1 / 50

ÜNİVERSİTELERDE STANDART DOSYA PLANI

ÜNİVERSİTELERDE STANDART DOSYA PLANI. Mevzuat ve prosedürler. 3473 Sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun.

gemma-cantu
Download Presentation

ÜNİVERSİTELERDE STANDART DOSYA PLANI

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. ÜNİVERSİTELERDESTANDART DOSYA PLANI

  2. Mevzuat ve prosedürler 3473 Sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun. 16 Mayıs 1988 tarihli Resmi Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe giren Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik. 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Genelgesi. BEYAS (Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi/İşlemler), Ankara Üniversitesi, 2009. YÖK’ün Saklama Süreli Standart Dosya Planı konulu, 31.03.2010 tarihli ve B.20.0.YDB.0.01-805.01.01-88 sayılı yazısı. 2011/1 Sayılı Başbakanlık DTVT (Devlet Teşkilatı Veri Tabanı) Genelgesi (Kurum ve Birim Kodları)

  3. Modern işletmecilik tekniklerini kullanarak, kurumlarda kayıtlı bilgiyi kontrol altında tutup, ihtiyacı olana en az maliyetle, en kısa zamanda ve bütünlük içerisinde sunmaktır. Belge Yönetimi

  4. Belge üretimi Tasfiye Belgelerin dağıtımı Değerlendirme Dosyalama Kullanım Belgelerin Yaşam Döngüsü

  5. Üretim • Yazışmalar • Formlar • Raporlar • Dağıtım • Kurum içi • Aynı kurumun farklı birimleri • Kurumlar arası • Kullanım • Karar yapma • Sorumluluklar • Bürokratik işlem • Hukuki zorunluluk • Dosyalama (Muhafaza ve Düzenleme) • Dosyalama • Dosya Planları çıkarma • Tekrar erişim Saklama • Değerlendirme • Ayıklama • Tespit • Tasfiye • İmha • Arşiv Belge Yönetimi Fonksiyonları

  6. Dosyalama: Belge yığınlarını bölümlere ayırmak olup, bir konu veya vakayla ilgili olan belgeleri bütünlük ve fonksiyonel ilişki içerisinde bir araya getirmektir. Dosya Planı: Birbiri ile fonksiyonel ilişkisi bulunan belge ve dosyaların, nasıl dosyalanıp düzenleneceğini gösteren konu başlıkları şeması. Tanım ve kullanım

  7. Konu başlıkları ile onu ifade eden kodlardan meydana gelir. Örnek Plan 100 Genel İş ve İşlemler 200 Temel Sağlık Hizmetleri … 900 Personel işlemleri Örnek Uygulama 900 Personel İşlemleri 910- İşe Alma 920- Atama 920.01- Naklen Atama … 930- Terfi … Örnek Dosya Planı ve Kodlaması

  8. Kavramlar: - Dosya Tasnif Planı - Dosya Planı - Dosyalama Sistemi - Konu Başlıkları Şeması - Dosya Listesi

  9. Örnek Plan 100 Genel İşler 200 Esas Fonksiyonlar … 900 Personel işlemleri Örnek Uygulama 900 Personel İşlemleri 910- İşe Alma 920- Atama 920.01- Naklen Atama … 930- Terfi … Örnek Dosya Planı ve Kodlaması

  10. Belge üzerindeki sayı bilgileri kısmında, Belgelerin konulduğu kağıt karton veya elektronik ortamdaki dosya, klasör, zarf ve kutularda, Elektronik belgelerde belge ve dosyanın üst veri alanlarında kullanılır. Dosya planı,

  11. T.C. İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ Edebiyat Fakültesi Dekanlığı Sayı : B.30.2.İST.0.11.70.71 – 902.02 – 2467 12/03/2010 Konu : Personel alım izinleri Kullanım - belge

  12. T.C. İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ Edebiyat Fakültesi Dekanlığı Sayı : 72591126 – 902.02 – 2467 12/03/2010 Konu : Personel alım izinleri Kullanım – belge – birim kodu

  13. T.C. İstanbul Üniversitesi B.30.2.İST.0.12.70.71 Edebiyat Fa. Personel Şef. 902.02 PERSONEL ALIM İZİNLERİ Açıklama notu: 2008 Yer no: Depo no: 01 Raf no: 22 Kutu no: 143 T.C. İstanbul Üniversitesi Kullanım - dosya F

  14. Kullanım- elektronik dosya

  15. Kağıt ortamdaki belgelerin arşivden takibi

  16. Elektronik belge ve klasörlerin tanımlanması-dosya kodu

  17. Başbakanlık Standart Dosya Planı Başbakanlık, 2005 yılında çıkarmış olduğu 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Genelgesi ile kamu kurumları bürolarında üretilen belgelerin düzenlenmesi için dosya planı uygulamasını zorunlu hale getirdi. Plan, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü (DAGM) tarafından geliştirildi. YÖK’ün 2010 yılında yayınladığı Saklama Süreli Standart Dosya Planı.

