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Conduite de réunion

Conduite de réunion. Ph. Corten ULB Introduction Psychologie de Groupe 2012. Conduite de réunion. Classification Grands groupes Petits groupes Disposition spatiale et participation Règles Conditions matérielles Favoriser le moral Qualités de l’animateur. Classification.

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Presentation Transcript


  1. Conduite de réunion Ph. Corten ULB Introduction Psychologie de Groupe 2012

  2. Conduite de réunion • Classification • Grands groupes • Petits groupes • Disposition spatiale et participation • Règles • Conditions matérielles • Favoriser le moral • Qualités de l’animateur

  3. Classification • Grands groupes • Meeting • Conférence

  4. Classification • Petits groupes • Informations descendantes • Exemples • Exposé de rapports • Briefing • Exposé de décisions • Informations ascendantes • Exemple: interview de groupe • Réunion discussion/décision • Réunion négociation • Créatif ( résoudre un problème) • Conflit • Brainstorming • Exercice « Ordre du jour » • Compte rendu par X,Y,Z de l’audience accordée par le bourgmestre le 12 novembre. • Problème soulevé par la permanence et mesures à prendre. • Prospection en vue d’un terrain à acheter pour le centre d’accueil. • Echos de notre réunion publique d’information. Leçons à tirer pour le futur. • Publicité et propagande de l’association. Comment faire connaître notre association

  5. Classification • Exercice « Ordre du jour » • Compte rendu par X,Y,Z de l’audience accordée par le bourgmestre le 12 novembre. • Problème soulevé par la permanence et mesures à prendre. • Prospection en vue d’un terrain à acheter pour le centre d’accueil. • Echos de notre réunion publique d’information. Leçons à tirer pour le futur. • Publicité et propagande de l’association. Comment faire connaître notre association • Exercice « Ordre du jour » • Compte rendu par X,Y,Z de l’audience accordée par le bourgmestre le 12 novembre. • Info descendante • Problème soulevé par la permanence et mesures à prendre • Réunion discussion • Prospection en vue d’un terrain à acheter pour le centre d’accueil • Briefing • Echos de notre réunion publique d’information. Leçons à tirer pour le futur. • Intervew de groupe • Réunion discussion • Publicité et propagande de l’association. Comment faire connaître notre association • Brainstorming

  6. Conduite de réunion • Classification • Grands groupes • Petits groupes • Disposition spatiale et participation • Règles • Conditions matérielles • Favoriser le moral • Qualités de l’animateur

  7. Disposition spatiale: Podium • Meeting Podium

  8. Disposition spatiale: Podium • Meeting • Participation Podium

  9. Disposition spatiale: Podium • Meeting • Participation • Interactions: • Emotion Podium

  10. Disposition spatiale: classe • Conférence • Info descendante Estrade Orateur

  11. Disposition spatiale: classe • Différence entre classe et meeting • Participation de l’audience • Accrochage individuel du regard • Réflexion > émotion

  12. Disposition spatiale: classe • Conférence • Info descendante • Interactions: • Réflexion Orateur

  13. Disposition spatiale: table ronde • Réunion discussion • Créatif

  14. Disposition spatiale: table ronde • Réunion discussion • Créatif • Interactions: • Maximales

  15. Disposition spatiale: table ronde • Condition: animateur au même niveau que participants (pas d’hiérarchie) • Rôle: facilitateur, animateur, régulateur • Intérêt: • Idées neuves, spontanéité, authenticité

  16. Disposition spatiale: face à face • Négociations bilatérales

  17. Disposition spatiale: face à face • Négociations bilatérales • Interactions: • Parole passe par porte paroles • N’a de sens que si on est prêt à faire des concessions • Méfiance, parano, tension

  18. Disposition spatiale: table « semi-ovale »en V ou en U • Réunion discussion - décision • Info descendante (briefing) • (info ascendante) Animateur

  19. Disposition spatiale: table « semi-ovale »en V ou en U • Réunion discussion - décision • Info descendante (briefing) • (info ascendante) • Interactions • Très bonnes • Animateur reste leader • Climat de confiance possible Animateur

