EL REGISTRO EN EL ÁMBITO DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

1. EL REGISTRO EN EL ÁMBITO DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

2. GUIÓN • 1- INTRODUCCIÓN – REGULACIÓN JURÍDICA DE LOS REGISTROS ADMINISTRATIVOS • 1.1- FUENTES DEL ORDENAMIENTO JURÍDICO • A) Constitución Española de 1978 • B) Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. • C) Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos • D) Ordenanza General de 2009, por la que se regula la información y atención al ciudadano y la tramitación de procedimientos administrativos por medios electrónicos, en el ámbito de la Diputación Provincial de Teruel. • 2- CONCEPTO DE REGISTRO

3. 3- REGULACIÓN DE LOS REGISTROS ELECTRÓNICOS • 3.1- SEDE ELECTRÓNICA • 3.2- ACCESO A LA SEDE ELECTRÓNICA • 3.3- EL REGISTRO ELECTRÓNICO • A) Contenido de los asientos • B) Entrada de documentos • C) Salida de Documentos • 4- EL PAPEL DEL REGISTRO EN EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO • 4.1- Fase de Inicio • A) Trámite de Subsanación • 4.2- Fase de Instrucción • 4.3- Fase de Terminación • 4.4- Cómputo de plazos • 4.5- Labor subsanadora

4. 5- APLICACIÓN DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES DE LA DPT • 5.1- QUÉ ES / FUNCIONES • 5.2- FLUJO DE LA PARTICIPACIÓN DEL GESTOR DE EXPEDIENTES • 6- MANEJO DE LA APLICACIÓN • 6.1- ENTIDADES PÚBLICAS CON SEDE ELECTRÓNICA • A) Entidades Supramunicipales • B) Entidades Locales • 6.2- INICIO • 6.3- ACCESO AL REGISTRO ELECTRÓNICO • A) Selección de Oficina Virtual • B) Modificar Tipo de Documento • C) Modificar Características del Procedimiento • D) Múltiples Interesados • 6.4- REGISTRO DE ENTRADA • A) Común • B) Avanzado

5. 6.5- REGISTRO DE SALIDA • A) Común • B) Avanzado • C) Documentos de referencia • D) Confirmación de Salida • 6.6- CONFIGURACIÓN DEL ÓRGANO GESTOR • A) Elementos Comunes • B) Áreas • C) Secciones • D) Negociados • 6.7- CONFIGURACIÓN “OTROS” • A) Tipos de Documento • B) Tipos de Transporte • C) Interesados

6. 6.8- LISTADOS • A) General • B) Entrada y Salida • C) Libros de Control de Entrega a la Dependencia. • 6.9- CONFIGURACIÓN • A) Usuario • B) Entidad • C) Registro

7. Esnvjdofnv El Ordenamiento Jurídico que rige el procedimiento administrativo configura el acceso a los Registros Administrativos como un DERECHO PARA LOS CIUDADANOS. La propia Constitución sanciona la regulación de los REGISTROS se realizará por LEY.

8. 1) Introducción-Regulación Jurídica de los Registros Administrativos

9. 1) INTRODUCCIÓN - REGULACIÓN JURÍDICA DE LOS REGISTROS ADMINISTRATIVOS • 1.1-FUENTES DEL ORDENAMIENTO JURÍDICO: • A) Constitución 1978 • B) Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. • C) Decreto Legislativo 2/2001, de 3 de julio, del Gobierno de Aragón, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de la Administración de la Comunidad Autónoma de Aragón • D) Ordenanza General de 2009, por la que se regula la información y atención al ciudadano y la tramitación de procedimientos administrativos por medios electrónicos en el ámbito de la DPT.

10. A) Constitución 1978 • Art. 105 La Ley regulará: b)El acceso de los ciudadanos a los archivos y registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas. c)El procedimiento a través del cual deben producirse los actos administrativos, garantizando, cuando proceda, la audiencia del interesado.

11. B) Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común • Art. 35 • Derechos de los Ciudadanos: h) Acceso a los registros y archivos de las Administraciones Públicas en los términos previstos en la Constitución y en ésta u otras Leyes.

12. Art. 38 – Registros • 1. Los órganos administrativos AYUNTAMIENTOS llevarán un registro general en el que se hará el correspondiente asiento de todo escrito o comunicación que sea presentado o que se reciba en cualquier unidad administrativa propia. También se anotarán en el mismo, la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o particulares. • Este precepto positiviza el derecho de acceso de los ciudadanos a los Registros Administrativos.

