UČINKOVITO VODENJE SESTANKOV

1. UČINKOVITO VODENJE SESTANKOV Miha Derganc, senior trener Operacija DialogeM: ‘Krepitev institucionalne in administrativne usposobljenosti ZDOPS-a na področju socialnega dialoga v obrti in podjetništvu'. Operacijo delno financira Evropska unija iz Evropskega socialnega sklada. Operacija se izvaja v okviru Operativnega programa razvoja človeških virov za obdobje 2007-2013, razvojne prioritete: Institucionalna in administrativna usposobljenost; prednostne usmeritve: Spodbujanje razvoja nevladnih organizacij, civilnega in socialnega dialoga.

2. “ Organizacijska kultura Vašega podjetja nastaja in živi na sestankih. “

3. Vsak kaos ima svoj red …. … da se ne bi vse zgodilo naenkrat, bomo delali…. Naš urnik CILJ

4. Kratka predstavitev • Tukaj me imenujte…. • V podjetju vodim naslednje sestanke…. • Kot vodja sestanka sem ….

5. VSEBINA • Namen in vloga sestanka ( kdaj DA in kdaj NE) • Različne vrste sestankov (informativni, kreativni, briefing…) • Priprava vsebine sestankov in udeležencev • Pogoji sestankov in njihov potek (pred, med in po sestanku) • Naloge vodje sestanka • Udeleženci in vzdušje na sestankih • Ravnanje s skupinami in procesi skupinske dinamike na sestanku • Odločanje na sestanku

6. Pri vodenju sestankov bi želel-a spremeniti ... • Priprava sestanka • Vrste sestankov • Dnevni red in zapisnik • Vzdušje na sestanku • Vodenje sestanka • Timing • Odločanje - oblikovanje sklepov • Diskusije • Večje zanimanje udeležencev

7. C I L J I • Narediti akcijski načrt za povečanje učinkovitosti sestankov • uporabiti različne tehnike učinkovitega vodenja sestankov • povabiti ustrezne udeležence na sestanek • povečati učinkovitost sestankov v podjetju / s strankami • povečati učinkovitost pretoka informacij v podjetju • pridobiti osnove ravnanja s posamezniki in skupinami, še posebej njihovega aktiviranja in motiviranja na sestankih (vzdušje) • spoznati tehniko kratkega poročanja (briefinga)

8. KAJ sodi na sestanek? • Informacije, ki jih udeleženci rabijo za delo • Informacije, ki združujejo v celoto (pripadnost in odgovornost) • Zadeve, ki jih skupina lahko reši …. na sestanek ne sodijo…. • Stvari, ki jih lahko reši posameznik • zadeve, za katere skupina ni pristojna • zadeve, ki informacijsko niso dodelane • govorice ( blues, megla…)

9. Vrste sestankov • Informativni ali statusni sestanki • Reševanje problemov • Odločanje • Motiviranje cilji vodje : • (po)dati informacije, pregled, uvod cilji vodje : • Razkriti razloge, vzroke, možne rešitve cilji vodje : • odločiti med različnimi možnostmi cilji vodje : • vzpodbuda

10. Prvi Janezov sestanek

11. 3 D SESTANEK • Norm status :dogajanje, potek, udeleženci, metode • Vsebina …………….. • Procespotek, faze, metode, udeleženci, vsebina = rezultat

12. SKUPINSKA DINAMIKA “Norm status” - statusno razmerje Kdo ima vpliv ? Neenakomeren n.s. - eden v glavnem odloča, - diskutira - sprašuje - kontrolira - ostali so podporniki oz. Odporniki - avtokratično vodenje sestanka Enakomeren n.s. - Vsi angažirani, vplivni in sodelujejo - Vzajemna pomoč, vzpodbude - timsko delo, skupinska inteligenca - Odločanje skupinsko - Vodja je prvi med enakimi - Demokratično vodenje

13. Kako nastane norm status ? • Govorica telesa : • višina oči • drža • mimika • gestikulacija • sedežni red V 1.minuti sestanka je norm status oblikovan ! ( Traja dolgo ) • Odnos z vodjem • bližina • vloga (formalna, neformalna) • podpira(kima) ali... Verbalno začne glasnost pogostost skakanje v besedo diskutanti

14. Kako doseči enakopravnejši norm status ? - Sedežni red okrogla miza, menjavanje sedežev menjavanje vodij sestanka - Čas začetka - V pripravi : zadolžitve se spreminjajo - Dnevni red : “vsak pove” - Diskusija : slišati mnenje vsakega (1,5)

15. Če pomislim na moje sestanke, je njihova ….. zelo dobra ..atmosfera... slaba slaba zelo dobra ...učinkovitost...

