Flc seminar program south east europe
This presentation is the property of its rightful owner.
Sponsored Links
1 / 50

FLC seminar - program South East Europe PowerPoint PPT Presentation


  • 72 Views
  • Uploaded on
  • Presentation posted in: General

FLC seminar - program South East Europe. Ljubljana 01 julij 201 3. Jože Valič Prvostopenjska kontrola - MzIP. Programi prvostopenjske kontrole v okviru MzIP:. Programi ETS: SEE, Alpine Space, MED, Central Europe. Programi transnacionalnega sodelovanja: ESPON in URBACT II.

Download Presentation

FLC seminar - program South East Europe

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Presentation Transcript


Flc seminar program south east europe

FLC seminar - program South East Europe

Ljubljana

01julij 2013

Jože Valič Prvostopenjska kontrola - MzIP


Programi prvostopenjske kontrole v okviru mzip

Programi prvostopenjske kontrole v okviru MzIP:

Programi ETS: SEE, Alpine Space, MED, Central Europe

Programi transnacionalnega sodelovanja: ESPON in URBACT II


Podro je programa see

Področje programa SEE


Priprava na poro anje

Priprava na poročanje

  • Programskidokumenti:

  • Priročnik o izvajanjuprojektov (SEE Implementation Manual)

  • Pravila o upravičenostistroškov (SEE Control Guidelines)

  • Priročnikzaporočilopartnerja (Project Partner s Guidelines for SEE Partner report)

  • obrazcizaporočanje(spremembe, proračun, izstop PP,…)

    http://www.southeast-europe.net/en/downloads_section/

  • Dokumentiprvostopenjskekontrole

  • Navodilain obrazci za poročanje: http://www.cilj3.mzip.gov.si/index.php?id=9&lang=sl


Navodila in obrazci za poro anje

Navodila in obrazci za poročanje

OBRAZCI IN IZJAVE:

  • Izjavaprojektnegapartnerja(DDV, ki se lahko povrneniupravičenstrošek). Potrebno je obkrožiti eno od možnosti in vpisati odbitni delež DDV (v primeru odbitnega deleža). Možnost: Potrdilo DURS.

  • Izjava, da izvajanje in rezultatiprojekta ne predstavljajodržavnepomoči (De minimis).

  • Izjava u zagotavljanju ločenega računovodstva

  • Zbirnofinančnoporočilo o sofinanciranjutransnacionalnegaprojekta(virisofinanciranja, pogodba o sofinanciranju).

  • Obrazcizaporočanje SEE partner report – podpisan(predhodno potrdi LP, poslatitudiv elektronskiobliki – na priloženi zgoščenki).

  • Obrazec za izračun urne postavke in razdelitev po delovnih paketih (WP) (vsi podatki na enem mestu, poenotenje izračuna, manj zamud, priložiti na zgoščenko).

  • Vsi obrazci so objavljeni na spletni strani CILJ3:http://www.cilj3.mop.gov.si/index.php?id=126&lang=sl (pozor: ločeno po programih!)


Navodila in obrazci za poro anje1

Navodila in obrazci za poročanje

ZBIRNO FINANČNO POROČILO:


Navodila in obrazci za poro anje2

Navodila in obrazci za poročanje

ZBIRNO FINANČNO POROČILO:


Navodila in obrazci za poro anje3

Navodila in obrazci za poročanje

IZJAVA PROJEKTNEGA PARTNERJA:


Navodila in obrazci za poro anje4

Navodila in obrazci za poročanje

Navodila:

Urejanje poročil (Registrator: Dokumenti, izjave, str. po kategorijah)

Str. Zaposlenih: Za vsakega zaposlenega posebej Izračun urne

postavke in razdelitev po WP (obrazec CILJ3) časovnica, plačilna lista,

potrdilo o plačilu, REK-1, regres.

2. Kontrola na kraju samem: Navodila MzIP, priprava prostora in

dokumentacije. Skladnost s poročanim, revizijska sled, oprema,

investicije, označevanje.

