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Activity-Based Cost Management An Executive ’ s Guide

Activity-Based Cost Management An Executive ’ s Guide. Chapter 9 Implementing ABC/M Through Rapid Prototyping (pp. 325-344) 報告人：楊伸崇 2004.12.13. 第九章：透過快速複製模組法實施 ABC/M Introduction 前言. 前言 Solving operational or strategic problems? Top-down ABC or bottom-up ABM?

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  1. Activity-Based Cost ManagementAn Executive’s Guide Chapter 9 Implementing ABC/M Through Rapid Prototyping (pp. 325-344) 報告人：楊伸崇 2004.12.13

  2. 第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M Introduction 前言 • 前言 • Solving operational or strategic problems? • Top-down ABC or bottom-up ABM? • ABC/M = ABC + ABM (components) • Project team執行ABC/M建議步驟： • 先用全公司ABC作strategic成本及分析 (即用ABC計算不同outputs/cost objects成本) • 再應用上述分析結果 (再用ABM應用在作業成本管理議題上)

  3. 第九章：透過快速複製模組法實施ABC/MABC與ABM • ABC (Activity-based costing) • Strategic策略性cost information • The math一種算術 • Tracing expenses into costs • ABM (Activity-based management) • Tactical & operational action plans (依據ABC) • 用ABC算術做出來的資料 • Ask more questions • More reporting on intermediate outputs • Fact-based root-cause analysis Source:Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P326.

  4. 第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M ABC/M Rapid Prototyping • ABC/M Rapid Prototyping • 先靠少數key/informed/knowledgeable employees • 快速建構一ABC/M model (可local或enterprise) • 其他lower level co-workers (更detail) • Adjust, revise更貼近final outputs • 好處 • 快速複製模組法可以accelerate組織學習ABC/M • 避免too detailed too soon • Make your mistakes quickly • In days; not Rolls Royce ABC/M models in months Source:Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P327.

  5. 第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M對ABC/M的迷思第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M對ABC/M的迷思 • 對ABC/M的Misconceptions • 必須公司上下總動員 • 資料必須來自公司所有作業且巨細靡遺 • ABC/M系統像生產資訊系統般 • 系統建構完成前不會有結果 • 要很久以後才能執行 • 執行後會覺得一切努力並不值得 Source:Cokins G.2001,Activity-Based Management-An Executive’s Guide,P328.

  6. 第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M對ABC/M的迷思第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M對ABC/M的迷思 • 其實ABC/M是： • An analytical tool • 與transaction-intensive資訊系統不同 • 是sits on top of生產資訊系統 • 因此用ABC/M Rapid Prototyping： • ABC/M built cheaply & quickly • 減少用太多行政資源; 但仍raise awareness • 是種implementation approach

  7. 第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M更多介紹ABC/M Rapid Prototyping • 快速複製模組法實施ABC/M鑰字 • An implementation approach執行手法 • Reiterative; relevant反覆修正 • To flush out relevant data沖刷出相關資料 • A succession of models系列連續模組 • Accelerated learning technique加速學習 • Key participants; functional representatives • 由ABC/M models轉成ABC/M system • Data 由strategic越來越operational (detailed)

  8. 第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M Figure 9-1 ABC/M R P的反覆性重塑模組 Source:Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P329.

  9. 第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M更多介紹ABC/M Rapid Prototyping • 傳統ABC/M系統執行時通常需密集面晤員工 • ABC/M R P 先一小批了解公司作業員工 • 幾天時間內建構the first ABC/M model • With a trained facilitator訓練過的導師 • And a software specialist • 目標不是精準，而是學習及產生vision • 不像ABC/M pilot大張旗鼓、發問卷 • 引發心理防衛、害怕

  10. 第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M更多介紹ABC/M Rapid Prototyping • 參加者learning through doing • Incremental improvement逐段進步 • 參與感夠，因是自己熟悉的範圍 • 速度快的規則： • 不帶資料進來，建構model全用已知data • 除了financial data以外 • Model當期total expenses

  11. 第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M先跳踢踏舞，再學華爾茲第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M先跳踢踏舞，再學華爾茲 • 架構第一個ABC/M Model步驟 • 按組織圖工作性質相同者將員工分組 • 通常約10-15組 (通常與功能部門同) • 數總每組的員工人數 • 關鍵是要分析的成本架構每一部分都涵蓋 • 每位functional representative帶最熟的組 • 由FR定義3項具代表性作業 • 圖9-2是張「事工作業」time-effort 工作表 Source:Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P330.

