FINANSOWANIE PROJEKTÓW W 6.PROGRAMIE RAMOWYM UE Krajowy Punkt Kontaktowy 25 marca 2003

1. FINANSOWANIE PROJEKTÓWW 6.PROGRAMIE RAMOWYM UEKrajowy Punkt Kontaktowy 25 marca 2003 Barbara Trammer Krajowy Punkt Kontaktowy E-mail: barbara.trammer@kpk.gov.pl

2. Zastrzeżenie Ponieważ prace nad kontraktem i zasadami finansowania projektów w 6.Programie Ramowym UE nie zostały jeszcze zakończone, niektóre elementy prezentacji mogą ulec zmianie.

3. Guidelines

4. Aneksy jako integralna część kontraktu • Anex I – Opis pracy w projekcie • Anex II – Warunki ogólne • Anex III – Zasady szczegółowe odnoszące się do poszczególnych instrumentów • Formularz A – zgoda członka konsorcjum na przystąpienie do kontraktu • Formularz B – przystąpienie nowego uczestnika w trakcie trwania kontraktu • Formularz C – sprawozdanie finansowe http://europa.eu.int/comm/research/fp6/working-groups/model-contract/index_en.html

5. DOPUSZCZALNE KOSZTY • Koszty rzeczywiste, ekonomicznie uzasadnione, konieczne do realizacji projektu • Określone zgodnie z przyjętymi przez uczestnika zasadami księgowania • Poniesione w czasie trwania projektu (o ile kontrakt nie określa inaczej) • Odnotowane w księgach rachunkowych uczestnika lub, jeśli tak przewiduje umowa (w przypadku zasobów udostępnionych przez stronę trzecią na mocy wcześniejszego porozumienia), w odpowiednich księgach rachunkowych strony trzeciej • Nie zawierają cła, podatków pośrednich (VAT), kosztów poniesionych w związku z innym projektem UE

6. Modele rozliczania kosztów • FC –Full CostModel Uczestnik projektu wykazuje wszystkie koszty bezpośrednie i pośrednie związane z wykonywaniem zadań projektu. Wymagany system księgowości analitycznej precyzyjnie wykazujący koszty pośrednie przypadające naprojekt

7. KOSZTY POŚREDNIE(Koszty ogólne jednostki) • Obsługa księgowa • Koszt pomieszczeń (włączając amortyzacje budynków i aparatury), ogrzewania, energii elektrycznej, ubezpieczeń, usługi pocztowe, telefon • Zarządzanie, obsługa administracyjna • Zaopatrzenie biurowe • Podstawowe wyposażenie (komputer, laptop, oprogramowanie biurowe)

8. Modele rozliczania kosztów • FCF – Full Cost Flat Rate Model Uczestnik projektu wykazuje wszystkie koszty bezpośrednie związane z wykonywaniem zadań projektu. Koszty pośrednie liczone są ryczałtowo jako 20% całości kosztów bezpośrednich (z wyłączeniem usług).

9. Modele rozliczania kosztów • AC – Additional Cost Model Uczestnik wykazuje tylko koszty bezpośrednio i specjalnie (poza bieżącą działalnością) poniesione do celów projektu. Koszty pośrednie liczone są ryczałtowo jako 20% całości tak liczonych kosztów bezpośrednich (z wyłączeniem usług). • Komisja zwraca 100% kosztów UWAGA: wyjątek stanowi poz. consortium management, dla której dopuszczalne są koszty związane z bieżącą działalnością.

10. Modele rozliczania kosztów • Model FC-mogą używać wszyscy uczestnicy z wyjątkiem osób fizycznych, które mogą stosować jedynie model AC • Model FCF-SMEs,organizacje „non commercial or non-profit” publiczne lub prywatne,organizacje międzynarodowe

11. Modele rozliczania kosztów • Model AC-organizacje „non commercial or non-profit” publiczne lub prywatne,organizacje międzynarodowe Stosowany gdy ze względu na swój system księgowy jednostka nie jest w stanie wykazać pełnych kosztów projektu. Zazwyczaj uczelnie, władze lokalne, agendy rządowe itp.

12. 1 Jednostka1 system księgowy1 model rozliczania kosztów • AC  FCF • AC  FC • FCF  FC

13. KOSZTY PERSONELU • Całość kosztów zatrudnienia (wraz z podatkami, obowiązkowymi ubezpieczeniami i kosztami urlopów) • Wlicza się tylko personel merytorycznie związany z realizacją projektu • Rozliczany jest tylko koszt czasu pracy poświęconego na cele projektu • Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy TIMESHEETS

14. RODZAJE KOSZTÓW (5.PR) Koszty bezpośrednie: • Personnel (personelu) • Durable equipment (sprzęt trwały) • Subcontracting (zlecenia) • Travel and subsistence (podróże) • Consumables (materiały) • Computing (obliczenia komputerowe) • Intellectual property rights (ochrona własności intelekt.) • Other specific costs (inne koszty) Koszty pośrednie: • Overheads (narzuty)