Odgovornostupravičencev v zvezi z obveščanjem in informiranjem

javnosti: Navodila za označevanje publikacij (brošure, članki, letaki,

novice, prezentacije, dopisi, spletne publikacije,…). Presoja: Ali

gre za zunanjo komunikacijo?


Odgovornost upravi encev v zvezi z obve anjem in informiranjem javnosti

Odgovornost upravičencev v zvezi z obveščanjem in informiranjem javnosti.

Poimenovanje programa: SouthEastEuropeTransnationalCooperationProgramme. Kratko: SouthEastEuropeProgramme ali SEE Programme.

Slogan:

Uporaba je priporočena skupaj z logotipom, na spodnjem delu

publikacije. Uporablja se ustrezni odtenek sive (CMYK 0.0.0.50).

3. Logotip:


Odgovornost upravi encev v zvezi z obve anjem in informiranjem javnosti1

Odgovornost upravičencev v zvezi z obveščanjem in informiranjem javnosti.

Barve logotipa: Za tiskane publikacije se uporablja CMYK barvna lestvica. Za posebno tiskanje pa barvna lestvica PANTONE. Za spletne publikacije pa RGB barvna lestvica.


Posebne verzije logotipa

Posebne verzije logotipa

Na majhnih površinah ali posebnih materialih je priporočljiva uporaba besedilnega logotipa.

Priporočeno je belo ozadje in barvna verzija logotipa. V posebnih primerih, oz. v primeru barvnega ozadja ali fotografije, se uporablja ena od spodnjih verzij logotipa.


Odgovornost upravi encev v zvezi z obve anjem in informiranjem javnosti2

Odgovornost upravičencev v zvezi z obveščanjem in informiranjem javnosti.

Ustrezni razmik: Za doseganje maksimalnega učinka, mora biti zagotovljen ustrezen razmik do ostalih vsebin okrog logotipa. Razmik mora biti najmanj polovica grafičnega simbola.

2. EU logotip: Vedno zgoraj desno. Različne verzije:


Uporaba ozna evanja

Uporaba označevanja

Po uredbi Evropske komisije je predvidena uporaba:

a) Logotipa programa v kombinaciji s

sloganom programa.

b) Logotipa evropske unije

V primeru manjših promocijskih izdelkov ali publikacij, oz. če gre za

delno ali celotno financiranje iz predpristopne pomoči (IPA, ENPI), je dovolj uporaba zgolj EU verzije logotipa, sicer pa obvezna uporaba ERDF verzije logotipa (vsi ERDF partnerji).

c) Logotipa projekta

Dodatno je priporočena izdelava in uporaba logotipa projekta, ki ga nato uporabljajo vsi projektni partnerji.


Uporaba ozna evanja1

Uporaba označevanja

Dopisi

Vizitke

Prezentacije


Uporaba ozna evanja2

Uporaba označevanja

Promocijski material


Uporaba ozna evanja3

Uporaba označevanja

Spletna komunikacija:

Jasna povezava s SEE programom in financiranjem s strani EU sklada.

Označevanje opreme:

Nalepka velikosti 1/16 vidne površine.


Upravi enost izdatkov

Upravičenost izdatkov

Izdatki so upravičeni, če:

  • se nanašajonaprojekt in so predvideni v potrjeniprijavnici

  • so se dejanskozgodiliprojektnemupartnerju in jih je partner plačal (primer: potni stroški za IPA, 20% ASP in 10% PP)

  • so raspoznavni, preverljivi in jihspremljajooriginalnadokazila

  • so nastali in biliplačaniznotrajperiode (v primeru, da se aktivnostizvajaobkoncuperiode in plačilozapade v naslednjoperiodo, so tiizdatkiupravičeni v naslednjiperiodi). Stroški so upravičeni z zamudo največ ene periode!

