แนวทางการจัดวาง ระบบการควบคุมภายใน และการประเมินผลการควบคุมภายใน

1. แนวทางการจัดวางระบบการควบคุมภายในและการประเมินผลการควบคุมภายในแนวทางการจัดวางระบบการควบคุมภายในและการประเมินผลการควบคุมภายใน กลุ่มตรวจสอบภายในระดับกระทรวง กระทรวงศึกษาธิการ

2. เนื้อหาการนำเสนอ • ความสำคัญของการควบคุมภายใน • หลักการควบคุมภายในตามระเบียบฯ • ข้อกำหนดของระเบียบฯ • บทบาทและความรับผิดชอบของฝ่ายบริหาร • กระบวนการประเมินผลเพื่อจัดทำรายงานการควบคุมภายใน • การจัดทำรายงานการควบคุมภายในและแบบการรายงาน

3. เอกสารแนวทางการจัดวางระบบการควบคุมภายในเอกสารแนวทางการจัดวางระบบการควบคุมภายใน

4. ความสำคัญของการควบคุมภายในความสำคัญของการควบคุมภายใน • สร้างภูมิคุ้มกันให้แก่หน่วยงาน • มาตรการในการตรวจสอบความถูกต้องและเชื่อถือได้ของข้อมูล • ส่งผลต่อการประเมินคุณภาพการดำเนินงานขององค์กร

5. หลักการควบคุมภายใน ตามระเบียบฯ

6. การควบคุมภายใน (Internal Control) การควบคุมภายใน = การควบคุมปัจจัยภายในองค์กร ระบบการควบคุมภายใน = การควบคุมภายในต้องจัดทำอย่างเป็นระบบ

7. การควบคุมภายในตามนัยของระเบียบฯการควบคุมภายในตามนัยของระเบียบฯ ●กระบวนการปฏิบัติงานที่บุคลากร ทุกระดับขององค์การจัดให้มีขึ้นเพื่อ ความมั่นใจอย่างสมเหตุสมผลว่า การดำเนินงานขององค์การจะบรรลุ วัตถุประสงค์ทั้ง 3 ด้าน

8. วัตถุประสงค์ของการควบคุมภายในวัตถุประสงค์ของการควบคุมภายใน 1. ประสิทธิผล ประสิทธิภาพของการดำเนินงาน รวมถึงการดูแลทรัพย์สิน การป้องกันความผิดพลาด ความเสียหาย การรั่วไหล และการทุจริต (O) 2. ความเชื่อถือได้ของข้อมูลรายงาน (F) 3. การปฏิบัติตามระเบียบกฎหมาย นโยบาย สัญญา (C)

9. ข้อกำหนดของระเบียบฯ จำแนกเป็น 2 ส่วน ดังนี้ 1. ส่วนระเบียบฯ 2. ส่วนมาตรฐานท้ายระเบียบฯ

10. ระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน ส่วนที่ 1

11. สาระสำคัญของระเบียบฯ ระเบียบฯ ข้อ 5ฝ่ายบริหารเป็นผู้รับผิดชอบนำมาตรฐานการควบคุมภายในท้ายระเบียบนี้ไปใช้เป็นแนวทางจัดวางระบบการควบคุมภายในให้แล้วเสร็จภายใน 1 ปี นับแต่วันที่ระเบียบใช้บังคับ(27 ต.ค. 2544) ระเบียบฯ ข้อ 6รายงานเกี่ยวกับการควบคุมภายในอย่างน้อยปีละครั้ง ภายใน 90 วันนับจากวันสิ้นปีงบประมาณ (30 ก.ย.)

12. สาระสำคัญของระเบียบฯ • หน่วยรับตรวจและผู้รับตรวจต้องส่งรายงานตามที่กำหนดไว้ในคำนิยามของหน่วยรับตรวจและผู้รับตรวจตามข้อ 3 ของระเบียบฯ • หน่วยงานย่อยของหน่วยรับตรวจต้องส่งรายงานให้หน่วยงานหรือผู้บังคับบัญชาระดับเหนือขึ้นไปตามลำดับขั้นจนถึงระดับหน่วยรับตรวจหรือผู้รับตรวจรวบรวมประมวลผลและจัดทำเป็นรายงานในภาพรวม ของหน่วยงาน

