560 likes | 840 Views
แนวทาง การจัดทำงานรายงานการควบคุมภายใน ระดับส่วนงานย่อยและระดับหน่วยรับตรวจ. โดย สมพิศ จันทรเมฆินทร์ นักพัฒนาทรัพยากรบุคคล 7. เนื้อหาการนำเสนอ. การปรับปรุงแบบการรายงาน แนวทางการประเมินผลการควบคุมภายใน การจัดส่งรายงานให้ สตง. รูปแบบรายงาน.
E N D
แนวทางการจัดทำงานรายงานการควบคุมภายในระดับส่วนงานย่อยและระดับหน่วยรับตรวจแนวทางการจัดทำงานรายงานการควบคุมภายในระดับส่วนงานย่อยและระดับหน่วยรับตรวจ โดย สมพิศ จันทรเมฆินทร์ นักพัฒนาทรัพยากรบุคคล 7
เนื้อหาการนำเสนอ • การปรับปรุงแบบการรายงาน • แนวทางการประเมินผลการควบคุมภายใน • การจัดส่งรายงานให้ สตง. • รูปแบบรายงาน
ระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินว่าด้วยการกำหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน พ.ศ. 2544 ข้อ 5 - ให้หน่วยรับตรวจจัดวางระบบการควบคุมภายในให้แล้วเสร็จภายในหนึ่งปี นับแต่วันที่ระเบียบใช้บังคับ (27 ต.ค. 2544) - รายงานความคืบหน้าทุก 60 วัน ข้อ 6 - ประเมินการควบคุมภายในและรายงานผลการประเมินอย่างน้อยปีละ หนึ่งครั้ง - ภายใน 90 วัน จากวันสิ้นปีงบประมาณ หรือปีปฏิทิน
การปรับปรุง 1. ปรับลดแบบฟอร์มและรูปแบบการรายงานตามระเบียบฯ ข้อ 6
การปรับปรุง (ต่อ) 2. การรายงานตามระเบียบ ข้อ 5
การปรับปรุง (ต่อ) 3. ปรับเนื้อหาและรูปเล่มให้มีความกะทัดรัดขึ้น รวมทั้งปรับหนังสือรับรองฯ ให้มีความกระชับมากขึ้น 4. เปิดให้หน่วยที่มีการประเมินผลการควบคุมภายในของตนเองใช้ สามารถประเมินผลการควบคุมภายในตามที่ปฏิบัติ และทำหนังสือรับรองการประเมินฯ ส่งฉบับเดียว 5. หน่วยงานย่อยภายใต้สังกัดที่มีโครงสร้างการบริหารเป็นอิสระจากหน่วยต้นสังกัด การจัดทำรายงานถือเสมือนเป็นหน่วยรับตรวจ
การประเมินผลการควบคุมภายในหน่วยรับตรวจ ตามแนวทางของ สตง. • ประเมินผลระดับส่วนงานย่อย ประเมินผลกิจกรรม พิจารณาห้าองค์ประกอบ ของการควบคุมภายใน • ประเมินผลระดับหน่วยรับตรวจ ใช้ผลการประเมินส่วนงานย่อย และประเมินเพิ่มเติม เพื่อสรุปภาพรวมหน่วยงาน
การดำเนินการประเมินผลการควบคุมภายในการดำเนินการประเมินผลการควบคุมภายใน 1. กำหนดผู้รับผิดชอบ 2. กำหนดขอบเขตและวัตถุประสงค์การประเมิน 3. ศึกษา ทำความเข้าใจโครงสร้างการควบคุมภายใน 4. จัดทำแผนการประเมิน 5. ดำเนินการประเมินผลการควบคุมภายใน 6. สรุปผล และจัดทำรายงานการประเมิน
1. กำหนดผู้รับผิดชอบ • เจ้าหน้าที่ระดับอาวุโสหรือคณะทำงาน • ผู้บริหารและผู้ปฏิบัติระดับส่วนงานย่อย • ผู้ตรวจสอบภายใน
