Flc seminar program south east europe
Download
1 / 50

FLC seminar - program South East Europe - PowerPoint PPT Presentation


  • 96 Views
  • Uploaded on

FLC seminar - program South East Europe. Ljubljana 01 julij 201 3. Jože Valič Prvostopenjska kontrola - MzIP. Programi prvostopenjske kontrole v okviru MzIP:. Programi ETS: SEE, Alpine Space, MED, Central Europe. Programi transnacionalnega sodelovanja: ESPON in URBACT II.

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about ' FLC seminar - program South East Europe' - garth-robinson


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
Flc seminar program south east europe

FLC seminar - program South East Europe

Ljubljana

01julij 2013

Jože Valič Prvostopenjska kontrola - MzIP


Programi prvostopenjske kontrole v okviru mzip
Programi prvostopenjske kontrole v okviru MzIP:

Programi ETS: SEE, Alpine Space, MED, Central Europe

Programi transnacionalnega sodelovanja: ESPON in URBACT II



Priprava na poro anje
Priprava na poročanje

  • Programskidokumenti:

  • Priročnik o izvajanjuprojektov (SEE Implementation Manual)

  • Pravila o upravičenostistroškov (SEE Control Guidelines)

  • Priročnikzaporočilopartnerja (Project Partner s Guidelines for SEE Partner report)

  • obrazcizaporočanje(spremembe, proračun, izstop PP,…)

    http://www.southeast-europe.net/en/downloads_section/

  • Dokumentiprvostopenjskekontrole

  • Navodilain obrazci za poročanje: http://www.cilj3.mzip.gov.si/index.php?id=9&lang=sl


Navodila in obrazci za poro anje
Navodila in obrazci za poročanje

OBRAZCI IN IZJAVE:

  • Izjavaprojektnegapartnerja(DDV, ki se lahko povrneniupravičenstrošek). Potrebno je obkrožiti eno od možnosti in vpisati odbitni delež DDV (v primeru odbitnega deleža). Možnost: Potrdilo DURS.

  • Izjava, da izvajanje in rezultatiprojekta ne predstavljajodržavnepomoči (De minimis).

  • Izjava u zagotavljanju ločenega računovodstva

  • Zbirnofinančnoporočilo o sofinanciranjutransnacionalnegaprojekta(virisofinanciranja, pogodba o sofinanciranju).

  • Obrazcizaporočanje SEE partner report – podpisan(predhodno potrdi LP, poslatitudiv elektronskiobliki – na priloženi zgoščenki).

  • Obrazec za izračun urne postavke in razdelitev po delovnih paketih (WP) (vsi podatki na enem mestu, poenotenje izračuna, manj zamud, priložiti na zgoščenko).

  • Vsi obrazci so objavljeni na spletni strani CILJ3:http://www.cilj3.mop.gov.si/index.php?id=126&lang=sl (pozor: ločeno po programih!)


Navodila in obrazci za poro anje1
Navodila in obrazci za poročanje

ZBIRNO FINANČNO POROČILO:


Navodila in obrazci za poro anje2
Navodila in obrazci za poročanje

ZBIRNO FINANČNO POROČILO:


Navodila in obrazci za poro anje3
Navodila in obrazci za poročanje

IZJAVA PROJEKTNEGA PARTNERJA:


Navodila in obrazci za poro anje4
Navodila in obrazci za poročanje

Navodila:

Urejanje poročil (Registrator: Dokumenti, izjave, str. po kategorijah)

Str. Zaposlenih: Za vsakega zaposlenega posebej Izračun urne

postavke in razdelitev po WP (obrazec CILJ3) časovnica, plačilna lista,

potrdilo o plačilu, REK-1, regres.

2. Kontrola na kraju samem: Navodila MzIP, priprava prostora in

dokumentacije. Skladnost s poročanim, revizijska sled, oprema,

investicije, označevanje.

Odgovornostupravičencev v zvezi z obveščanjem in informiranjem

javnosti: Navodila za označevanje publikacij (brošure, članki, letaki,

novice, prezentacije, dopisi, spletne publikacije,…). Presoja: Ali

gre za zunanjo komunikacijo?