  • so se zgodiliznotrajobmočjaprograma/EU

  • so evidentiraniločeno (voditivsenastalestroške v zvezi s projektomnaločenemstroškovnemmestualidrugihevidencah)


Pripravljalni stro ki wp 0

Pripravljalni stroški (WP0)

Izdatki so upravičeni, če:

  • so nastali med 01.01.2007 in datumom potrditve prijavnice (AF)

  • so predvideni v AF (le do višine proračuna)

  • so bili plačani pred koncem prvega obdobja

  • so bili uveljavljeni kot del prvega poročila

  • Spadajo v eno izmed naslednjih stroškovnih kategorij:

    - zaposleni (Staff)

    - režijski stroški (Overheads). V primeru izbire metode 8% flatrate, stroški niso upravičeni.

    - stroški potovanj (Travelandaccommodation)

    - zunanji strokovnjaki (Externalexpertise)

  • Neizkoriščeni proračun WP0 ni prenosljiv v okviru flexibilityrules na ostale BL in WP!


Kategorije upravi enih stro kov

Kategorije upravičenih stroškov

  • stroški zaposlenih (Staff costs)

  • režijski stroški (Overheads)

  • potni stroški (Travel and Accomodation)

  • stroški zunanjih izvajalcev (External expertise and services)

  • oprema (Equipment)

  • investicije malih vrednosti (Small scale Investments)

  • stroški garancij in ostali finančni stroški (Financial charges and guarantee costs)


Stro ki zaposlenih staff costs

Stroški zaposlenih (Staff costs)

Dokazila:

  • skleppredstojnika o imenovanju v delovnoskupinozadelonaprojektu(razvidnafunkcija - naloganaprojektu, % delaterčastrajanjazaposlitvenaprojektu)

  • pogodba o zaposlitvizavse, kidelajonaprojektu

  • plačilnalista

  • dokazila o nakaziluplač in prispevkov(obrazecREK-1 ali potrdilo DURS)

  • izračunurnepostavke(podpisan)

  • obrazeczaevidentiranjedelovnihur – časovnica (Monthly timesheet), podpisan s stranidelavca in delodajalca


Asovnica

Časovnica


Sprememba metode izra una urne postavke

Sprememba metode izračuna urne postavke

1. Bruto I:1,000.00 EUR

2. Prispevki in stroški plačani s strani delodajalca (+ 1/12 regresa): 270.00 EUR

3. Skupni stroški zaposlenih (1.+2.): 1,270.00 EUR

4. Ure na SEE projektu: 116 h

5. Ure na ostalih projektih: 44 h

6. Odsotnost z dela (praznik, bolniška, dopust,…): 16h

7. Skupne ure v mesecu (4.+5.+ 6.):176 h

8. Urna postavka (3./(4.+5.)): 1,270.00 EUR/160= 7.9375 EUR  

9. SKUPNI mesečni strošek zaposlenega na SEE projektu(4.x 8.): 116 x 7.9375 EUR =920.75 EUR

Opomba: Stroški odsotnosti so vključeni v izračun!


Urna postavka

Urna postavka


Urna postavka1

Urna postavka


Stro ki zaposlenih staff costs1

Stroški zaposlenih (Staff costs)

Izračun urne postavke:

mesečna bruto plača s prispevki, s stroški prevoza in prehrane X dejansko število

vse efektivne ure v določenem mesecu - ur na projektu

Brez odsotnosti (boleznine, dopusti, prazniki,…)

Podlaga za izračun je plačilna lista in podatki iz časovnice.

Nadure so upravičene, če so nastale zaradi projekta in so prikazane na

časovnici.

Boleznine v breme ZZZS niso upravičen strošek (Nega, krvodajalska akcija).

Delovna uspešnost iz naslova povečanega obsega dela za javne uslužbence je upravičen strošek (če se povečan obseg nanaša na delo na projektu).

Redna delovna uspešnost je upravičen strošek, če je v skladu s pogodbo o zaposlitvi.

Regres je upravičen v višini 1/12 bruto zneska za vsak mesec, ko je zaposleni

delal na projektu. Podobno se obračuna tudi poračun regresa za 2012.


Stro ki re ije overheads

Stroški režije (Overheads)

Grezastroškeposlovanjaorganizacije, ki so direktnoaliindirektno

povezani z izvajanjemprojekta.

