K zigazgat s 7
This presentation is the property of its rightful owner.
Sponsored Links
1 / 14

Közigazgatás 7. PowerPoint PPT Presentation


  • 54 Views
  • Uploaded on
  • Presentation posted in: General

Közigazgatás 7. Ügyvitelszervezés 2013. nov. 18. Koháriné dr. Papp Edit. Fogalmak. Ügyvitel: magában foglalja mindazon formai és technikai feltételek, szolgáltatások teljesítését, amelyek az érdemi ügyintézéshez szükségesek. Általános irodai munkafajták:

Download Presentation

Közigazgatás 7.

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Presentation Transcript


K zigazgat s 7

Közigazgatás 7.

Ügyvitelszervezés

2013. nov. 18.

Koháriné dr. Papp Edit


Fogalmak

Fogalmak

Ügyvitel: magában foglalja mindazon formai és technikai feltételek, szolgáltatások teljesítését, amelyek az érdemi ügyintézéshez szükségesek.

Általános irodai munkafajták:

  • iratkezelés: érkeztetés, szignálás, iktatás, kiadmányozás, határidő kezelés, expediálás, kézi irattár kezelése, központi irattár kezelése, selejtezés)

  • Irat-előállítás: szövegfeldolgozás, másolás, kiadvány szerkesztése, irodai grafika

  • Általános adatkezelés: nyilvántartás-kezelés, táblázatkezelés, adatfeldolgozás, statisztikakészítés

  • Irodai kommunikáció: telefonálás, telexkezelés, elektronikus posta


Fogalmak1

Fogalmak

ÜGYIRATKEZELÉS

Fogalma: azok a technikai cselekmények, amelyek az iratok törvényes védelmét biztosítják, az iratokkal végzett műveletek rendjét rögzítik, és a hatósági munka mennyiségi minőségi jellemzőit mérik (statisztika)

Mo-on alszámokra tagozódó sorszámos iktatási rendszer (beérkezés sorrendjében adunk számot, évenként újra kezdődik, minden levelezés a következő per (/) számot kapja).

Célja:

  • -ügyirat-nyilvántartás biztosítása

  • -a hivatalos és személyes iratok védelme

  • -ügyviteli feladatok megszervezése

  • -hatósági statisztika

  • -ügyhátralék kimutatása, összeállítása


Szervezet

Szervezet

Szervezete:

● Központi (centralizált): valamennyi belső egység (osztály, főoszt.) iratait egy szakosodott kp-i iktatóirodában végzik

● Osztott (decentralizált): valamennyi belső szervezeti egység maga végzi saját irataink kezelését

● Vegyes: a fenti két megoldás kombinálása

Felügyelete: a hivatal első számú adminisztratív vezetője gyakorolja

  • -ellenőrzi az iratkezelési szabályok végrehajtását

  • -intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről

  • -javaslatot tehet a módosítására

  • - hitelesíti az iktatókönyvet, év végén az utolsó bejegyzés után lezárja


Folyamata

Folyamata

  • ügyiratok átvételétől, átadásától, iktatásától az irattározásig és a selejtezésig tartó folyamat


Folyamata1

Folyamata

Szakaszai:

1.) a nyilvántartásba vétel (iktatás)

2.) az ügyiratkezelés az ügyintézés folyamatában

3.) az ügyiratkezelés az ügyintézés lezárása után (archív iratkezelés)


Iktat s

Iktatás

1.) Iktatás (nyilvántartásba vétel):

→ Érkezés

▪ állampolgártól (beadvány,

▪ jogi személytől (megkeresés)

▪ keletkezhet hivatalból (szabálysértési ügy)

▪▪ postai úton vagy kézbesítő útján

▪▪ közvetlenül az ügyféltől

- ha az ügyfél személyesen vagy megbízott útján nyújtja be, az átvételt igazolni kell

- ugyanez vonatkozik a kézbesítő útján érkezett küldeményekre


Iktat s1

Iktatás

Az átvétel igazolható:

  • ▪ átvételi elismervénnyel,

  • ▪ kézbesítőkönyvben való aláírással,

  • ▪ az átvétel tényének az ügyiraton vagy a másodpéldányon való rögzítésével

    FONTOS:Ha sérült a küldemény: jelölni kell az átvételi okmányon, ellenőrizni kell a küldemény tartalmának meglétét, és a küldő szervet értesíteni kell erről (jkv felvételével)


Iktat s2

Iktatás

→ Postabontás

▪ meghatározott vezető vagy az általa megbízott személy jogosult rá

▪ érkeztető bélyegzővel kell ellátni

▪ a küldemény borítékját az ügyirathoz kell csatolni, ha a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani, ha sérülten érkezett a küldemény vagy bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merült fel


Iktat s3

Iktatás

→ Küldemények ellenőrzése

▪ a jelzett iratok hiánytalanul megérkeztek-e. Amennyiben nem, jegyzőkönyvet kell készíteni, az iraton vagy előadói íven rögzíteni kell, és a jkv egy példányát elküldeni a küldő szervhez

→ Érkeztetés

▪ az iktatóbélyegzőnek az iratra való rányomásából és

▪ az érkeztető könyvbe való bevezetésből áll

→ Szignálás

▪ a vezető feladata

▪ kijelöli az előadót

▪ munkamegosztás módjának meghatározására szolgál

▪ lehet utasítást adni az ügyintézőnek az elintézés módjára


Iktat s4

Iktatás

→ Iktatás

▪ úgy kell iktatni, hogy abból az irat beérkezésének pontos ideje, az intézkedésre jogosult ügyintéző neve, az irat tárgya, az elintézés módja, a kezelési feljegyzések, az irat holléte megállapítható legyen

▪ Módja:

  • kézi módszerrel

  • elektronikus eljárással

    ▪ alszámokra tagolódó, esetenként alszámok nélküli, sorszámos rendszerben

    ▪ gyűjtőszám: olyan ügycsoportoknál, melyek egy intézkedéssel lezárulnak

    ▪ vannak olyan iratok, amiket nem kell iktatni pl.: tájékoztatók, meghívók, folyóiratok

    ▪ elektronikus iktatásnál ugyanezek a követelmények


Mutat z s

Mutatózás

iktatás után a tárgymutatókönyvbe kell bevezetni az ügyiratokat

→ Előadói ív megnyitása

▪ ez az utolsó mozzanat: olyan ügyviteli irat, amely az ügy intézésével kapcsolatos tartalmi és formai információkat, adatokat tartalmazza, azaz

= az ügyirat legfontosabb iktatási adatai (sorszám, érkezési időpont, ügyintéző neve, határidők, ügyintéző különböző ügyiratkezelési, ügyviteli utasításai)


Gyiratkezel s

Ügyiratkezelés

2) ügyiratkezelés az ügyintézés folyamatában

▪ ügyintéző kijelölése

▪ postázás

▪ döntéstervezet készítése

▪ határidő nyilvántartás

▪ kiadvány tisztázása

▪ kiadmányozás

  • 3) irattározás, selejtezés, levéltárba adás


Iratt roz s

Irattározás...

3) irattározás, selejtezés, levéltárba adás

Tananyag:

ftp://witch.pmmf.hu:2001/Tanszeki_anyagok/Mernoki%20Menedzsment%20Tanszek/Oktatasi%20anyagok/Ugyvitel/Ugyvitel%20tananyag.pdf


  • Login