  12. 第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M圖9-2 「事工作業輸入表」 (Work Activity Input Form) Source:Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P331.

  13. 第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M有關time-effort 或 事工作業輸入表(Work Activity Input Form) • 功能群組定義3項具代表性事工作業 • 20分鐘內，10-15組各組完成表格 • 定義的寫法：動詞+形容詞+名詞 • 標定組別、組人數、事工作業描述 • 標定作業成本動因activity cost driver • 3項代表性事工作業涵蓋90%組事工 • 簡單摘要化，各組總計40-60條activities • 夠回溯trace作業成本至cost objects

  14. 第九章：透過快速複製模組法實施ABC/MMore有關Work Activity Input Form • 事工作業輸入表 • 員工的工作時間比例以5%為變動間距 • 3項代表性事工作業單項不超過80% • 不要列「督導員工」或「開會」 • 因目標要trace work activities至cost objects • 寫代表性事工作業不必代表們討論得共識 • 10-15位FR各自有領域，不用在意precision • 錯估會統合性自行抵銷，精神是project team simulating出”prototype” • 最後由此prototyping出自己的ABC/M系統

  15. 第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M描繪 (profiling)「成本物件/標的(cost objects)」 • 錯估在ABC/M分攤網絡下會互相抵銷 • Closed system; errors offsetting • 分群組、分activity時也已差異化 • facilitator也可確保各組單項成本分割 • facilitator像caricature sketch artist • 選代表性特徵足夠勾勒出組織形狀 • 太多超過diminishing returns Source:Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P332.

  16. 第九章：透過快速複製模組法實施ABC/MCost Objects Profiling • 用成本物件比一般組織用區域分割好 • 用人口結構特徵分割顧客群亦可 • 重點要能表達資源耗用 • Rapid Prototyping其中特點profiling • 用影響不同成本耗用的因素來profile • Major sources of diversity • 圖9-3是facilitator定義不同客戶的工作表 • Profiled最終成本物件 + 30多工作activities Source:Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P332.

  17. 第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M圖9-3 最終成本物件/目標描繪 Source:Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P333.

  18. 第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M教釣魚法 & They can fish forever • Causal：成本標的造成作業變動 • 每一項作業都要回推到成本標的上面 • id出每項作業的作業動因drivers • Activity drivers總數依成本標的分配比例 • ABC/M軟體分攤成本至最終成本標的上 • Assign薪資及其他費用到成本標的 • Financial Controller分配非薪資類支出項 • 分攤成本網絡前已完成，ABC/M模型備 Source:Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P334.

  19. 第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M教釣魚法 & They can fish forever • 用key employees的informed estimates • ABC/M要有結果竟不用收集所有資料 • 啟示：一開始助力而非需大量IT拖垮 • IT是在使用者已仰賴ABC/M資料後加入 • ABC/M R P像場未計分的練習賽 • 少數開始；但因為是從頭自己架構 • 計算出結果雖與預期、既有會計成本(思考/分攤也瑕疵)不同，但仍是相當可信 Source:Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P334.

  20. 第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M圖9-4 ABC/M RP 3天工作計畫 Source:Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P335.

  21. 第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M建構及入住ABC/M，第0號模型：起跑點第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M建構及入住ABC/M，第0號模型：起跑點 • 第0號模型，表示第1、2…號將逐現 • ABC/M成本分攤網絡可再細分割 • 群組、作業、產出、顧客群等也可再細分 • 但每次細分都必須問必要性 • 0號後每當outputs對某些data較敏感則增換 • ABC/M RP以higher lever estimates開始 • 一旦循分攤網絡、作業成本與成本物件結合，所有高低估會彼此抵銷而非累計 Source:Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P335.

  22. 第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M更多醒思第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M更多醒思 • ABC/M RP目的不在一開始就把所有細節標定 • 而是要stimulate參與者，思考手上資料 • 最重要的：預想組織如何用新的資訊決策 • ABC/M is basically a self-discovery experience. • ABC/M即使已在運轉都不一定能提出解答 • 但可指引去哪裏找資料及問更多的問題 • ABC/M RP能預防「死在細節中」 Source:Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P336.

