Elementy skladowe pisma

1. Elementy skladowe pisma

2. Nagl�wek

3. Nagl�wek cd. Nagl�wek wpisujemy wiersz pod wierszem � bez dodatkowych odstep�w (wierszak nr1) w ukladzie blokowym, umieszczajac jak najwiecej danych, kt�re moga przyspieszyc odpowiedz, a mianowicie: Imie i nazwisko (nazwa instytucji) ul. ........................................ Kod, miejscowosc Tel. ............................. Fax ..................... PRZYKLAD NAGL�WKA Agnieszka Piasek ul. Grzeczna 78 m. 24 12-154 Elblag Tel. (0-32) 14-05-11 Fax (0-32) 14-03-12

4. Miejscowosc, data Miejscowosc, data Piszemy je z prawej strony, w tym samym wierszu, w kt�rym rozpoczynamy pisanie nagl�wka. Informacja tradycyjnie umieszczona w tym miejscu to miejscowosc. Po miejscowosci stawiamy przecinek, a po przecinku piszemy cyframi arabskimi, w ukladzie dwucyfrowym: dzien, miesiac i rok (rok mozna napisac czterema cyframi). Ostatnio odchodzi sie od skracania lub pisania cyfra miesiaca, pisze sie go slownie � jest to eleganckie i wyklucza pomylki. UWAGA: Amerykanie pisza date w kolejnosci miesiac � dzien � rok, dlatego w korespondencji ze Stanami Zjednoczonymi nalezy zawsze pisac miesiac slownie. Do wypelniania formularzy, druk�w statystycznych i ewidencyjnych, a wiec w przypadku dokument�w, kt�re sortuje sie wedlug dat, wpisuje sie kolejno: rok � miesiac � dzien, np. 2004-10-26.

5. Pole adresata Pole adresata Dane dotyczace adresata wpisujemy na wierszaku nr 1 (najmniejsza odleglosc interlinii) w ukladzie blokowym po prawej stronie arkusza papieru, w odleglosci 1 cm od osi symetrii pisma, ponizej adresu nadawcy, nie uzywajac interpunkcji. Miedzy nazwa instytucji a adresem dajemy dodatkowy odstep. Nad polem adresata mozna wpisac rodzaj korespondencji pocztowej, np.: POLECONY, LOTNICZY itp.. Jezeli piszemy do konkretnej osoby (os�b), to nad imieniem i nazwiskiem wpisujemy: Pani, Pan, Panstwo itp.. POLECONY Pani Karolina Przemyska ul. Piekna 12 m. 13 435-90 Kutno Podany powyzej spos�b pisania pola adresata jest zgodny z PN-76/P-55315, czesto jednak dokladne dane dotyczace adresata umieszczamy wtedy, gdy pismo bedzie wysylane w kopercie z okienkiem; jezeli list bedzie wysylany w kopercie bez okienka , to piszemy tylko dokladna nazwe adresata i miejscowosc, bez ulicy i kodu miejscowosci.

6. W zaleznosci od potrzeb pismo kieruje sie do przedsiebiorstwa bez wskazania konkretnego odbiorcy lub jego dzialu, np.: Wydawnictwo Szkolne i Pedagogiczne pl. Dabrowskiego 8 00-950 Warszawa lub ze wskazaniem dzialu, np.: Przedsiebiorstwo Handlowo Uslugowe �Forma� Dzial Handlowy L�dz Jezeli piszemy do konkretnej osoby, to czynimy to nastepujaco: Pan dr Krzysztof Kruk Dyrektor Generalny Przedsiebiorstwo Handlowe �Tur� w Krakowie Pole adresata 1

7. Nazwe firmy mozna pisac w mianowniku lub w dopelniaczu, imie i nazwisko (nazwiska)poprzedza sie wyrazami Pan, Pani, Panstwo. Nie skracamy nazw stanowisk sluzbowych. Do niekt�rych os�b piszemy z zastosowaniem specjalnego tytulu, np.: papiez � Jego Swiatobliwosc, kr�l, kr�lowa � Jego (Jej) Wysokosc, kardynal � Jego Eminencja, rektor wyzszej uczelni � Jej (Jego) Magnificencja, biskup, arcybiskup Jego Ekscelencja, ambasador, wyzszy urzednik ambasady � Jej (Jego) Ekscelencja. PRZYKLADY ADRESOWANIA ZE SPECJALNYMI TYTULAMI: Pole adresata 2