Odgovornost upravi encev v zvezi z obve anjem in informiranjem javnosti
Odgovornost upravičencev v zvezi z obveščanjem in informiranjem javnosti.

Poimenovanje programa: SouthEastEuropeTransnationalCooperationProgramme. Kratko: SouthEastEuropeProgramme ali SEE Programme.

Slogan:

Uporaba je priporočena skupaj z logotipom, na spodnjem delu

publikacije. Uporablja se ustrezni odtenek sive (CMYK 0.0.0.50).

3. Logotip:


Odgovornost upravi encev v zvezi z obve anjem in informiranjem javnosti1
Odgovornost upravičencev v zvezi z obveščanjem in informiranjem javnosti.

Barve logotipa: Za tiskane publikacije se uporablja CMYK barvna lestvica. Za posebno tiskanje pa barvna lestvica PANTONE. Za spletne publikacije pa RGB barvna lestvica.


Posebne verzije logotipa
Posebne verzije logotipa informiranjem

Na majhnih površinah ali posebnih materialih je priporočljiva uporaba besedilnega logotipa.

Priporočeno je belo ozadje in barvna verzija logotipa. V posebnih primerih, oz. v primeru barvnega ozadja ali fotografije, se uporablja ena od spodnjih verzij logotipa.


Odgovornost upravi encev v zvezi z obve anjem in informiranjem javnosti2
Odgovornost upravičencev v zvezi z obveščanjem in informiranjem javnosti.

Ustrezni razmik: Za doseganje maksimalnega učinka, mora biti zagotovljen ustrezen razmik do ostalih vsebin okrog logotipa. Razmik mora biti najmanj polovica grafičnega simbola.

2. EU logotip: Vedno zgoraj desno. Različne verzije:


Uporaba ozna evanja
Uporaba označevanja informiranjem

Po uredbi Evropske komisije je predvidena uporaba:

a) Logotipa programa v kombinaciji s

sloganom programa.

b) Logotipa evropske unije

V primeru manjših promocijskih izdelkov ali publikacij, oz. če gre za

delno ali celotno financiranje iz predpristopne pomoči (IPA, ENPI), je dovolj uporaba zgolj EU verzije logotipa, sicer pa obvezna uporaba ERDF verzije logotipa (vsi ERDF partnerji).

c) Logotipa projekta

Dodatno je priporočena izdelava in uporaba logotipa projekta, ki ga nato uporabljajo vsi projektni partnerji.


Uporaba ozna evanja1
Uporaba označevanja informiranjem

Dopisi

Vizitke

Prezentacije


Uporaba ozna evanja2
Uporaba označevanja informiranjem

Promocijski material


Uporaba ozna evanja3
Uporaba označevanja informiranjem

Spletna komunikacija:

Jasna povezava s SEE programom in financiranjem s strani EU sklada.

Označevanje opreme:

Nalepka velikosti 1/16 vidne površine.


Upravi enost izdatkov
Upravičenost izdatkov informiranjem

Izdatki so upravičeni, če:

  • se nanašajonaprojekt in so predvideni v potrjeniprijavnici

  • so se dejanskozgodiliprojektnemupartnerju in jih je partner plačal (primer: potni stroški za IPA, 20% ASP in 10% PP)

  • so raspoznavni, preverljivi in jihspremljajooriginalnadokazila

  • so nastali in biliplačaniznotrajperiode (v primeru, da se aktivnostizvajaobkoncuperiode in plačilozapade v naslednjoperiodo, so tiizdatkiupravičeni v naslednjiperiodi). Stroški so upravičeni z zamudo največ ene periode!

  • so se zgodiliznotrajobmočjaprograma/EU

  • so evidentiraniločeno (voditivsenastalestroške v zvezi s projektomnaločenemstroškovnemmestualidrugihevidencah)


Pripravljalni stro ki wp 0
Pripravljalni stroški (WP informiranjem 0)

Izdatki so upravičeni, če:

  • so nastali med 01.01.2007 in datumom potrditve prijavnice (AF)

  • so predvideni v AF (le do višine proračuna)

  • so bili plačani pred koncem prvega obdobja

  • so bili uveljavljeni kot del prvega poročila

  • Spadajo v eno izmed naslednjih stroškovnih kategorij:

    - zaposleni (Staff)

    - režijski stroški (Overheads). V primeru izbire metode 8% flatrate, stroški niso upravičeni.