15. Klasyfikacja kosztów • Według rodzajów działań, których dotyczą, nie ma ściśle określonych kategorii kosztów (jak w 5.PR)

16. Klasyfikacja kosztów (cd.) • Każda instytucja zastosuje własne zasady rachunkowe • Komisja wyda zestaw wytycznych finansowych, w których poinformuje uczestników o tym, jak można klasyfikować i wliczać wydatki podlegające refundacji w koszty projektu oraz zaproponuje dobre praktyki finansowe

17. Kalkulacja wkładu finansowego KE • Oszacowanie rzeczywistych kosztów realizacji poszczególnych działań w projekcie • Wybór odpowiedniego modelu rozliczania kosztów dla każdego partnera w projekcie • Zastosowanie wskaźników wsparcia przez Komisję poszczególnych rodzajów działań Maksymalny wkład finansowy KE zostanie określony w kontrakcie

19. Zarządzanie konsorcjum(1) • Finansowanie wynosi 100%, ale tylko do wysokości 7% wkładu KE. Pozostałe koszty zarządzania będą włączone do typu działalności, którego dotyczą i w odpowiednim procencie przez Komisję finansowane • Koszty obligatoryjnie umieszczane w kategorii „zarządzanie” - certyfikat audytora zewn. - competitive calls (Projekty Zintegrowane, Sieci Doskonałości)

20. Zarządzanie konsorcjum(2) Koszty, które mogą być umieszczone w kategorii „zarządzanie” • przygotowanie umowy konsorcjalnej (jeśli obowiązkowa) • koordynacja działań merytorycznych • ogólne zarządzanie konsorcjum (prawne, administracyjne, finansowe) • zarządzanie wiedzą • uzyskanie gwarancji finansowych (gwarancje bankowe), jeśli wymagane przez KE • inne UWAGA: Uczestnicy rozliczający się w modelu AC mogą umieszczać w kategorii „zarządzanie” koszty pracy personelu stałego

21. Projekty ZintegrowaneKontrakt i początkowe finansowanie • Kontrakt określi maksymalne finansowanie ze strony KE • Nie określi rozkładu dofinansowania dla poszczególnych partnerów ani zadań • Ogólny opis zadań w projekcie (może być w trakcie modyfikowany) • Szczegółowy plan wdrożenia wraz z planem finansowym i kosztorysem uwzględniającym rodzaje działań i uczestników na pierwsze 18 miesięcy • Komisja wypłaci zaliczkę :85% oczekiwanego wkładu KE na 18 miesięcy(15,3 miesiąca)

22. Projekty ZintegrowaneFinansowanie Konsorcjum składa po 12 miesiącach: • sprawozdanie merytoryczne i finansowe • Szczegółowy plan wdrożenia wraz z planem finansowym i kosztorysem uwzględniającym rodzaje działań i uczestników na kolejne 18 miesięcy (powstaje 6-miesięczna „zakładka”)

23. Projekty ZintegrowaneFinansowanie • Po przyjęciu sprawozdania finansowego przez KE, kwota zaliczki wypłaconej za miniony okres zostaje rozliczona i zmieniona na płatność przyjętą • KE uzupełni zaliczkę tak, by konsorcjum znów dysponowało 85% przewidywanego wkładu Komisji na okres kolejnych 18 miesięcy

25. Projekty Celowe (STREP)-Finansowanie • Kontrakt określi maksymalne finansowanie ze strony KE • Określi dokładnie zadania, plan wdrożenia i plan finansowy na cały okres trwania projektu • Nie określi rozkładu finansowania dla poszczególnych partnerów ani dla realizacji poszczególnych zadań

26. Projekty Celowe (STREP)-Finansowanie • Komisja ustali, jaki będzie okres rozliczeniowy i ustali zaliczkę w wysokości: 85% wkładu KE na okres rozliczeniowy + 6 miesięcy • Konsorcjum składa raport za okres rozliczeniowy. Po zatwierdzeniu przez KE kwota zaliczki zostaje zmieniona na płatność przyjętą • Komisja uzupełni zaliczkę tak, by Konsorcjum znowu dysponowało zaliczką w wysokości 85% na poczet kolejnego okresu rozliczeniowego

27. Sieci Doskonałości (NoE)-GRANT NA INTEGRACJĘ • Określona suma na wsparcie wspólnego programu działań (joint programme of activities JPA) • Uwzględnia oczekiwany stopień integracji sieci, proponowaną liczbę pracowników biorących udział w sieci, charakterystykę danej dziedziny badań, JPA • Każdy konkurs będzie zawierał tabelę z przeliczeniem liczby pracowników naukowych na średni roczny grant przyznawany sieci

28. NOE – wartość grantu na integrację - PRZYKŁAD

29. NOE – Kto jest badaczem • Członek personelu badawczego z co najmniej 4-letnim doświadczeniem w badaniach naukowych lub ze stopniem doktora • Jest zatrudniony przez partnera konsorcjum lub pracuje pod jego bezpośrednim zarządzaniem w ramach umowy partnera z pracodawcą badacza • Wchodzi w skład zespołu przeznaczonego do realizacji zadań sieci • Jest określony z imienia i nazwiska (lista dostępna do kontroli)