13. มาตรฐานการควบคุมภายในมาตรฐานการควบคุมภายใน ส่วนที่ 2

14. วัตถุประสงค์ (O/F/C) สารสนเทศ และการสื่อสาร การติดตามประเมินผล การกำหนดกิจกรรมการควบคุม การประเมินความเสี่ยง สภาพแวดล้อมของการควบคุม

15. 1. สภาพแวดล้อมของการควบคุม (Control Environment) หมายถึงปัจจัยต่างๆซึ่งร่วมกันส่งผลให้มีการควบคุมขึ้นในหน่วยรับตรวจหรือทำให้การควบคุมที่มีอยู่ได้ผลดีขึ้น ในทางตรงกันข้ามก็อาจทำให้การควบคุมย่อหย่อนลงได้ ปัจจัยเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมของการควบคุม - ปรัชญาและรูปแบบการทำงานของผู้บริหาร - ความซื่อสัตย์และจริยธรรม - ความรู้ ทักษะและความสามารถของบุคลากร - โครงสร้างการจัดองค์กร - การมอบอำนาจและหน้าที่ความรับผิดชอบ - นโยบายและวิธีบริหารบุคลากร

16. 1. การสร้างสภาพแวดล้อมการควบคุมที่ดี • การควบคุมที่เป็นรูปธรรม (Hard Controls) • กำหนดโครงสร้างองค์กร • นโยบาย • ระเบียบวิธีปฏิบัติ • การควบคุมที่เป็นนามธรรม (Soft Controls) • ความซื่อสัตย์ • ความโปร่งใส • ความรับผิดชอบ • ความมีจริยธรรม

17. 2. การประเมินความเสี่ยง หมายถึง การวัดค่าความเสี่ยง เพื่อใช้กำหนดลำดับความสำคัญของความเสี่ยง ฝ่ายบริหารต้องประเมินความเสี่ยงทั้งจากปัจจัย ภายในและภายนอกที่มีผลกระทบต่อการบรรลุ วัตถุประสงค์ของหน่วยรับตรวจอย่างเพียงพอและ เหมาะสม

18. ความเสี่ยง คืออะไร • โอกาสที่จะเกิดความผิดพลาดความเสียหาย • การรั่วไหล ความสูญเปล่า หรือ • เหตุการณ์ซึ่งไม่พึงประสงค์ ที่ทำให้งานไม่ประสบความสำเร็จตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่กำหนด

19. วันที่ 11 มีนาคม 2554 เกิดแผ่นดินไหว 8.8 ริคเตอร์-สึนามิในญี่ปุ่น โรงไฟฟ้านิวเคลียร์ในเมืองฟูกูชิม่าระเบิด

20. วันที่ 11 มีนาคม 2554 เกิดแผ่นดินไหว 8.8 ริคเตอร์-สึนามิในญี่ปุ่น

21. ขั้นตอนในการประเมิน ความเสี่ยง ใช้ในการประเมินการควบคุมภายในเพื่อรายงาน กำหนด วัตถุประสงค์ระดับ องค์กร/กิจกรรม 1.การระบุปัจจัยเสี่ยง (Risk Identification) 2.การวิเคราะห์ความเสี่ยง (Risk Analysis) 3.การบริหารความเสี่ยง (Risk Management)

22. การระบุปัจจัยเสี่ยง • 1.เริ่มจากการระบุความเสี่ยง (Risk Identification) ในแต่ละขั้นตอน โดยพิจารณาความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับ • การดำเนินงานที่ไม่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล • รายงานทางการเงินหรือการรายงานข้อมูลไม่น่าเชื่อถือ • การไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบ ข้อบังคับ มติคณะรัฐมนตรี ฯลฯ • 2.ระบุปัจจัยเสี่ยงหรือสาเหตุของความเสี่ยง (Risk Factor) • บรรยากาศทางจริยธรรม • ความกดดันจากฝ่ายบริหาร • ความรู้ ความสามารถของบุคลากร

23. การวิเคราะห์ความเสี่ยง เทคนิคการวิเคราะห์ความเสี่ยงมีหลายวิธี โดยทั่วไปจะวิเคราะห์ความเสี่ยงโดยประเมิน ความถี่ที่จะเกิดหรือโอกาสที่จะเกิดความเสี่ยง (Likelihood) และผลกระทบของความเสี่ยง (Consequences) โดยการให้คะแนนดังนี้ :-