    - stroški potovanj (Travelandaccommodation)

    - zunanji strokovnjaki (Externalexpertise)

  • Neizkoriščeni proračun WP0 ni prenosljiv v okviru flexibilityrules na ostale BL in WP!


Kategorije upravi enih stro kov
Kategorije upravičenih stroškov informiranjem

  • stroški zaposlenih (Staff costs)

  • režijski stroški (Overheads)

  • potni stroški (Travel and Accomodation)

  • stroški zunanjih izvajalcev (External expertise and services)

  • oprema (Equipment)

  • investicije malih vrednosti (Small scale Investments)

  • stroški garancij in ostali finančni stroški (Financial charges and guarantee costs)


Stro ki zaposlenih staff costs
Stroški zaposlenih (Staff costs) informiranjem

Dokazila:

  • skleppredstojnika o imenovanju v delovnoskupinozadelonaprojektu(razvidnafunkcija - naloganaprojektu, % delaterčastrajanjazaposlitvenaprojektu)

  • pogodba o zaposlitvizavse, kidelajonaprojektu

  • plačilnalista

  • dokazila o nakaziluplač in prispevkov(obrazecREK-1 ali potrdilo DURS)

  • izračunurnepostavke(podpisan)

  • obrazeczaevidentiranjedelovnihur – časovnica (Monthly timesheet), podpisan s stranidelavca in delodajalca


Asovnica
Časovnica informiranjem


Sprememba metode izra una urne postavke
Sprememba metode izračuna urne postavke informiranjem

1. Bruto I:1,000.00 EUR

2. Prispevki in stroški plačani s strani delodajalca (+ 1/12 regresa): 270.00 EUR

3. Skupni stroški zaposlenih (1.+2.): 1,270.00 EUR

4. Ure na SEE projektu: 116 h

5. Ure na ostalih projektih: 44 h

6. Odsotnost z dela (praznik, bolniška, dopust,…): 16h

7. Skupne ure v mesecu (4.+5.+ 6.):176 h

8. Urna postavka (3./(4.+5.)): 1,270.00 EUR/160= 7.9375 EUR  

9. SKUPNI mesečni strošek zaposlenega na SEE projektu(4.x 8.): 116 x 7.9375 EUR =920.75 EUR

Opomba: Stroški odsotnosti so vključeni v izračun!


Urna postavka
Urna postavka informiranjem


Urna postavka1
Urna postavka informiranjem


Stro ki zaposlenih staff costs1
Stroški zaposlenih (Staff costs) informiranjem

Izračun urne postavke:

mesečna bruto plača s prispevki, s stroški prevoza in prehrane X dejansko število

vse efektivne ure v določenem mesecu - ur na projektu

Brez odsotnosti (boleznine, dopusti, prazniki,…)

Podlaga za izračun je plačilna lista in podatki iz časovnice.

Nadure so upravičene, če so nastale zaradi projekta in so prikazane na

časovnici.

Boleznine v breme ZZZS niso upravičen strošek (Nega, krvodajalska akcija).

Delovna uspešnost iz naslova povečanega obsega dela za javne uslužbence je upravičen strošek (če se povečan obseg nanaša na delo na projektu).

Redna delovna uspešnost je upravičen strošek, če je v skladu s pogodbo o zaposlitvi.

Regres je upravičen v višini 1/12 bruto zneska za vsak mesec, ko je zaposleni

delal na projektu. Podobno se obračuna tudi poračun regresa za 2012.


Stro ki re ije overheads
Stroški režije (Overheads) informiranjem

Grezastroškeposlovanjaorganizacije, ki so direktnoaliindirektno

povezani z izvajanjemprojekta.