  • Stroški v trajanju projekta ne smejopreseči 20% stroškovdela (8% v primeru izbire pavšalnega obračuna (le 4 razpis))

    1.Direktni/neposrednistroški(Strošek računa je v celoti str. Projekta)

    Primeri:

    - najemnina(v kolikorje ločenprostorzanamenprojekta in se ločenoprikazujenajemnina. Vsi v prostoru so 100% zaposleni na projektu.

    poštnistroški, stroškikopiranjaizključnozanamenprojekta,

    telefonskiklici – v kolikor se telefonskaštevilkauporabljaizključnozanamenprojekta…


Stro ki re ije overheads1

Stroški režije (Overheads)

2. Indirektnistroški

  • se posrednonanašajonaaktivnostipriizvajanjuprojekta in jih je

    potrebnoizračunatiproporcionalnopoustreznem ključu.

    Primeri:

  • strošekelektričneenergije, ogrevanja, vode, kumunale..

  • strošekskupnihračunovodskihstoritev

  • strošekskupnegapisarniškegamateriala, čiščenja

  • Ključ (večmožnosti):

  • številoljudinaprojektu/skupnošteviloljudi v organizaciji

  • številourdelanaprojektu/številovsehdelovnihur v organizacijiali v oddelku, kiizvajaprojekt

  • površinadelovnihprostorovzanamenprojekta/celotnapovršinadelovnihprostorov v organizaciji)


Stro ki re ije overheads2

Stroški režije (Overheads)

Vcelotnem obdobju izvajanja projekta ves čas uporabljati enako metodo izračuna ključa (z uporabljenimi podatki za vsako obdobje)!

Pavšalni izračuni niso upravičeni!

Dokazila:

V primeru indirektnih stroškov: Razvidna metoda, oziroma ključ za izračun; z razvidnimi uporabljenimi podatki za izračun in konkretnim izračunom za aktualno obdobje. Podpisano in ožigosano.

Originalni računi in kopije (s priloženo naročilnico, dobavnico),

dokazilo o plačilu računov.


Stro ki re ije overheads3

Stroški režije (Overheads)

3. Pavšalna metoda (le 4 razpis!)

  • Metodo je potrebno predhodno izbrati (obkljukati v prijavnici - AF),

  • Spremembe metode med projektom niso možne.

  • Upravičenih je 8% stroška dela (glede na višino v poročilu prijavljenih str. zaposlenih, razdelitev po WP v enakih deležih kot str. Zaposlenih.

    Prednosti:

  • Brez prilaganja dokazil in izračunov (zmanjšanje administrativnih opravil – porabe časa)

    Slabosti:

  • Le 8%


Pravilno izpolnjevanje 8 pav al

Pravilno izpolnjevanje - 8% pavšal


Potni stro ki

Potni stroški

  • Upravičeni so samopotnistroškizazaposlene v organizaciji, kidelajonaprojektu (staff) in so neposrednopovezani z izvajanjemprojekta.

  • Potnistroškizunanjihizvajalcev, deležnikov ter 20% ASP in 10% PP se uveljavljajo vkategoriji“Externalexpertise and services”.

  • Upravičena so samopotovanjaznotrajobmočjaprogramaoz.EU.

  • Izbrati je potrebnonajboljekonomičnonočitev (srednjirazred) in

    transport; (npr. uporabaposlovnegaaliprvegarazredaprinakupu

    letalskekarteniupravičena). Vsakoodstopanjemorabitiposebej

    obrazloženo (taxi).


Potni stro ki1

Potni stroški

Dokazila:

  • original in kopijaobračunanalogazaslužbenopotovanje s vsemiprilogami (računzanastanitev, letalskekarte, vozovnice, cestnine, …..)

  • poročilo o službenipoti

  • vabilonaslužbeno pot (lahkotudie-poštnovabilo)

  • program (agenda) konference, sestankov, ..

  • listaudeležencev s podpisi

  • dokazila o plačilupotnihstroškov


Potni stro ki2

Potni stroški

Dokazila:

  • V primeruuporabelastnegavozilajepriznanih18% cene95 oktanskegabencina za km, kiveljav časupotovanja.

