的总体任务与要求 • 登记备份工作的总体目标、范围与要求 • 档案工作其它方面的主要任务与要求 • 各年度的具体实施步骤 • 组织及条件保障 * 实施方案是各单位今后一个时期的工作计划，也是档案行政管理部门实施督查、考核的基准。

12. 3. 明确工作程序 • 登记备份工作包括登记、备份两个主要环节。各地、各单位应依据《档案与电子文件登记备份工作规范》规定的程序开展工作。 • 具体程序：登记报送、登记受理与审核、作出备份处置决定、备份实施（包括：数据准备、备份数据报送、备份数据受理与检测、备份结果确认） • 每个工作程序的设置目的和注意事项。其中，登记报送、备份实施与各单位直接相关。

13. 4. 做好组织实施工作 • 调查摸底，做到心中有数 • 及时沟通，做到信息对称 • 明确要求，做到有的放矢 • 加强指导，做到有效服务 • 完善抓手，做到工作前移

14. 二、登记备份前的工作准备 • （一）开展调查 • 各单位在开展登记备份前应对本单位档案与电子文件情况进行全面掌握，包括纸质档案情况、电子文件情况以及档案管理系统情况、办公OA系统情况、业务管理系统情况系统安全防护情况等，找出其中薄弱环节和问题所在。

15. （二）健全机制 • 各单位根据本行政区域内档案行政管理部门的统一安排，加强对本单位档案与电子文件登记备份工作的领导，成立领导（协调）小组，健全管理制度，设计工作流程，落实工作岗位，明确工作职责，加大经费投入，并建立起有效的检查监督机制。 • 要借助考核机制，分解落实登记备份工作任务。

16. （三）制定方案 • 各单位根据实际，制定登记备份工作计划。 • 对各单位涉及经济安全、社会稳定和广大人民群众切身利益，可能产生重大影响的重要电子业务数据及信息系统，本单位在实施具体备份工作前，应制定切实可行的备份工作方案和技术方案，报同级档案行政管理部门审核批准后实施。

17. （四）软硬件及数据准备 • 软硬件准备是指各单位在实施备份前，应配备必要的应用软件，配置计算机终端、网络、在线备份前置服务器等设备设施。 • 数据准备是指各单位在报送备份数据前，应做好备份数据的导出、整理、封装打包和保存等工作，后面具体介绍。

18. *工作抓手 • 借助考核机制 • 创建数字档案室 • 开展档案工作规范化认定 • 发展数字化扫描等中介服务 • …

19. 1. 软硬件准备 • （1） 软件配置要求 • 数字化加工及管理平台 • 一般集成在数字档案室平台或由数字化扫描公司专门配置 • 电子文件归档管理平台 • 一般集成在办公自动化系统中 • 业务数据在线备份、传输管理平台 • 一般由登记备份中心统一配置专业备份、传输软件 • 登记报送软件平台 • 一般是基于浏览器的WEB报送方式，各单位不需配置软件 • 数据打包、封装工具 • 加密、安全管理相关软件 • 业务数据库的备份软件 • 一般大型数据库中已集成数据库备份工具，也可单独配置专门的备份传输软件

20. *专业备份软件 • 主流的备份软件有BakBone NetVault, Symantec，NetBackup(Veritas), EMC NetWorker, IBM TSM, HP DataProtection。这些备份软件都支持异构平台间备份，支持LAN-Free备份，支持在线数据库备份，支持备份设备与备份介质管理，支持基于策略的自动备份，可以满足海量档案数据定期备份与登记备份工作的需要，各单位可根据情况选择。

21. （2） 硬件配置要求 • 用于档案及电子文件管理的计算机终端 • 数字化扫描加工设备 • 网络及安全设备 • 档案数据海量存储服务器 • 光盘刻录设备及磁带机等 • 前置服务器（在线备份时需单独配置） 可利用已有信息化基础

