บทที่ 4

1. บทที่ 4 ตาราง กราฟ และแผนภูมิองค์กร

2. จะแสดงตารางที่ได้ในขณะที่เลือกจะแสดงตารางที่ได้ในขณะที่เลือก วิธีการสร้างตาราง • เลื่อนจุดแทรกไปยังตำแหน่งที่ต้องการจะสร้างตาราง • ที่แท็บ Insert (แทรก) ในกลุ่ม Tables (ตาราง) คลิกที่ไอคอน (ตาราง) • ลากเมาส์ผ่านช่องสี่เหลี่ยมเพื่อกำหนดจำนวนแถวและคอลัมน์ เช่น 3 แถว 4 คอลัมน์

3. ปล่อยปุ่มเมาส์ หรือ • เลื่อนจุดแทรกไปยังตำแหน่งที่ต้องการจะสร้างตาราง

4. ที่แท็บ Insert (แทรก) ในกลุ่ม Tables (ตาราง) คลิกที่ไอคอน(ตาราง) แล้วเลือกคำสั่ง Insert Table (แทรกตาราง) • ในส่วนของ Number of columns (จำนวนคอลัมน์) ใส่จำนวนคอลัมน์ที่ต้องการ • ในส่วนของ Number of rows (จำนวนแถว) ใส่จำนวนแถวที่ต้องการ • ในส่วนของ AutoFit behavior (รูปแบบการปรับพอดีอัตโนมัติ) กำหนดความกว้างของคอลัมน์ หากเลือก Auto (อัตโนมัติ) โปรแกรมจะปรับขนาดคอลัมน์ตามขนาดของข้อมูล • เมื่อเลือกปุ่ม OK จะปรากฏตารางจอภาพ

6. การเลือกแถว • Mouse Pointer อยู่หน้าแถวที่ต้องการ (สังเกตเป็นรูปลูกศรเฉียงขวา) • Click เมาส์ หรือ Drag เมาส์ เพื่อเลือกแถวตามที่ต้องการ

7. การเลือกคอลัมน์ • Mouse Pointer อยู่เหนือคอลัมน์ที่ต้องการ (สังเกตเป็นรูปลูกศรชี้ลงสีดำ) • Click เมาส์ หรือ Drag เมาส์ เพื่อเลือกคอลัมน์ตามที่ต้องการ

8. การลบแถวหรือคอลัมน์ • เลือกแถว (หรือคอลัมน์) ที่ต้องการลบ • ที่แท็บ Layout (เค้าโครง) ของ Table Tools (เครื่องมือตาราง) ในกลุ่ม Rows & Columns (แถวและคอลัมน์) คลิกที่ไอคอน (ลบ) แล้วเลือก Delete Rows (ลบแถว) หรือ Delete Columns (ลบคอลัมน์)

9. การพิมพ์ข้อมูลในตารางการพิมพ์ข้อมูลในตาราง การเลื่อนไปยังแต่ละเซลล์อาจใช้ปุ่ม • Tab เลื่อนไปทางขวาทีละเซลล์ • Shift+Tabเลื่อนไปทางซ้ายทีละเซลล์ • ปุ่มลูกศรทั้งสี่ เลื่อนไปตามทิศทางของลูกศรนั้น หากข้อความในเซลล์มีความยาวมาก ตารางจะปรับขึ้นบรรทัดใหม่ให้เองหรือกด Enter เพื่อขึ้นบรรทัดใหม่ภายในเซลล์ได้เมื่อต้องการชนิดของข้อมูลที่จะป้อนลงในตาราง อาจเป็น • ข้อความ • ตัวเลข ซึ่งสามารถคำนวณได้ • วันที่ ซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบดังนี้ • mmmm d Jan 31 mmm-yy Jan-08 • mmm.d,yyyy Jan. 31,2008 mmmm d,yyyy January 31,2008 • m/d/yy 1/31/08 m d y 1 31 08 • m-d-yy 1-31-08 d-mmm-yy 31-Jan-08 • m/d/yy h:mm AM/PM 1/31/08 9:30 PM

10. การแทรกแถว/คอลัมน์ • คลิกที่เซลล์ใดๆ ของแถวตรงที่จะแทรก หรือเลือกแถวที่ต้องการจะแทรกในตารางตามจำนวนแถวที่ต้องการ • ที่แท็บ Layout (เค้าโครง) ของ Table Tools (เครื่องมือตาราง) ในกลุ่ม Rows & Columns (แถวและคอลัมน์) คลิกที่ไอคอน(แทรกด้านบน) หรือ (แทรกด้านล่าง) ตามตำแหน่งที่จะแทรก

