ا لبحث عن البيانات وترتيبها وتصنيفها

1. البحث عن البيانات وترتيبها وتصنيفها 1- البحث عن البيانات: البحث عن المعلومات يعني توجيه سؤال والحصول علي الإجابة. مثال1: بإمكانك أن تسأل عن عميل بإسمه أو رقمه ، وتتولي Accessإستخراج بيانات العميل من بين آلاف أو ملايين العملاء. في هذه الحالة لن تتكلف أكثر من النقر علي زر البحث. مثال2: عندما ترغب في الحصول علي معلومات عن عملاء Dr.HusseinRady

2. مدينة القاهرة ، فلست في حاجة للإطلاع علي معلومات عملائك في باقي المحافظات وفي هذه الحالة يلزمك إنشاء عامل تصفية Filter وهو عبارة عن معيار يحدد خصائص أو مواصفات السجلات المطلوبة وتتولي Access أيضا إظهار السجلات التي تنطبق عليها هذه الصفات أو الخصائص. البحث بإستخدام خاصية البحث: إذا طلب منك المدير الإتصال بشركة الحاسبات المتحدة فورا ، ولكنه لم يعطك معلومات وافية عن هذا العميل تتضمن رقم التليفون والعنوان ، في هذه الحالة يجب أن تبحث عن سجل العميل لكي تعرف عنوانة وتليفونه. Dr.HusseinRady

3. للبحث عن هذا العميل إتبع الخطوات التالية: تأكد أن كلا من قاعدة البيانات Sales.accdb وجدول البيانات Customers مفتوحا ، في طريقة عرض صفحة البيانات Datasheet. من صفحة البيانات وجه المؤشر إلي عمود ”إسم العميل“ ثم أنقر الزر لتثبيته داخل العمود ( أو إختر العمود كله). نقل نقطة الإدراج إلي العمود أو إختياره يعني أن البحثسيتم في هذا العمود. من التبويب Home ومن مجموعة Find أنقر الزر الذي علي شكل Camera ، يظهر مربع حواري بعنوان Find and Replace ويظهر التبويب Find نشطا. Dr.HusseinRady

4. يشتمل مربع Find and Replace علي مربعات وخيارات نوضحها فيما يلي: • Find what لكتابة النص الذي تريد البحث عنه. • Look Inلتحديد عملية البحث ، هل هي علي العمود الحالي أم علي الجدول كلة. • Match عند النقر عليه تظهر قائمة منسدلة تشتمل علي 3 خيارات هي: • Whole Fieldللبحث عن كل السجلات التي تتطابق • محتويات حقولها مع القيمة المكتوبة أمام خانة Find what. • Any part of fieldللبحث عن كل السجلات التي يحتوي • حقلها في أي جزء منه علي التي تبحث عنها. Dr.HusseinRady

5. Start of field للبحث عن كل السجلات التي يبدأ حقل • البحث فيها بقيمة مطابقة للقيمة التي تبحث عنها. • Search عند النقر عليه تظهر قائمة منسدلة تشتمل علي 3 خيارات هي: • 1- All تنشيط هذا الخيار معناه أن البحث سيتم في جميع • حقول الجدول. نشط هذا الخيار فقط إذا لم تكن تعرف أين • توجد المعلومة التي تبحث عنها. • 2- Up معناه أن البحث سيتم من أسفل الجدول إلي أعلاه أي • بإتجاه بداية الجدول. • 3- Down معناه أن البحث سيتم من بداية الجدول إلي نهايته • أي بإتجاه نهاية الجدول. Dr.HusseinRady

6. Match caseمعناه مطابقة الحروف الكبيرة مع الكبيرة فقط أو الصغيرة مع الصغيرة فقط أثناء البحث. • Search fieldsAs Formated وذلك لإختيار النص موضوع البحث وليس الحقل كلة. • أمام خانة Find whatأكتب ”شركة الحاسبات المتحدة“. لاحظ أنه بإمكانك البحث عن المعلومة في كل حقول الجدول ، إلا أننا ننصح أن تحدد لـ Access إسم الحقل لكي تزيد من سرعة البحث عن المعلومة المطلوبة. • أنقر زر Find next، تبحث Access عن السجل وعندما تجده تضعه تحت الشريط المضاء. • ملاحظة: أحيانا يغطي مربع Find and Replace علي المعلومة Dr.HusseinRady

