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Documentos Requeridos para Sustentar el P ago de Servicios Sufragados con Fondos Federales Administrados por la OAF. marzo de 2013. Conceptos de Pago. Facturas de suplidores que tienen asignado un presupuesto con varias partidas : Nómina y costos relacionados

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marzo de 2013

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Marzo de 2013

DocumentosRequeridosparaSustentar el Pago de ServiciosSufragados con FondosFederalesAdministradospor la OAF

marzode 2013


Conceptos de pago

Conceptos de Pago

  • Facturas de suplidoresquetienenasignado un presupuesto con variaspartidas:

    • Nómina y costosrelacionados

    • Servicios de imprenta y encuadernación

    • Gastos de viajes locales

    • Servicios de alimento

    • Adiestramiento

    • Compra de bienes

    • Estipendio


Conceptos de pago1

Conceptos de Pago

Facturasparacontratos de serviciosprofesionales y consultivos

Facturasparacontratos de asistenciatécnica

Facturasparacontratos de servicios de evaluación

Facturaporpago de matrícula


Facturas de s uplidores que tienen a signado un p resupuesto con varias partidas

Facturas de suplidoresquetienenasignado un presupuesto con variaspartidas

  • Nombre de la compañia

  • Direccion postal

  • Número o nombre del proyecto

  • Número de la factura

  • Fecha

  • Periodo del servicio

  • Número de contrato

  • Identificación patronal

  • Brevedescripción de serviciosrendidos

  • Importe a pagar

  • Cifra de cuenta

  • Certificación de nulidad

  • Certificación de certeza del contenido de la factura


Marzo de 2013

Desglose de Gasto

  • Nómina y costosrelacionados

    • Documentosque el proponentedeberámantener en archivo:

      • Chequescancelados

      • Nombramiento del personal

      • Original de la nóminapagada

    • Documentosnecesariosparaprocesar el pago:

      • Informe de Nóminaquecontenga lo siguiente:

        • Nombre

        • Seguro social

        • Periodo de servicio

        • Importebruto

        • Deducciones

        • Importeneto

        • Número de cheque


Marzo de 2013

Desglose de Gasto (cont.)

  • Servicios de imprenta y Incuadernación

    • Factura de unacompañiaexternaqueindique el serviciorealizado

      • Cuando en el presupuestoasignado se apruebe la compra o alquiler de equipo o materiales de imprenta, no se prodrásolicitar el pago de servicios de imprenta a unacompañiaexterna, salvo que el proponentepuedajustificar el pago de servicios de imprentaadicionalesexponiendolasrazonespor la cuales no puedegenerar los documentos con el equipo o materialesyaaprobados.


Marzo de 2013

Desglose de Gasto (cont.)

  • Servicios de alimento

    • Suplidores a los que se le ha otorgadocontratoquetieneasignado un presupuestoporvariaspartidas, deberápresentar los siguientes documentos:

      • Facturaemitidapor la persona querindió el servicio

      • Hojas de asistencia

      • En caso de participaciónmenor al 75% solo se pagarápor los participantesqueasistieronbasado en la porcioncorrespondiente de no mediarjustacausa.


Marzo de 2013

Desglose de Gasto (cont.)

  • Comprasdirectas a proveedores de alimentosmediante el procedimiento de compras del Departamento de Educación, deberápresentar los siguientesdocumentos:

    • Facturaemitidapor la persona querindió el servicio

    • Hojas de asistencia

    • Se pagará la totalidad de los serviciosporcircunstancias no provocadaspor el suplidor, porserbienesperecederos, no obstante si el programa u oficinaadquiriente de esteservicio no logra la participación de un 75% o mas de las personas convocadasdeberásometerunaexplicaciónporescrito, a la Unidadqueotorga los fondosporconducto del supervisor, director o subsecretario (el queaplique) de lasrazonespor la cual no logró la asistenciaplanificada, salvo poreventosfortuitos.


Marzo de 2013

Desglose de Gasto (cont.)

  • Gastos de viajes locales

    • Se debepresentarunarelación de viajecertificadoqueincluya

      • Costo de transportación (millaje)

      • Costo de alimentos (dietas)

      • Costo de peajes

      • Costo de estacionamiento (segúnaplique)


Marzo de 2013

Desglose de Gasto (cont.)

  • Costoporadiestramiento

    • Hoja de asistenciaqueincluya lo siguiente:

      • Compañiaqueofrecio los servicios

      • Tipo de adiestramiento

      • Hora y día

      • Lugar

      • Costoporadiestramiento

      • Recursos

      • Firma de los participantes

      • Certificación del encargado de la actividad

      • Nombre y título de materialesentregados

  • Costoporparticipante

    • Hoja de asistenciaqueincluya lo siguiente

      • Compañiaqueofreció los servicios

      • Tipo de adiestramiento

      • Hora y día

      • Lugar

      • Recursos

      • Firma de los participantes


Marzo de 2013

Desglose de Gasto (cont.)