  18. Alanlar Plan, desimal anlayışla geliştirilmiştir. 000’den 999’a kadar olan kod aralığında geliştirilen ana ve alt konu başlıklarından oluşmaktadır. 000-099 ve 600-999 rakamları ile numaralandırılan alanlar, kurum ve kuruluşların yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerini, 100-599 rakamları ile numaralandırılan alanlar ise, ana hizmet birimlerinin fonksiyonlarını karşılamaktadır.

  19. Ana konular: 000 GENEL KONULAR 100 ANA HİZMETLER 200 ANA HİZMETLER 300 ANA HİZMETLER 400 ANA HİZMETLER 500 ANA HİZMETLER 600 PLANLAMA, BASIN, HUKUK ve TEFTİŞ 700 BİLGİ İŞLEM, DIŞ İLİŞKİLER, EMLAK ve EĞİTİM 800 İDARİ, KÜLTÜR, MALİ İŞLER ve ÖZEL KALEM 900 PERSONEL, SATINALMA, SOSYAL ve SAĞLIK İŞLERİ

  20. 101.03 Bölüm Kurulması 109 Bologna Süreci 201.02 Dekan Seçimi ve Ataması 300 Öğrenci İşleri 302 Öğrenci Özlük İşleri 302.01 Yeni kayıt İşlemleri 304 Burslar, Krediler, Stajlar 304.03 Stajlar 400 Öğrenci Seçme ve Yerleştirme 404.01 Soru Kitapcığı Üniversiteleri Kodları(özet)

  21. YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI

  22. YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI

  23. YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI

  24. YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI

  25. YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI

  26. YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI

  27. YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI

  28. Bir vaka yada konuyla ilgili belgeler için Dosya Planında hangi konuya ait olduklarına bakılarak dosya açılır. Dosyalama işi belge üretilirken başlar. İlk defa açılacak dosya için varsa belge üzerindeki dosya kodu kullanılabilir. Planın Kullanımı ve Kurallar 1

  29. DOSYA AÇMA (GENEL/ÖZEL) - Dosya açma ve ayrıntıya inerek kod verme işi, evrakın birikmesine ve hacmine göre yapılır. Genel kural, bir yıl içerisinde belge miktarı yeterli düzeye erişmiyorsa, ayrıntı düzeyler için ayrıca dosya açılmayıp bir üst seviyede dosya açılır. - Büroda yıl içerisinde personel işleri ile ilgili az sayıda belge oluşmuş ise dosya “900 Personel İşleri” kod ve başlığı ile açılır. • Bu dosyanın, 900 ile 929 kod aralığında biriken belgeleri barındırdığı anlaşılır. • Personel Daire Bşk. / Personel Özlük Bürosu 18235917-903- (Personel özlük genel) 18235917-903.09- (Sicil işleri) 18235917-903[546]- (… ait personel özlük dosyası) 18235917-915- (Sendika işlemleri) Planın Kullanımı ve Kurallar

  30. - Birkaç birim aynı dosya kodunu kullanabilir Özlük Bürosu 18235917-050.02- (Yönetim Kurulu Kararları) Yazı İşleri Bürosu 32736717-050.02- (Yönetim Kurulu Kararları) Mali İşler Bürosu 52283671-050.02- (Yönetim Kurulu Kararları) Planın Kullanımı ve Kurallar

  31. 99-Diğer Bir faaliyetle ilgili olarak planda bir başlık bulunamaz ise her ana konu başlığının sonundaki “99 Diğer” kısmı kullanılarak yeni başlıklar açılabilir. Ancak, bu ekleme mutlaka kurumda bu işten sorumlu olan birimin/kişinin koordinesinde yapılmalıdır. Yeni kod açma: 99- Diğer

  32. Konu: Üniversite mülklerinin abonelikleri • 756 Taşınmaz İşlemleri • 756.99 Diğer • 756.99.01 Abonelikler • 756.99.01[01] İSKİ • 756.99.01[02] İGDAŞ • 756.99.01[03] AYEDAŞ Yeni kod açma: 99- Diğer

  33. İlişki: Konu kodu ile özel numara ilişkisi • Plandaki 903 (Personel özlük ), 604.01 (Araştırma projeleri), 641.04 (İdari davalar) vb. konu kodları ile eğer varsa “sicil numarası” , “proje numarası”, “dava numarası” gibi dosyanın kendi özel numarası birleştirilir. Planın Kullanımı ve Kurallar