7. التي تبحث عنها. إذا حدث ذلك ، وجه المؤشر إلي عنوان المربع ثم إسحب المربع من مكانه لنقله إلي مكان آخر داخل الشاشة. نظرا لإحتمال وجود سجل آخر بنفس الإسم داخل جدول البيانات ، فيفضل أن تتأكد أنه لايوجد سجل آخر بهذا الإسم. أنقر زر Find Next. إذا لم تجد Access سجلا آخر ، تظهر رسالة تخبرك أن Access وصل إلي نهاية السجلات ، وهذا يعني أنه لايوجد سجل آخر بإسم شركة الحاسبات المتحدة في الجدول. أنقر زر OK لغلق الرسالة. من مربع Find and Replaceأنقر زر Cancel ، يغلق المربع الحواري وترجع إلي جدول البيانات ، ومازال العميل المطلوب تحت الشريط المضاء لتتمكن من قراءة بياناته أو الإتصال به. Dr.HusseinRady

8. البحث بجزء من المعلومة: في المثال السابق لم تجد صعوبة لأن المدير أعطاك إسم العميل كاملا. ولكن ماالعمل إذا قال لك المدير أنه لايذكر من إسم الشركة إلا كلمة ”المتحدة“. في هذه الحالة لابد أن تبحث عن أي سجل به كلمة ”المتحدة“ في حقل ”إسم العميل“. للبحث عن سجل لانعرف إلا جزء من النص الذي يخصة إتبع الخطوات التالية: تأكد أن مربع Find and Replace ظاهرا أمامك وأن التبويب Find هو التبويب النشط. في خانة Find what ، أكتب ”المتحدة“. من خانة Match أنقر السهم v ، تظهر قائمة منسدلة Dr. Hussein Rady

9. بالإختيارات التي يمكن البحث فيها. إختر Any part of field . لأن كلمة ”المتحدة“ جزء من إسم العميل فنحن لانعرف بالضبط أين تقع داخل الحقل. إختر زر Find next ، تبحث access عن أول سجل توجد به كلمة ”المتحدة“ ، وعندما تجدها تضعها تحت الشريط المضاء. يمكنك نقر زر Find next أو نقر زر cancel لإنهاء البحث. Dr. Hussein Rady

10. 2- فرز السجلات: • الفرز معناه ترتيب السجلات في جدول البيانات ترتيبا تصاعديا أو تنازليا وفق مجيؤها في حقل معين. • الفرز التصاعدي معناه إظهار السجلات بترتيب الأصغر فالأكبر ، بعبارة أخري من الألف إلي الياء في حالة البيانات الحرفية أو من صفر إلي 9 في حالة البينات الرقمية. • الفرز التنازلي معناه إظهار السجلات بترتيب الأكبر فالأصغر ، بعبارة أخري من الياء إلي الألف في حالة البيانات Dr.HusseinRady

11. الحرفية أو من 9 إلي صفر في ححالة البيانات الرقمية. الفرز الذي سنشرحه هنا فرز سريع أي تظهر نتائجه علي الشاشة فقط ، ولكن ترتيب السجلات داخل جدول البيانات يبقي كما هو ، عندما تفتح جدول البيانات في المرة القادمة ستجد السجلات بترتيبها الأصلي. الفرز التصاعدي: لترتيب سجلات الجدول ترتيبا تصاعديا أي بحسب الحروف الأبجدية من الألف إلي الياء إتبع مايلي:- إفتح قاعدة البيانات Sales ، إذا لم تكن مفتوحة ، إفتح جدول Customers في طريقة عرض Datasheet. أنقر أي سجل من سجلات الجدول في الحقل الذي سيتم الفرز Dr.HusseinRady

12. طبقا لمحتوياته ، وليكن حقل ”المدينة“. من التبويب Home ومن مجموعة Sort&Filter أنقر زر ”فرز تصاعدي“ Ascending. يتغير ترتيب السجلات وتظهر السجلات تبعا للترتيب المطلوب. الفرز التنازلي: لإعادة ترتيب السجلات تنازليا بحيث تظهر أكبر المشتريات في المدينة يليها الأقل فالأقل إتبع مايلي: أنقر أي سجل من سجلات الجدول في حقل ”المشتريات حتي تاريخه“. من التبويب Home ومن مجموعة Sort & Filter أنقر Dr.HusseinRady

13. أنقر زر فرز تنازلي Descending ، يتغير ترتيب السجلات وتظهر بالترتيب التنازلي. لإعادة السجلات إلي وضعها قبل الفرز من التبويب Home أنقر زر Clear All Sorts. أغلق جدول البيانات لترجع إلي إطار قاعدة البيانات. 3- التصفية: تستخدم Access أربعة أنواع من التصفية: تصفية حسب التحديد. تصفية حسب النموذج. عامل تصفية/فرز متقدم. فرز/تصفية باستخدام القائمة الموضعية. Dr. Hussein Rady