24. การวัดโอกาสที่จะเกิดความเสี่ยง (Likelihood) เป็นการประเมินความเป็นไปได้/โอกาสในการเกิด เหตุการณ์ต่างๆ ว่ามีมากน้อยเพียงใด พิจารณาในรูปของความถี่ (Frequency) หรือระดับความเป็นไปได้/โอกาส โดยแบ่งเป็น 5 ระดับ

25. โอกาสที่จะเกิดความเสี่ยงโอกาสที่จะเกิดความเสี่ยง

26. การวัดผลกระทบ(Impact) เป็นการพิจารณาถึงความรุนแรงของเหตุการณ์ต่างๆ ที่จะเกิดความเสียหาย/ผลกระทบต่อองค์กร ซึ่งมีทั้ง ผลกระทบในเชิงปริมาณ(คิดเป็นมูลค่าความสูญเสียได้) และในเชิงคุณภาพ

27. ผลกระทบของความเสี่ยงต่อองค์กรผลกระทบของความเสี่ยงต่อองค์กร

28. 5 4 3 2 1 15 10 5 20 25 12 8 4 16 20 ผลกระทบของความเสี่ยง 6 3 12 15 9 ความเสี่ยงสูง 10-16 6 4 2 8 10 ความเสี่ยงต่ำ 1-3 3 2 1 4 5 1 2 3 4 5 โอกาสที่จะเกิดความเสี่ยง การวิเคราะห์ระดับของความเสี่ยง (Degree of Risk) ความเสี่ยงสูงมาก 20-25 ความเสี่ยงปานกลาง 4-9 28

29. การบริหารความเสี่ยง • การหลีกเลี่ยงความเสี่ยง • การลดหรือควบคุมความเสี่ยง • การยอมรับความเสี่ยง • การแบ่งปันหรือถ่ายโอน ความเสี่ยง

30. 3. กิจกรรมการควบคุม หมายถึงนโยบายและวิธีการต่าง ๆที่ฝ่ายบริหารกำหนดให้บุคลากรของหน่วยรับตรวจปฏิบัติเพื่อลดหรือควบคุมความเสี่ยง และได้รับการสนองตอบโดยมีการปฏิบัติ • ควรแฝงอยู่ในกระบวนการทำงานตามปกติ • สามารถลดความเสี่ยงให้อยู่ในระดับยอมรับได้ • ต้นทุนคุ้มกับประโยชน์ที่ได้รับ • เพียงพอเหมาะสมไม่มากหรือน้อยเกินไป • มีการติดตามประเมินผลเป็นระยะ

31. ตัวอย่างกิจกรรมการควบคุมตัวอย่างกิจกรรมการควบคุม - การกระทบยอด - การแบ่งแยกหน้าที่ - การจัดทำเอกสารหลักฐาน - การอนุมัติ - การสอบทาน - การดูแลป้องกันทรัพย์สิน - การบริหารทรัพยากรบุคคล - การบันทึกรายการทางบัญชี เหตุการณ์อย่างถูกต้องและทันเวลา

32. การรักษาความปลอดภัย กิจกรรมการควบคุม 1. จัดวางผังเมืองให้เหมาะสม   2. ประชาสัมพันธ์และให้ความรู้แก่ประชาชน   3. จัดให้มีการฝึกซ้อมรับภัยจากคลื่นสึนามิ 4. วางแผนในเรื่องการอพยพผู้คน หลีกเลี่ยงการก่อสร้างใกล้ชายฝั่งทะเล  5. จัดให้มีศูนย์เตือนภัยจากคลื่นสึนามิ มีการประกาศเตือนภัย

33. หอเตือนภัย ทุ่นเตือนภัย

34. 4. สารสนเทศและการสื่อสาร • สารสนเทศหมายถึง ข้อมูลข่าวสารทางการเงิน และข้อมูล ข่าวสารอื่น ๆ เกี่ยวกับการ ดำเนินงานของหน่วยรับตรวจ ไม่ว่าเป็นข้อมูลจากแหล่งภายใน หรือภายนอก • การสื่อสาร หมายถึง การส่งสารสนเทศระหว่างบุคลากร • ฝ่ายบริหารต้องจัดให้มีสารสนเทศอย่างพอเพียงและสื่อสารให้ฝ่ายบริหารและบุคลากรอื่นๆที่เหมาะสมทั้งภายในและภายนอกหน่วยรับตรวจ ซึ่งจำเป็นต้องใช้สารสนเทศนั้นในรูปแบบที่เหมาะสมและทันเวลา

