SISTEM PERANCANGAN DAN KAWALAN BELANJAWAN ELEKTRONIK ( eSPKB ) MODUL PENUTUPAN AKHIR TAHUN

1. SISTEMPERANCANGAN DAN KAWALAN BELANJAWANELEKTRONIK (eSPKB) MODUL PENUTUPAN AKHIR TAHUN

2. OBJEKTIF • MENERANGKAN TENTANG PROSES PENUTUPAN AKHIR TAHUN DI SISTEM eSPKB KEPADA SEMUA PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ). • MEMASTIKAN TINDAKAN BAGI MEMBAWA TANGGUNGAN KE HADAPAN ATAU MEMBATALKAN TANGGUNGAN DILAKSANAKAN DENGAN SEMPURNA OLEH PTJ.

3. NOTA PENTING PERKARA YANG PERLU DIBERI PERHATIAN OLEH PTJ SEBELUM/PADA 31 DISEMBER 2013: • MODUL PESANAN eSPKB (NOTA MINTA, PESANAN TEMPATAN, TANGGUNGAN KONTRAK, PERUBAHAN KONTRAK SERTA WARAN UDARA) UNTUK TAHUN 2013 HENDAKLAH DILULUSKAN IAITU PERAKUAN II SEBELUM JAM 12 TENGAHARI PADA 31 DISEMBER 2013. SELEPAS TEMPOH TERSEBUT TIADA SEBARANG PERUBAHAN ATAU TINDAKAN BOLEH DIBUAT OLEH PTJ DI MODUL PESANAN eSPKB.

4. PERKARA YANG PERLU DIBERI PERHATIAN OLEH PTJ SEBELUM/PADA 31 DISEMBER 2013: • 2. PTJ PERLU MENYEMAK STATUS SEMUA DOKUMEN NOTA MINTA, PESANAN TEMPATAN, TANGGUNGAN KONTRAK, PERUBAHAN KONTRAK SERTA WARAN UDARA eSPKB UNTUK TAHUN 2013 DAN PASTIKAN TELAH STATUS 3 ATAU 4 DI eSPKB. BAGI PESANAN YANG TIDAK DIPERLUKAN, SILA BATALKAN (STATUS 7). TINDAKAN PERLU DIBUAT SEBELUM ATAU SELEWAT-LEWATNYA JAM 12 TENGAHARI PADA 31 DISEMBER 2013.

5. MODULeSPKB TERDAPATSEPULUH (10) MODULUTAMAIAITU :

6. MODUL PENUTUPAN AKHIR TAHUN • MODUL INI DIGUNAKAN BAGI MEMBAWA TRANSAKSI YANG TELAH DITANGGUNG PADA TAHUN 2013 TETAPI MASIH BELUM DIBUAT PEMBAYARAN KE TAHUN KEWANGAN YANG BARU (TAHUN 2014). • MODULINIJUGAMEMBOLEHKANPENGGUNAMEMBATALKANTANGGUNGAN YANG BELUMSELESAIPEMBAYARANSUPAYATRANSAKSIBERKENAANTIDAKDIBAWAKETAHUNKEWANGAN YANG BARU. HANYATANGGUNGAN YANG MENDAPATKEBENARANSAHAJA YANG PERLU DI BAWAKETAHUNHADAPAN.   • SKRIN PENUTUPAN AKHIR TAHUN HANYA AKTIF SETELAH TEMPOH AKAUN KENA BAYAR (AKB) BERAKHIR IAITU PADA BULAN JANUARI 2013 DAN AKAN DIMAKLUMKAN KEPADA PTJ MELALUI BULETIN eSPKB DAN eBANTUAN.