14. التصفية حسب النموذج Filter by Form : • يمكنك إستخدام أكثر من معيار لتصفية السجلات. • مثال1: العملاء الذين يسكنون مدينة طنطا وفي نفس الوقت تزيد مشترياتهم عن 5000 جنيه. • مثال2: العملاء الذين يسكنون مدينة الإسكندرية. • فيما يلي نوضح خطوات تصفية السجلات حسب النموذج بفرض أننا نريد تطبيق عامل التصفية علي العملاء الذين ينطبق عليهم الشرط التالي :- • يسكنون مدينة طنطا ومشترياتهم أكبر من 5000 جنيه. Dr.HusseinRady

15. تأكد أن جدول البيانات Customers مفتوحا ومن التبويب Home أنقر زر Advanced تظهر قائمة تشتمل علي عدة خيارات. أنقر Filter by form. يظهر النموذج علي هيئة صفحة بيانات تشتمل علي سجل واحد وبدون بيانات. وجه المؤشر إلي حقل ”المدينة“ ثم أنقر السهم المتجه لأسفل، ثم إختر من القائمة المنسدلة ”طنطا“. تظهر عبارة ”طنطا“ تحت حقل ”المدينة“. وجه المؤشر إلي حقل ”المشتريات حتي تاريخه“ ثم أكتب >5000 يظهر الرقم >5000 تحت حقل ”المشتريات حتي تاريخة“. Dr.HusseinRady

16. معني الخطوتين رقم 2 ، 3 أظهر السجلات التي تشتمل علي عملاء مدينة ”طنطا“ وفي نفس الوقت تزيد مشترياتهم عن ”5000“. بعد الإنتهاء من كتابة كل معايير التصفية ، من التبويب Home ومن مجموعة Sort & Filter أنقر زر Toggle Filter والذي يكون في حالة تطبيق عامل التصفية أي Apply Filter . تظهر فقط السجلات التي ينطبق عليها معايير التصفية التي حددتها. لاحظ أن رمز التصفية يظهر أمام إسم الحقل الذي أتخذ كمعيار للتصفية. بعد الإطلاع علي السجلات أنقر نفس الزر مرة أخري لإزالة عامل التصفية أو أنقر زر Advanced ومن Dr.HusseinRady

17. القائمة التي تظهر إختر clear all Filter ،تظهر كل سجلات الجدول ويتوقف تأثير عامل التصفية. 2- التصفية حسب التحديد: تصفية السجلات حسب التحديد هي أسهل طريقة لتصفية السجلات ، ولكن قبل إجراء التصفية أي قبل عزل السجلات المطلوبة ، يجب أن تبحث عن القيمة التي تريد تصفية السجلات التي تحتويها أو تحددها في الجدول. مثال: إذا كان المطلوب تصفية جدول العملاء لكي تحصل علي عملاء مدينة طنطا ، يجب البحث عن سجل يشتمل علي مدينة طنط في حقل ”المدينة“ ثثم نجر التصفية المطلوبة. Dr.HusseinRady

18. فمثلا إذا كان المطلوب تصفية جدول Customers بحيث تظهر سجلات مدينة ”طنطا“ فقط إتبع الخطوات التالية: إفتح جدول Customers ثم إنقل المؤشر إلي الحقل الذي تريد تصفية السجلات تبعا لمحتوياته ( حقل ”المدينة“). حدد (إختر ) القيمة التي تريد تصفية السجلات تبعا لها (”طنطا“ مثلا) ثم إنتقل إلي الخطوة رقم 6 مباشرة ، فإذا كان الجدول كبيرا ولايمكنك تحديدها بسهولة وتحتاج للبحث عنها نفذ الخطوات من 3 – 5 . من التبويب Home أنقر زر Find . يظهر مربع find and replace. أمام خانة Find what أكتب ”طنطا“ ومن خانة Match Dr.HusseinRady

19. أنقر السهم لفتح القائمة المنسدلة ثم حدد إختيارك علي ضوء ماسبق شرحة. من مربع Find and replace أنقر زر Find next ثم أنقر زر cancel ، يغلق المربع وترجع إلي الجدول ، ستجد العبارة التي تبحث عنها مضاءة. من التبويب home ومن مجموعة Sort & Filter أنقر زر Selection ومن القائمة التي تظهر إختر Equals … تظهر صفحة البيانات مشتملة علي عملاء مدينة طنطا فقط ، ويبدو الجدول كما لو كان يشتمل علي هذه السجلات فقط. للعودة إلي الجدول قبل التصفية أنقر زر Toggle Filter من مجموعة Sort & Filter . Dr.HusseinRady

20. أنقر زر Selection مرة أخري ثم إختر من القائمة المنسدلة Doesn’t Equal … . ماذا لاحظت. Dr.HusseinRady