Constitutional Open Forum/ Forum sur la réforme constitutionnelle

1. Constitutional Open Forum/Forum sur la réforme constitutionnelle AÉÉCLSS, 2012-2013

2. Purpose of Reforms Design a constitution reflecting current student body values Build a more democratic process Build an inclusive school reflective of UO mandate Design positions that provide a better division of labour Design more coherent position descriptions

3. But des réformes Créer une constitution qui incorpore les valeurs de la population étudiantes Créer un processus plus démocratique Créer une faculté inclusive qui reflète le mandate de l’université. Concevoir des postes avec une meilleure division de responsabilité Développer les descriptions de postes

4. Major Reforms The preamble: Whereas the AÉÉCLSS is founded upon principles that recognizeequity, accessibility, diversity and promoting an inclusive law school environment for all members of the AÉÉCLSS. This is important, much like the Canadian constitution we expect this to be a ‘Living Tree Document’. In years to come the executive will determine how to interpret this constitution in a manner congruent with the preamble

5. Réformes importantes Le préambule: Attendu que l’AÉÉCLSS est fonde sur des principes qui reconnaissent la

6. Major Reforms Continued • Democratic processes: • Bi-annual French/English Caucus meetings: members can vote to make decisions • Transparent Funding decisions: the formula the executive follows will be posted on the website • Annual Budget Meeting: September, budget must be approved by majority of attendees • Annual General Meeting: March

7. Réformes majeures • Processus démocratiques: • Le Caucus français sera convoqué deux fois par an/ Le Caucus anglaissera convoqué deux fois par an. • Les décisions de financement transparentes: • Au début de chaque année scolaire, l'Exécutif doit convoquer une réunion budgétaire annuelle. Les résolutions adoptées lors de l'Assemblée générale à moins de cinq pour cent des membres de l’Association exigent les deux tiers des voix pour passer. • une Assemblée générale annuelle: mars

8. Major Reforms Continued • Position reform (we will go in detail with this below) • Language Requirements: • VP Internal, External and French must be fluently bilingual in English and French. Each person must have ability to translate documents and write and speak in French and English. • President must have a working knowledge of French and English. They must be able to communicate in both official languages, however, all communications are reviewed and edited by those meeting the requirements of positions above.

9. Réformes majeures • Position Réformes: • Maîtrise de la langue: • VP des affaires internes, des affaires externes et du programme français doivent être parfaitement bilingues. • Les candidats au poste de président doivent avoir une connaissance de pratique du français.

10. President • Old constitution: • Chair meetings of the executive and of general assemblies • Represent the AEECLSS on matters relating to the SFUO • Sit on Faculty council • Select student representatives • New constitution: • Shall oversee all AEECLSS activities • Shall be the AEECLSS’ official spokesperson

11. Président • Ancienne constitution: • Préside les réunions du conseil exécutif et les assemblées générales • Represente l’AÉÉCLSS au sein de la FEUO • Siège sur le conseil de la faculté • Choisit les representants étudiants des comités de l’université • Nouvelle constitution: • Supervise toutes les activités de l’AÉÉCLSS • Est le porte-parole de l’AÉÉCLSS

12. VP Academic/Internal • Old Constitution: • Prevailing norms established the following responsibilities: clubs, committees, French and English program concerns, administrative meetings, academic committee, academic event planning, working knowledge of French. • New Constitution: • Makes position more manageable

13. VP Académique/affaires internes Ancienne constitution: Nouvelle constitution:

14. VP Communications/External • Old Constitution: formerly too vague, fragmented & outdated • 13. (3) sit on the Extracurricular Council and as an ex-officio member, without voting privileges, of the Academic Council; • 13. (6) organize the publication of the C.L.S.S. directory • 13. (7) provide interpretation services at Executive Council meetings when necessary; • New Constitution: specific tasks ensuring uniform and effective official communication • Coordinate sponsorship • Maintain all communications platforms (website & social media) • Ensure all official AEECLSS communications are bilingual

15. VP Communications/Affaires externes • Anciennement: Poste vague, tâches dispersées, description désuète • 13. (3) siège au conseil des activités sociales et est membre d’office sans droit de vote du conseil des affaires scolaires • 13. (6) organise la publication du répertoire de l’AÉÉCL • 13. (7) fournit des services d’interprétation aux réunions • Maintenant: tâches précises qui assure une communication officielle qui est uniforme et efficace • Coordonner les efforts de financement • Entretenir toutes les plateformes de communications (site web & médias sociaux) • Assurer que toutes communications officielles de l’AEECLSS sont bilingues

