Nekksus Lokal systemadministration Budget

1. Utbildningsmaterial NekksusLokal systemadministration Budget Ver. 2012-10-08

2. Innehåll • Att byta användare på budgetuppgift i Nekksus • Att byta användare på budgetaktivitet i Nekksus • Rapport: Valbara periodnycklar • Avstämning motpart • Avstämning nämndbidrag • Rapport ”Status-Processflöde” NEKK | Utbildningsmaterial | Lokal systemadministration Nekksus budget

3. 1. Att byta användare på budgetuppgift i Nekksus • När budget genereras i Nekksus skapas uppgifter och aktiviteter som kopplas till användare utifrån senast prognosversion. Vid behov kan dessa uppgifter och aktiviteter flyttas till annan användare. • Byte av användare på uppgift: • Klicka på flik Budget/Prognos adm och välj rapport ”Koppla användare till aktivitet och uppgift”. • Välj Process: 2013 Budget • Klicka på flik Uppgifter. I fälten Inmatare och Godkännare kan du byta användare på uppgiften genom att klicka på raden och välja annan användare i rullista. • Spara. NEKK | Utbildningsmaterial | Lokal systemadministration Nekksus budget

4. 2. Att byta användare budgetaktivitet i Nekksus • Byte av användare på aktivitet • Klicka på flik Budget/Prognos adm • Välj rapport ”Koppla användare till aktivitet och uppgift” • Välj Process: 2013 Budget • Klicka på flik Aktivitet. I fältet Godkännare kan du byta användare på aktiviteten genom att klicka på raden och välja annan användare i rullista. • Spara. NEKK | Utbildningsmaterial | Lokal systemadministration Nekksus budget

5. Tips kring byte av användare på uppgift/aktivitet i Nekksus! Filtrera på användare Både i flik Aktivitet och flik Uppgift är det möjligt att filtrera på användare. Det kan vara användbart tex när en persons samtliga uppgifter skall flyttas till annan användare. Högerklicka (ej vänsterklick!) på aktuell användare som du vill ersätta och välj ”Filtrerar på detta värde”. Då visas endast de rader som är aktuella för användaren. Byt användare på samtliga rader. Högerklicka igen för att ta bort filter. NEKK | Utbildningsmaterial | Lokal systemadministration Nekksus budget

6. Tips kringbyte av användare på uppgift/aktivitet i Nekksus! När användare saknas på uppgift eller aktivitet Finns ingen användare registrerad som inmatare eller godkännare på en uppgift/aktivitet står det ”välj” i fältet för användare. Detta kan t.ex. inträffa när ett nytt ansvar har skaptas. Inmatare/godkännare måste alltid anges för samtliga ansvar/nivåer för att budget ska kunna registreras/godkännas. För att snabbt kunna se ansvar/nivåer som saknar inmatare eller godkännare finns information om detta under flik Utan användare. Här visas först de Aktiviteter som saknar Godkännare och nedan i vyn även de Uppgifter som saknar Inmatare/Godkännare. NEKK | Utbildningsmaterial | Lokal systemadministration Nekksus budget

7. 3. Rapport: Valbara periodnycklar • Central systemadministration administrerar periodnycklar och förvaltningar kan välja vilka periodnycklar som skall vara aktiva inom förvaltningens budgetarbete. Lokal systemförvaltare kan se vilka nycklar som de har valt att aktivera samt samtliga valbara inom staden. • Klicka på flikBudget/Prognos adm • Välja rapport ”Valbara periodnycklar”. Överst i vyn visas en lista över de periodnycklar förvaltningen valt att aktivera. Längre ner återfinns lista över samtliga valbara periodnycklar. NEKK | Utbildningsmaterial | Lokal systemadministration Nekksus budget

8. 4. Avstämning motpart • Budget skall vara avstämd avseende motpartsgrupp XXXX respektive NNNN. Förvaltningsintern motpart skall vara ”0”. I Nekksus finns flera rapporter som kan vara användbara vid avstämning av motpart. Rapport ”Budgetanalys” • Under pågående budgetprocess kan rapport ”Budgetanalys” vara användbar för avstämningar av budget på koddelar. Tänk på att det är innevarande år som är default för rapporten och användaren måste aktivt välja annat år (t.ex. 2013). I denna rapport väljer användaren själv vilka kolumner (genom val av version) som skall visas. • Tänk på att om motpart inte anges vid budgetregistrering så sparas ändå budgetvärdet med ”Motpart ej angivet”, summerat under motpartsgruppering 1-4 Extern motpart. NEKK | Utbildningsmaterial | Lokal systemadministration Nekksus budget

