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计算机基础与实训教材系列. 《 中文版 Office 2003 实用教程 》. 第 十六 章. 使用 Office 组件协同工作. 学 习 目 标.
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计算机基础与实训教材系列 《中文版Office 2003实用教程》
第 十六 章 使用Office组件协同工作
学 习 目 标 广义地讲，Office 2003中Word、Excel、PowerPoint等组件之间是可以协同工作和共享信息的。其中，Word不但可以与PowerPoint、Excel共享信息，同时它还可以与Access相互协作。正是由于Office组件之间的相互协作才能进一步增强Office办公处理功能。因此本章主要介绍在Word中调用其他资源、在Excel中调用其他资源、在PowerPoint中调用其他资源以及共享Access数据等操作 。
本 章 重 点 • 在Word中调用其他资源 • 在Excel中调用其他资源 • 在PowerPoint中调用其他资源 • 共享Access数据
16.1 在Word中调用其他资源 • 在Word中不仅可以处理文本、图片等对象，还可以处理Excel图表、PowerPoint幻灯片以及Access数据库等其他组件中的对象 。 • 在Word中调用Excel图表 • 在Word中插入PowerPoint幻灯片 • 在Word使用Access数据库 • 使用Word大纲创建PowerPoint幻灯片
16.1.1 在Word中调用Excel图表 用户如果要在Word文档中显示一个数据图表，可以使用复制粘贴的方法来调用Excel图表。使用这种方法调用图表比在Word中编辑图表对象方便很多。 启动Excel 2003应用程序，打开第9章创建的“初一各班平均成绩汇总”工作簿，选中该工作簿中的图表，并选择【编辑】|【复制】命令，或按Ctrl+C快捷键将其复制到剪贴板中。然后启动Word 2003应用程序，创建一个空白Word文档，选择【编辑】|【选择性粘贴】命令，打开【选择性粘贴】对话框 。选中【粘贴】单选按钮，在其右侧的列表框中选择【Microsoft Office Excel图表 对象】选项，单击【确定】按钮，此时Word文档中将显示Excel图表 。
16.1.2 在Word中插入PowerPoint幻灯片 利用【对象】对话框可在Word文档中插入新建的PowerPoint演示文稿对象，此时用户可对直接该对象进行编辑 。
16.1.3 在Word中使用Access数据库 在Word文档中，用户可以很方便地以表格的形式插入Access的数据，从而实现了Word文档能够直接访问数据库的功能。 用户可以在新建或原有的Word文档中插入Microsoft Access数据。要在已有的Word文档中包含Microsoft Access数据，可插入Microsoft Access表或查询的内容。通过使用查询来对指定的域进行筛选、排序或选择，可精确地从数据源获得所需信息。要保证文档中的数据是最新的，可创建与Microsoft Access数据的链接。无论何时Microsoft Access中的数据发生变化，Word都可自动地更新文档中的数据 。
16.1.4 使用Word大纲创建PowerPoint幻灯片 将Word文档转换为PowerPoint幻灯片的方式有两种。第一种方法是在PowerPoint状态下将Word文档插入到演示文档中，该方法将在本章的第16.3.1节介绍。 另一种方法是，首先在Word中打开转换为PowerPoint幻灯片的文档，切换至大概视图，如图16-19所示。然后选择【文件】|【发送】|【Microsoft Office PowerPoint】命令，以便将Word文档发送给PowerPoint应用程序，此时PowerPoint文档中自动将已有的Word文档转换为演示文档，并将其以“论文”名保存，如图16-20所示 。
16.2 在Excel中调用其他资源 • 与Word应用程序类似，在Excel应用程序中同样可以调用Word文档、PowerPoint幻灯片或Access数据库等对象 。 • 在Excel中插入Word文档 • 在Excel中嵌入PowerPoint幻灯片 • 在Excel中使用Access数据库
16.2.1 在Excel中插入Word文档 如果要在Excel中快速地插入在Word建立的表格，可以使用调用Word程序的功能，将Word中的表格对象插入到Excel中。 启动Word应用程序，打开文档“学生成绩”，选中该文档中整个表格。按Ctrl+C快捷键将其复制到剪贴板中。然后启动Excel 2003应用程序，打开Excel工作簿，在工作表中选择需要插入Word表格的单元格，按Ctrl+V快捷键，Word表格即可被转换成Excel表格的形式插入Excel工作表中 。
16.2.2 在Excel中嵌入PowerPoint幻灯片 用户通过【选择性粘贴】对话框，可以实现在Excel程序中嵌入PowerPoint幻灯片 。
16.2.3 在Excel中使用Access数据库 除了调用Word或PowerPoint中的对象外，在Excel中还可以插入Access数据库中的数据。方法很简单，首先打开Access数据库中数据表(或者查询)，选择需要复制的记录，按Ctcr+C快捷将选择的记录复制到剪贴板上。然后启动Excel 2003应用程序，打开Excel工作簿，按Ctrl+V快捷键将选择的记录粘贴到Excel表格中 。
16.3 在PowerPoint中调用其他资源 • 同样，在PowerPoint中也可调用Word文档和Excel表格中的资源。本节将介绍在PowerPoint中方便地调用Word、Excel对象的方法 。 • 在PowerPoint中插入Word文档 • 在PowerPoint中借助Excel创建图表
16.3.1 在PowerPoint中插入Word文档 在PowerPoint中插入Word文档的方法有通过复制和粘贴插入、通过发送插入、通过【插入对象】对话框插入Word文档等多种 。
16.3.2 在PowerPoint中借助Excel创建图表 在PowerPoint中还可以使用【插入】命令来创建图表，而实质上使用该种方法创建的图表是借助Excel来完成的。 启动PowerPoint 2003应用程序，打开一个空白演示文稿，并选择需要创建图表的幻灯片。选择【插入】|【对象】命令，打开【插入对象】对话框，选中【新建】单选按钮，在【对象类型】下拉列表框中选择【Microsoft Excel图表】选项，单击【确定】按钮，打开程序自动创建的图表 。
16.4 共享Access数据 • 在Access中，用户可以将数据输出到Word文档中或者Excel表格中进行编辑，以达到资源共享数据的目的 。 • Access与Word共享数据 • Access与Excel共享数据
16.4.1 Access与Word共享数据 类似于Excel、PowerPoint，Access也可与Word共享数据。其方法很简单，在Access数据库窗口中选择需要共享到Word中的表、查询、窗体或报表，这里选择打开的【订单】报表，然后选择【工具】|【Office链接】|【用Microsoft Office Word发布】命令，系统自动启动Word并打开输出的文件 。
16.4.2 Access与Excel共享数据 使用Access不仅可以与Word共享数据，还可以与Excel共享数据。 Access与Word或Excel共享数据的方法类似，在打开的Access数据库中，选择要输出到Excel中的表、查询、窗体或报表，这里选择打开的【员工信息】窗体，然后选择【工具】|【Office链接】|【用Microsoft Office Excel分析】命令，系统将自动启动Excel并打开输出的文件 。