13. En el ámbito de la administración electrónica, implantada por la DIPUTACIÓN PROVINCIAL DE TERUEL, la normativa que regula de modo ESPECÍFICO la material registral es la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. • Esta va a ser la norma de referencia para la regulación jurídica de los registros administrativos. • La Ley 11/2007 incorpora los principios de la Ley 30/1992 adaptando lo preceptuado por ella al soporte electrónico que paulatinamente se está convirtiendo en el nexo de la relación CIUDADANO – ADMINISTRACIÓN.

14. C) Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso de los ciudadanos a los Servicios Públicos • Art. 1 Objeto de la Ley • “La presente Ley reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos y regula los aspectos básicos de a utilización de las tecnologías de la información en la actividad administrativa, en las relaciones entre las Administraciones Públicas, así como en las relaciones de los ciudadanos con las mismas con la finalidad de garantizar sus derechos, un tratamiento común ante ellas y la validez y eficacia de la actividad administrativa en condiciones de seguridad jurídica. • Las Administraciones Públicas utilizarán las tecnologías de la información de acuerdo con lo dispuesto en la presente Ley, asegurando la disponibilidad, el acceso, la integridad, la autenticidad, la confidencialidad y la conservación de los datos, informaciones y servicios que gestionen en el ejercicio de sus competencias.” • Art. 24.1 Registros electrónicos • Las Administraciones Públicas crearán registros electrónicos para la recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones.

15. D) ORDENANZA GENERAL de 2009, por la que se regula la información y atención al ciudadano y la tramitación de procedimientos administrativos por medios electrónicos, en el ámbito de la Diputación Provincial de Teruel.

16. Art. 2 Objeto • La presente Ordenanza tiene por objeto la determinación de las condiciones y requisitos para la presentación y tramitación telemática de los escritos, solicitudes y comunicaciones cuya competencia tenga atribuida la Diputación Provincial de Teruel y los organismos a él adscritos, siendo los primeros procedimientos susceptibles de tramitación electrónica los que se recogen en el Sistema de Información Administrativa (SIA) de la Diputación Provincial de Teruel. • Asimismo se normaliza la creación y regulación de un registro telemático encargado de la recepción y tramitación de dichos documentos.

17. Según lo expuesto hasta el momento, hemos visto que la Constitución es el pilar básico de la relación Ciudadano – Administración al ordenar su desarrollo a instrumentos legislativos de valor LEGAL. • De modo genérico es la Ley 30/1992 la normativa que regulará el procedimiento administrativo común, en general, y los registros administrativos, en particular. • Debido a la implantación de las nuevas tecnologías en la vida de todos los ciudadanos el legislador estatal elabora y promulga la norma que rige la referida relación – ciudadano-administración- es la Ley 11/2007. • En el marco provincial, la Diputación Provincial de Teruel promulgó en 2009 la ordenanza gracias a la cual se puede materializar los postulados de la 11/2007.

18. De modo tangencial, cobra especial importancia La Ley Orgánica de Protección de Datos así como su Reglamento de Desarrollo, en tanto que se crearán ficheros donde obren datos de carácter personal cuando tengan entrada al Registro instancias y documentos que los contengan.

19. 2) CONCEPTO DE REGISTRO

20. 2) CONCEPTO DE REGISTRO • Se entenderá por REGISTRO: • Todo órgano administrativo que tenga atribuida la función de dejar constancia de las circunstancias de la entrada y salida de los documentos que formen parte de los procedimientos administrativos que se sustancien ante la administración a la que pertenecen. • Por lo tanto, el flujo de documentos se realizará en dos direcciones: • 1) Ciudadano – Administración (REGISTRO DE ENTRADA) • 2) Administración – Ciudadano (REGISTRO DE SALIDA) • De este modo, los Registros Electrónicos serán las aplicaciones que la administración pone a disposición del ciudadano para que tramite los procedimientos administrativos sin la necesidad aportar documentos presencialmente.

21. 3) REGULACIÓN DE LOS REGISTROS ELECTRÓNICOS

22. 3) REGULACIÓN DE LOS REGISTROS ELECTRÓNICOS • 3.1) SEDE ELECTRÓNICA • La normativa vigente ordena que para tener acceso a servicios públicos deberá existir una sede electrónica de las administraciones con las que se quiera instar un procedimiento. • La sede electrónica se define como aquella dirección electrónica disponible para los ciudadanos a través de redes de telecomunicaciones cuya titularidad, gestión y administración corresponde a una Administración Pública, órgano o entidad administrativa en el ejercicio de sus competencias. (art. 13 Ley 11/2007) • Por lo tanto, tendrán la consideración de sede electrónica aquello portales web que ofrezcan al ciudadano la posibilidad de • En las sedes electrónicas se establecerán registros electrónicos.