  • Stroški v trajanju projekta ne smejopreseči 20% stroškovdela (8% v primeru izbire pavšalnega obračuna (le 4 razpis))

    1.Direktni/neposrednistroški(Strošek računa je v celoti str. Projekta)

    Primeri:

    - najemnina(v kolikorje ločenprostorzanamenprojekta in se ločenoprikazujenajemnina. Vsi v prostoru so 100% zaposleni na projektu.

    poštnistroški, stroškikopiranjaizključnozanamenprojekta,

    telefonskiklici – v kolikor se telefonskaštevilkauporabljaizključnozanamenprojekta…


Stro ki re ije overheads1
Stroški režije (Overheads) informiranjem

2. Indirektnistroški

  • se posrednonanašajonaaktivnostipriizvajanjuprojekta in jih je

    potrebnoizračunatiproporcionalnopoustreznem ključu.

    Primeri:

  • strošekelektričneenergije, ogrevanja, vode, kumunale..

  • strošekskupnihračunovodskihstoritev

  • strošekskupnegapisarniškegamateriala, čiščenja

  • Ključ (večmožnosti):

  • številoljudinaprojektu/skupnošteviloljudi v organizaciji

  • številourdelanaprojektu/številovsehdelovnihur v organizacijiali v oddelku, kiizvajaprojekt

  • površinadelovnihprostorovzanamenprojekta/celotnapovršinadelovnihprostorov v organizaciji)


Stro ki re ije overheads2
Stroški režije (Overheads) informiranjem

Vcelotnem obdobju izvajanja projekta ves čas uporabljati enako metodo izračuna ključa (z uporabljenimi podatki za vsako obdobje)!

Pavšalni izračuni niso upravičeni!

Dokazila:

V primeru indirektnih stroškov: Razvidna metoda, oziroma ključ za izračun; z razvidnimi uporabljenimi podatki za izračun in konkretnim izračunom za aktualno obdobje. Podpisano in ožigosano.

Originalni računi in kopije (s priloženo naročilnico, dobavnico),

dokazilo o plačilu računov.


Stro ki re ije overheads3
Stroški režije (Overheads) informiranjem

3. Pavšalna metoda (le 4 razpis!)

  • Metodo je potrebno predhodno izbrati (obkljukati v prijavnici - AF),

  • Spremembe metode med projektom niso možne.

  • Upravičenih je 8% stroška dela (glede na višino v poročilu prijavljenih str. zaposlenih, razdelitev po WP v enakih deležih kot str. Zaposlenih.

    Prednosti:

  • Brez prilaganja dokazil in izračunov (zmanjšanje administrativnih opravil – porabe časa)

    Slabosti:

  • Le 8%


Pravilno izpolnjevanje 8 pav al
Pravilno informiranjem izpolnjevanje - 8% pavšal


Potni stro ki
Potni stroški informiranjem

  • Upravičeni so samopotnistroškizazaposlene v organizaciji, kidelajonaprojektu (staff) in so neposrednopovezani z izvajanjemprojekta.

  • Potnistroškizunanjihizvajalcev, deležnikov ter 20% ASP in 10% PP se uveljavljajo vkategoriji“Externalexpertise and services”.

  • Upravičena so samopotovanjaznotrajobmočjaprogramaoz.EU.

  • Izbrati je potrebnonajboljekonomičnonočitev (srednjirazred) in

    transport; (npr. uporabaposlovnegaaliprvegarazredaprinakupu

    letalskekarteniupravičena). Vsakoodstopanjemorabitiposebej

    obrazloženo (taxi).


Potni stro ki1
Potni stroški informiranjem

Dokazila:

  • original in kopijaobračunanalogazaslužbenopotovanje s vsemiprilogami (računzanastanitev, letalskekarte, vozovnice, cestnine, …..)

  • poročilo o službenipoti

  • vabilonaslužbeno pot (lahkotudie-poštnovabilo)

  • program (agenda) konference, sestankov, ..

  • listaudeležencev s podpisi

  • dokazila o plačilupotnihstroškov


Potni stro ki2
Potni stroški informiranjem

Dokazila:

  • V primeruuporabelastnegavozilajepriznanih18% cene95 oktanskegabencina za km, kiveljav časupotovanja.