11. เมื่อเลือกแทรกไว้บน • คลิกที่เซลล์ใดๆ ของคอลัมน์ตรงที่จะแทรก หรือเลือกคอลัมน์ที่ต้องการจะแทรกในตารางตามจำนวนคอลัมน์ที่ต้องการ • ที่แท็บ Layout (ค้าโครง) ของ Table Tools (เครื่องมือตาราง) ในกลุ่ม Rows & Columns (แถวและคอลัมน์) คลิกที่ไอคอน(แทรกด้านซ้าย) หรือ (แทรกด้านขวา) ตามตำแหน่งที่จะแทรก

13. การปรับความกว้างของคอลัมน์การปรับความกว้างของคอลัมน์ • เลื่อน Mouse Pointer ไปอยู่ในแนวเส้นแบ่งคอลัมน์ของตาราง (Mouse Pointer) มีรูปร่างเป็นลูกศร 2 ทิศชี้ซ้าย - ขวา • Drag เมาส์ให้ได้ขนาดที่ต้องการ

14. การรวมเซลล์ (Merge Cells) • เลือกเซลล์ที่ต้องการรวม มักจะเป็นแถวหัวเรื่อง หรือแถวแรก • ที่แท็บ Layout (ค้าโครง) ของ Table Tools (เครื่องมือตาราง) ในกลุ่ม Merge (ผสาน) คลิก ผลที่ได้คือ

15. พิมพ์ข้อมูลพร้อมจัดตำแหน่งกึ่งกลาง ด้วย

16. การแยกเซลล์ (Split Cells) • เลือกเซลล์ที่ต้องการแยก • ที่แท็บ Layout (เค้าโครง) ของ Table Tools (เครื่องมือตาราง) ในกลุ่ม Merge (ผสาน) คลิกที่ไอคอน(แยกเซลล์)

17. กำหนดว่าจะแบ่งออกเป็นกี่คอลัมน์หรือกี่แถว ในกรณีเนื่องจากเราเลือกแบ่งพร้อมกันหลายๆ เซลล์ให้ยกเลิกการเลือกตัวเลือก Merge cells before split (ผสานเซลล์ก่อนแยก) แล้วจึงกำหนดจำนวนคอลัมน์เพื่อแบ่งในแนวนอน มิฉะนั้นโปรแกรมจะนำข้อมูลจากทุกเซลล์ที่เลือกไว้มารวมกันก่อนทำการแบ่ง

18. การแยกตาราง (Split Table) • ตารางที่สร้างขึ้นมาในกรณีที่มีหลายแถว สามารถแยกแถวใด ๆ ออกจากกลุ่มตารางเพื่อสร้างเป็นตารางอิสระได้ ดังนี้ • Cursor อยู่ ณ แถวที่ต้องการแยก • ที่แท็บ Layout (เค้าโครง) ของ Table Tools (เครื่องมือตาราง) ในกลุ่ม Merge (ผสาน) คลิกที่ไอคอน(แยกตาราง)

19. การสร้างตารางจากแม่แบบการสร้างตารางจากแม่แบบ การจัดรูปแบบการแสดงผลตารางวิธีที่รวดเร็วและสวยงาม ทำได้ดังนี้ • สร้างตารางและป้อนข้อมูลให้เรียบร้อย • ระบายแถบสีให้กับตาราง หรือคลิกเมาส์ในตาราง • ที่แท็บ Insert (แทรก) ในกลุ่ม Table (ตาราง) เลือก Quick Table (การใช้ตารางอย่างรวดเร็ว)

21. การวาดตารางด้วยตัวเองการวาดตารางด้วยตัวเอง • ที่แท็บ Insert (แทรก) ในกลุ่ม Table (ตาราง) คลิกที่ไอคอน แล้วเลือก Draw Table (วาดตาราง) ตัวชี้ของเมาส์จะเปลี่ยนเป็นรูปดินสอเพื่อให้เราเริ่มวาดตาราง • ไปยังตำแหน่งที่จะวาดตาราง แล้วลากเมาส์ทะแยงลงเพื่อสร้างกรอบของตาราง

22. แบ่งแถวและคอลัมน์ในตาราง โดยการลากเมาส์ไปตามแนวและตำแหน่งที่ต้องการเวิร์ดจะบังคับแนวของเส้นให้อยู่ในแนวระดับหรือแนวดิ่งเอง • แบ่งแถวหรือคอลัมน์ต่อไปจนเสร็จ แล้วคลิกที่นอกตาราง