23. 3.2) ACCESO A LA SEDE ELECTRÓNICA • Se tendrá acceso a las sedes electrónicas de las AAPP a través de sistemas de firma electrónica. • Según la Ley 11/2007 se admitirán los siguientes medios de firma: • Sistemas de firma incorporados al DNI electrónico –EN TODO CASO-. • Sistemas de firma electrónica avanzada, incluyendo los basados en certificado electrónico reconocido, admitidos por las Administraciones Públicas. • Otros sistemas de firma electrónica, como la utilización de claves concertadas en un registro previo como usuario, la aportación de información conocida por ambas partes u otros sistemas no criptográficos, en los términos y condiciones que en cada caso se determinen. • La Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica define los siguientes modos de firma electrónica: • La firma electrónica es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante • La firma electrónica avanzada es la firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.

25. Una vez el ciudadano se haya autentificado se encontrará dentro de la sede electrónica pudiendo efectuar todas las operaciones que esta le permita.

26. 3.3) El Registro Electrónico • A) CONTENIDO DE LOS ASIENTOS DEL REGISTRO (38.3 Ley 30/92) • Número • Epígrafe expresivo de su naturaleza • Fecha de entrada • Fecha y Hora de presentación • Identificación del interesado • Órgano administrativo remitente • Persona u órgano administrativo al que se envía • Referencia al contenido del escrito o comunicación que se registra

27. B) ENTRADA DE DOCUMENTOS(art. 24 Ley, 25.4 y 35.2 11/2007) • Los registros electrónicos de las administraciones podrán admitir la entrada de • Los modelos electrónicos normalizados correspondientes a los procedimientos administrativos que se puedan instar en la sede electrónica • Documentos digitales anejos a la instancia que se requieran para poder tramitar el procedimiento solicitado • Por ejemplo: • Procedimiento admvo. de solicitud de modificación de datos en el padrón por cambio de residencia (alquiler…). • Documentos que entrarán al Registro • Modelo Normalizado de solicitud. • Nuevo contrato de alquiler. • Cambio de titularidad de servicio de agua, teléfono, etc… • Todos los que acrediten las nuevas circunstancias comunicadas. • En la práctica el formato requerido de los documentos es el PDF, para los de texto, y el JPG, para las imágenes.

28. C) SALIDA DE DOCUMENTOS (art. 29 de la Ley 11/2007) • Toda administración que tramite un procedimiento administrativo emitirá una serie de documentos cuyo destinatario será el interesado. • Esos documentos, de los que se realizará un apunte de salida en el registro, deberán reunir las características del art. 18 de la Ley 11/2007 • Incluir el sello electrónico de la administración que tramita el procedimiento • Certificado seguro de verificación *cada administración elegirá entre uno de los dos. *la relación de sellos electrónicos de cada administración deberá ser pública y accesible

29. Documento compulsado por la administración:

31. Documento con firma electrónica de la Administración:

33. 4)EL PAPEL DEL REGISTRO EN EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

34. 4) EL PAPEL DEL REGISTRO EN EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO • Como se verá a continuación el Registro Electrónico de la sede de las corporaciones locales juega un papel relevante a lo largo de todo el procedimiento administrativo. • Es un elemento integrante de las tres fases de las que se compone todo procedimiento: • FASE DE INICIO • FASE DE INSTRUCCIÓN • FASE DE TERMINACIÓN

35. Reg. Salida – Reg. Entrada Reg. Salida – Reg. Entrada INICIO INSTRUCCIÓN TERMINACIÓN Se podrán aportar docs hasta trámite de audiencia SUBSANACIÓN TRAMITE AUDIENCIA Resolución – Notificación Reg. Entrada – Instancia inicio Reg. Salida Reg. Salida

36. 4.1) FASE DE INICIO • 1) Procedimiento iniciado de oficio • Cuando el procedimiento se inicie de oficio se efectuará el apunte de salida en el Registro Electrónico. • 2) Procedimiento iniciado a instancia de parte • El interesado será el que inicie el procedimiento • Se efectúa apunte de entrada en el Registro Electrónico y se entregará un justificante al interesado.

37. A) TRÁMITE DE SUBSANACIÓN • Se abrirá este trámite cuando la instancia y/o documentación presentada por el interesado sea defectuosa o incompleta. • Se notifica al interesado (REGISTRO DE SALIDA) la necesidad de subsanar. • En plazo de 10 días deberá emitir la documentación solicitada por el Ayuntamiento del modo descrito (REGISTRO DE ENTRADA). • De no subsanar en tiempo o forma se le tendrá por desistido y se notificará la finalización del trámite (REGISTRO DE SALIDA).