  20. Disposition de salle (Exercice) • Réunion de la commission sécurité d’une entreprise d’électricité (5 membres) pour l’étude d’incidents récents et décisions à prendre • Venue d’un prix Nobel dans votre hôpital • Formation gouvernementale. BHV francophones vs néerlandophones • Madonna à Charleroi • Audit de 6 experts indépendants devant se réunir pour échanger les conclusions d’un rapport final • Information de la direction sur les nouveaux horaires à prester

  21. Disposition de salle (Exercice) Question Réponse Table ovale Classe Face à face Podium Table ronde Classe • Réunion de la commission sécurité • Prix Nobel • BHV • Madonna • Audit d’experts devant se réunir pour échanger les conclusions • Nouveaux horaires

  22. Conduite de réunion • Classification • Grands groupes • Petits groupes • Disposition spatiale et participation • Règles • Conditions matérielles • Favoriser le moral • Qualités de l’animateur

  23. Principes et règles de fonctionnement du groupe établis à l’avance. Rôle de l’animateur • L’animateur de la réunion ne doit pas être un protagoniste du débat, sinon déléguer à un co-animateur • Fait respecter l’ordre du jour, il est détenteur des règles (exemples: retards, GSM, moments de pause, votes) • Distribue la parole, donne l’occasion de parler aux timides et aux taiseux en respectant leur pudeur, relance la discussion • Fait respecter le temps de parole (éventuellement le détermine à l’avance ou use d’un co-chairman) • Gère les modes de prise de décision (unanimité? main levée vs vote secret?) • Gère un participant • irrégulier (éventuellement règles d’exclusion) • qui remet tout en question • qui critique tout ou coupe la parole … • Ouvre un groupe par les présentations mutuelles, présente un invité • …

  24. Exercice: se présenter • Base: nom, prénom (âge) • Au nom de quoi on participe au groupe: • Exemple: • Diplôme, qualification • Institution… • Qualités particulières pouvant être intéressantes pour les participants (savoir se vendre !!!)

  25. Conduite de réunion • Classification • Grands groupes • Petits groupes • Disposition spatiale et participation • Règles • Conditions matérielles • Favoriser le moral • Qualités de l’animateur

  26. Conditions matérielles: Préparer la réunion • La convocation • Qui est invité • Quand et où la réunion commence • Quand elle finit • Conflits d’intérêts • Approbation du PV ou des accords précédents • Que faire si un absent conteste les décisions du PV? En aucun cas autoriser qu’il ne conteste le PV • Ordre du jour • Avoir une procédure si un point veut être ajouté. • Varia • En principe dans un varia un point non prévu peut être discuté, mais pas décidé.

  27. Préparer la réunion • Ambiance • Confort suffisant (nuisances) • Boissons (sandwiches?) • Non intrusion d’un tiers pendant la réunion • Règles concernant les GSM • Disposition de la salle

  28. Conduite de réunion • Classification • Grands groupes • Petits groupes • Disposition spatiale et participation • Règles • Conditions matérielles • Favoriser le moral • Qualités de l’animateur

  29. Favoriser le moral • Pouvoir faire abstraction des pressions extérieures en soudant le groupe • Dénoncer les manœuvres d’intimidation • Renforcer les défenses collectives • Rappeler à quoi servira le travail du groupe • Ne pas tomber dans la morosité, le piétinement, l’improductivité • Rappeler les progrès réalisés

  30. Conduite de réunion • Classification • Grands groupes • Petits groupes • Disposition spatiale et participation • Règles • Conditions matérielles • Favoriser le moral • Qualités de l’animateur

  31. Qualités de l’animateur • Présence au groupe: 100% vigilant à ce qui se passe • Souci de faire progresser le groupe (ne pas faire passer ses idées à tout prix) • Conscience de l’effet de ses propres attitudes • Développer et maintenir la participation • Soutenir l’attention • Développer les interactions • Etre souple dans son rôle

  32. Exercice collectif (Qualités de l’animateur) Qu’est-ce qui est facile pour vous? Qu’est-ce qui est difficile pour vous?

  33. Qu’est-ce qui est difficile pour vous? • Présence au groupe: 100% vigilant à ce qui se passe • Souci de faire progresser le groupe (ne pas faire passer ses idées à tout prix) • Conscience de l’effet de ses propres attitudes • Développer et maintenir la participation • Soutenir l’attention • Développer les interactions • Etre souple dans son rôle

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