9. Forts. avstämning motpart Rapport ”Motpartsavstämning – budget” • En särskild rapport för motpartsavstämnings med inmatningsfunktion har skapats. Rapporten finns endast tillgänglig under flik Ekonomi för användare med behörighet till rapportgrupp ”Lokal systemadministration”. Rapporten visar motpartsgrupperna per kontogrupp i resultaträkningen och total budget per månad per motpartsgrupp. Avstämning kan göras av hela eller delar av förvaltningen genom att välja nivå i organisationsträdet. • I flik Avstämning visas budget fördelad på resp. motpartsgruppering. • I flik Period/Justering kan justering av budget per motpartsgrupp göras per kontogrupp och period. Budget för valt ansvar blir uppdaterad även om ansvarets budget redan är godkänd. • I flik Ansvar visas budget för vald kontogrupp fördelad på ansvar för resp. motpartsgruppering. • I flik Resultat per månad visas budget per månad för resp. motpartsgruppering. NEKK | Utbildningsmaterial | Lokal systemadministration Nekksus budget

10. Forts. avstämning motpart Arbetsgång för justering av motpart i rapport motpartsavstämning budget: • Öppna rapport Motpartsavstämning budget och välj år 2013 och aktuell budgetversion. • Välj flik avstämning och markera vilken kontogrupp som ska justeras. • Välj flik Period/Justering och markera vilken period (månad) som ska justeras. • I vyn längst ner i bild öppnas ett inmatningsbart fält. Välj Ansvar där justering av motpart skall sparas. Välj Motpart som skall justeras. Fyll i justeringsbelopp i fält Budget. Klicka på ”Lägg till rad” och fyll i vilket ansvar och motpart som skall motbokas. Summa skall bli 0. Spara. Observera att justeringen inte är resultatpåverkande (påverkar inte resultatraden på budgeten ) utan endast är en justering mellan motparter! NEKK | Utbildningsmaterial | Lokal systemadministration Nekksus budget

11. 5. Kommunbidrag Budget för kommunbidrag fördelas i Nekksus till samtliga förvaltningar. När budgetprocessen startar hämtas uppgifter om kommunbidrag per förvaltning och ram utifrån kommunbidragsfilen från SLK. Uppgifterna sparas i Nekksus per ram på centralt ansvar inom respektive förvaltning och uppdateras under budgetprocessen löpande vid eventuella tilläggsbeslut. NEKK | Utbildningsmaterial | Lokal systemadministration Nekksus budget

12. 6. Avstämning nämndbidrag I Nekksus finns funktionalitet för automatisk beräkning av nämndbidrag utifrån nettobudget på respektive ansvar. När knappen används sker en motbokning på centralt ansvar inom förvaltningen med motsvarande post. Det är samma ansvar som för budget kommunbidrag vilket underlättar budgetavstämning av konton för kommunbidrag/nämndbidrag på förvaltningen. I de fall förvaltning väljer att inte använda funktionen med automatisk motbokning av nämndbidrag så sker heller ingen automatisk motbokning av centralt ansvar inom förvaltningen. Detta måste ske manuellt och det är viktigt att budget på förvaltningsnivå på konto nämndbidrag blir 0 varje månad. Viktigt att inte blanda manuell och automatisk beräkning av nämndbidrag! Avstämningsproblem kan uppstå om förvaltningen delvis använder funktionen! Användbar rapport vid avstämning av nämndbidrag är rapport Budgetanalys. Där kan specifikation över budgetvärde på konto nämndbidrag tas fram per nivå/ansvar. NEKK | Utbildningsmaterial | Lokal systemadministration Nekksus budget

13. 7. Rapport ”Status - processflöde” För att följa förvaltningens arbete med budget i Nekksus är rapport Status - Processflöde användbar. Denna rapport visar status på samtliga aktiva processer inom förvaltningen och är samma rapport som används vid prognosarbete. • Öppna rapport ”Status – processflöde” och välj Process: 2013 Budget. • Användaren ser alltid processen för hela förvaltningen om inget annat val görs i organisationsträdet till vänster i bild. • I flik Översikt visas en samlad bild över status på uppgifter och aktiviteter inom förvaltningen.. Val som görs i denna flik följer med till nästa flik. • I flik Aktiviteter visas namn på godkännare och status för aktiviteter. • I flik Uppgifter visas namn på inmatare/godkännare och status för uppgifter. I rapporten följer val som görs i flik Översikt med till övriga flikar! NEKK | Utbildningsmaterial | Lokal systemadministration Nekksus budget