8. PRZYKLADY ADRESOWANIA ZE SPECJALNYMI TYTULAMI: Jego Magnificencja Jej Ekscelencja dr Szymon Lipinski Agnieszka Piasek Rektor Wyzszej Szkoly Pedagogicznej Ambasador Polski w USA w Lodzi W tresci pisma zwracamy sie do adresata: Pani Rektor, Panie Ambasadorze. Dopuszczalna, chociaz dosc niezreczna, jest forma adresowania pisma do konkretnej osoby, ale bez wskazania jej nazwiska, np.: Pan Dyrektor Naczelny �Klik� S.A. L�dz Zasada jest jednak, ze nadawca, jesli chce zaadresowac pismo do konkretnej osoby, powinien dowiedziec sie jej danych personalnych. Zdarza sie tez sytuacja odwrotna: piszemy, np. do dyrektora, bez podania stanowiska sluzbowego. Tak zaadresowane pismo swiadczy o jego prywatnym charakterze, np.: Pani Grazyna Bak Zaklady Chemiczne w Zgierzu Pole adresata 3

9. Znaki powolawcze Naleza do nich: znak adresata (Wasz znak), data pisma, na kt�re piszemy odpowiedz, znak wlasny (nasz znak), data naszego pisma. Znak pisma jest to skr�t literowy � numer kolejnego pisma w roku lamany przez rok, np.: PZU 22/04 oznacza pismo z PZU, kolejnosc w rejestrowaniu � 22 w roku 2004. Jezeli jest to pierwsze pismo w danej sprawie to piszemy tylko nasz znak. Coraz czesciej jest stosowana taka wlasnie forma: Znaki powolawcze sa umieszczone przy lewym marginesie, ponizej adresu odbiorcy. ZNAKI POWOLAWCZE � PRZYKLAD 1 Nazwa instytucji, status prawny L�dz, 10-03-2004 r. ul. ..................... kod miejscowosc tel., fax Pani Agnieszka Miarek Prezes Sp�lki z o.o. �Krak� w Lodzi Nasz znak: Wasz znak: Sprawa: zapytanie o oferte Znaki powolawcze 1

10. ZNAKI POWOLAWCZE � PRZYKLAD 2 Nazwa instytucji, status prawny Wroclaw,dnia 10-03-2004 r. ul. ..................... kod miejscowosc tel., fax. Pani Wanda Skat Prezes Sp�lki z o.o. �Krak� w Sieradzu id.22/04 Sprawa: odpowiedz na zapytanie o oferte C/34/04 z 20 pazdziernika 2004 r. Znaki powolawcze zostaly umieszczone przy lewym marginesie, ponizej adresu odbiorcy; data i znak pisma, na kt�re list odpowiada, podano po wyrazie �Sprawa:� Znaki powolawcze 2

11. Coraz rzadziej jest stosowane tradycyjne rozmieszczenie znak�w powolawczych � przyklad nr 3. Znaki powolawcze 3

12. Formula grzecznosciowa rozpoczynajaca Po napisaniu pola adresata wpisujemy z lewej strony (od marginesu) formule grzecznosciowa rozpoczynajaca: Szanowna Pani Szanowny Panie Szanowne panie Szanowni Panowie Szanowni Panstwo Po napisaniu tego zwrotu mozna napisac przecinek i wtedy tresc rozpoczynamy mala litera. Jezeli po tym zwrocie nie postawimy przecinka, tresc zaczynamy wielka litera. Jezeli znamy adresata to mozemy sie zwr�cic nastepujaco: Szanowna Pani Prezes Szanowna Pani Doktor Szanowny Panie Dyrektorze Szanowny Panie Profesorze Zwierzchnik moze zwr�cic sie do podwladnego (nigdy odwrotnie): Szanowny Panie Kowalski (zwrot ten ma charakter oficjalny i oschly, i na og�l niczego dobrego nie mozemy sie spodziewac po takim pismie) Formula grzecznosciowa 1