  • v primeruuporabe službenegavozila,pa se strošek izračuna po metodi:

    strošek uporabe službenega vozila = dejansko število prevoženih kilometrov × veljavni davčno upravičen znesek povračila za prevoženi kilometer.

    Na dan izdaje tega obvestila znaša davčno upravičen znesek povračila za prevoženi kilometer 0,37 EUR.

    Priložiti je potrebno podatke o opravljenih kilometrih na službeni poti (potni nalog – evidenca kilometrine vozila).


Stro ki zunanjih strokovnjakov

Stroški zunanjih strokovnjakov

  • Sem sodijo poleg stroškov zunanjih strokovnjakov tudi stroški promocije, organizacije srečanj in dogodkov, storitve (brez DHL),…

  • Projektni partner ne sme biti najet za zunanjega strokovnjaka

  • Zaposleni na projektu ne sme biti tudi zunanji strokovnjak

  • Upoštevanje določil zakona o javnem naročanju (ZJN-2), , IPA-I partnerji (PRAG)

    ZUNANJI STROKOVNJAKI

  • Le vprimeru, da PP nima lastnih tovrstnih strokovnjakov

  • Strokovnjaki morajo biti nujni za uspešno izvedbo projekta

  • Izbira zunanjih strokovnjakov mora biti transparentna

    ORGANIZACIJA SREČANJ IN DOGODKOV

  • Srečanja in dogodki, ki so predvideni v AF

  • Lista prisotnih (catering, pogostitve,…)

  • Vrste stroškov: najem dvoran in opreme, govorniki, tolmačenje, promocijski material za dogodek, …


Stro ki zunanjih strokovnjakov1

Stroški zunanjih strokovnjakov

OSTALE STORITVE

  • Prevajalske storitve, tisk publikacij,…

  • Storitve, ki niso v povezavi z ostalimi BL (poštni stroški so lahko uveljavljeni le v okviru BL Overheads)

    PROMOCIJSKI STROŠKI

  • Brošure, letaki, članki, objave, novice, spletna stran (2 leti),…

  • Publikacije, ki niso vezane izključno na izvedbo dogodkov.

  • Stroški so upravičeni, če so izdelki označeni v skladu s programskimi pravili o informiranju javnosti (Annex 3 VisualIdentityGuidelineofthe SEE Implementationmanual - www.southeast-europe.net)


Stro ki zunanjih strokovnjakov2

Stroški zunanjih strokovnjakov

Dokazila:

  • Dokazila o izpeljanem ustreznem postopku izbire zunanjih strokovnjakov (ponudbe, zapisniki, sklepi,…)

  • Pogodba ali naročilnica

  • Originalni račun in kopija računa

  • Dokazila o plačilu

  • Dokazila o izvedbi storitev: poročilo o opravljenih storitvah, študije(obsežnejše študije v el. obliki),analize, fotografije….


Oprema

Oprema

  • Oprema, ki je nujna za izvedbo projekta (in predvidena v AF)

  • Uporabljena je izključno za potrebe projekta

  • Prekoračitev predvidenega proračuna ali nakup nepredvidene opreme le s predhodno odobritvijo JTS

  • Upoštevanje določil zakona o javnem naročanju (ZJN-2)

  • V primeru, da je amortizacijska doba daljša od preostalega trajanja projekta, je dovoljen le strošek amortizacije ali proporcionalni delež vrednosti opreme po formuli:

    št. mesecev do konca projekta X vrednost opreme

    št. mesecev amortizacijske dobe


Oprema1

Oprema

Dokazila:

  • Dokazila o izpeljanem ustreznem postopku izbire ponudnika (ponudbe, zapisniki, sklepi,…)

  • Pogodba ali naročilnica

  • Originalni račun in kopija računa

  • Dokazila o plačilu

  • Dokazila o obstoju opreme in ustrezni označenosti opreme: inventarni list, fotografije….


