Informatiesessie kwaliteitscirkels OCMW’s

1. Informatiesessie kwaliteitscirkels OCMW’s Theo Wijnen & Ruud Bourmanne

2. Informatiesessie kwaliteitscirkels OCMW’s • Agenda: • Traject naar Uitmuntendheid? • Wat is een kwaliteitscirkel? • Hoe werkt een kwaliteitscirkel? • Wat is het doel van een kwaliteitscirkel? • Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd? • Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel? • Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel? • Concreet voorstel? • Vragen?

3. Traject naar Uitmuntendheid Invullen van de eerste noden (= inspanningen uit het verleden) Om te voldoen aan wettelijke eisen - decreten Zelfevaluaties (CAF, SWOT, EFQM, PROSE, …) • Vrijwillige initiatieven op het vlak van o.a.: • Processen • Procedures • Indicatoren • Kwaliteits- & administratieve handboeken • Klachtenbeheer • Informatisering • Kennisbeheer • Organisatie- optimalisatie • … • Wat? Cf. publicatie “Verbeteren door zelfevaluatie” – p. 26 & 27 • 3 fasen: • 1e fase: Invullen van de eerste noden van: • De wet- en decreetgever (Gemeente- en OCMW-decreet, Woonzorgdecreet, kwaliteitsdecreten, …) • De burgers / klanten • De medewerkers • Derden • De organisatie zelf • Opvolging & samenhang? • Duurzame effecten?

4. Traject naar Uitmuntendheid • Wat? Cf. publicatie “Verbeteren door zelfevaluatie” – p. 26 & 27 • 3 fasen: • 2e fase: Opzetten & implementeren van een kwaliteits-managementsysteem: • Systematisch werken aan integraal (kwaliteits)management • Recuperatie van inspanningen uit het verleden  Cf. Praktijkboek voor Welzijnsvoorzieningen • Vele goede initiatieven uit het verleden  realiseren van duurzame effecten • Vanuit de praktijk • Gefaseerd • Lange termijn • Kwaliteitscirkels, ROP’s, vormingen & begeleidingen

5. Zelfevaluatie van de organisatie. Voorwaarde voor verdere groei en ontwikkeling?

6. Traject naar Uitmuntendheid • Wat? Cf. publicatie “Verbeteren door zelfevaluatie” – p. 26 & 27 • 3 fasen: • 3e fase: Evolueren naar uitmuntendheid: • Inbrengen van de resultaten en de inspanningen van het kwaliteitsmanagementsysteem • Periodieke zelfevaluaties • Permanente verbetering – de lat steeds hoger • Benchmarking en -learning

7. Informatiesessie kwaliteitscirkels • Agenda: • Traject naar Uitmuntendheid? • Wat is een kwaliteitscirkel? • Hoe werkt een kwaliteitscirkel? • Wat is het doel van een kwaliteitscirkel? • Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd? • Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel? • Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel? • Concreet voorstel? • Vragen?

8. Wat is een kwaliteitscirkel? • Een kleine groep van organisaties die samen stapsgewijs toewerken naar integraal & geïntegreerd (kwaliteits)management • Onder begeleiding van de VVSG (vb. aanreiken van werkkaders, projectplanning opvolgen & bewaken) • Nadruk op: • Samenwerking tussen de deelnemers • Kennisdeling en uitwisseling van ervaringen, kennis, informatie, documenten en instrumenten tussen de deelnemers • Leren van elkaar • Duidelijk mandaat & engagement van de deelnemers om stappen te zetten in het traject naar geïntegreerd management

9. Informatiesessie kwaliteitscirkels • Agenda: • Traject naar Uitmuntendheid? • Wat is een kwaliteitscirkel? • Hoe werkt een kwaliteitscirkel? • Wat is het doel van een kwaliteitscirkel? • Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd? • Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel? • Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel? • Concreet voorstel? • Vragen?

10. Hoe werkt een kwaliteitscirkel? • 12 stappenplan  schema • Op basis van een globaal projectplan (verschillende projectfases die binnen de onderliggende diensten/afdelingen/voorzieningen ontwikkeld & geïmplementeerd dienen te worden) • Elk werkjaar een jaarprogramma i.s.m. de deelnemers • 4 werksessies per werkjaar: • Aanreiken van werkkaders & werkmateriaal • Uitwisseling & samenwerking  recupereren van inspanningen uit het verleden • Rapporteren van realisaties en vooruitgang a.d.h.v. projectplanning • Netwerking en vergelijkende analyses en onderzoeken tussen de deelnemende organisaties • Elkaar ondersteunen en begeleiden richting integraal (kwaliteits)mgnt • Ondersteund door een digitaal platform (website & extranet(ten))

11. Informatiesessie kwaliteitscirkels • Agenda: • Traject naar Uitmuntendheid? • Wat is een kwaliteitscirkel? • Hoe werkt een kwaliteitscirkel? • Wat is het doel van een kwaliteitscirkel? • Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd? • Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel? • Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel? • Concreet voorstel? • Vragen?

