Efikasno upravljanje poslovnim procesima kredita i pravnih odjela

1. Efikasno upravljanje poslovnim procesima kredita i pravnih odjela Sarajevo, 14.3.2013

2. Žejn d.o.o. • razvoj DMS in BPM alata • vertikale: • pravne kancelarije; • poslovne banke; • zdravstvo; • države: • Albanija; • Bugarska; • Bosna in Hercegovina; • Brazil; • Crna gora; • Hrvatska; • Makedonija; • Srbija; • Ukrajina; • partneri: • ABBYY technology distributor for ex-Yu territory • IBM advanced partner • Fujitsu advanced partner • ...

3. ShakeSpeare™ produkti • Pravne kancelarije(Shake Law Office) • Kontrola kvaliteta (Shake QualityAssurance) • Pisarnica (Shake Mailroom) • Likvidacija faktura(Shake InvoiceProcessor) • Ugovori (Shake Contracts) • Accountants (Shake Accountants) • Krediti (Shake Loans) • Service/callcenter management (Shake Service Desk) • projectand marketing departments (Shake Project) • Sales management (Shake Sales) • OCR relatedproducts: • ID’s recognitions (Shake ID’s recognition) • ScanningandrecognitionofQuestionnaires (ABBYY FlexiCapture);

4. DMS & BPM • brže izvođenje poslovnih procesa • dokumenti u papirnoj formi ne cirkuliše u organizaciji: • digitaliziranje papirnih dokumenata (skeniranje) • uvoz elektronskih dokumenata u sustav • elektronsko distribuiranje dokumenata u organizaciji • elektronska izmena dokumenata s partnerima, institucijama • efektivnije traženje dokumenata; • efektivnija priprema tipskih dokumenata: • ugovori, ….. • podsetnik, zadaci • analize, kontrola

5. DMS & BPM • autorizacija korisnika: • prava pristupa dokumentima (grupama dokumenata) • kontrola dokumenata: • audit log • koji korisnik, kad, …. pristup, promjene …. • različiti IT sistemi: • Linux, MS Server • Oracle, MSSQL, MySql • različiti poslovni modeli (troškovi, održavanje): • lokalna instalacija • cloud instalacija • korišćenje nezavisno od lokacije 24/7

6. Arhitektura

7. DMS - BPM • e-arhiv • dugoročno arhiviranje • pretraga dokumenata • audit log • izbrisati dokumente • integracija back office • podrška procesima • planiranje procesa (BPM editor) • izvođenje procesa • aktivnosti v procesu • signiranje • potvrda, • odobrenje

8. DMS & BPM

9. Skeniranje dokumenata Zahtevi: • pdf/a • crno-beli • 240 – 300 dpi Koraci: • priprema dokumentacije • skeniranje • validacija (kontrola) • klasifikacija • indeksacija • uvoz v DMS sustav Organizacijsko: • centralno • skenirnamesta

10. Digitalizacija poslovanja • Ulazni dokumenti • papirni dokumenti • elektronski dokumenti: • email + attachment • webpages • Izlazni dokumenti • nepotpisani • pdf/a • digital signature • osobni potpis • scan dokumenta • potpisne tablice

11. Dokumenti • Dokument versus transakcija • Klasikacija dokumenta • tip dokumenata (vreme arhiviranja) • Metapodatci – definiraju dokument • pretraga dokumenata • unos metapodataka

12. Ulazni dokumenti • skeniranje dokumenata - prijem • centralno • distribuirano • metapodatci • sadržaj dokumenta • Formulari • Full tekst search

13. Izlazni dokumenti • Osobni potpis – LATE SCAN • core aplikacija - dokument štampamo ID dokumenta • skeniranje dokumenata • OCR ID dokumenta • database lookup • dobijemo metapodatce • import metapodataka u DMS • PODPISNA TABLICA • Nepotpisani izlazni dokumenti • jedan izvod štampamo • jedan izvod konvertiramo v pdf/a i importiramo u DMS

14. Rezultati primene DMS - BPM • brže izvođenje procesa u organizaciji (interna pošta, pošta, više korisnika vidi dokument u isto vreme); • brža cirkulacija dokumenata među partnerima, klijentima, ..; • više korisnika ima pristup do informacija, dokumenata u isto vreme; • pristup do sustava iz različitih lokacija 24/7; • manji broj grešaka; • smanjen obim administrativnog rada; • analize, reporti; • niži troškovi rada; • jednostavna promena procesa

15. Projekt uvođenja DMS - BPM • postupana primjena sustava • pojedini tipi dokumenata • pojedini procesi • analiza dokumenata • grafičko prilagođenje dokumenta • analiza metapodataka • analiza procesa • prilagođenje poslovne aplikacije • integracije OCR + DMS • korisnik upotrebljava samo jednu aplikaciju KONAČNI CILJ – brže i jeftinije izvođenje procesa

16. Shake Pravne kancelarije

17. Problemi Problemi, sa kojima se suočavaju pravne kancelarije: • Kako osigurati uspješnost pravnih postupaka i ovrha? • Kako ubrzati pravne postupke i ovrhe? • Kako smanjiti obim administrativnog rada? • Kako uspostaviti kontrolu svih postupaka i ovrha? • Kako osigurati sistem izveštaja, analiza?

