Vytváření spisových řádů (Spisový řád – nástroj pro fungování úřadu)

1. Vytváření spisových řádů(Spisový řád – nástroj pro fungování úřadu) Ing. Petr Kolačkovský, město Slaný ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

2. Obsah • Město Slaný a městský úřad • obec s rozšířenou působností • Elektronická spisová služba na MěÚ Slaný • historie zavádění • současný stav využití, další rozvoj • Spisový řád městského úřadu • legislativní rámec • elektronická podatelna ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

3. Město Slaný • Charakteristiky města • cca 15,5 tis. obyvatel • od 1. 1. 2003 město s rozšířenou působností pro správní obvod 50 obcí (cca 38 tis. obyvatel). • Historie města – 750 let, centrum města je památkovou zónou (pozitiva i negativa), Husitské dny ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

4. Město Slaný ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

5. Město Slaný • Průmyslová tradice (ČKD), dnes na území města firmy se strojírenskou nebo příbuznou produkcí z devíti států celého světa ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

6. Město Slaný ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

7. Město Slaný • Kulturní město • Slánské jazzové dny • nově zrekonstruované divadlo • tradice kulturních dní (japonské, norské, slovenské, německé) ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

8. Město Slaný ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

9. Městský úřad Slaný • Organizační struktura obce s rozšířenou působností typu: • stavební, živnostenský, životního prostředí, finanční, správy majetku, správní, školství a sportu, kultury, dopravy a silničního hospodářství, sociálních věcí a zdravotnictví • vedení města (oddělení prevence kriminality a krizového řízení, interní audit a manažer rozvoje, informatik, městská policie) • Umístění úřadu • 3 budovy na náměstí TGM ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

10. Historie zavádění elektronické spisové služby • Rok 2000 – zahájení úvah • Rok 2001 – vygenerování záměru, hledání dodavatele, TRIADA IS MUNIS, příprava • Rok 2002 – zahájení „zkušebního“ provozu, od 1. 3. 2002 ostrý provoz • Rok 2003 – reforma (nová organizační struktura úřadu, problémy s přístupy díky nedokončené infrastruktuře pro úředníky) • Rok 2004 – dokončení stěhování • Rok 2005 – od 1. ledna elektronická podatelna se zaručeným elektronickým podpisem ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

11. Elektronická spisová služba na MěÚ Slaný – současnost • Ucelený systém • návaznost na další aplikace využívané na MěÚ • jednotnost vzhledu, ovládání a údržby • Pravidelné proškolování při technických či legislativních změnách • Zákon 238/1992 Sb, „o střetu zájmů“ • zapojení kontrolního výboru do systému spisové služby ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

12. Spisový řád městského úřadu • Zákon o obcích 128/2000 Sb. • odpovědná osoba – tajemník MěÚ • Instrukce Ministerstva vnitra ČR č. j. VSC/1-793/92, o spisové službě • podklad pro zpracování interních předpisů pro spisovou službu ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

13. Legislativa • zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě • zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu ve znění pozdějších předpisů • vyhláška MV ČR č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě • vyhláška MV ČR č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby • nařízení vlády 495/2004 Sb. kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu • vyhláška Ministerstva informatiky ČR č. 496/2004 sb., o elektronických podatelnách ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

14. Spisový řád • Spisový a skartační řád je souhrn předpisů pro vedení spisové služby a archivní služby • Spisový a skartační řád upravuje postup při manipulaci s písemnostmi • příjem, třídění, evidenci, oběh, vyřizování, odesílání, úschova a ochrana písemností na městském úřadě a jejich vyřazování (skartaci) po uplynutí skartačních lhůt ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

15. Evidence písemností • Spisové znaky • dle organizační struktury • Podací deník • údaje dle zákonných norem • Příjem písemností • podatelna – kontrola, vytřídění, zapsání do PD ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

16. Oběh písemností • Přidělování písemností (vedení) • Předání zpracovatelům • lhůty • úkony zaznamenávány do podacího deníku • podepisování • odesílání a doručování písemností ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

17. Vyřazování písemností (Skartační řád) • Skartační znaky (A ,S ,V) • spolupráce se státním oblastním archivem • Skartační plán • Skartační lhůty ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

18. Utajované písemnosti • Zásady stanovení a označení stupně utajení a o postupech při tvorbě, evidenci, přenášení, přepravě, zapůjčování, ukládání, jiné manipulaci a skartaci utajovaných písemností ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

19. Elektronická podatelna • Určení příjmového místa podatelna@meuslany.cz • Zaevidování do spisové služby • Předání k vyřízení • Odeslání se zaručeným elektronickým podpisem oprávněné osoby vybavené kvalifikovaným certifikátem ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

20. Závěr • Rozšiřování využívání elektronické komunikace • Nové předpisy reagující na elektronickou komunikaci (správní řád) ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005

21. Děkujeme za pozornost • www.meuslany.cz • www.slany.net • www.slansko.cz • www.triada.cz ISSS 2005, Hradec Králové, 4. 4.-5. 4. 2005