23. แบบเส้น ขนาดเส้น สีเส้น • การเปลี่ยนแบบ, ขนาด, และสีของเส้นให้คลิกเลือกในกลุ่ม Draw Borders (วาดเส้นขอบ)

24. เราสามารถเลื่อนเส้นตารางได้ โดยการนำเมาส์ไปวางที่เส้นที่ต้องการ และแดร็กไปทางที่เราต้องการ

25. ผลลัพธ์ที่ได้ คือ จัดกึ่งกลาง • ในตัวอย่างจะเห็นว่าข้อความภายในตารางไม่เป็นระเบียบ ซึ่งสามารถกำหนดได้โดยระบายช่องที่ต้องการ คลิกแท็บ Layout (เค้าโครง) ในกลุ่ม Alignment (วางแนว) คลิกที่ไอคอนจัดกึ่งกลาง

26. หากว่าช่องตารางแนวนอนที่ช่องรายละเอียดข้อมูลไม่เท่ากัน เราจะจัดให้เท่ากันโดย ระบายในช่องตารางที่ต้องการ คลิกแท็บ Layout (เค้าโครง) ในกลุ่ม Cell Size (ขนาดเซลล์) คลิกที่ไอคอน กระจายแถวสม่ำเสมอ ผลลัพธ์ที่ได้

27. การลบเส้นในตาราง • ที่แท็บ Design (ออกแบบ) ของ Table Tools (เครื่องมือตาราง) ในกลุ่ม Draw Borders (วาดเส้นขอบ) คลิกที่ไอคอน • จะเห็นว่าเมาส์เปลี่ยนเป็นรูปยางลบ • นำยางลบไปสัมผัสยังเส้นที่ไม่ต้องการและคลิก

28. ตัวอย่างเช่น ถ้าต้องการลบเส้นเอียงที่ ช่องคำว่า รหัสพนักงานทิ้ง • นำเมาส์ที่เป็นรูปยางลบคลิกที่เส้นนั้น • ผลที่ได้ ดังรูป

29. การนำข้อมูลในตารางมาคำนวณการนำข้อมูลในตารางมาคำนวณ • สมมติจากตัวอย่างตารางที่มีอยู่ ต้องการหาผลรวมของพนักงาน 5 คน • ให้คลิกเลือกที่ช่องขวาของรวม (ที่เห็นเคอร์เซอร์)

30. ที่แท็บ Layout (เค้าโครง) ของ Table Tools (เครื่องมือตาราง) ในกลุ่ม Data (ข้อมูล) คลิกที่ไอคอน (สูตรคำนวณ) • จะปรากฏหน้าต่าง สูตร ขึ้นมา • ในช่องสูตร จะมีสูตรขึ้นให้ว่า =SUM(ABOVE) หมายถึง การรวมผลรวมของข้อมูลด้านบน

31. เมื่อคลิก OK จะได้ผลลัพธ์ดังรูป

32. การสร้างแผนภูมิจากตารางการสร้างแผนภูมิจากตาราง • จากตารางตัวอย่างที่สร้างขึ้น ดังรูป • ทำการเลือกคลุมข้อมูลในตาราง • ที่แท็บ Insert (แทรก) ในกลุ่ม Illustrations (ภาพประกอบ) คลิกที่ไอคอน

33. เลือกชนิดของแผนภูมิแล้วเลือก OK (ตกลง) • โปรแกรมจะทำการเชื่อมโยงไปยังเอ็กเซล เพื่อให้เราป้อนข้อมูลที่นำมาสร้างแผนภูมิ ซึ่งขณะนี้จะมีตัวอย่างของข้อมูลปรากฏอยู่ ส่วนในหน้าเอกสารของเวิร์ดจะแสดงรูปแผนภูมิของข้อมูลขณะนั้น

34. ใส่ข้อมูลลงในเอ็กเซล จะแสดงแผนภูมิในเวิร์ด

35. การเปลี่ยนชนิดแผนภูมิการเปลี่ยนชนิดแผนภูมิ • เรียกใช้แผนภูมิ • ที่แท็บ Design (ออกแบบ) ในกลุ่ม Type (ชนิด) คลิกที่ไอคอน จะปรากฏชนิดของแผนภูมิให้เลือก คลิกเลือกแบบที่ต้องการแล้วเลือก OK (ตกลง)