18. ShakeSpeare™ Law Office • Uspostaviti organizaciju svih podataka, dokumenata, dosjea… • Automatizirati generiranje tipskih dokumenata • Integracije sa core IT sustavom (CRM, ….. • Integracije sa vanjskim bazama podataka i web serviceima sudova, agencija, … • Jednostavna upotreba (intuitivan grafički interface)

19. ShakeSpeare™ Law Office • 15 godina iskustva u JI Evropi in J Americi • „Know-how“ • ShakeSpeare™ povezuje različite IT tehnologije i sisteme: • Upravljanje dosjea (“Case Management”) • Upravljanje dokumenata (“Document Management”) • Kontrola rada (“Effort tracking”) • Organizator rada (kalendar, Task manager) • Financijske analize i kalkulacije

20. Prednosti ShakeSpeare™ • Upravljanje dosjeima • Upravljanje dokumentacije • Upravljanje financijskog vidika dosjea • Bolja organizacija rada • Integracije sa vanjskim institucijama • Ovrhe • Standardni i ad-hocizveštaji

21. Upravljanje dosjeja • Svi dokumenti odvojeni su u dosjeima • Dosje ima uz dokumente: • zadatke i događaje (kalendar), • opšite podatke • meta podatke. • Administriranje korisnika: • grupe, • prava pojedinih korisnika / grupa • prava po entitietama • Hijerarhija poslovnih jedinica, odjeljenja (signirni nacrt), koja jedinica je vlasnik kojih dosjea (pretraživanje, statistike) • Pretraživanje prema entitietama, • Različiti tipovi dosjea (različiti parametri): • ovrhe, kazneni, civilni, upravni, • vlastite definicije.

22. Upravljanje dokumentacije • Import dokumenata: • scanner, • file, • e-mail, • web. • Automatsko generiranje dokumenta (parametri dosjea) • Verzije dokumenata (“revision control”) • OCR • Dodatni podatci dokumenta: • sigurnosni podatci, • tip sadržaja, • vlasnik, • verzija dokumenta, • status dokumenta, • resursi (vremenska dimenzija, osoba), rad obavljen na dokumentu, • meta podatci. • Upotreba ključnih riječi (inteligentni centralni registar i pretraživanje)

23. Organizacija rada • Plan i organizacija zadataka: • gdje i tko može pratiti zadatke, • tko imam pravo dodavati zadatke, • tko pravi nadzor, • ... • Upravljanje kalendara što omogućava: • analizo kalendara, • obavijest u slučaju sudskog roka, • komunikaciju sa sudom, • ...

24. Integracija sa vanjskim svetom • Sinkronizacija - elektronski poštanski sandučić • Mogućnost eUročivanja (CoVL) • Sinkronizacija registara suda i agencija

25. Shake Krediti

26. Proces odobravanja kredita

27. Aktivnosti procesa • ulog (formulari, prilozi) • kreditni referent (prijedlog + obrazloženje) • kreditna analiza • pravna kancelarija • prijedlog za kreditni komitet • sjednica kreditnog komiteta • odluka (odobrenje/odbijanje) • ugovori, osiguranja • anuiteti • korištenje kredita

28. Ulog za kredit • Oblike uloga • papir – skeniranje + OCR • email • eBanka – web forme • Skeniranje • slika dokumenata • OCR – full tekst • import v DMS • Start procesa

29. Ulog za kreditni komitet • kreditni referent • kontrola podataka • dopuna podataka • prilozi • priprema dokumenta za kreditni komitet • templata (šablon) • meta podatci (već postoje u DMS) • osiguranje • tekst obrazloženje

30. Odelenje boniteta • uvid u ulog i prijedlog • izračunati bonitetnu ocjenu (scoring) • izračunati kreditni limit • dokument - izjava odjeljenja

31. Pravna kancelarija • uvid u ulog i prijedlog • uvid u predloženo osiguranje • dodatno kreditno osiguranje • dokument - izjava pravne kancelarije • kreditni referent – dopuna uloga

32. Krediti komitet • različita tijela za odobrenje kredita: • pravne osobe, fizičke osobe • iznos kredita • osiguranje • uslovi odobrenja • svi članovi • većina članova • sjednice kreditnog komiteta nisu potrebne • svaki član izvodi odluke pomoću web aplikacije • odluka o odobrenju (dokument se generira v DMS)

33. Posle odobrenja • Automatsko generiranje dokumenata: • ugovori • osiguranje • plan anuiteta • …… • Integracija sa core IT sistem • visina kredita • osiguranje • anuitete

34. Rezultati primene Shake DMS - BPM • brža cirkulacija dokumenata u organizaciji (interna pošta, pošta, više korisnika vidi dokument u isto vrijeme); • brža cirkulacija dokumenata među partnerima, klijentima; • brže izvođenje poslovnih procesa; • više korisnika ima pristup do informacija, dokumenata u isto vrijeme; • pristup do sustava iz različitih lokacija 24/7; • manji broj grešaka; • smanjen obim administrativnog rada • analize, reporti • niži troškovi rada