簡報人 : 代理組長田月玲

1. National Chung Hsing University 歡迎總務長暨各組組長指導 簡報人:代理組長田月玲 文書組業務概況簡報 2005/03/29

2. National Chung Hsing University 簡報大綱 • 壹、使命 • 貳、遠景 • 叁、文化形塑 • 肆、人員及主要業務內容 • 伍、93年工作成果 • 陸、94年工作成果及目標 • 柒、建議及努力事項 文書組業務概況簡報 2005/03/29

3. 使全校公文及信件正確且及時地收、發及管理。使全校公文及信件正確且及時地收、發及管理。 National Chung Hsing University 壹、使命 文書組業務概況簡報 2005/03/29

4. 讓全校公文及各種文書處理正常化、無紙化。 National Chung Hsing University 貳、遠景 文書組業務概況簡報 2005/03/29

5. 服務的文書組 快樂的文書組 專業的文書組 National Chung Hsing University 叁、文化形塑 文書組業務概況簡報 2005/03/29

6. National Chung Hsing University 肆、人員及主要業務內容 人員-- • 代理組長一人。 • 職員四人。 • 技工、工友及勤務員九人。 • 工讀生二人。 主要業務-- • 總收、發文。 • 檔案管理(歸檔及銷毀) 。 • 信件分類處理。 • 校對及其他。 文書組業務概況簡報 2005/03/29

7. 檔案管理 (歸檔及銷毀) 楊惠如、韋俊芬、呂玉英、黃銘玉 總收發文 梁秋月、鄭文秀、鄭金蘭 藉我之手凝聚全組向心力 代理組長 田月玲 綜理全組業務 校對及其他 糠政芳、林萬山、林巧 信件分類處理 盧麗蓉、石金英、 黃宏達、工讀生 National Chung Hsing University 肆、（一）組織及業務概況 文書組業務概況簡報 2005/03/29

8. National Chung Hsing University 肆、（二）業務內容簡介-總收發文 • 梁秋月—總收文作業、零用金 • 鄭文秀—總發文作業、公文系統管理、 財產管理 • 鄭金蘭—電子發文及協助收發文 文書組業務概況簡報 2005/03/29

9. National Chung Hsing University 肆、（三）業務內容簡介-檔案管理 • 楊惠如—檔案分類編號及調案 • 韋俊芬—檔案建檔、掃描、燒錄作業 • 呂玉英—檔案編目、裝訂、上架作業 • 黃銘玉—公文銷毀作業(94.03.02開始) 文書組業務概況簡報 2005/03/29

10. National Chung Hsing University 肆、（四）業務內容簡介-信件分類處理 • 盧麗蓉—外來郵件分類處理及其他 • 石金英—外來郵件、外文郵件分類處理 • 黃宏達—外來郵件分類處理及行政大樓 各單位遞送 • 工讀生—協助外來郵件分類處理 文書組業務概況簡報 2005/03/29

11. National Chung Hsing University 肆、（五）業務內容簡介-校對及其他 • 糠政芳—校對及對外郵件郵資處理 • 林萬山—公文影印及一級單位公文遞送 • 林 巧—協助檔案編目、裝訂及收發文 文書組業務概況簡報 2005/03/29

12. National Chung Hsing University 伍、93年工作成果 ＊寄信:普通信件未登錄. ＊收信:一般平信每日約二千至二千五百件 文書組業務概況簡報 2005/03/29

13. National Chung Hsing University 陸、（一）94年工作成果 ＊收信:一般平信每日約二千至二千五百件 文書組業務概況簡報 2005/03/29

14. National Chung Hsing University 陸、（二）94年工作成果及改進事項 • 寄信次數及態度的改進—寄信次數由下午一次，改為上下午各一次。不管是否量大或緊急皆由文書組寄送。 • 月報表的執行—所有作業皆為量化，權責分明。 • 寄信郵資統計表—設計EXCEL郵資統計表，以利核銷借支。 文書組業務概況簡報 2005/03/29

15. National Chung Hsing University 陸、（三）94年工作成果及改進事項 • 新成立系所信件櫃製作—方便分信及作業。 • 英文姓名查詢系統改為下拉式—只要鍵入系所名稱，即可顯示全系教師姓名。 • 公文銷毀工作開始執行—全國各大學雖僅少數執行，但有開始即有進步。 文書組業務概況簡報 2005/03/29

16. National Chung Hsing University 陸、（四）94年工作目標 • 一級單位公文佈告欄的建置—所有一級單位轉知公文，上傳佈告欄毋須影印，可節省人力、時間、資源。 • 落實公文系統工作—協調各一級單位落實公文系統，可管控公文流程及時程，查詢公文毋須打電話。 • 歸檔掃描系統改善—目前公文網路條碼給號，掃描系統無法辨識， 已尋求改善， 希望提升為網路版。 文書組業務概況簡報 2005/03/29

17. National Chung Hsing University 柒、建議及努力事項 • 同仁及學生英文姓名的建置—同仁及學生英文姓名缺漏，新進人員及新生英文姓名建置過慢，造成分信作業困難。 • 新成立單位的通知—新單位成立，未有標準通知作業流程，造成公文及分信困難。 • 一級單位收送公文人力整合—一級單位公文交換制度的建置，可節省人力又可改善公文遺失的問題。 文書組業務概況簡報 2005/03/29

18. 簡報結束 請指教 文書組業務概況簡報 2005/03/29