36. การจัดวางองค์ประกอบของแผนภูมิการจัดวางองค์ประกอบของแผนภูมิ 1. คลิกที่แผนภูมิ 2. ที่แท็บ Design (ออกแบบ) ในกลุ่ม Chart Layouts (เค้าโครงแผนภูมิ) คลิกเลือกแบบการจัดวางที่ต้องการจากแบบสำเร็จ

37. หัวเรื่องของแผนภูมิ เส้นพิกัด (Gridline) สัญลักษณ์แทนข้อมูล (Legend) ข้อความกำกับแกน แกน X แกน Y ข้อมูลบนแกน (Tick label) ชุดข้อมูล (Data series) ข้อความกำกับแกน • เราอาจคลิกที่ปุ่ม More (เพิ่มเติม) เพื่อขอดูแบบที่มีให้เลือกทั้งหมด

38. แผนภูมิองค์กร 1. ที่แท็บ Insert (แทรก) ในกลุ่ม Illustrations (ภาพประกอบ) คลิกไอคอน จะปรากฏที่เก็บไดอะแกรม (Diagram Gallery) เลือกแผนภูมิองค์กร กดปุ่ม OK (ตกลง)

39. จากหน้าจอจะปรากฏรูปแบบของแผนภูมิซึ่งประกอบด้วยจากหน้าจอจะปรากฏรูปแบบของแผนภูมิซึ่งประกอบด้วย • ตำแหน่งผู้บังคับบัญชา 1 ตำแหน่ง • ตำแหน่งผู้ใต้บังคับบัญชา 3 ตำแหน่ง • ทั้งนี้ ผู้ใช้สามารถปรับเปลี่ยนเพิ่มลดได้

40. 2. เมื่อคลิกนอกกรอบของแผนผังองค์กรจะเป็นการทำงานที่เอกสาร ดังภาพ

41. 3. หากต้องการกลับมายังแผนผังองค์กรเพื่อปรับเปลี่ยนแก้ไขให้คลิกในตำแหน่งการทำงานของแผนผังองค์กร จะปรากฏแถบเครื่องมือแผนผังองค์กรให้ทำการปรับเปลี่ยนตามต้องการ ดังภาพ

42. การแทรกกรอบ (เพิ่มตำแหน่ง) • คลิกเลือกกรอบที่ต้องการแทรก • คลิกแท็บ Format (รูปแบบ) ในกลุ่ม Insert (แทรก) เลือกตำแหน่งที่ต้องการ ○ ระดับย่อย (Subordinate) ตำแหน่งผู้ใต้บังคับบัญชา แทรกทางด้านล่างของกรอบ ○ คนทำงานร่วม (Coworker) ตำแหน่งผู้ร่วมงานแทรกในระดับเดียวกัน ○ ผู้ช่วย (Assistant) ตำแหน่งผู้ช่วยจะเพิ่มระหว่างกรอบที่เลือกและกรอบที่ต่ำกว่า

44. ผลที่ได้

45. การเปลี่ยนรูปแบบของแผนผังองค์กรการเปลี่ยนรูปแบบของแผนผังองค์กร • คลิกเลือกกรอบของแผนผังองค์กรระดับสูงที่สุด • คลิกแท็บ Format (รูปแบบ) ในกลุ่ม Layout (โครงร่าง) แล้วเลือกรูปแบบที่ต้องการ ดังภาพ

46. คลิกเลือกกรอบระดับสูงคลิกเลือกกรอบระดับสูง

47. ผลที่ได้

48. การลบกรอบ(ลบตำแหน่ง) • เลื่อนเมาส์ไปคลิกที่กรอบที่ต้องการลบ • เลื่อนเมาส์ไปคลิกที่เมนู Edit (แก้ไข) > เลือก Clear (ล้าง) > Contents Del (เนื้อหา Del) หรือกดปุ่ม Delete

49. คลิกเลือกปุ่มไอคอนที่ต้องการตกแต่งคลิกเลือกปุ่มไอคอนที่ต้องการตกแต่ง การตกแต่งกรอบ การตกแต่งแผนผังองค์กร โดยปรับรูปแบบของตัวอักษร การใส่สีให้กรอบ การตกแต่งกรอบ การใส่เงาให้กรอบ การกำหนด 3 มิติให้กับกรอบ กำหนดลายของเส้นกรอบ ขนาดของเส้นกรอบ เพื่อให้เกิดความสวยงาม สามารถปฏิบัติได้ ดังภาพคลิกเลือกปุ่มไอคอนที่ต้องการตกแต่ง