22. *登记备份在线传输网络要求 • 在档案与电子文件登记备份工作中，在线业务数据登记备份要求具备先进的网络安全性能与传输速度。一般应根据业务数据安全需求以及传输技术要求，采用裸光纤或VPN等技术建立登记备份及异地备份专网，确保业务数据与其他大量登记备份数据的安全及备份恢复效率。

23. 2. 数据准备 • 各登记单位是备份数据的形成主体。 • 各登记单位在开展登记及备份工作前，应做好档案与电子文件备份数据的转换导出、整理、封装打包、质检等前处理工作。

24. *备份数据的三种主要形式 • 电子业务数据 • 电子公文 • 档案数字化成果 其中电子公文与档案数字化成果存在交叉关系。

25. 纸质档案的备份准备 • 采取数字化扫描形成数字副本进行备份 • 技术指标：150dpi以上，单页或多页Tiff格式，彩色扫描 • 不属于进馆范围的档案，可用jpeg格式保存。 • 质量要求：扫描件能准确、完整地反映原件的内容和形式，一般采取整卷、整件扫描扫描的方式（包括定稿等）。抽检质量指标参照国家有关纸质档案数字化的要求。

26. 数字化加工的标准规范 • GB/T 20530-2006 《文献档案资料数字化工作导则》 • DA/T31 2005《纸质档案数字化技术规范》 • 参考规范： • 《浙江省档案馆纸质档案数字化成果接收暂行办法》 • 《浙江省省直单位文书档案目录数据库结构与交换格式》（浙档发[2011]17号）

27. *数字化扫描的有关注意事项 • 扫描范围的确定 • 保存载体的问题 • 质量检测及数字化成果的验收问题 • 纸质扫描或电子公文的交叉问题 • 涉密文件的加工问题 • 图像命名及数据挂接问题 • 《浙江省档案馆纸质档案数字化成果接收暂行办法》 • 数字化成果的存用分开问题

28. 电子公文的备份准备 • 电子公文的两种备份方式 • 按件归档式备份 • 整体容灾式备份 *两者可同时进行

29. *按件归档式备份 • 采取资源导出、归档的方式，适用于OA系统比较规范、具备归档功能的单位： • 基本质量要求（真实、完整、可用、规范） • 按件导出电子公文，以档号文件夹方式保存 • 归档内容：版式文件、留痕稿、收发文处理单、元数据、机读目录、相关附件和程序等

30. *整体容灾式备份 • 适用于有OA灾备需求的单位 • 采取对OA数据库（如domino的.nsf数据库）整体打包备份的方式。 • 一般难以直接查阅，依赖于原来的环境和系统（如权限设置等）

31. 电子业务数据的备份准备 • 电子业务数据采取对数据库系统整体备份打包的方式，必要时可包括数据处理系统 • 应按照业务工作特点，以容灾需求为基础，以定期备份的方式，进行周期性备份。 • 采取全备+增量备份相结合的方式 • 如每日备份，可采取周一全备，周二--周日增备的方式；

32. *备份数据的封装打包 • 通过专门的打包工具或压缩工具打包。 • 具备条件时，归档电子公文尽量按照国家有关规范，按件进行封装打包。 • 数字化成果、电子公文一般以ISO格式刻录光盘，或以ZIP等格式压缩打包后拷贝到存储载体； • 电子业务数据可根据需要，打包为ZIP等压缩格式，同时根据需要添加密钥。 • 备份数据量很大时，以上备份数据通过移动硬盘等介质进行拷贝。

33. 三、登记及备份数据报送要求 • （一）登记的工作要求 • 登记是档案行政管理部门实施常态化、制度化、动态化行政监管的重要方式。 • 它不同于电子文件管理业务环节中的登记概念，也不同于房产登记、婚姻登记等行政确权登记行为，档案与电子文件经过登记后不发生权属转移。

34. 档案行政管理部门应根据登记备份计划和工作安排，分期分批组织开展纳入范围的机关、企事业单位的登记工作，并将年检、日常业务指导等工作与登记工作有机结合起来。档案行政管理部门应根据登记备份计划和工作安排，分期分批组织开展纳入范围的机关、企事业单位的登记工作，并将年检、日常业务指导等工作与登记工作有机结合起来。 • 必须登记及备份的单位主要有：纳入进馆范围的单位、重点建设项目单位等。其他企事业单位和个人可自愿申请进行登记及备份。