30. NOE - FINANSOWANIE • W kontrakcie określony wkład finansowy KE, ale nie rozdział grantu między uczestników sieci i działania • Zostanie zastosowany system 18- miesięcznych planów, 12-miesięcznych sprawozdań i 85% zaliczek, jak dla IP

31. NOE - FINANSOWANIE • Grant wypłacany w rocznych ratach uzależniony od: 1) osiągnięcia satysfakcjonujących postępów w trwałej integracji 2) poprzednia rata została wykorzystana na prowadzenie wspólnych działań • Zasada zmniejszających się rat rocznych przy zachowaniu całkowitej wielkości grantu w celu przeciwdziałania uzależnieniu się Sieci od finansowania zewnętrznego

32. Certyfikat audytora(1) • Potwierdzenie kosztów poniesionych w projekcie • Każdy partner przedstawia certyfikat odnośnie swojej części kosztów • Certyfikat audytora przedstawiany będzie KE jednocześnie ze sprawozdaniem finansowym

33. Certyfikat audytora(2) Audytor zewnętrzny: - niezależny w stosunku do uczestnika projektu - ma kwalifikacje odpowiednie do przeprowadzania audytu zgodnie z 8 Council directive 84/253/EEC z 10.04.1984 Krajowa Izba Biegłych Rewidentów www.fee.be/members/countries.htm

34. Certyfikat audytora(3) Certyfikat audytora jest obowiązkowy

35. Certyfikat audytora(4) Certyfikat audytora potwierdza, że koszty wykazane w sprawozdaniu finansowym są: • Rzeczywiste • Określone zgodnie ze stosowanymi przez uczestnika zasadami księgowymi • Poniesione w czasie trwania projektu (o ile kontrakt nie określa inaczej) • Odnotowane w księgach rachunkowych uczestnika • Nie zawierają cła, podatków pośrednich (VAT), kosztów poniesionych w związku z innym projektem UE • Wykazane zgodnie ze stosowanym przez uczestnika modelem rozliczania kosztów

36. Certyfikat audytora(5) • Sprawdzenie jakości informacji zawartych w sprawozdaniu finansowym • Certyfikat nie będzie odzwierciedlać zasadności dokonania takich, a nie innych wydatków ani gospodarności w zarządzaniu zasobami

37. Certyfikat audytora(6) • Koszt uzyskania certyfikatu będzie zwrócony przez KE w 100% (zarządzanie konsorcjum) • Komisja zachowuje prawo do przeprowadzania audytów finansowych w każdym momencie w trakcie trwania projektu i 5 lat po jego zakończeniu

38. CłoPolskie przepisy prawne • Towary przywożone w ramach Programów Ramowych UE są zwolnione od cła na mocy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 grudnia 2001 „Przywóz towarów z zagranicy jest zwolniony od cła, jeśli przedmiotem przywozu są:towary przywożone w ramach Ramowego Programu Badań, Rozwoju Technicznego i Prezentacji Unii Europejskiej oraz innych programów naukowo-badawczych Unii Europejskiej...”

39. Podatek VAT(1) Polskie przepisy prawne • Zwrot podatku VAT przysługuje podatnikom dokonującym zakupu towarów i usług lub importu towarów, finansowanego ze środków Programów Ramowych Unii Europejskiej oraz innych programów naukowo-badawczych Unii Europejskiej. (Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 marca 2002r.) • Z podatku VAT zwolniony jest import towarów zwolnionych od cła. (Ustawa opodatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym)

40. Podatek VAT (2)Polskie przepisy prawne • Zwrot podatku przysługuje podatnikom, którzy spełniają następujące warunki: 1.Złożyli zgłoszenie rejestracyjne i posiadają numer identyfikacji podatkowej 2. Prowadzą ewidencję zawierającą dane niezbędne do określenia kwoty zwrotu podatku 3. Gromadzą środki o których mowa na wyodrębnionym rachunku bankowym i dokonują zakupów z tego rachunku 4. W całości zapłacili należność obejmującą podatek naliczony z tytułu dokonanych zakupów towarów i usług oraz posiadają oryginał faktury 5. Posiadają zaświadczenie, że zakup sfinansowany został ze środków Unii Europejskiej. Zaświadczenie wydaje Komitet Integracji Europejskiej 6. Złożą wniosek o zwrot podatku VAT

41. Podatek VAT (3)Polskie przepisy prawne • Stawka 0% VAT na usługi stosuje się do świadczenia usług nabywanych za środki finansowe przekazane polskim podmiotom na sfinansowanie programów naukowo-badawczych realizowanych przez te jednostki ze środków Programów Ramowych Unii Europejskiej oraz innych programów naukowo-badawczych Unii Europejskiej, jeśli zawarta została pisemna umowa o świadczenie tych usług, zarejestrowana przez Komitet Integracji Europejskiej (Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 marca 2002r.)