Analyse

1. HOOFDSTUK 4 Analyse Facility management en inkoop Hoofdstuk 4

2. Programma • Inkoop en facility management • Effectief inkopen in facilitaire omgeving • Structuur van inkoopafdeling • Inkoop van directe goederen en diensten Hoofdstuk 4

3. Inkoop en facility management • Inkoop in dienstverlenende bedrijven • Operationeel karakter • Professionalisering van inkoopfunctie • Kostenstructuur grotendeels gerelateerd aan arbeid • Noodzaak tot vermindering van operationele kosten door internationale concurrentie. • Invloed op inkoopactiviteiten: • Toename uitbesteding ondersteunende activiteiten • Integratie ondersteunende diensten in facilitaire organisatie • Toegenomen schaalgrootte • Offshoring • Kostenoverwegingen staan vaak niet centraal bij interne klanten Hoofdstuk 4

4. Effectief inkopen in een facilitaire omgeving • Goed inspelen op behoeften en eisen van interne klant noodzakelijk. • Vaak verschillen in beleving dienstverlening inkoop door interne klanten inkoopafdeling. • Verbetering van klantgerichtheid is een vereiste Hoofdstuk 4

5. Verbetering van klantgerichtheid inkoop • Analyseer de interne artikel-klantcombinaties • Achterhalen van totale inkoopuitgaven per afdeling • Vaststellen welk deel daarvan inkoop contracteert • Bepaal interne klanttevredenheid • Uitvinden waar knelpunten in de relatie zitten • Bepaal doelstellingen voor verbetering • Hoe presteren wij in de ogen van onze interne klanten? • Wat gaat goed en wat moet beter? • Welke verbeteringen zijn noodzakelijk? • Hoe bereiken we deze? • Hoe meten we deze verbeteringen? Hoofdstuk 4

6. Verbetering van klantgerichtheid • Zorg voor cross-functionele inkoopteams • Specialisten uit gebruikersafdelingen leidend bij het doorlopen van het inkoopproces • Ontwikkel sourcingstrategieën • Inkoopportfolio • Gedetailleerd actieplan per inkoopsegment • Voer de sourcingstrategieën uit • Nauwgezette monitoring • Resultaten in termen van: • Besparingen • Klanttevredenheid • ‘Contract compliance’ • Marktaandeel • Administratieve doorlooptijden inkoop Hoofdstuk 4

7. Structuur van inkoopafdeling • Invalshoeken voor optimale structuur • Klantgerichte opstelling • Productgerichte opstelling (meest voorkomend) • Leveranciersgerichte opstelling • Hoe kan effectieve interne klantgerichtheid bereikt worden in combinatie met kennis van producten en markten? • Maak interne klant verantwoordelijk voor doorlopen inkoopproces • Oplossen van interne communicatieproblemen door aanwijzen accountmanager in inkoopgroep in relatie tot specifieke klantafdeling Hoofdstuk 4

8. Voorbeeld inkoopstructuur Hoofdstuk 4

9. Inkoop van indirecte goederen en diensten • Indirecten goederen en diensten zijn nodig voor activiteiten die niet tot het primaire proces behoren. • Category tree • Classificatie van goederen naar bestemming of aard van hetgeen wordt ingekocht. • Algemene- investerings- en handelsgoederen • IT, marketing/communicatie, professionele diensten, HRM, facility management, logistiek, onderhoud. • Indirecte uitgaven soms hoger dan directe inkoopuitgaven • Uitbesteding van processen • Gemiddeld 50:50 • Indirecte inkoop kent vaak een zeer groot leveranciersbestand Hoofdstuk 4

10. Inkoop van indirecte goederen en diensten • Suggesties voor besparingen • Reductie van het aantal leveranciers • Invoeren van category sourcing • Leveranciers verantwoordelijk voor levering van een samenhangend artikelassortiment (in plaats van enkelvoudige producten) • Analyse van verbruikspatroon • ‘Eindejaarskoorts’ • Standaardiseren van artikelassortimenten • Herzien en actualiseren van lopende contracten • Uitbesteding van kleine inkopen • Elektronische orderafhandeling Hoofdstuk 4