  34. İlişki: Dosya kodu daha özel kodlara bölünecekse, Örneğin yazışma sadece 2011/266 numaralı KİK numaralı ihale ile ilgili ise bu durumda Dosya kodu 934.01, ile 2011/266 ihale numarası [] (köşeli parantez) kullanarak 934.01[2011/266] şeklinde birleştirilir. Sayı: B…….00-934.01[2011/266] -256 Planın Kullanımı ve Kurallar

  35. Öğrenci Özlük Dosyası: 302[03430019] Konu kodu[Öğrenci numarası] Proje Dosyası: 604.01[112K014] Konu kodu [Proje numarası] Personel Özlük Dosyaları: 903[2355] Konu kodu [Personel sicil numarası] İhale Dosyaları: (Mal alımı) 934.01[2011/19] Konu kodu [İhale numarası] Örnekler

  36. Tahakkuk ve Ödeme İşleri 841.02.17 Personel Tahakkuk 841.02.17[01] Bordro Tahakkuk (Maaş) 841.02.17[01.01] Konu kodu [Personel tahakkuk + Bordro tahakkuk] Eczane ödemeleri 841.02.17[03.09.09] Konu kodu[Mal ve Hizmet Alım Ödeme + Tedavi + Eczane]

  37. Köşeli parantez içerisinde birden fazla kodlama ve tanımlama yapılması gerektiğinde, her farklı kod “;” işareti ile birbirinden ayrılacaktır. • Mahkemelik olan bir ihale dosyasının ihaleyle ilgili “2005/26”, mahkeme dosyası için ise “2007/152” dosya kodunu almış olsun; bunun dosya kodu şu şekilde gösterilir. 934.01[2005/26;2007/152] Planın Kullanımı ve Kurallar

  38. BİRDEN FAZLA KONUYU İLGİLENDİREN BELGELER Birden fazla konuyu ilgilendiren belgeler, en çok ilgili olduğu dosyaya; diğerine, sayfa sayısı az ise çoğaltılarak bir nüshası; sayfa sayısı çok ise gönderme notu yazılan bilgi fişi konulacaktır. Planın Kullanımı ve Kurallar

  39. Olurlar, Sözleşmeler, Şartnameler veya personeli ilgilendiren “görevlendirme evrakı” gibi belgeler için dosya planında müstakil dosya kodu açılmış olsa dahi bu belgeler ait oldukları vaka dosyasında (tümleşik dosya) tutulacak; eğer gerekli görülürse bu başlıklarla da dosya açılabilecektir. Planın Kullanımı ve Kurallar

  40. Kayıt yenileme 302.02 Öğrenci Dosyası 302 [03430019] Yeni kayıt 302.01 Katkı payları 302.03 Öğrenci belgesi 302.10 Vaka dosyası

  41. Kayıt yenileme 302.02 Öğrenci Dosyası 302 [03430019] Yeni kayıt 302.01 Katkı payları 302.03 Öğrenci belgesi 302.10 Öğrenci Belgeleri 302.10 Konu dosyası

  42. Makam Oluru 934.01 İhale Dosyası 934.01 [2011/5] İhale Şartname 934.08 İhale Komisyonu Kararı 934.01 KİK Onayı 934.05 Şartnameler 030.04 Olurlar 020 Belgeleri bağımsız dosyalama

  43. Görevlendirme 903.07 Personel özlük 303 [142/18] Atama 903.02 İzinler 903.05 Aile yardım bildirimi 903.10 Görevlendirmeler 903.07 Gölge dosyalar

  44. Görevlendirme 903.07 Personel özlük 303 [142/18] Atama 903.02 İzinler 903.05 Aile yardım bildirimi 903.10 Gölge dosyalar

  45. Görevlendirme 903.07 Personel özlük 303 [142/18] Atama 903.02 Askerlik yazısı Dilekçe Dışardan gelen belgeler

  46. Kurumlarda “Strateji Geliştirme Birimleri”, dosya planlarının hedeflenen amaçları doğrultusunda kullanımını gerçekleştirebilmek, uygulamaları takip etmek ve denetlemek üzere sorumludur. Planın Kullanımı ve Kurallar

  47. Yazılar, ekleriyle birlikte dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri çoksa, ekler yazılarından ayrılarak ayrı dosyalarda; fakat, aynı dosya numarasını takip eden sıra numarası verilerek dosyalanmalıdır. Bu tür uygulamalarda yazılardan eklere, eklerden yazılara gönderme yapılmalıdır. Planın Kullanımı ve Kurallar

  48. Dosyalar, günlük işlemlerde SDP uygun dosyalanıp kullanırken arşive devir ve muhafaza işlemleri yine bu dosya planlarındaki dosya kodu ve saklama planına göre yapılır. Planın Kullanımı ve Kurallar

  49. Teşekkürler bilgibelgeci@hotmail.com

More Related