  • Compra de bienes

    • El proponentedeberádemostrar:

      • Competencia en el proceso de adquisición

      • Razonabilidad de costos

      • El gastovaacorde con la propuesta

      • Cumplimiento con:

        • CartasCirculares

        • OMB (A-87, A-122, A-21 y CFR 31)

        • Cualquierotra de aplicabilidad


Marzo de 2013

Desglose de Gasto (cont.)

  • Estipendio

    • El proponenteserá responsible de guardarlashojas de asistencia de los participantesquerecibieron el estipendio, la nóminaque se preparóparaefectuar el pago, los chequescancelados, lasminutas de los adiestramientos y cualquierdocumentoquetengarelación con el pago de estipendio.

    • Para procesar la facturaporesteconcepto, el proponentedeberaenviarunanóminaqueincluya lo siguiente:

      • Nombre

      • Seguro social

      • Fecha de adiestramiento

      • Importe de la bonificación

      • Numero de cheque

      • Certificación de la persona autorizada


Marzo de 2013

Documentosnecesariosparaprocesarfacturasparacontratos de ServiciosProfesionales y Consultivos

  • Nombre de la compañiao individuo

  • Dirección postal

  • Número o nombre del proyecto(siaplica)

  • Número de la factura

  • Fecha

  • Periodo de servicio

  • Número de contrato

  • Brevedescripción de los serviciosrendidos

  • Horastrabajadas

  • Importe a pagar

  • Cifra de cuentapor la cual se realizará el pago

  • Certificación de nulidad

  • Certificación de certeza del contenido de la factura

Las facturasdeberanserespecíficas y detalladas. Deberanestaracompañadas de un informequedetalle los serviciosprestados y lashorasinvertidas en la prestación de los servicios.

  • Para poderprocesar el pago, deberáincluir lo siguiente:

    • Unafacturaquecontenga la siguienteinformación:


Marzo de 2013

Documentosnecesariosparaprocesarfacturasparacontratos de ServiciosProfesionales y Consultivos

Las facturasdeberanserespecíficas y detalladas. Deberanestaracompañadas de un informequedetalle los serviciosprestados y lashorasinvertidas en la prestación de los servicios.

  • Para poderprocesar el pago, deberáincluir lo siguiente:

    • Unafacturaquecontenga la siguienteinformación:

      • Informe de labor Realizadaquecontenga lo siguiente:

        • Detalleespecifico de la labor realizada o de los serviciosprestados

        • Fechas en que se realizó la labor (pordía)

        • Tiempo en querealizó el trabajo (en horas)

        • Total de horasdiarias

        • Importe a pagar


Marzo de 2013

Documentosnecesariosparaprocesarfacturasparacontratos de ServiciosProfesionales y Consultivos

Las facturasdeberanserespecíficas y detalladas. Deberanestaracompañadas de un informequedetalle los serviciosprestados y lashorasinvertidas en la prestación de los servicios.

  • Para poderprocesar el pago, deberáincluir lo siguiente:

    • Unafacturaquecontenga la siguienteinformación:

      • Reembolsoporgastosincidentales (ReglamentoNúmero 6661 del Departamento de Hacienda)

        • Gastos de viaje al exterior

        • Gastos de viaje del exterior a Puerto Rico

        • Gastos de viaje en Puerto Rico


Documentos necesarios para procesar facturas para contratos de asistencia t cnica

Documentosnecesariosparaprocesarfacturasparacontratos de AsistenciaTécnica

  • Nombre de la compañia o individuo

  • Dirección postal

  • Número o nombre del proyecto (siaplica)

  • Número de factura

  • Fecha

  • Período de servicio

  • Número de contrato

  • Identificación patronal

  • Brevedescripción de los serviciosrendidos

  • Horastrabajadas

  • Tarifaporhora

  • Importe a pagar

  • Cifra de cuentapor la cual se realizará el pago

  • Certificación de nulidad

  • Certificación de certeza del contenido de la factura

Las facturasdeberanserespecíficas y detalladas. Deberanestaracompañadas de un informequedetalle los serviciosprestados y lashorasinvertidas en la prestación de los servicios.

  • Para poderprocesar el pago, deberáincluir lo siguiente:

    • Unafacturaquecontenga la siguienteinformación:


Documentos necesarios para procesar facturas para contratos de asistencia t cnica1

Documentosnecesariosparaprocesarfacturasparacontratos de AsistenciaTécnica

Las facturasdeberanserespecíficas y detalladas. Deberanestaracompañadas de un informequedetalle los serviciosprestados y lashorasinvertidas en la prestación de los servicios.