16. VP Finance • Old Constitution: • 1. receive all accounts due to the C. L. S. S.; • 2. subject to sections 75 and 76, pay all debts of the C.L.S.S.; • 3. maintain accurate accounts of the C.L.S.S.'s books; • 4. prepare, for the Executive Council, the figures necessary to elaborate a preliminary budget; • 5. publish, at least once before the end of his or her term in office, a financial statement; • 6. chair the budget meeting at the general assembly in both languages of the C.L.S.S.; • 7. sit as a member of the Extracurricular Council and as an ex-officio member, without voting privileges, of the Academic Council. • New Constitution: • a. Be a signing officer of the Society; • b. Together with the President, assume responsibility for ensuring that all contracts entered into by the Society are with due authority and in the best interests of the Society; • c. Develop, recommend and present the annual budget at the Annual Budget Meeting in consultation with the Executive Committee; • d. Monitor the financial status of the Society including budget variances, and make recommendations to the Society regarding major expenditures; • e. Together with the Vice‐President, Academic, process and keep accurate account of all club funding requests received and granted by the Society; • f. Take responsibility for all record‐keeping and book‐keeping necessary for AÉÉCLSS finances; • g. Oversee, with the President, the operations of the AÉÉCLSS Bookstore management. • h. Create transition documents for the incoming Vice‐President, Finance, and train and advise them.

17. VP aux finances • Ancienne constitution: • 1. reçoit toutes les sommes dues à l’AÉÉCL; • 2. paie les dettes de l’AÉÉCL, sous réserve des articles 75 et 76; • 3. tient à jour les comptes de l’AÉÉCL; • 4. prépare, au profit du conseil exécutif, les chiffres nécessaires à l’élaboration d’un budget préliminaire; • 5. publie des états financiers au moins une fois avant la fin de son mandat; • 6. préside dans les deux langues officielles de l’AÉÉCL la réunion portant sur le budget lors de l’assemblée générale; • 7. siège au conseil des activités sociales et est membre d’office sans droit de vote du conseil des affaires scolaires. • Nouvelle constitution: • a. Être un signataire autorisé de l’Association; • b. Collaborer avec le Président pour assumer la responsabilité de veiller à ce que tous les contrats conclus par l’Association soient dûment autorisés et dans les meilleurs intérêts de l’Association; • c. Élaborer, recommander et présenter le budget annuel à l'Assemblée budgétaire annuelle en consultation avec le Comité Exécutif; • d. Surveiller la situation financière de l’Association, y compris les écarts budgétaires, et faire des recommandations à l’Association en ce qui concerne les dépenses importantes; • e. En collaboration avec le Vice‐Président aux affaires académiques, tenir une comptabilité précise de toutes les demandes de financement des clubs reçues et approuvées par l’Association; • f. Être responsable pour la tenue de tous les dossiers et de la comptabilité nécessaires pour les finances de l’AÉÉCLSS; • g. Superviser, avec le Président, la gestion de la librairie de l’AÉÉCLSS. • h. Créer les documents de transition pour le nouveau vice‐président aux finances élu, le former et le conseiller.

18. VP English Old Constitution: New Constitution:

19. VP anglais Ancienne constitution: Nouvelle constitution:

20. VP French • Old Constitution: Fragmented and outdated tasks • New Constitution: More focused on actually ensuring adequate representation of French student body • Report on academic matters affecting French Common Law members of the AÉÉCLSS to the Executive Committee, the student body, and the administration • Translate Society communications from English to French, where necessary • Create transition documents for incoming VP French and train and advise them

21. VP français • Ancienne constitution: Tâches dispersées et désuète • Nouvelle constitution: Vise la représentation adéquate des élèves francophones • Documenter les questions académiques touchant les membres franâis de l’AÉÉCLSS au Comité Exécutif, aux étudiants en général et à l’administration • Traduire les communications de l’Association de l’anglais au français, le cas échéant • Créer les documents de transition pour le nouveau vice-président français, le former et le conseiller

22. VP Social This position is remaining the same.

23. VP Social Ce post ne change pas.

24. VP Equity Old Constitution: this position did not exist. New Constitution: will chair the student Equity committee, will sit as student representative on the Faculty Equity committee, will complete Equity report for faculty and student body, responsible for running events promoting equity on campus, responsible for managing Dean’s Conference Fund

25. VP Équité Ancienne constitution: ce poste n’existait pas. Nouvelle constitution: présider les réunions du Comité d'équité, représentant des étudiants au sein du comité d'équité faculté, Préparer et publier un rapport annuel sur l'équité,développer des campagnes pour l'équité, coordonner et gérer les demandes pour la Conférence du doyen / Fonds de conférenciers.

26. Academic Committee Old Constitution: 2 representatives from every year New Constitution: 1 representative from every year

27. Le Comité académique Ancienne constitution: de Nouvelle constitution:

28. Equity Committee Old Constitution: did not exist New Constitution: 1 representative from every year, shall be involved in preparing equity report, shall attend Equity committee meetings, may attend Faculty Equity Committee meetings

29. Comité sur l'équité Ancienne constitution: Nouvelle constitution:

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