  • v primeruuporabe službenegavozila,pa se strošek izračuna po metodi:

    strošek uporabe službenega vozila = dejansko število prevoženih kilometrov × veljavni davčno upravičen znesek povračila za prevoženi kilometer.

    Na dan izdaje tega obvestila znaša davčno upravičen znesek povračila za prevoženi kilometer 0,37 EUR.

    Priložiti je potrebno podatke o opravljenih kilometrih na službeni poti (potni nalog – evidenca kilometrine vozila).


Stro ki zunanjih strokovnjakov
Stroški zunanjih strokovnjakov informiranjem

  • Sem sodijo poleg stroškov zunanjih strokovnjakov tudi stroški promocije, organizacije srečanj in dogodkov, storitve (brez DHL),…

  • Projektni partner ne sme biti najet za zunanjega strokovnjaka

  • Zaposleni na projektu ne sme biti tudi zunanji strokovnjak

  • Upoštevanje določil zakona o javnem naročanju (ZJN-2), , IPA-I partnerji (PRAG)

    ZUNANJI STROKOVNJAKI

  • Le vprimeru, da PP nima lastnih tovrstnih strokovnjakov

  • Strokovnjaki morajo biti nujni za uspešno izvedbo projekta

  • Izbira zunanjih strokovnjakov mora biti transparentna

    ORGANIZACIJA SREČANJ IN DOGODKOV

  • Srečanja in dogodki, ki so predvideni v AF

  • Lista prisotnih (catering, pogostitve,…)

  • Vrste stroškov: najem dvoran in opreme, govorniki, tolmačenje, promocijski material za dogodek, …


Stro ki zunanjih strokovnjakov1
Stroški zunanjih strokovnjakov informiranjem

OSTALE STORITVE

  • Prevajalske storitve, tisk publikacij,…

  • Storitve, ki niso v povezavi z ostalimi BL (poštni stroški so lahko uveljavljeni le v okviru BL Overheads)

    PROMOCIJSKI STROŠKI

  • Brošure, letaki, članki, objave, novice, spletna stran (2 leti),…

  • Publikacije, ki niso vezane izključno na izvedbo dogodkov.

  • Stroški so upravičeni, če so izdelki označeni v skladu s programskimi pravili o informiranju javnosti (Annex 3 VisualIdentityGuidelineofthe SEE Implementationmanual - www.southeast-europe.net)


Stro ki zunanjih strokovnjakov2
Stroški zunanjih strokovnjakov informiranjem

Dokazila:

  • Dokazila o izpeljanem ustreznem postopku izbire zunanjih strokovnjakov (ponudbe, zapisniki, sklepi,…)

  • Pogodba ali naročilnica

  • Originalni račun in kopija računa

  • Dokazila o plačilu

  • Dokazila o izvedbi storitev: poročilo o opravljenih storitvah, študije(obsežnejše študije v el. obliki),analize, fotografije….


Oprema
Oprema informiranjem

  • Oprema, ki je nujna za izvedbo projekta (in predvidena v AF)

  • Uporabljena je izključno za potrebe projekta

  • Prekoračitev predvidenega proračuna ali nakup nepredvidene opreme le s predhodno odobritvijo JTS

  • Upoštevanje določil zakona o javnem naročanju (ZJN-2)

  • V primeru, da je amortizacijska doba daljša od preostalega trajanja projekta, je dovoljen le strošek amortizacije ali proporcionalni delež vrednosti opreme po formuli:

    št. mesecev do konca projekta X vrednost opreme

    št. mesecev amortizacijske dobe


Oprema1
Oprema informiranjem

Dokazila:

  • Dokazila o izpeljanem ustreznem postopku izbire ponudnika (ponudbe, zapisniki, sklepi,…)

  • Pogodba ali naročilnica

  • Originalni račun in kopija računa

  • Dokazila o plačilu

  • Dokazila o obstoju opreme in ustrezni označenosti opreme: inventarni list, fotografije….