36. 5. การติดตามประเมินผล • หมายถึง กระบวนการประเมินคุณภาพการปฏิบัติงาน และประเมินประสิทธิผลของการควบคุมภายในที่วางไว้อย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ โดย • การติดตามผลในระหว่างการปฎิบัติงาน (Ongoing Monitoring) และ • การประเมินผลเป็นรายครั้ง (Separate Evaluation) • การประเมินการควบคุมด้วยตนเอง (Control Self Assessment) • การประเมินการควบคุมอย่างเป็นอิสระ (Independent Assessment)

37. ความรับผิดชอบของฝ่ายบริหารต่อการควบคุมภายในความรับผิดชอบของฝ่ายบริหารต่อการควบคุมภายใน ♂ผู้บริหารระดับสูง ♂ผู้บริหารระดับรองลงมา

38. ผู้บริหารระดับสูง ■กำหนดหรือออกแบบการควบคุมภายในขององค์กร • สร้างสภาพแวดล้อมการควบคุมที่ดี • ปฏิบัติตนให้เป็นตัวอย่างที่ดีในเรื่องความซื่อสัตย์ ความมีคุณธรรม และจริยธรรม • จัดให้มีและให้ความสำคัญหน่วยตรวจสอบภายใน • สนับสนุนกระบวนการประเมินการควบคุมภายใน และการบริหารความเสี่ยง

39. ผู้บริหารระดับรองลงมาผู้บริหารระดับรองลงมา ☺กำหนดหรือออกแบบการควบคุมภายในส่วนงานที่ได้รับ มอบหมาย ☺ติดตามประเมินประสิทธิภาพผลการปฏิบัติงานภายใต้ การควบคุมที่นำมาใช้ ☺แก้ไขหรือปรับปรุงการควบคุมภายในตามผลการประเมิน การควบคุมภายในส่วนงานที่ได้รับมอบหมาย ☺ปลูกฝังผู้ใต้บังคับบัญชาให้มีวินัย จิตสำนึกที่ดี มีความเข้าใจ และเห็นความสำคัญของการควบคุมภายใน

40. บทบาทของผู้บริหารระดับสูงต่อการตรวจสอบภายในบทบาทของผู้บริหารระดับสูงต่อการตรวจสอบภายใน ♣ จัดให้มีหน่วยตรวจสอบภายใน ♣ ให้การยอมรับงานตรวจสอบภายในเป็นส่วนหนึ่ง ของการควบคุมภายในของหน่วยงาน ♣ สร้างความมั่นใจแก่หน่วยตรวจสอบภายใน ต่อความเป็นอิสระในวิชาชีพ ♣ มอบหมายให้หน่วยตรวจสอบภายในรับผิดชอบในการ ประเมินผลการควบคุมภายในโดยอิสระ ♣ จัดให้มีระบบติดตามผลในการปฏิบัติตามข้อเสนอแนะ ของผู้ตรวจสอบภายใน

41. กระบวนการประเมินผล เพื่อจัดทำรายงานการควบคุมภายใน

42. กระบวนการประเมินผลและจัดทำรายงานกระบวนการประเมินผลและจัดทำรายงาน • กำหนดผู้รับผิดชอบ • กำหนดขอบเขตและวัตถุประสงค์ของการประเมิน • ศึกษาและทำความเข้าใจโครงสร้างการควบคุมภายใน • จัดทำแผนการประเมินผล • ดำเนินการประเมินผลการควบคุมภายใน • สรุปผลการประเมินและจัดทำรายงานการประเมิน

43. 1. กำหนดผู้รับผิดชอบ ผู้บริหารสูงสุด มีหน้าที่ พิจารณาผลการประเมินระดับหน่วยรับตรวจ(ปอ.) • เจ้าหน้าที่ระดับอาวุโส/ • คณะทำงาน • อำนวยการและประสานงาน • จัดทำแผนการประเมิน • ติดตามการประเมิน • สรุปภาพรวม • จัดทำรายงานระดับองค์กร • (ปอ. 2 , 3 , 1) • ผู้บริหารระดับส่วนงานย่อยและ • ผู้ปฏิบัติงานในส่วนงานย่อย • ประเมินการควบคุม (CSA) • ติดตามผลการประเมิน • สรุปผลการประเมิน • จัดทำรายงานระดับ • ส่วนงานย่อย • (ปย. 1 , 2) • ผู้ตรวจสอบภายใน • ประเมินการควบคุม • (CSA) • สอบทานการประเมิน • สอบทานรายงาน • จัดทำรายงานแบบ ปส.