Manj e investicije

Manjše investicije

  • Investicija z mednarodnim (čezmejnim) vplivom in predvidena v AF

  • Vključena še najmanj dva druga partnerja iz ostalih držav

  • Primeri: nove tehnologije, pilotne rešitve problemov, rešitve s področja energetske učinkovitosti, zmanjšanja onesnaževanja,…

  • Projektni partner ne sme biti izvajalec

  • Investicije ne smejo biti namenjene PP, pač pa širšim javnim potrebam.

  • Upoštevanje določil zakona o javnem naročanju (ZJN-2), IPA-I partnerji (PRAG)


S tro ki garancij in ostali finan ni stro ki

Stroški garancij in ostali finančni stroški

  • Stroški mednarodnih transakcij (nakazila LP PP,…)

  • Bančni stroški odpiranja in vodenja ločenega računa za izvajanje projekta

  • Garancije bank ali drugih finančnih institucij do meje določene z zakonodajo

  • Pravni in notarski stroški v povezavi s projektom in nujni za izvedbo projekta

  • Stroški morajo biti predvideni v proračunu ali kasneje potrjeni s strani JTS.


Pogoste te ave

Pogoste težave

  • Pozno poročanje:

    Zaželeno je, da oddate poročilo v prvem tednu po preteku obdobja

    oz. ne kasneje kot v 15 dneh. Obravnavanje po vrstnem redu.

  • Nepravilni podatki v PPR:

    nepravilno obdobje poročanja(SC), nepravilno ime PP v angl. (AF),

    opisi stroškov, vnosi podatkov (datumi računa, plačila,valuta,…),

    napačni podatki o proračunu, o predhodno potrjenih stroških.

  • Težave z excelom (PPR):

    previdna uporaba Copy-paste funkcije poškodbe makrov v PPR.


Po kodovana datoteka

Poškodovana datoteka


Opis stro kov

Opis stroškov


Pravilno izpolnjevanje tabel

Pravilno izpolnjevanje tabel


Pogoste te ave1

Pogoste težave

  • CommonCosts:

    proračun je lahko presežen, vendar mora PP pokriti presežek iz

    lastnega proračuna.

  • Spremembe na ravni projekta (podaljšanje projekta, sprememba

    partnerjev, večje spremembe proračuna):

    posredovanje popravljenih programskih dokumentov (AF, SC in PA)

    ali aneksov k dokumentom.

  • Realokacije sredstev v okviru 10% ali 20% flexibilityrules:

    v prvih treh obdobjih realokacije niso zaželjene. V primeru manjše

    prekoračitve na skupnem WP ali BL je dovolj e-poštna potrditev s

    strani LP. V primeru večjih sprememb je potrebno predhodno

    soglasje JTS ali MA.


Pogoste te ave2

Pogoste težave

  • Zaključek projekta:

    računi izdani pred koncem projekta, plačilo do 60 dni po koncu

    projekta = 2 meseca!

  • De-committmentrule (N+3 cilj):

  • Cilj 2013: 139,4 M EUR na ravni programa,

  • Ocena rizičnosti za znižanje proračuna: do 16 M EUR

  • Morebitna odvzeta sredstva bodo na voljo za rezervno listo 4

    razpisa.


Obdobja poro anja v nevarnosti

Obdobja poročanja v nevarnosti


Ukrepi za zmanj anje nevarnosti

Ukrepi za zmanjšanje nevarnosti

  • Krajša (3 – mesečna) obdobja

  • Ostrejši nadzor nad tekočo porabo sredstev in opozorila v primeru težav.

  • Krajša obdobja ali celo brez obdobij za popravke in pojasnila.

  • Možna uvedba dodatnih 3- mesečnih obdobij za 2 in 3 razpis (6.1 in 4.1 obdobje) za izdatke po 31.05.2013.

  • O vseh dejanskih spremembah boste pravočasno obveščeni s strani LP


Kontakt

Kontakt

V primeru težav ali potrebe po dodatnih informacijah:

E-pošta: [email protected]

Internet: www.cilj3.mzip.gov.si ali www.southeast-europe.net

Hvala za pozornost!


  • Login