  • Para poderprocesar el pago, deberáincluir lo siguiente:

    • Unafacturaquecontenga la siguienteinformación:

      • Informe de labor realizadaquecontenga:

        • Detalleespecífico de la labor realizada o de los serviciosprestados

        • Fechas en que se realizó la labor (pordía)

        • Tiempo en que se realizó el trabajo (porhora)

        • Total de horasdiarias

        • Importe a pagar


Documentos necesarios para procesar facturas para contratos de asistencia t cnica2

Documentosnecesariosparaprocesarfacturasparacontratos de AsistenciaTécnica

Las facturasdeberanserespecíficas y detalladas. Deberanestaracompañadas de un informequedetalle los serviciosprestados y lashorasinvertidas en la prestación de los servicios.

  • Para poderprocesar el pago, deberáincluir lo siguiente:

    • Unafacturaquecontenga la siguienteinformación:

      • Hoja de Asistenciaquecontenga:

        • Compañíaqueofreció los servicios

        • Tipo de adiestramiento

        • Hora y día

        • Lugar

        • Costoporadiestramiento

        • Recursos

        • Firma de los participantes

        • Certificación del encargado de la actividad


Documentos necesarios para procesar facturas para contratos de servicios de evaluaci n

Documentosnecesariosparaprocesarfacturasparacontratos de Servicios de Evaluación

  • Nombre de la compañia o individuo

  • Dirección postal

  • Número o nombre del proyecto (siaplica)

  • Número de factura

  • Fecha

  • Período de servicio

  • Número de contrato

  • Identificación patronal

  • Brevedescripción de los serviciosrendidos

  • Horastrabajadas

  • Tarifaporhora

  • Importe a pagar

  • Cifra de cuentapor la cual se realizará el pago

  • Certificación de nulidad

  • Certificación de certeza del contenido de la factura

Se someterá el informe de la evaluaciónrequerido en la propuestaaprobada (en documento original, con la factura). Se incluiráunacopia en formato digital.

  • Para poderprocesar el pago, deberáincluir lo siguiente:

    • Unafacturaquecontenga la siguienteinformación:


Documentos necesarios para procesar facturas para contratos de servicios de evaluaci n1

Documentosnecesariosparaprocesarfacturasparacontratos de Servicios de Evaluación

Se someterá el informe de la evaluaciónrequerido en la propuestaaprobada (en documento original, con la factura). Se incluiráunacopia en formato digital.

  • Para poderprocesar el pago, deberáincluir lo siguiente:

    • Unafacturaquecontenga la siguienteinformación:

      • Informede labor realizadaquecontenga:

      • Detalleespecífico de la labor realizada o de los serviciosprestados

      • Fechas en que se realizó la labor (pordía)

      • Tiempo en que se realizó el trabajo (porhora)

      • Total de horasdiarias

      • Importe a pagar


Documentos necesarios para procesar facturas por matr cula

Documentosnecesariosparaprocesarfacturaspormatrícula

  • Cantidad de participantes

  • Nombre de la compañía o individuo

  • Dirección postal

  • Número de factura

  • Fecha

  • Periodo de servicio

  • Número de contrato

  • Identificación patronal

  • Brevedescripción de los serviciosrendidos

  • Total de participantes

  • Importe total

  • Cifra de cuentapor la cual se realizará el pago

  • Certificación de nulidad

  • Certificación de certeza del contenido de la factura

  • Para poderprocesar el pago, deberáincluir lo siguiente:

    • Unafacturaquecontenga la siguienteinformación:


Documentos necesarios para procesar facturas por matr cula1

Documentosnecesariosparaprocesarfacturaspormatrícula

  • Para poderprocesar el pago, deberáincluir lo siguiente:

    • Unafacturaquecontenga la siguienteinformación:

      • Hoja de Matrícula

      • Autorización del representanteautorizado del Departamento de Educación

      • Resumenqueincluyalo siguiente:

        • Nombre del Estudiante

        • Número de estudiante

        • Cursos y créditos

        • Semestre

        • Costo


Errores m s comunes encontrados en el proceso de facturaci n que retrazan el proceso de pago

Erroresmáscomunesencontrados en el proceso de Facturaciónqueretrazan el proceso de pago

  • Entregatardía de facturas

  • Las facturasgeneralmentecarecen de:

    • Número de contrato

    • Periodo del Servicio

    • Carencia de Firmasautorizadas

    • Carencia de Certificación del Programa

    • Listadosincompletos o con participantes no contemplados en la Propuesta

    • Errores en computos

    • Hojas de asistenciaincompletas

    • Falta de registrocomosuplidor en Hacienda (SC730)

    • Informes no detallados

    • Errores en computosmatemáticos


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