44. ผู้รับผิดชอบกับรายงานการควบคุมที่เกี่ยวข้องผู้รับผิดชอบกับรายงานการควบคุมที่เกี่ยวข้อง • แบบ ปย.1 ผลการประเมินองค์ประกอบฯ • แบบ ปย.2 การประเมินผลและการปรับปรุงการควบคุมฯ • ผู้บริหารระดับส่วนงานย่อย • เจ้าหน้าที่ระดับอาวุโส/คณะทำงานในนามหัวหน้าหน่วยงาน • แบบ ปอ.1, ปอ.2 และ ปอ.3 • แบบ ปส. รายงานผลการสอบทานการประเมินการควบคุมของผู้ตรวจสอบภายใน • ผู้ตรวจสอบภายใน

45. 2. กำหนดขอบเขตและวัตถุประสงค์ของการประเมิน 2.1 การประเมินผลระบบควบคุมภายใน จะดำเนินการทุกระบบทั้งหน่วยงาน หรือ จะประเมินผลเฉพาะบางส่วนงานที่มีความ เสี่ยงสูงซึ่งส่งผลกระทบต่อหน่วยงานเป็นอย่างมาก 2.3 คณะผู้ประเมิน ร่วมประชุม และนำเสนอ ผู้บริหาร ให้ความเห็นชอบ ก่อนดำเนินการ ในขั้นตอนต่อไป 2.2 กำหนดวัตถุประสงค์ของการ ประเมินว่าจะมุ่งประเมินในเรื่องใด ตามวัตถุประสงค์ของการควบคุมภายใน (3 วัตถุประสงค์ :O F C)

46. 3. ศึกษาและทำความเข้าใจโครงสร้างการควบคุมภายใน • พิจารณาว่าโครงสร้างการควบคุมภายในเป็นไปตามที่ออกแบบไว้หรือไม่ • ใช้เทคนิคต่าง ๆ เช่น สอบถาม ศึกษาเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง ฯลฯ

47. 4. จัดทำแผนการประเมินผล • เรื่องที่จะประเมิน • วัตถุประสงค์ในการประเมิน • ขอบเขตการประเมิน • ผู้ประเมิน • ระยะเวลาในการประเมิน • วิธีการประเมิน • อุปกรณ์และเครื่องมือที่ใช้ในการประเมิน

48. 5. ดำเนินการประเมินผลการควบคุมภายใน • ขั้นตอนที่ 1 : จัดประชุมเชิงปฏิบัติการ • ขั้นตอนที่ 2 : กำหนดงานในความรับผิดชอบของส่วนงานย่อยออกเป็นกิจกรรม/งาน เพื่อทำความเข้าใจวัตถุประสงค์และเป้าหมายหลักของกิจกรรม/งาน • ขั้นตอนที่ 3 : จัดเตรียมเครื่องมือการประเมิน • ขั้นตอนที่ 4 : ดำเนินการประเมินผลการควบคุมภายในทั้งระดับส่วนงานย่อยและหน่วยงาน

49. 6. สรุปผลการประเมินและจัดทำรายงานการประเมิน ระดับส่วนงานย่อย ระดับหน่วยงาน ผู้ตรวจสอบภายใน แบบ ปย.1 แบบ ปส. แบบ ปอ.1 แบบ ปย.2 แบบ ปอ.2 แบบ ปอ.3 การรายงานต่อคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินตามระเบียบฯ ข้อ 6 ให้จัดส่งเฉพาะหนังสือรับรองการประเมินผลการควบคุมภายใน (ปอ.1) รายงานแบบอื่นให้เก็บไว้ที่หน่วยงานเพื่อใช้ประโยชน์ต่อไป 49

50. การประเมินผลการควบคุมภายในการประเมินผลการควบคุมภายใน 50