Błędy w zakresie sporządzania poświadczeń przez IW

1. Błędy w zakresie sporządzania poświadczeń przez IW AnnaLewandowska Departament Ekonomiczny 1 Ministerstwo Środowiska 01.04.2011r.

2. Błędy w zakresie sporządzania poświadczeń przez IW Najczęściej popełniane błędy przy sporządzaniu poświadczeń: • w zakresie formalnym • nie parafowanie wszystkich stron poświadczenia • brak wystarczających danych w piśmie przewodnim przekazującym poświadczenie • w zakresie finansowym • błędne sumowanie wartości w Liście wniosków • błędne dane wprowadzane do KSI • błędnie wypełniona Tabela nr 7 2 Ministerstwo Środowiska

3. Błędy w zakresie sporządzania poświadczeń przez IW • w zakresie formalnym • nie parafowanie wszystkich stron poświadczenia Zgodnie z Załącznikiem nr 4 do Zaleceń w zakresie systemu obiegu środków finansowych w ramach PO IiŚ: „Każda strona załącznika powinna być parafowana i opieczętowana (pieczęcią imienną wskazującą zajmowane stanowisko) przez osobę upoważnioną z IPII (zgodnie z posiadanym upoważnieniem, której podpis widniej na karcie wzorów podpisów będącej w dyspozycji IP – sporządzonej wg wzoru zamieszczonego w załączniku nr 4a do Zaleceń...).” 3 Ministerstwo Środowiska

4. Błędy w zakresie sporządzania poświadczeń przez IW • w zakresie formalnym • brak wystarczających danych w piśmie przewodnim przekazującym poświadczenie WAŻNE!!! W przypadku, gdy kwota dofinansowania dla danego wniosku o płatność nie stanowi 85% kwoty wydatków kwalifikowanych po autoryzacji, należy w piśmie przewodnim podać wyjaśnienie takiej sytuacji (np. różnica może wynikać ze sposobu rozliczenia zaliczki). 4 Ministerstwo Środowiska

5. Błędy w zakresie sporządzania poświadczeń przez IW • w zakresie finansowym • sumowanie wartości w Liście wniosków Błędy w Liście wniosków beneficjentów o płatność polegające na złym zsumowaniu kwot składowych dla poszczególnych wniosków. Występują przypadki, iż kwoty wydatków dotyczące poszczególnych wniosków są wpisane prawidłowo, zaś suma wydatków jest błędna. Występują też sytuacje odwrotne, tzn. prawidłowo wpisano sumę, ale nieprawidłowo wpisano kwoty składowe dla poszczególnych wniosków o płatność. Sugerujemy wypełniać Listę wniosków beneficjentów o płatność w arkuszu Excela w celu unikania tego typu błędów. 5 Ministerstwo Środowiska

6. Błędy w zakresie sporządzania poświadczeń przez IW • w zakresie finansowym • dane wprowadzane do KSI - Karta Informacyjna Wniosku o Płatność Wniosek za okres do ... a daty wystawienia dokumentów i daty zapłaty ujęte w Zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem Zgodnie z Zaleceniami w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko w przypadku możliwości dołączenia do danego wniosku o płatność wydatku, w stosunku do którego data wystawienia dowodu księgowego mieści się w wymaganym okresie sprawozdawczym pokrywającym się z miesiącami kalendarzowymi, ale faktycznie poniesionego w okresie od zakończenia miesiąca kalendarzowego do upływu terminu na złożenie wniosku o płatność do instytucji weryfikującej, wówczas data końcowa okresu sprawozdawczego powinna pokrywać się z najpóźniejszą datą zapłaty wydatku wykazanego we wniosku. 6 Ministerstwo Środowiska

7. Błędy w zakresie sporządzania poświadczeń przez IW • w zakresie finansowym • dane wprowadzane do KSI - Karta Informacyjna Wniosku o Płatność Informacje finansowe a Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem Całkowita kwota poniesionych wydatków objętych wnioskiem a kwota brutto dokumentu w Zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem. Obejmuje wszystkie wydatki poniesione przez beneficjenta zarówno kwalifikowalne jak i niekwalifikowalne, również te niewykazane w Tabeli 9 do wniosku o płatność beneficjenta 7 Ministerstwo Środowiska