16. Učinkovitost sestanka = • kratek čas, krajši čas • dosežen cilj sestanka • rezultat sestanka je akcija • s sestankom se energetsko polnimomotivacija, volja, počutje • udeleženci so pravi • da je izkoriščena skupinska inteligenca v vseh fazah sestanka • da je oblika, način …prilagojena smotru • organizacija (od priprave…do realizacije) učinkovita

17. Opis učinkovitega vodje sestanka Od vodje sestanka pričakujemo… - da ustvari enakopraven norm status - da vsak lahko pove (svoje) mnenje - da usmerja razprav k cilju - da zagotovi nemoten sestanek - da ohranja skupino pri temi - da pripelje sestanek do sklepov, odločitev - da aktivno posluša in opazuje dogajanje - da vodi z vprašanji …... Kaj me pri vodji sestanka oz. njegovem načinu vodenja moti ?

18. PRIPRAVA NA SESTANEK Vsebine vaših sestankov Izpišite vsebine vaših sestankov (kolegijev): teme, točke dnevnega reda !

19. UDELEŽENCI SESTANKA (kot jih vidi vodja sestanka) Živali Vloge Pes Prepirljivec Konj Pozitivnež Opica Vseved Žaba Gostobesednež Ovca Sramežljiv Jež Kritik Nilski konj Debelokožec Žirafa Vzvišen Lisica Zasliševalec Kakšne udeležence imate na svojih sestankih ? Koliko katerih ?

20. KOMUNIKACIJSKA LUKNJA • misliti ni enakopovedati • povedati ni enakoslišati • slišati ni enakorazumeti • razumeti ni enakosprejeti • sprejeti ni enakonarediti • Narediti ni enakoUspeti

21. Odločanje Ocenjevanje (presoja) / ovrednotenje alternativ Kako najbolje, najhitreje in najceneje ? Vprašanje kriterijev in metode

22. REŠEVANJE PROBLEMOV 1. Identifikacija : definicija 2. Analiza : zakaj se je nekaj zgodilo ? 3. Iskanje rešitve : ideje, rešitve, alternative - kako ? 4. Alternative ovrednotimo : rang lestvica 5. Odločitev : izbor ene rešitve - kako ? 6. Akcijski načrt 7. Ukrepi ( v obe smeri ali + / - )

23. “Flash” - bliskavica Feed - back / Povratna informacija 1. Vsebina : Kako vidite, ocenjujete dosedanje delo….. Potek sestanka 2. Počutje, občutki : kako se vam dopade moj način vodenja ? ….vzdušje na kolegiju ? 3. Predlog : Spremembe pri 1. + / 2. Točki - lahko na sredi sestanka - na koncu, obvezna zadnja točka dnevnega reda

24. Akcijski načrt za povečanje učinkovitosti sestankov Katere (3-5) zadeve, spoznanja bom kot vodja sestanka spremenil, uvedel … Kaj ? Kdo ? S kom ? Do kdaj ? Pričakovan rezultat na svojih sestankih, da bodo sodelavci rekli : “Vidi se mu, da je bil na seminarju !” Operacija DialogeM: ‘Krepitev institucionalne in administrativne usposobljenosti ZDOPS-a na področju socialnega dialoga v obrti in podjetništvu'. Operacijo delno financira Evropska unija iz Evropskega socialnega sklada. Operacija se izvaja v okviru Operativnega programa razvoja človeških virov za obdobje 2007-2013, razvojne prioritete: Institucionalna in administrativna usposobljenost; prednostne usmeritve: Spodbujanje razvoja nevladnih organizacij, civilnega in socialnega dialoga.