จัดทำรายงานระดับ ส่วนงานย่อย 1. กำหนดผู้รับผิดชอบ (ต่อ)
2. กำหนดขอบเขตและวัตถุประสงค์การประเมิน • ประเมินทั้งระบบ/บางส่วน/งานที่มีความ เสี่ยงสูง • ประเมินเพื่อต้องการทราบสิ่งใด ประสิทธิภาพ ประสิทธิผลการดำเนินงาน ความถูกต้อง น่าเชื่อถือของรายงานการเงิน การปฏิบัติตาม กฎ ระเบียบ ฯลฯ
ศึกษาทำความเข้าใจโครงสร้างการควบคุมภายในศึกษาทำความเข้าใจโครงสร้างการควบคุมภายใน รูปแบบระบบการควบคุมภายในตามที่ออกแบบไว้ ทำงานจริง ทำอย่างไร สอบถาม / สัมภาษณ์ / ศึกษาเอกสาร สรุปผลการศึกษา
4. จัดทำแผนการประเมิน เรื่องที่จะประเมิน วัตถุประสงค์การประเมิน ขอบเขต ผู้ประเมิน ระยะเวลา วิธีประเมิน เครื่องมือ อุปกรณ์ที่ใช้
5. ดำเนินการประเมินผลการควบคุมภายใน โดยการประเมินการควบคุมด้วยตนเอง (CSA) • ลักษณะการประเมินที่ทำร่วมกันระหว่างผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานในสายงานนั้น
5.ดำเนินการประเมินผลการควบคุมภายใน (ต่อ) • CSA เป็นเครื่องมือในการบริหารจัดการ • รูปแบบ CSA มีหลายรูปแบบ เช่น แบบประชุมเชิงปฏิบัติการ (Workshop) การออกแบบสอบถาม และแบบสำรวจการควบคุมภายใน (การสำรวจข้อมูล) • โดยทั่วไปอาจใช้หลายรูปแบบผสมกันตามที่เห็นสมควร
6. สรุปผลและจัดทำเอกสารการประเมิน ส่วนงานย่อย • วิเคราะห์ ความมีอยู่ ความเพียงพอ ประสิทธิผล การควบคุมจากผลการประเมิน • เสนอวิธีการปรับปรุง แก้ไข ข้อบกพร่อง จุดอ่อน • จัดทำรายงาน ส่ง เจ้าหน้าที่อาวุโส/คณะทำงาน 1. รายงานผลการประเมินองค์ประกอบการควบคุมภายใน – ปย.1 2. รายงานการประเมินผลและปรับปรุงการควบคุมภายใน – ปย.2
6. สรุปผลและจัดทำเอกสารการประเมิน (ต่อ) หน่วยรับตรวจ รวมผลสรุปส่วนงานย่อยผลการประเมินเพิ่มเติม ผลการประเมินอิสระของผู้ตรวจสอบภายใน วิเคราะห์ เปรียบเทียบ สรุปภาพรวม จัดทำรายงาน 1. หนังสือรับรองการประเมินผลการควบคุมภายใน – ปอ.1 2. รายงานผลการประเมินองค์ประกอบการควบคุมภายใน – ปอ.2 3. รายงานแผนการปรับปรุงการควบคุมภายใน – ปอ.3
การจัดส่งรายงานให้ สตง. • หนังสือรับรองการประเมินผล การควบคุม ฉบับเดียว • รายงานอื่นเก็บไว้ที่หน่วยรับตรวจ
หน่วยรับตรวจที่มีหน่วยงานย่อยภายใต้สังกัดหน่วยรับตรวจที่มีหน่วยงานย่อยภายใต้สังกัด เช่นโรงเรียน โรงพยาบาล สังกัดกระทรวงศึกษาฯ สาธารณสุข หน่วยงานย่อยทุกแห่งจัดทำรายงาน รวมมาเป็นชั้นๆ เป็นภาพรวมหน่วยงาน แก้ปัญหาโดยให้พิจารณาโครงสร้างการ บริหาร ถ้ามีอิสระจากหน่วยต้นสังกัด รายงานโดยถือเป็นหน่วยรับตรวจ ไม่ต้องส่งมารวมกับหน่วยต้นสังกัด คำแนะนำฉบับเดิม แนวทางฉบับใหม่
