Edition d’un guide des hébergements

1. Séminaire SITRA 29 et 30 septembre 2011 Edition d’un guide des hébergements Exploiter ses données SITRA sous Indesign

2. Présentation • Contexte • Sélection et export des données SITRA • Créer un fichier de traitement des données • Traitement des donnéessous Excel • Création d’un modèle de mise en page sous In design • Fusion des donnéessous In design • Problématiquesfréquentes • Synthèse • Informationscomplémentaires Séminaire SITRA 29 et 30 septembre 2011

3. Contexte • L’OT veut gagner en autonomie sur la réalisation de brochure • L’OT dispose d’Indesign • L’OT veut travailler avec une agence capable de fusionner des données Sitra sans faire d’intégration manuelle

4. Sélection et export des données SITRA • Sélection SITRA / Recherche avancée Liste déjà enregistrée (hébergements) • visualiser en recherche avancée puis lancer la recherche ou Paramétrer une recherche avancée • Type objet : hébergements • Critère interne : adhérent 2011 Séminaire SITRA 29 et 30 septembre 2011

5. Sélection et export des données SITRA • Préparer un modèle d’export • Choisir tous les champs que vous voulez voir figurer sur votre brochure  • Enregistrer sous « tout type 00 brochure » • Conserver ce modèle d’export l’écraser si besoin Séminaire SITRA 29 et 30 septembre 2011

6. Exigences de communication • Dans le guide, les hébergementsdoiventêtreclassés par: • zone géographique par ordre de proximité (notion absente de Sitra) • par sous type (1/Hotels 2/Résidence 3/Gîtes etc), • par classement (nombred’étoilesouépis en fonctionnement des types objet), Pour ces 3 premières contraintes le classement alphabétique ne répond pas au besoin de l’ot. Nous avons donc été obligé de créer une table de correspondance et utiliser la fonction recherchev pour enrichir le fichier exporté de Sitra. • par ordrealphabétiquesur le nom de l'objet en dernier lieu Séminaire SITRA 29 et 30 septembre 2011

7. Créer un fichier de traitement des données • Dans la mesure où il faut gérer un certain nombre d'exigences : Zones géographique, classement, repère sur plan, nous créons un fichier excel qui s'alimente à partir de l'export Sitra. • Nous allons mettre en œuvre des tableaux de correspondance puis des recherchev et des tris • Pour éviter une redondance des manipulations, nous créons des macros pour gagner du temps à long terme. Séminaire SITRA 29 et 30 septembre 2011

8. Exemple de traitement des zones géo • Les hébergementssontclassés en Zone (Thonon, à l’ouest, l’Est, au Sud, au Nord de Thonon) • On vaattribuerautomatiquementune zone géographique au fichierfinal • Créer un feuillerdanslequelvousallezréférencer la liste des villes et la zone géoassociée • Attribuer en même temps l’ordred’insertion de ces zones dansvotre guide des hébergements • La zone géo et son ordred’insertionsontautomatiquementinséréesdans les colonnesrespectivesdansl’ongletfichier final Séminaire SITRA 29 et 30 septembre 2011

9. Traitement des données sous Excel • Ouvrir « Tout type 00 brochure.csv » dans excel • Ouvrir le fichier récupération données sitra.xlsm précédemment créé en fonction de vos problématiques spécifiques • Lancer la macro précédemment créée • Le fichier va se mettre automatiquement à jour en aspirant le contenu du nouveau .csv • Enregistrer le fichier en format texte unicode (.txt) • Le cas échéant écraser « tout type 00 brochure.txt » en cliquant sur oui à chaque fois que ce sera demandé Séminaire SITRA 29 et 30 septembre 2011

10. Création et mise en page sous In design • Ouvrir Indesign et créer un nouveau document • Créer un modèle de mise en page en utilisant les styles de caractères  • Enregistrer sous « modèle mise en page.indd » Séminaire SITRA 29 et 30 septembre 2011

11. Fusion des données sous In design • Fenêtre > automatisation > Fusion des données • Sélectionner les champs et appliquer les styles créés • Créer un document fusionné avec les critères ci contre  Séminaire SITRA 29 et 30 septembre 2011

12. Problématiquestraitées • Insertion a posteriori d’une police pictosoustraitée • Attribuer à chaquecolonneunelettre correspond à la prestation • Si existanteattribuer la lettre, sinon ne rienmettre • Lors de la génération du guide, chaquelettre sera remplacé par le picto de la police pictocréée pour l’occasion • Exemple a = ascenseur = picto cage d’ascenseur Séminaire SITRA 29 et 30 septembre 2011

13. Synthèse • Voici la liste des documents que vous avez créée et qui doivent être regroupée dans un même fichier : • Faites en une sauvegarde Séminaire SITRA 29 et 30 septembre 2011

14. Informations supplémentaires • Rédiger son cahier des charges pour sous-traiter la mise en page et la police picto • Liste des agences consultées et compétentes dans l'intégration de données SITRA • Les tarifs en vigueur Séminaire SITRA 29 et 30 septembre 2011