8. MODUL PENUTUPAN AKHIR TAHUN • MODULINIAKANMENYENARAIKANSEMUATANGGUNGAN YANG MASIHBELUMDIBUATPEMBAYARANPADATAHUNSEBELUMNYA. MAKLUMAT-MAKLUMATTANGGUNGANINIBOLEHDIJANA DI LAPORANPILIHAN BV330, BV331, BV332, BV333 DAN BV334.MODUL-MODUL YANG TERLIBATADALAH : • PESANANTEMPATAN • KONTRAK • WARANUDARA • PASTIKAN PTJ TELAH MENERIMA WARAN ASAL PADA TAHUN KEWANGAN BARU (2014) UNTUK PROGRAM/AKTIVITI DAN OBJEK YANG HENDAK DIBAWA KE HADAPAN SERTA TELAH DIKUNCI MASUK KE DALAM SISTEM (SEDIA, PERAKUAN I DAN PERAKUAN II) SEBELUM MEMBUAT PROSES PENUTUPAN AKHIR TAHUN.

9. PROSES BAWA KE HADAPAN TANGGUNGAN SEMASA PENUTUPAN AKHIR TAHUN • SEMAK LAPORAN PILIHAN BV330 DAN KENALPASTI PESANAN TEMPATAN (PT) / KONTRAK / WARAN UDARA (WU) YANG HENDAK DIBAWA KE TAHUN KEWANGAN BARU (2014) ATAU DIBATALKAN. • SEMAK PERUNTUKAN (WARAN) TAHUN KEWANGAN BARU (2014) DAN PASTIKAN TELAH STATUS 8 SEBELUM PROSES PAT DILAKUKAN. • SELEPAS PROSES PAT DILAKUKAN, PASTIKAN TRANSAKSI TELAH DIKEMASKINI DALAM LAPORAN BV381 TAHUN SEMASA (2014) DAN TAHUN LEPAS (2013). CETAK BV381.

10. PROSES BAWA KE HADAPAN TANGGUNGAN SEMASA PAT • TINDAKANPTJ • DI SKRINUTAMA, KLIKPILIHANMODULPENUTUPANAKHIRTAHUNPESANANTEMPATANDAN SKRINBERIKUTAKANDIPAPARKAN:

11. KLIKBUTANGCARIUNTUKMENDAPATKANDOKUMENPESANANTEMPATAN YANG HENDAKDISIMPAN/DIBATAL/PERAKUAN I/PERAKUAN II DAN SKRINBERIKUTAKANDIPAPARKAN:

12. PILIH DAN KLIKKOTAKTKN. UNTUKMENYIMPAN/ BATAL/ PERAKUAN I /PERAKUAN II BAGIPESANANTEMPATAN YANG DIPILIH. • KLIKBUTANGSIMPAN/BATAL/PERAKUAN I/PERAKUAN II. • KLIKBUTANGKELUARUNTUKKELUAR DARI SKRINPENUTUPANAKHIRTAHUN. • LAKUKANPROSES YANG SAMADENGANMEMILIHMODUL PAT KONTRAK DAN WARANUDARA. • NOTA PENTING • MAKLUMAT PAT BOLEHDIJANA DI LAPORANPILIHAN BV330, BV331, BV332, BV333 DAN BV334.

13. LAPORANPILIHAN

14. NOTA PENTING • SKRINPENUTUPANAKHIRTAHUNHANYABOLEHDIKLIKSETELAHTEMPOHAKBBERAKHIR. • PEGAWAIPENYEDIABOLEHMEMILIHLEBIHDARIPADASATU PT/KONTRAK/WU YANG HENDAKDISIMPAN. STATUS UNTUKREKOD YANG TELAHDISIMPANAKANBERTUKARMENJADI ‘P’. • STATUS UNTUKREKOD YANG TELAHDIPERAKU I AKANBERTUKARMENJADI ‘S’. • STATUS UNTUKREKOD YANG TELAHDIPERAKU II AKANBERTUKARMENJADI ‘L’. • STATUS UNTUKREKOD YANG TELAHDIBATALKANAKANBERTUKARMENJADI ‘B’.