รูปแบบรายงาน • ระดับหน่วยรับตรวจ แบบ ปอ. ประเมินองค์กร • ระดับส่วนงานย่อย แบบ ปย. ประเมินส่วนงานย่อย • ผู้ตรวจสอบภายใน แบบ ปส. ประเมินโดยผู้ตรวจสอบภายใน
รูปแบบรายงานระดับหน่วยรับตรวจ –ปอ. มี 3 แบบ 1. หนังสือรับรองการประเมินผลการควบคุมภายใน – ปอ.1 2. รายงานผลการประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายใน – ปอ.2 3. รายงานแผนการปรับปรุงการควบคุมภายใน – ปอ.3
ปอ.1 แบบรับรองการประเมินผลการควบคุมภายใน เรียน................ ....(ชื่อหน่วยรับตรวจ)......ได้ประเมินผลการควบคุมภายในสำหรับปีสิ้นสุดวันที่.....เดือน.......พ.ศ.......ด้วยวิธีการที่ ....(ชื่อหน่วยรับตรวจ)......กำหนด โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อสร้างความมั่นใจอย่างสมเหตุสมผลว่าการดำเนินงานจะบรรลุวัตถุประสงค์ด้าน................. ...................................................................................................................ซึ่งรวมถึงระเบียบปฏิบัติของฝ่ายบริหาร จากผลการประเมินดังกล่าวเห็นว่าการควบคุมภายในของ....................สำหรับปีสิ้นสุดวันที่.....................เป็นไปตามระบบการควบคุมภายในที่กำหนดไว้ มีความเพียงพอและบรรลุวัตถุประสงค์ของการควบคุมภายในตามที่กล่าวในวรรคแรก __________________ __________________ __________________ เป็นหนังสือรับรองที่หน่วยรับตรวจรับรองตนเองเกี่ยวกับการควบคุมภายใน
ปอ.1 แบบรับรองการประเมินผลการควบคุมภายใน (ต่อ) คตง./ ผู้กำกับดูแล/ คณะกรรมการตรวจสอบ - ระบุชื่อหน่วยงานและงวดเวลาการประเมิน - ขอบเขตการประเมินตามที่หน่วยงานกำหนด สรุปผลการประเมิน เป็นไปตามที่หน่วยงานกำหนด มีความเพียงพอ และบรรลุวัตถุประสงค์การควบคุมหรือไม่ เพียงใด หัวหน้าหน่วยรับตรวจ วันที่รายงาน ผู้รับรายงาน วรรคแรก วรรคสอง ผู้รายงาน
ปอ.2 แบบประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายใน ............................ ................................ ....................................... ส่วนหัวรายงาน ผลการประเมิน ................................................................. .......................................................................................... ชื่อผู้รายงาน ตำแหน่ง วัน เดือน พ.