38. 4.2) FASE DE INSTRUCCIÓN • En esta fase se realizarán las actuaciones tendentes obtener un mayor conocimiento de las circunstancias que han dado lugar a la apertura o instancia del procedimiento. • Tanto la administración como el interesado podrán requerir o solicitar respectivamente la ejecución de las actuaciones instructoras que permite el ordenamiento. Para ello el Registro efectuará los apuntes de entrada y/o salida necesarios (REGISTRO DE ENTRADA Y DE SALIDA). • En esta fase y hasta la apertura del trámite de audiencia el interesado podrá aportar cuantos documentos considere oportunos (REGISTRO DE ENTRADA).

39. 4.3) FASE DE TERMINACIÓN • Concluye el procedimiento con la notificación de la resolución, emisión de certificado, etc, excepto en casos de silencio administrativo, (REGISTRO DE SALIDA). • En los casos de silencio administrativo el interesado podrá solicitar un certificado acreditativo de dicho silencio (REGISTRO DE ENTRADA Y DE SALIDA). • El interesado podrá recurrir la decisión adoptada por la administración (REGISTRO DE ENTRADA). Se notificará la resolución del recurso (REGISTRO DE SALIDA).

40. 4.4) CÓMPUTO DE PLAZOS • El interesado podrá enviar documentos al ayuntamiento durante las 24 horas del día los 365 días del año. • Se entenderá que un documento ha tenido entrada al registro en días y horas hábiles para la administración. • Art. 26 Ley 11/2007.-A los efectos del cómputo de plazo fijado en días hábiles o naturales, y en lo que se refiere a cumplimiento de plazos por los interesados, la presentación en un día inhábil se entenderá realizada en la primera hora del primer día hábil siguiente, salvo que una norma permita expresamente la recepción en día inhábil. • Ejemplo: Un ciudadano envía al Registro la solicitud de una licencia de obra menor un jueves a las 11 de la noche. Como fecha de entrada se considerará el viernes durante la primera hora hábil. • Se deberá tener especial observancia a las ordenanzas municipales que señalan los días hábiles e inhábiles para el municipio durante el año que corresponda.

41. 4.5) LABOR SUBSANADORA DEL REGISTRO • En cuanto el ciudadano ingresa en el Registro la solicitud de inicio se entiende iniciado el expediente. • En ese momento el funcionario encargado del registro examina la solicitud. • Si es una solicitud que presenta deficiencias lo comunicará al órgano gestor para que notifique la apertura de trámite de subsanación. • Por tanto se observa que, a pesar de no revisar el contenido material de la instancia, desarrolla una importante labor de revisión de la iniciación del procedimiento.

42. 5) APLICACIÓN DEL GESTOR DE EXPEDIENTES

43. 5) Aplicación Gestor de Expedientes DPT 5.1) Qué es un gestor de expedientes • Se trata de una aplicación informática que tiene atribuidas las siguientes funciones: • Registrar la circunstancias de entrada y salida de los documentos de cuantos procedimientos administrativos se sustancien ante la administración pública a la que pertenezcan. • Registrar a los interesados en el procedimiento, la incorporación de interesados al mismo, así como sus datos personales y modificación de los mismos. • Controlar el estado de la tramitación del procedimiento*. • Efectuar la relación de los documentos que se aportan. • Establecer qué tipo de expediente que se tramita. • Definir tanto las fechas de envío de documentos como su tipo de transporte. • Dirigir las instancias y documentación a la unidad orgánica que corresponda. • NO SE TRATA DE UNA LISTA TASADA PUESTO QUE EN FUNCIÓN DE QUÉ APLICACIÓN SE UTILICE SE DARÁN UNAS FUNCIONES U OTRAS (SEGÚN EL DESARROLLADOR).

44. 5.2) Flujo funcionamiento gestor de expedientes: GESTOR EXPEDIENTES ciudadano Reg. Telemático TRASLADO A ÁREA MUNICIPAL QUE INSTRUIRÁ EL EXPEDIENTE

45. 6) MANEJO DE LA APLICACIÓN DE LA DPT

46. 6) MANEJO DE LA APLICACIÓN DE LA DPT • 6.1) LISTADO DE ENTIDADES ANTE LAS QUE PODEMOS ACTUAR POR VÍA ELECTRÓNICA • A) ENTIDADES SUPRAMUNICIPALES

47. B) ENTIDADES LOCALES

48. 6.2) INICIO

49. 6.3) ACCESO AL REGISTRO

50. 6.3 COMÚN PARA ENTRADA Y SALIDA