13. Nie laczymy zwrot�w rozpoczynajacych grzecznosciowych z tytulem sluzbowym i nazwiskiem, a takze z imieniem i nazwiskiem (np. nie nalezy pisac: Szanowny Panie Dyrektorze Kruk). W zadnym pismie nie wolno naduzywac nazwiska, poniewaz jest ono prawnym sposobem identyfikacji czlowieka. Nazwisk uzywamy ostroznie, tak zeby nie dotknac adresata. Mozna jednak � w razie potrzeby � uzyc w tresci imienia i nazwiska, np.: Pani Rektor Anna Kr�l Do Pan, kt�re zajmuja stanowiska o charakterze meskim lub wykonuja zwyczajowo meskie zawody, zwracamy sie, uzywajac form meskich i nie odmieniajac ich, np.: pani mecenas, pani prezes, pani inzynier, pani magister, pani dyrektor, pani kierownik (chociaz pani dyrektorka i pani kierowniczka sa r�wniez przyjetymi formami). Przy skladaniu zyczen w zaproszeniach lub podczas zwracania sie do powszechnie znanych os�b szczeg�lny szacunek mozna wyrazic slowami: Wielce Szanowna pani, Wielce Szanowny Panie, Wielce Szanowne Panie, Wielce Szanowni Panowie, Wielce Szanowni Panstwo. Formula grzecznosciowa 2

14. Tresc Pismo piszemy albo w ukladzie blokowym, albo z wcieciem akapitowym. Nie wolno mieszac uklad�w i jezeli rozpoczynamy pisanie w kt�ryms z uklad�w, to stosujemy go konsekwentnie do konca. Mozna w tresci stosowac punktacje, wyr�znienie wazniejszych fragment�w tekstu. Mozna r�wniez zatytulowac pismo (np. �Oferta�, �Podanie� itp.. ) lub napisac od lewego marginesu: �Dotyczy:� albo �Sprawa:� i w jednym zdaniu napisac, czego dotyczy pismo. Jest to temat pisma. Najczesciej jest on wyrazony haslowo, ulatwia szybkie zorientowanie sie w tresci pisma oraz umozliwia sprawne skierowanie go do wlasciwego dzialu. Tresc

15. Formula zakonczeniowa Po tresci w odleglosci 3 odstep�w na wierszaku nr 1, po prawej stronie, piszemy formule grzecznosciowa pozegnalna, np.: Z powazaniem (elegancka i najczesciej spotykana forma), Lacze wyrazy szacunku, Z wyrazami szacunku, Pozdrawiamy (wtedy gdy znamy odbiorce pisma). W pismach do os�b, kt�rym nalezy sie szczeg�lny szacunek, lub w dyplomacji, mozemy uzyc zwrot�w: Z wyrazami najglebszego szacunku, Z wyrazami wdziecznosci, W smutnych okolicznosciach sa stosowane zwroty: Z wyrazami wsp�lczucia, Z wyrazami zalu itd. Formula zakonczenia

16. Podpisy W odleglosci 2 do 3 odstep�w na wierszaku nr 1 od formuly pozegnalnej, z prawej strony arkusza piszemy formule podpisowa, w kt�rej sklad wchodzi stanowisko oraz imie i nazwisko podpisujacego (moze byc wpisany r�wniez tytul naukowy). Formule podpisowa mozna sporzadzic w ukladzie blokowym: Dyrektor (mgr Janina Stopka) lub w ukladzie symetrycznym Prezes (mgr Anna Knot) Jezeli pod podpisem podpisuja sie dwie osoby, to mozna podpisy rozmiescic na r�wnej linii jeden z lewej, a drugi z prawej strony: Gl�wny Ksiegowy Dyrektor Naczelny (Jan Bober) (Krystyna Grab) Podpisy 1

17. Podpisy Z lewej strony umieszczamy osobe o nizszej, z prawej o wyzszej randze w hierarchii sluzbowej. Mozna tez umiescic podpisy z prawej strony jeden pod drugim, wtedy podpis osoby nizszej ranga w hierarchii sluzbowej umieszczamy wedlug tych samych zasad co przy jednym podpisie, a podpis osoby wyzszej ranga � pod pierwszym podpisem, w odleglosci 3 odstep�w na wierszaku nr 1, jeden podpis pod drugim: Gl�wny Ksiegowy (Jan Krakowski) Dyrektor Naczelny (Agnieszka Plawek) Podpisy 2