ศ. องค์ประกอบของการควบคุมภายใน (1) 1. สภาพแวดล้อมการควบคุม ....................................... 2. การประเมินความเสี่ยง ....................................... 3. กิจกรรมการควบคุม ....................................... 4. สารสนเทศและการสื่อสาร ....................................... 5. การติดตามประเมินผล ....................................... ผลการประเมิน/ ข้อสรุป (2)
ปอ.2แบบประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายใน (ต่อ) ชื่อหน่วยรับตรวจ ชื่อรายงานอะไร งวดการรายงาน เป็นการระบุข้อมูลสรุปการควบคุมแต่ละองค์ประกอบ ผลการประเมินแต่ละองค์ประกอบ สรุปผลการประเมินองค์ประกอบโดยรวม ผู้ประเมิน ตำแหน่ง วัน/เดือน/ปี ที่รายงาน ส่วนหัวรายงาน คอลัมน์ (1) คอลัมน์ (2) ด้านล่างแบบ
ปอ.2แบบประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายใน (ต่อ) ข้อมูลที่รายงานได้มาจาก 1. สรุปผลจากแบบ ปย.1 ของส่วนงานย่อยต่างๆ (รูปแบบเดียวกันกับ ปอ.2 แต่เป็นการประเมินระดับส่วนงานย่อย) 2. การประเมินเพิ่มเติมในระดับองค์กร
แบบสอบถามองค์ประกอบของการควบคุมภายในแบบสอบถามองค์ประกอบของการควบคุมภายใน ผู้ประเมินสามารถนำแบบสอบถามองค์ประกอบของการควบคุมภายในมาประยุกต์ใช้เป็นเครื่องมือในการประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายในได้ (ภาคผนวก ก หน้า 85 – 96) เป็นกลุ่มชุดคำถามแต่ละองค์ประกอบของการควบคุมภายใน เพื่อนำไปใช้ในการประเมินการควบคุมภายใน จัดเตรียมไว้ล่วงหน้า คำถามตั้งขึ้นตามมาตรฐานของหลักการควบคุมตามแนวคิดว่า เป็นการควบคุมที่ดีและเหมาะสมในองค์ประกอบนั้นๆ
ปอ.3แบบรายงานแผนการปรับปรุงการควบคุมภายในปอ.3แบบรายงานแผนการปรับปรุงการควบคุมภายใน ............................. ................................. ........................................ มี 6 คอลัมน์ ส่วนหัวรายงาน
ปอ.3แบบรายงานแผนการปรับปรุงการควบคุมภายใน (ต่อ) ส่วนหัวรายงาน คอลัมน์ (1) คอลัมน์ (2) คอลัมน์ (3) ชื่อหน่วยรับตรวจ ชื่อรายงานอะไร งวดการรายงาน ระบุงาน / กิจกรรมหลักที่ประเมินฯพร้อมวัตถุประสงค์ ระบุความเสี่ยงที่ยังมีอยู่ สรุปมาจาก ปย.2 คอลัมน์(4) (แบบประเมินตนเองของส่วนงานย่อย) เฉพาะความเสี่ยงที่สำคัญ และในส่วนที่พบจากการประเมินเพิ่มเติมระดับองค์กร งวด / เวลาที่พบความเสี่ยงหรือจุดอ่อน
ปอ.3แบบรายงานแผนการปรับปรุงการควบคุมภายใน (ต่อ) ชื่อผู้รายงาน ตำแหน่ง วัน.......เดือน..........พ.ศ.........
