Administrative medarbejdere i DSB - hvem er de? - hvilke behov?

1. Administrative medarbejdere i DSB- hvem er de?- hvilke behov? v. Benedicte Due, Usability specialist hos DSB IT Temadag om personas Infinit 2. maj 2012

2. Baggrund • Cost/benefit-analyse viser at der kan spares enorme summer på tværgående HR-workflows (ansættelse, kurser, fravær, løn) • forbedre lederportal • medarbejderportal • SAP allerede valgt som platform • Hvilke ønsker er der til indhold og funktionalitet? • Hvem er lederne og medarbejderne? • Hvad er deres situation, behov og holdninger?

3. Personas • Personas sammen med Lene Nielsen • Hele processen tog 21 dage • Tidsforbrug for 2 personer: • Formøder: 1½ dag • Datagennemgang: 1 dag • Data indsamling: 2½ dag • Personasbeskrivelser: 1 dag • Workshop: 1 dag

4. Personas data • Gennemgik eksisterende materiale • Personas beskrivelser • 150 interviews med medarbejdere i DSB • Nyt fokus: hvad er kravene til HR området • Indsamlede nye data • Korte interviews med 10 personer (chefer, personale, mellemledere) • Telefoninterviews med 5 sekretærer

5. Analysen viste • At chefer ikke vil bruge portalen • At sekretærer ikke udfører chefernes arbejde (det gør HR) • At der var forskel på den måde ledere tilgår data. Vi introducerede begreberne: kikkertsyn og helikopterblik • At 2 af de tidligere personas beskrivelser var brugbare

6. Personasbeskrivelser v. Lene med fokus på HR

7. 1 dags workshop med projektdeltagere Formål • At få deltagerne til at forstå og acceptere personas beskrivelserne • At få deltagerne til at bruge beskrivelserne i use cases

8. Metode: Lene’s use case skabelon • Brugte Lene’s use case skabelon:

9. Erfaringer Mine erfaringer • Hypoteser blev skrottet (bl.a. om topledelsen) • Use cases inkl. personas meget bedre • hvad er brugerens situation, hvem er de og deres behov (”3D”) • hvad kan gå galt og hvordan kan det løses (realistisk) • projektets havde førhen kun brugt ”solskinsscenarier” • SAP-udviklere begejstrede Projektets erfaringer • Personas og use cases i indledende fase • Men tidspres og manglende modenhed med metoderne... • Fremover: coaches i længere tid

10. Usabilitytest Metode • Klassisk tænke-højt test • Sammen med Elisabeth Landbo, Snitkergroup • Personas som rekrutteringskriterie Erfaringer fra prototype test af portalen • Øjenåbner: Brugertestene beviste hvor værdifuldt det er at brugerteste en prototype af et system inden det implementeres! • Portalen understøttede overordnet set ikke de arbejdsgange og behov som medarbejdere og ledere har i deres hverdag • Derfor oplevede medarbejdere og ledere, at prototypen ikke fremstod som det ”effektive og nyttige daglige værktøj” som det var tiltænkt at portalen skulle være

11. Ledere • Eksempel på resultat fra test • Forsiden burde give direkte adgang til ledernes værktøjer • Forsiden var teksttung og statisk • Lederne er forskellige og har forskellige behov: ønsker individuel tilpasning • Eksempel på anbefaling • Udarbejd forsiden med direkte indgange til de emner lederne efterspørger (se trackingdata fra den eksisterende portal) • Giv mulighed for at lederne selv kan tilpasse (individualisere) forsiden, som ’Mine favoritter’-feature (f.eks. har en leder med fakturerende konsulenter behov for at se forbrugt tid)

12. Medarbejdere • Eksempel på resultat fra test • Medarbejderne vurderede, at forsiden rummede alt for mange funktioner som man ganske sjældent vil have brug for • Derved opleves portalen som kompleks og svær at bruge • Eksempel på anbefaling • Overvej at liste en top 10 med de mest benyttede funktioner (vha. tracking-data) og lad hvert link kun indeholde én handling/nøgleord f.eks.: • Jeg skal melde mig syg • Jeg skal raskmelde mig • Jeg har barns første/anden sygedag • Jeg skal til lægen/tandlægen/jordemoder • Min flexsaldo • Min optjente ferie

13. Spørgsmål?