  23. 第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M更多醒思第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M更多醒思 • ABC/M 若用傳統IT解決要多細節的問題 • 可能第一步定義資料需求就要花上數週 • 但ABC/M的資源、作業、成本物件之間太多互依性interdependencies • ABC/M RP = reasonably right info, reasonably right results, in reasonable time frame • 第0號模型理想上2天完成，第3天把玩一下model，增減attributes看 • 欣賞，不是計算後的成本數字，而是看到需進一步調查的方向 Source:Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P336.

  24. 第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M分析第0號模型來吸引其他人信賴/加入第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M分析第0號模型來吸引其他人信賴/加入 • ABC/M 現在可以評估特定改變造成的衝擊 • 加上銷售資料，model可算出產品/服務單價，甚至中間性產出的成本，如設備每小時成本 • 也可算每一貢獻要素 (如每個作業)的單價 • per work output cost單價也可對照，project team可尋求內部標竿學習，找出最好的practices • 也可模擬解決組織目前遭遇的實際問題，例如評估某客戶下的某訂單的產品服務單價 • 也可試與傳統會計不同方式處理折舊分攤 Source:Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P336.

  25. 第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M分析第0號模型來吸引其他人信賴/加入第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M分析第0號模型來吸引其他人信賴/加入 • 可一窺成本結構中多少是支撐組織，多少是用來支付製造產品或交付服務的成本 • 二者的比例可能令人吃驚 • 支撐組織可能佔成本結構 (不含原料成本)超過30%，這是好還是不好？ • 某些非產品、非服務、非顧客相關的成本，是否要繼續維持目前程度或取捨？ • 也可討論閒置產能，因為現在分攤已合理 Source:Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P336.

  26. 第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M分析第0號模型來吸引其他人Buy-in第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M分析第0號模型來吸引其他人Buy-in • 也不要過度分析 • 要讓以參與的去運用ABC/M資料 • 讓運用延伸到其他組織待解決的棘手的問題 • 這就產生讓第0號模型持續至建構第1號模型即對整個ABC/M的 buy-in。 Source:Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P336.

  27. 第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M鞏固及宣導學習經驗；溝通計畫第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M鞏固及宣導學習經驗；溝通計畫 • 讓第0號模型參與者對選出的同儕、主管簡報 • 第一階段ABC/M RP以簡報結束使team較易了解：需要2 plans • An implementation plan & a communication plan • ABC/M is about behavioral change management. • 故第二個計畫重要性不亞於第一個計畫 • 一開始時誰參與也很關鍵，免得反對者破壞 Source:Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P337-338.

  28. 第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M鞏固及宣導學習經驗；溝通計畫第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M鞏固及宣導學習經驗；溝通計畫 • Visible benefits; initial group, positive attitude • Everyone will learn that costs are abstract and intangible. • 成本是用來衡量成效，「將客戶或產品需求加在工作上的執行成效」 • 量度成本等於建立模型呈現資源耗用的情形 • Resources are where the capacity to do work resides. 資源是作工產能之所在。 • 產能則是付出費用買來的。 Source:Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P337-338.

  29. 第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M特殊個案的ABC/M Model設計與架構 -1 Resources Source:Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P339.

  30. 第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M特殊個案的ABC/M Model設計與架構 -2 Source:Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P340.

  31. 第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M特殊個案的ABC/M Model設計與架構 -3 Source:Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P340.

  32. 第九章：透過快速複製模組法實施ABC/MABC/M系統實施工作計畫第九章：透過快速複製模組法實施ABC/MABC/M系統實施工作計畫 Source:Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P341.

  33. 第九章：透過快速複製模組法實施ABC/MABC/M系統實施工作計畫第九章：透過快速複製模組法實施ABC/MABC/M系統實施工作計畫 • 分成六個總項 • 1000計畫設計、2000溝通管理、3000軟體 • 4000模型設計、5000生產系統、6000成果管理 • 提供引導組織執行ABC/M的檢查表checklist • ABC/M RP是在計畫規劃後的第一個步驟，並於日後持續對系統提供洞見 • 下個步驟應結合成本與收入資料以產生利潤分析 Source:Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P341.

  34. 第九章：透過快速複製模組法實施ABC/M結論 • 先了解組織利潤與所有影響層面的成本架構之間的相對關係，帶來聚焦效果極可能的行動 (如變更售價) • 一旦策略性ABC/M 架構已能提升意識，組織便可建構內部模型，作業性地運用ABC/M資料改善生產力 • 接下來運用，可與績效評量、流程管理、EVA、TQM等結合。 Source:Cokins G. 2001, Activity-Based Management--An Executive’s Guide, P337-338.

  35. 敬請指教 謝謝

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