ปอ.3แบบรายงานแผนการปรับปรุงการควบคุมภายใน (ต่อ) รายการปรับปรุงการควบคุมโดยสรุปมาจาก ปย.2 คอลัมน์ (5) เฉพาะที่จะลดความเสี่ยงที่สำคัญที่ระบุไว้ในคอลัมน์ (2) ของแบบ ปอ.3 ผู้รับผิดชอบในการแก้ไขปรับปรุงและวันที่ดำเนินการเสร็จ ข้อมูลอื่นที่ต้องการแจ้ง ชื่อหัวหน้าหน่วยรับตรวจ ตำแหน่ง วันที่รายงาน คอลัมน์ (4) คอลัมน์ (5) คอลัมน์ (6) ด้านล่างแบบ
รูปแบบรายงานระดับส่วนงานย่อย –ปย. มี 2 แบบ 1. รายงานผลการประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายใน - ปย.1 2. รายงานการประเมินผลและการปรับปรุงการควบคุมภายใน - ปย.2
ปย.1แบบประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายในปย.1แบบประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายใน รูปแบบเดียวกันกับ ปอ.2 ข้อมูลที่รายงาน - จากการประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายใน ส่วนงานย่อยนั้นๆ
ปย.2แบบประเมินผลและปรับปรุงการควบคุมภายในปย.2แบบประเมินผลและปรับปรุงการควบคุมภายใน ............................. ................................. ........................................ มี 7 คอลัมน์ ส่วนหัวรายงาน
ปย.2 แบบประเมินผลและปรับปรุงการควบคุมภายใน(ต่อ) ชื่อส่วนงานย่อย ชื่อรายงานอะไร งวดการรายงาน ระบุงาน / กิจกรรมที่ประเมินพร้อมวัตถุประสงค์ กิจกรรมการควบคุมต่างๆ ที่มีอยู่สำหรับเรื่องที่ประเมินในช่องแรก ประเมินกิจกรรมการควบคุมที่มีตามคอลัมน์ (2) เพียงพอในการบรรลุวัตถุประสงค์หรือไม่ หากกิจกรรมควบคุมไม่เพียงพอ/ มีประสิทธิผล ยังมีความเสี่ยงอะไร ส่วนหัวรายงาน คอลัมน์ (1) คอลัมน์ (2) คอลัมน์ (3) คอลัมน์ (4)
ปย.2 แบบประเมินผลและปรับปรุงการควบคุมภายใน(ต่อ) ชื่อผู้รายงาน ตำแหน่ง วัน.......เดือน..........พ.ศ.........
ปย.2 แบบประเมินผลและปรับปรุงการควบคุมภายใน(ต่อ) การควบคุมที่ต้องปรับปรุงหรือเพิ่มเติมเพื่อป้องกันหรือลดความเสี่ยง ผู้รับผิดชอบ พร้อมวันที่ปรับปรุงเสร็จ ข้อมูลอื่นที่ต้องการแจ้ง ชื่อหัวหน้าส่วนงานย่อย ตำแหน่ง วันที่รายงาน คอลัมน์ (5) คอลัมน์ (6) คอลัมน์ (7) ด้านล่างแบบ
แบบสอบถามเกี่ยวกับการควบคุมภายใน(Internal Control Questionnaires : ICQ) ใช้เป็นเครื่องมือในการประเมินโดยประยุกต์ใช้ให้เหมาะสม (ภาคผนวก ข) กลุ่มชุดคำถามเกี่ยวกับการควบคุมภายในเฉพาะเรื่อง/ กิจกรรม จัดเตรียมไว้ล่วงหน้า กำหนดขึ้นตามมาตรฐานของหลักการควบคุมภายในตามแนวคิดว่าเป็นการควบคุมภายในที่ดีและเหมาะสมสำหรับเรื่องหรือกิจกรรมนั้น
รูปแบบรายงานของผู้ตรวจสอบภายใน –ปส. รายงานผลการสอบทานการประเมินผลการควบคุมภายในของผู้ตรวจสอบภายใน
ปส.แบบรายงานผลการสอบทานการประเมินผลการควบคุมภายในปส.แบบรายงานผลการสอบทานการประเมินผลการควบคุมภายใน เป็นการประเมินการควบคุมอย่างอิสระโดยผู้ตรวจสอบภายใน เพื่อรายงานผู้บริหารถึงผลการสอบทานการประเมินของหน่วยงานและส่วนงานย่อย เป็นไปตามที่องค์กรกำหนดหรือไม่เพียงใด