15. NOTA PENTING • UNTUKTANGGUNGANBELUMSELESAIPESANANTEMPATANeP, PENGGUNADIMINTAUNTUKBERHUBUNGDENGANPIHAKCOMMERCE DOT COM DAN ePEROLEHANBERKAITANDENGANTATACARAAKHIRTAHUNePEROLEHAN. • PIHAKPTJDIMINTAUNTUKSENTIASAMENYEMAKBULETINeSPKBBAGIMENGETAHUITEMPOHBAGIPROSESPENUTUPANAKHIRTAHUN. TARIKH PAT AKANDIBULETINKANSEBAIKSAHAJATEMPOHAKBBERAKHIR. • KEGAGALAN PIHAK PTJ MELAKSANAKAN PROSES BAWA KE HADAPAN TANGGUNGAN BELUM SELESAI PT/KONTRAK/WU AKAN MENYUKARKAN PROSES PEMBAYARAN PADA TAHUN 2014 BAGI BAUCAR BAYARAN YANG MELIBATKAN AP58 (a) DANMENYEBABKAN LAPORAN TANGGUNGAN BELUM SELESAI 2013 MASIH WUJUD BAGI TANGGUNGAN YANG BELUM DIBATALKAN.

16. TINDAKAN PTJ PADA AWAL TAHUN 2014 TAHUNKEWANGANBARU

17. TINDAKAN PADA AWAL TAHUN 2014 • SEMAKAN STATUS DOKUMEN KEWANGAN eSPKB DALAM TEMPOH AKAUN KENA BAYAR (AKB) SEHINGGA 9 JANUARI 2014 • PTJHENDAKLAHMENYEMAK DAN MEMASTIKANSEMUADOKUMENKEWANGAN DI eSPKBIAITUWARANPERUNTUKAN, BAUCARBAYARAN, BAUCARJURNAL DAN PENYATAPEMUNGUTTELAHBERSTATUS 8 (LULUS) ATAUSTATUS 7 (BATAL). BAGI DOKUMENBERSTATUS 6 (KUIRI)– PASTIKAN PTJ BATAL DAN SEDIAKAN BAUCAR BARU SELEWAT-LEWATNYA 09 JANUARI 2013. • BAGIDOKUMENKEWANGAN (WP,BB,BJ DAN PP) YANG BERSTATUS 3 DAN 4 MELEBIHI 3 HARI DI eSPKB, MAKLUMKANSEGERA DI LAMANeBANTUANATAUUNICENTERUNTUKPERTUKARAN STATUS.

18. TINDAKAN PADA AWAL TAHUN 2014 • PEWUJUDAN NOMBOR RUJUKAN DOKUMEN DAN NOMBOR SIRI SEMASA TAHUN 2014 • PTJ PERLU MEWUJUDKAN NOMBOR RUJUKAN DOKUMEN DAN NOMBOR SIRI SEMASA DI MODUL PENYELENGGARAAN – JADUAL RUJUKAN - BUKAN DCS - NOMBOR SIRI SEMASA / NOMBOR RUJUKAN DOKUMEN SEBELUM MEMBUAT SEBARANG URUSNIAGA UNTUK TAHUN 2014. • KEGAGALAN PIHAK PTJ MEWUJUDKAN NOMBOR RUJUKAN TERSEBUT AKAN MENYEBABKAN DOKUMEN KEWANGAN TAHUN 2014 TIDAK DAPAT DISEDIAKAN. • PIHAK PTJ DIMINTA UNTUK MEWUJUDKAN NOMBOR RUJUKAN TERSEBUT PADA 01 JANUARI 2014 ATAU HARI PERTAMA BEKERJA BULAN JANUARI 2014.