Manj e investicije
Manjše investicije informiranjem

  • Investicija z mednarodnim (čezmejnim) vplivom in predvidena v AF

  • Vključena še najmanj dva druga partnerja iz ostalih držav

  • Primeri: nove tehnologije, pilotne rešitve problemov, rešitve s področja energetske učinkovitosti, zmanjšanja onesnaževanja,…

  • Projektni partner ne sme biti izvajalec

  • Investicije ne smejo biti namenjene PP, pač pa širšim javnim potrebam.

  • Upoštevanje določil zakona o javnem naročanju (ZJN-2), IPA-I partnerji (PRAG)


S tro ki garancij in ostali finan ni stro ki
S informiranjem troški garancij in ostali finančni stroški

  • Stroški mednarodnih transakcij (nakazila LP PP,…)

  • Bančni stroški odpiranja in vodenja ločenega računa za izvajanje projekta

  • Garancije bank ali drugih finančnih institucij do meje določene z zakonodajo

  • Pravni in notarski stroški v povezavi s projektom in nujni za izvedbo projekta

  • Stroški morajo biti predvideni v proračunu ali kasneje potrjeni s strani JTS.


Pogoste te ave
Pogoste težave informiranjem

  • Pozno poročanje:

    Zaželeno je, da oddate poročilo v prvem tednu po preteku obdobja

    oz. ne kasneje kot v 15 dneh. Obravnavanje po vrstnem redu.

  • Nepravilni podatki v PPR:

    nepravilno obdobje poročanja(SC), nepravilno ime PP v angl. (AF),

    opisi stroškov, vnosi podatkov (datumi računa, plačila,valuta,…),

    napačni podatki o proračunu, o predhodno potrjenih stroških.

  • Težave z excelom (PPR):

    previdna uporaba Copy-paste funkcije poškodbe makrov v PPR.


Po kodovana datoteka
Poškodovana informiranjem datoteka


Opis stro kov
Opis stroškov informiranjem


Pravilno izpolnjevanje tabel
Pravilno informiranjem izpolnjevanje tabel


Pogoste te ave1
Pogoste težave informiranjem

  • CommonCosts:

    proračun je lahko presežen, vendar mora PP pokriti presežek iz

    lastnega proračuna.

  • Spremembe na ravni projekta (podaljšanje projekta, sprememba

    partnerjev, večje spremembe proračuna):

    posredovanje popravljenih programskih dokumentov (AF, SC in PA)

    ali aneksov k dokumentom.

  • Realokacije sredstev v okviru 10% ali 20% flexibilityrules:

    v prvih treh obdobjih realokacije niso zaželjene. V primeru manjše

    prekoračitve na skupnem WP ali BL je dovolj e-poštna potrditev s

    strani LP. V primeru večjih sprememb je potrebno predhodno

    soglasje JTS ali MA.


Pogoste te ave2
Pogoste težave informiranjem

  • Zaključek projekta:

    računi izdani pred koncem projekta, plačilo do 60 dni po koncu

    projekta = 2 meseca!

  • De-committmentrule (N+3 cilj):

  • Cilj 2013: 139,4 M EUR na ravni programa,

  • Ocena rizičnosti za znižanje proračuna: do 16 M EUR

  • Morebitna odvzeta sredstva bodo na voljo za rezervno listo 4

    razpisa.



Ukrepi za zmanj anje nevarnosti
Ukrepi za zmanjšanje informiranjem nevarnosti

  • Krajša (3 – mesečna) obdobja

  • Ostrejši nadzor nad tekočo porabo sredstev in opozorila v primeru težav.

  • Krajša obdobja ali celo brez obdobij za popravke in pojasnila.

  • Možna uvedba dodatnih 3- mesečnih obdobij za 2 in 3 razpis (6.1 in 4.1 obdobje) za izdatke po 31.05.2013.

  • O vseh dejanskih spremembah boste pravočasno obveščeni s strani LP


Kontakt
Kontakt informiranjem

V primeru težav ali potrebe po dodatnih informacijah:

E-pošta: [email protected]

Internet: www.cilj3.mzip.gov.si ali www.southeast-europe.net

Hvala za pozornost!


ad