รายงาน............................................รายงาน............................................ เรียน (หัวหน้าหน่วยรับตรวจ/ ผู้บริหารสูงสุดของหน่วยรับตรวจ) ข้าพเจ้าได้สอบทานการประเมินผลการควบคุมภายในของ (ชื่อหน่วยรับตรวจ).......สำหรับปีสิ้นสุดวันที่........เดือน...........พ.ศ.........การสอบทาน................................................. .................................................................................................................................................. ....................................................................ภายใน ชื่อผู้รายงาน ตำแหน่ง วันที่.....เดือน............พ.ศ......... ปส.แบบรายงานผลการสอบทานการประเมินผลการควบคุมภายใน (ต่อ)
ปส.แบบรายงานผลการสอบทานการประเมินผลการควบคุมภายใน (ต่อ) “รายงานผลการสอบทานการประเมินผลการควบคุมภายในของผู้ตรวจสอบภายใน” - หัวหน้าหน่วยรับตรวจ - ระบุงวดเวลาการประเมินผลการควบคุมภายในงวดปีใด - ขอบเขตการสอบทาน ปฏิบัติอย่างสมเหตุสมผล ระมัดระวังอย่างรอบคอบ - ผลการสอบทาน - หัวหน้าหน่วยงานตรวจสอบภายใน วันที่รายงาน ชื่อรายงาน ผู้รับรายงาน วรรครายงาน ผู้รายงาน
การจัดทำและจัดส่งรายงานการจัดทำและจัดส่งรายงาน สรุปรายงานที่หน่วยรับตรวจต้องจัดทำ และจัดส่ง สตง.
ตัวอย่างรายงาน ประกอบด้วยตัวอย่างรายงานระดับหน่วยรับตรวจ ระดับส่วนงานย่อย และผู้ตรวจสอบภายใน กิจกรรมด้าน “ทรัพยากรบุคคล” เหตุผลที่ใช้กิจกรรมนี้เพราะทุกหน่วยงานต้องมี เพื่อให้ผู้ใช้แนวทางฯ ใช้ศึกษา ทำความเข้าใจ ประกอบการจัดทำรายงาน
ตัวอย่างแบบประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายในและแบบสอบถามการควบคุมภายในตัวอย่างแบบประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายในและแบบสอบถามการควบคุมภายใน วัตถุประสงค์การจัดทำ เพื่อเป็นแนวทางในการประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายในและประเมินการควบคุมภายในตามกิจกรรมแต่ละด้าน เพื่อให้ทราบความเสี่ยงทั่วไปที่มีผลกระทบต่อการบรรลุวัตถุประสงค์การควบคุมภายใน เพื่อให้ทราบความเพียงพอของการควบคุมภายใน เพื่อใช้ประโยชน์ในการแก้ไข ปรับปรุงการควบคุมภายในต่อไป
ตัวอย่างแบบประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายในภาคผนวก ก แบ่งเป็น 5 องค์ประกอบ 1. สภาพแวดล้อมของการควบคุม 2. การประเมินความเสี่ยง 3. กิจกรรมการควบคุม 4. สารสนเทศและการสื่อสาร 5. การติดตามประเมินผล แต่ละองค์ประกอบแยกเป็น หัวข้อหลักและหัวข้อย่อยที่เกี่ยวเนื่องกับหัวข้อหลัก การนำไปใช้ควรปรับแต่งให้เหมาะสม สอดคล้องกับข้อเท็จจริงและความเสี่ยงของหน่วยงานที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน
ตัวอย่างแบบสอบถามการควบคุมภายในภาคผนวก ข มี 4 ชุด ชุดที่ 1แบบสอบถามด้านการบริหารประกอบด้วย • ภารกิจ • กระบวนการปฏิบัติงาน • การใช้ทรัพยากร • สภาพแวดล้อมของการดำเนินงาน
ตัวอย่างแบบสอบถามการควบคุมภายในภาคผนวก ข (ต่อ) มี 4 ชุด ชุดที่ 2แบบสอบถามด้านการเงินประกอบด้วย • เงินสดและเงินฝากธนาคาร • ทรัพย์สิน • รายงานการเงิน