19. PEWUJUDAN NOMBOR SIRI SEMASA TAHUN 2014 • NOMBORSIRISEMASA (NSS) PERLUDIWUJUDKANBAGIMODULNOTA MINTASAHAJA. • NSSPERLUDIKUNCIMASUKSEKALISAHAJADALAMSATU-SATUTAHUNKEWANGAN. • NSS YANG TELAHDIWUJUDKANTIDAKBOLEHDIUBAHSELEPASNOMBORSIRITERSEBUTDIGUNAKAN. • KLIKPADAMODULPENYELENGGARAAN – JADUALRUJUKAN - BUKANDCS : • KLIKPAUTANNOMBORSIRISEMASADAN SKRINSENARAI NO. SIRI SEMASA SEPERTI BERIKUT AKAN DIPAPARKAN:

21. KLIK BUTANG TAMBAH DAN SKRIN BERIKUT AKAN DIPAPARKAN:

22. CONTOH : SKRIN KOD NOMBOR SIRI SEMASA NOTA MINTA BAGI PTJ 010305

23. PEWUJUDAN NOMBOR RUJUKAN DOKUMEN TAHUN 2014 • MULAI TAHUN 2011, NOMBOR RUJUKAN DOKUMEN BAGI MODUL WARAN PERUNTUKAN, BAUCAR BAYARAN, BAUCAR JURNAL DAN PENYATA PEMUNGUT AKAN DIJANA SECARA AUTO OLEH SISTEM DAN TIDAK PERLU LAGI DIKUNCI MASUK OLEH PENGGUNA. • BERIKUT MERUPAKAN NOMBOR RUJUKAN DOKUMEN YANG AKAN DIGUNAPAKAI DISETIAP PTJ : • WaranPeruntukan : W0001 - W9999, 0001W - 9999W • BaucarBayaran : B0001 - B9999, 0001B – 9999B, • D0001 – D9999, 0001D – 9999D • BaucarJurnal : J0001 – J9999, 0001J – 9999J • PenyataPemungut : P0001 – P9999, 0001P – 9999P • PENGGUNA ESPKB TIDAK MENGGUNAPAKAI NOMBOR RUJUKAN DI ATAS UNTUK DOKUMEN MANUAL BAGI MENGELAKKAN MASALAH NOMBOR RUJUKAN BERTINDAN DIKEMUDIAN HARI.

24. TINDAKAN PADA AWAL TAHUN 2013 • TEMPOH AKB AKAN BERMULA PADA 01 JANUARI 2014 HINGGA 09 JANUARI 2014. • PTJ BOLEH MENGUNCI MASUK DAN MEMPROSES DOKUMEN KEWANGAN eSPKB DALAM TEMPOH AKB MULAI JAM 9.00 PAGI PADA 01 JANUARI 2014. PTJ PERLU MEMASTIKAN SKRIN AKB DIPILIH IAITU SKRIN TAHUN KEWANGAN 2013. • PTJ DIMINTA UNTUK MENGENALPASTI SAMA ADA DOKUMEN KEWANGAN IAITU WARAN PERUNTUKAN (WP), BAUCAR BAYARAN (BB), BAUCAR JURNAL (BJ) DAN PENYATA PEMUNGUT (PP) YANG DISEDIAKAN HENDAK DIDAFTARKAN DALAM TEMPOH AKAUN KENA BAYAR (AKB) 2013 ATAU DALAM TAHUN SEMASA 2014.

25. SKRINBERIKUTAKANDIPAPARKANAPABILAPENYEDIAKLIKBUTANGTAMBAH DI MODUL WP, BB, BJ DAN PP DI eSPKB. • KLIK BUTANG OK SEKIRANYA MAHU MENDAFTARKAN DALAM TEMPOH AKB 2013. TAHUN KEWANGAN AKAN AUTOMATIK DITUKAR KE TAHUN 2013. • ATAU • KLIK BUTANG CANCEL SEKIRANYA MAHU MENDAFTARKAN DALAM TAHUN SEMASA 2014. TAHUN KEWANGAN AKAN MENJADI TAHUN 2014.

26. SEKIAN TERIMA KASIH