8. Błędy w zakresie sporządzania poświadczeń przez IW • w zakresie finansowym • dane wprowadzane do KSI - Karta Informacyjna Wniosku o Płatność Informacje finansowe a Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem W kwocie dofinansowania (wkład UE) występują często błędy, które wynikają z zaokrągleń. WAŻNE!!! Nie zaokrąglamy w górę!!! Prawidłowe postępowanie: to po wyliczeniu % dofinansowania wpisujemy po przecinku dwie pozycje. 8 Ministerstwo Środowiska

9. Błędy w zakresie sporządzania poświadczeń przez IW • w zakresie finansowym • dane wprowadzane do KSI - Karta Informacyjna Wniosku o Płatność Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem a Kwota wydatków uznanych za kwalifikowalne po (autoryzacji) W zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem zawsze pokazujemy kwotę wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (w przypadku różnicy wyjaśnienie w piśmie przewodnim do IP) 9 Ministerstwo Środowiska

10. Błędy w zakresie sporządzania poświadczeń przez IW • w zakresie finansowym • dane wprowadzane do KSI - Karta Informacyjna Wniosku o Płatność Wniosek o płatność a kontrole projektów Przy wypełnianiu Karty Informacyjnej Wniosku o Płatność należy sprawdzić jakie kontrole zostały przeprowadzone na projekcie i czy mają one wpływ finansowy na ostateczną wersję przedmiotowego wniosku 10 Ministerstwo Środowiska

11. Błędy w zakresie sporządzania poświadczeń przez IW • w zakresie finansowym • dane wprowadzane do KSI - Karta Informacyjna Wniosku o Płatność Źródła, z których zostały sfinansowane wydatki a umowa o dofinansowanie Źródła finansowania muszą być zgodne z umową o dofinansowanie. Kwoty wydatków kwalifikowalnych w poszczególnych kategoriach nie mogą przekroczyć wysokości określonych w umowie o dofinansowanie. Kwota wydatków ogółem ponoszonych z poszczególnych kategorii powinna być monitorowana a ewentualne przekroczenia wyjaśniane na bieżąco. 11 Ministerstwo Środowiska

12. Błędy w zakresie sporządzania poświadczeń przez IW • w zakresie finansowym • kwoty wycofane - Tabela nr 7 Numer sprawy/decyzji o odzyskaniu Zgodnie z Załącznikiem nr 4 do Zaleceń w zakresie systemu obiegu środków finansowych w ramach PO IiŚ, w kolumnie 1 należy podać numer sprawy/decyzji o odzyskaniu zarejestrowany dla danego przypadku w systemie KSI (SIMIK 07-13), w wyniku którego kwoty zostały wycofane z deklaracji. 12 Ministerstwo Środowiska

13. Błędy w zakresie sporządzania poświadczeń przez IW • w zakresie finansowym • kwoty wycofane - Tabela nr 7 Numer Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową od IPII do IP, w którym wydatek był zadeklarowany. Zgodnie z Załącznikiem nr 4 do Zaleceń w zakresie systemu obiegu środków finansowych w ramach PO IiŚ: „Kolumna 5a(...): Należy podać numer Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową, w którym wydatek był zadeklarowany. W przypadku, gdy kwota wycofana dotyczy wydatków, które nie zostały jeszcze ujęte w deklaracji od IPII/IP do IP/IZ, pole należy pozostawić niewypełnione. UWAGA!!! Jeżeli kwota wycofana w danym projekcie dotyczy wydatków zadeklarowanych do IP/IZ w kilku deklaracjach wydatków, należy ją wpisać w osobnych wierszach przyporządkowując kwoty do poszczególnych deklaracji. 13 Ministerstwo Środowiska

14. 14 Ministerstwo Środowiska

15. 15 Ministerstwo Środowiska

16. 16 Ministerstwo Środowiska

17. 17 Ministerstwo Środowiska

18. kwoty wycofane - Tabela nr 7 18 Ministerstwo Środowiska

19. kwoty wycofane - Tabela nr 7 19 Ministerstwo Środowiska

20. 20 Ministerstwo Środowiska

21. kwoty wycofane - Tabela nr 7 21 Ministerstwo Środowiska

22. kwoty wycofane - Tabela nr 7 22 Ministerstwo Środowiska

23. Dziękuję za uwagę AnnaLewandowska Departament Ekonomiczny 23 Ministerstwo Środowiska 01.04.2011r.