18. Odleglosci miedzy zwrotem pozegnalnym a trescia i podpisami zachowujemy takie same, jak przy rozmieszczeniu jednego podpisu. Jesli pismo jest podpisywane przez dwie osoby r�wnorzedne stanowiskami, to z lewej strony sklada podpis osoba blizej zwiazana sluzbowo z poruszanymi w liscie sprawami, np.: Z powazaniem Gl�wny Ksiegowy Dyrektor ds. handlowych (mgr Ewa Adamczyk) (mgr Anna Wlodarczyk) Jezeli pismo podpisuje nie wlasciwy autor pisma, lecz osoba do tego upowazniona, to nalezy zamiescic odpowiednie oznaczenie: z up. � z upowaznienia, wz. � w zastepstwie, p.o. � pelniacy obowiazki, np.: Z powazaniem Dyrektor Generalny z up. Alicja Siuda (mgr Michal Polot) Podpisy 3

19. Zalaczniki Z lewej strony na tej samej wysokosci co jeden podpis umieszczamy z prawej strony, piszemy wyraz �Zalaczniki:� umieszczamy pod podpisem z lewej strony. Pod tym wyrazem wymieniamy zalaczniki, wpisujac je na wierszaku nr 1 i uwazamy, aby z nazwami zalacznik�w nie wyjsc poza os symetrii pisma. Jesli dolaczymy informatory, Katalogi lub ulotki reklamowe, zapowiadamy to w tekscie pisma, np.: Jako zalaczniki otrzymuja Panstwo...., Prosze zapoznac sie z zalaczona ulotka ...., Dane techniczne znajda Panstwo w zalaczonym informatorze. PRZYKLAD ROZMIESZCZENIA INFORMACJI O ZALACZNIKACH W PISMIE, KT�RE JEST OPATRZONE JEDNYM PODPISEM Zalaczniki: Odreczny podpis Kopia swiadectwa maturalnego, Kopia dyplomu za zajecie trzeciego miejsca w olimpiadzie gramatycznej. Zalaczniki 1

20. PRZYKLAD ROZMIESZCZENIA INFORMACJI O ZALACZNIKACH W PISMIE, KT�RE ZOSTALO PODPISANE PRZEZ DWIE OSOBY Z powazaniem Gl�wny ksiegowy Dyrektor ds. handlowych (mgr Ewa Bil) (mgr Malgorzata Kowalczyk) Zalaczniki: Zalaczniki 2

21. ROZDZIELNIK Jest to informacja o tym, kto powinien sie zapoznac z trescia pisma. Wpisujemy te informacje z lewej strony, pod �Zalacznikami�. Po wyrazach �Otrzymuja:� lub �Do wiadomosci:� wpisujemy informacje o tym, kto otrzymuje nasze pismo, kto powinien sie zapoznac z jego trescia i nie przechodzimy z tekstem poza os symetrii. Instytucje lub osoby wpisujemy wedlug waznosci w hierarchii sluzbowej lub w kolejnosci alfabetycznej, np.: PRZYKLAD ROZDZIELNIKA Zalaczniki: Kopia mapki geodezyjnej Otrzymuja: (lub Do wiadomosci:) Sad Rejonowy w Zgierzu Antoni Banan Slawoy Gw�zdz Alantolyna Molak Marcin Warzywniak Edwarda Zgnilak Te informacje, kt�re odnosza sie do wzorcowego pisma, beda wykorzystywane w wiekszosci pism. Zmienne moga byc tylko szczeg�ly, natomiast zasadnicza czesc pozostanie bez zmian. Rozdzielnik

29. Wzory pism Te informacje, kt�re odnosza sie do wzorcowego pisma, beda wykorzystane w wiekszosci pism. Zmienne moga byc tylko szczeg�ly, natomiast zasadnicza czesc pozostaje bez zmian. Elementy pisma w ukladzie europejskim Wz�r pisma w ukladzie europejskim Elementy pisma w ukladzie amerykanskim Wz�r pisma w ukladzie amerykanskim Wz�r blankietu BR lub Firmowego Wz�r pisma wedlug blankietu BZ Wz�r pisma wedlug blankietu BU