12. Wat is het doel van een kwaliteitscirkel? • De ontwikkeling van een integraal en geïntegreerd (kwaliteits)managementsysteem binnen de deelnemende organisaties • 1 systeem voor: • Interne controle • Beheerscontrole • Organisatieontwikkeling • Organisatieoptimalisatie • Maatwerk  (GEEN) EENHEIDSWORST • Realiseren van een sectordynamiek waarbij organisaties elkaar begeleiden en ondersteunen door samenwerking, uitwisseling en kennisdeling

13. Informatiesessie kwaliteitscirkels • Agenda: • Traject naar Uitmuntendheid? • Wat is een kwaliteitscirkel? • Hoe werkt een kwaliteitscirkel? • Wat is het doel van een kwaliteitscirkel? • Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd? • Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel? • Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel? • Concreet voorstel? • Vragen?

14. Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd? • Secretarissen, financieel beheerders, leden van het managementteam, middenkader (diensthoofden) • Kwaliteitsverantwoordelijken of –coördinatoren • Staf- en beleidsmedewerkers Pas aan bij: Invoegen / Koptekst en Voettekst

15. Informatiesessie kwaliteitscirkels • Agenda: • Traject naar Uitmuntendheid? • Wat is een kwaliteitscirkel? • Hoe werkt een kwaliteitscirkel? • Wat is het doel van een kwaliteitscirkel? • Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd? • Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel? • Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel? • Concreet voorstel? • Vragen?

16. Wat verwachten we van de deelnemers? • Duidelijk mandaat & engagement om aspecten & instrumenten van (kwaliteits)management te ontwikkelen • Geplande & afgesproken opdrachten uitvoeren en hierover rapporteren aan de collega’s in de kwaliteitscirkel (= werksessies goed voorbereiden aan de hand van de projectplanning) • Bereidheid om kennis, informatie, ervaringen, documenten en instrumenten uit te wisselen en te delen met collega’s in de kwaliteitscirkel • Bereidheid om te leren van anderen Pas aan bij: Invoegen / Koptekst en Voettekst

17. Informatiesessie kwaliteitscirkels • Agenda: • Traject naar Uitmuntendheid? • Wat is een kwaliteitscirkel? • Hoe werkt een kwaliteitscirkel? • Wat is het doel van een kwaliteitscirkel? • Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd? • Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel? • Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel? • Concreet voorstel? • Vragen?

18. Praktische afspraken • Een werkjaar van een kwaliteitscirkel bestaat uit 4 werksessies (van 9u30 tot 16u30) gespreid over het jaar • Op locatie in de regio van de deelnemers • Maximaal 5 tot 10 organisaties per cirkel • Elke organisatie heeft max. 2 deelnemers • Kwaliteitscirkel = max. 20 personen • Deelnameprijs: nog te bepalen • Incl. ondersteunend (basis)werkmateriaal • Pockets “Professionele Vaardigheden  vb. Geïntegreerd management • Publicatie “Verbeteren door zelfevaluatie” en de bijhorende werkboeken • Praktijkboek Kwaliteitszorg in Welzijnsvoorzieningen • Begeleiding: Theo Wijnen & Ruud Bourmanne

19. Informatiesessie kwaliteitscirkels • Agenda: • Traject naar Uitmuntendheid? • Wat is een kwaliteitscirkel? • Hoe werkt een kwaliteitscirkel? • Wat is het doel van een kwaliteitscirkel? • Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd? • Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel? • Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel? • Concreet voorstel? • Vragen?

20. Concreet voorstel? • Centrale vragen: op welke manier slaag je er het beste in om vanuit de kwaliteitscirkels de deelnemers te begeleiden naar geïntegreerd management + wie moet dan in deze kwaliteitscirkels zitten??? • Voorstel: dieper in de organisatie gaan • Kwaliteitscirkels op 2 niveaus: • Op dienst/afdelings/voorzieningsniveau  deelnemers: diensthoofden/kwaliteitscoördinatoren • Op overkoepelend niveau: secretarissen/kwaliteitscoördinatoren

21. Concreet voorstel? Overkoepelende kwaliteitscirkel met secretarissen & kwaliteitscoördinatoren Opvolging, coördinatie, sturing & afstemming Kwaliteitscirkel DGAT Kwaliteitscirkel WZC Kwaliteitscirkel Sociale diensten Kwaliteitscirkel DC’s Kwaliteitscirkel Serviceflats Kwaliteitscirkel DVC Kwaliteitscirkel Personeels-diensten Kwaliteitscirkel Financiële diensten Kwaliteitscirkel IT-diensten Kwaliteitscirkel Secretariaten Kwaliteitscirkel …

22. Informatiesessie kwaliteitscirkels • Agenda: • Traject naar Uitmuntendheid? • Wat is een kwaliteitscirkel? • Hoe werkt een kwaliteitscirkel? • Wat is het doel van een kwaliteitscirkel? • Voor wie is een kwaliteitscirkel bestemd? • Wat verwachten we van deelnemers v/e kwaliteitscirkel? • Praktische afspraken voor een kwaliteitscirkel? • Concreet voorstel? • Vragen?

23. Bedankt voor uw aandacht!