35. 各单位应根据档案行政管理部门通知要求，在规定的时间起，每年定期做好登记上报工作。各单位应根据档案行政管理部门通知要求，在规定的时间起，每年定期做好登记上报工作。 • 登记时，应提供反映单位档案及电子文件数量、类型、载体及其信息系统情况 ，安全保管状况等材料。在以上情况发生较大变化时，应在下一年度及时更新、补充登记信息。

36. 各单位应提交《档案与电子文件登记表》、《电子业务数据及系统情况登记表》及有关情况说明的书面材料。各单位应提交《档案与电子文件登记表》、《电子业务数据及系统情况登记表》及有关情况说明的书面材料。 • 对于纳入登记及备份范围的重要电子业务数据，各单位在登记时应提交现有或拟实施的备份方案。

40. *备份方案如何制定 • 备份方案的内容主要包括：本单位档案与电子文件安全管理的现状、背景及目标，拟备份的档案、电子文件及信息系统范围说明，拟采取的备份策略（如备份周期、备份方式、备份数据传输技术手段等）、软硬件配置和保存使用要求（如备份数据最低保存年限、使用范围限制等），登记及备份工作安排和实施步骤，其他条件保障等 。

41. 在信息化条件具备时，各单位在先在网上向档案行政管理部门报送登记信息及电子材料，经档案行政管理部门审核无误后再以书面形式正式报送。在信息化条件具备时，各单位在先在网上向档案行政管理部门报送登记信息及电子材料，经档案行政管理部门审核无误后再以书面形式正式报送。 • 档案行政管理部门受理登记后，应及时进行审核、反馈，作出备份处置决定，并督促各登记单位和登记备份中心实施具体备份工作。

42. （二）备份数据的报送 • 各登记单位在收到档案行政管理部门的登记反馈意见后，应按照要求做好备份数据的报送工作。 • 根据实际，不同的数据形成采取不同的报送方式。 • 报送备份数据时，应同时报送《档案与电子文件备份情况表》、《档案与电子文件备份情况明细表》、《档案与电子文件备份数据检验表》等材料。

45. 1. 档案数字化成果的报送 • 报送方式：一般以光盘、磁带、移动硬盘等脱机载体形式报送。 • 报送时间：每年定期报送。

46. 2. 电子公文的报送 • 报送方式：具备条件时，电子公文可通过政务网上的在线接收平台、数字档案馆（室）平台进行报送；也可通过光盘、磁带、移动硬盘等脱机载体进行报送。 • 报送时间：每年定期报送。

47. 3. 电子业务数据的报送 • 报送方式：在线或离线报送 • 变动较频繁，需要按天、按周定期备份的，建议采取VPN专线等在线备份的方式（尽量与业务系统运行网络进行物理隔离） • 数据变动较少，备份周期较长的，可采取磁带等离线报送的方式，但必须确保在备份周期内报送。 • 报送时间：备份数据及电子表格在备份周期内定期报送；书面材料可每周、每月集中报送。

48. *电子业务数据在线备份示意图 登记备份中心 登记单位 前置机 备份服务器 VPN专线 逻辑或物理隔离 备份传输软件 备份传输软件 业务系统

49. 备份数据在报送登记备份中心的同时，各单位应留存一套备份数据（电子业务数据可仅保存最近的数据）。备份数据在报送登记备份中心的同时，各单位应留存一套备份数据（电子业务数据可仅保存最近的数据）。 • 在备份数据存在问题时，各单位应在收到登记备份中心的检测表反馈后，重新报送或补报备份数据及材料。

50. 四、处理好几个关系 • 与档案信息化建设的关系 • 与电子文件中心建设的关系 • 与档案资源进馆接收的关系 • 与各单位灾备工作的关系