slide1
Download
Skip this Video
Download Presentation
Ohranimo arhivsko gradivo našim zanamcem

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 90

Ohranimo arhivsko gradivo našim zanamcem - PowerPoint PPT Presentation


  • 164 Views
  • Uploaded on

Ohranimo arhivsko gradivo našim zanamcem. Vesna Gotovina Vodja sektorja za varstvo arhivskega gradivo uprave po letu 1945. Seminar, 13.5.2013 – 14.5.2013. Predpisi.

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about ' Ohranimo arhivsko gradivo našim zanamcem' - felcia


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
slide1

Ohranimo arhivsko gradivo našim zanamcem

Vesna Gotovina

Vodja sektorja za varstvo arhivskega gradivo uprave po letu 1945

Seminar, 13.5.2013 – 14.5.2013

slide2

Predpisi

  • Uredba o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/05, 106/05, 30/06, 86/06, 32/07 in 63/07, 115/2007, 122/2001, 31/2008, 35/2009, 58/2010, 101/2010)
  • Pravilnik o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 75/2005, 86/2006)
  • Pravilnik o spremembah in dopolnitvah Pravilnika o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št.47/2008, 58/2010,)
  • Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/2006)
  • Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva(Uradni list RS, št. 86/2006)
  • Pravilnik o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v javni upravi (Uradni list RS, št. 52/2009)

2

slide3

Predpisi

  • Enotne tehnološke zahteve – ETZ 2.0, 06.04.2011
  • Pravilnik o strokovni usposobljenosti uslužbencev javnopravnih oseb ter delavcev ponudnikov storitev, ki delajo z dokumentarnim gradivo (Uradni list RS, št. 132/2006, št. 38/2008)
  • Zakon o upravnem postopku (Uradni list RS, št. 80/99, 70/00, 52/02, 73/04, 119/05, 24/2006, 105/2006, 126/2007, 65/2008, 47/2009, 48/2009, 8/2010)
  • Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 24/03, 61/05, 96/2005, 109/2005, 113/2005, 28/2006, 51/2006, 117/2006)

3

slide4

Predpisi

  • Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (Uradni list RS, št. 57/2000, 30/2001, 25/2004, 73/2004, 98/2004, 61/2006)
  • Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje (Uradni list RS, št. 77/2000, 2/2001,99/2001, 42/2007)
  • Uredba o celostni grafični podobi Vlade RS in drugih organov državne uprave (Uradni list RS, št. 58/2010, 57/2011)
  • Zakon o tajnih podatkih (Uradni list RS, št. 87/2001, št.48/2003, 101/2003, 135/2003, 28/2006, 50/2006, 9/2010, 60/2011)
  • Uredba o varovanju tajnih podatkov(Uradni list RS, št. 74/2005, 7/2011, 24/2011 popr.)

4

slide5

Mednarodni standardi in priporočila

  • ISO 15489 – 1:2001 Information and dokumentation – Records management – Part 1: General
  • ISO 15489 –2:2001 Information and dokumentation – Records management – Part 2:Tehnical report
  • ISO 14721:2003 Reference model for an open archival information system – Model odprtega arhivskega informacijskega sistema (OAIS)
slide6

MoReq – Model requirements for the management of electronic records (Model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov – Specifikacija MoReq ), 2001, 2008, zadnja verzij 2010

slide7

Organizacija arhivov v Sloveniji

  • Arhiv Republike Slovenije
  • 6 regionalnih arhivov
  • arhivi samoupravnih lokalnih skupnosti

7

slide8

Definicije pojmov - 1

  • dokument, priloga
  • dokument v elektronski obliki
  • dokument v fizični obliki
  • elektronska kopija dok. v fizični obliki
  • fizična kopija dok. v elektronski obliki
  • fizična kopija dokumenta v fizični obliki
  • vhodni, izhodni, lastni dokument
  • zadeva
  • dosje
  • klasifikacijski znak
  • številka zadeve, številka dokumenta

8

slide9

Definicije pojmov - 2

  • signirni (dodeljevalni) znak
  • evidenca dokumentarnega gradiva
  • uradna evidenca
  • dokumentarno gradivo
  • arhivsko gradivo, trajno gradivo, gradivo z rokom hrambe
  • zbirka nerešenih zadev
  • tekoča zbirka dokumentarnega gradiva
  • stalna zbirka dokumentarnega gradiva
  • pisarniška odredba, zaznamek
  • rokovnik
  • varovani podatki, tajni podatek

I. SPLOŠNE DOLOČBE

9

slide10

Naloge in pooblastila

Pooblastila predstojnika:

  • za sprejemanje pošte
  • za odpiranje pošte,
  • za sprejemanje vlog in vlog na zapisnik
  • za dodeljevanje zadev in dokumentov
  • za evidentiranje dokumentov
  • za skeniranje dokumentov in notranjo kontrolo pravilnosti skeniranja
  • za odpiranje ovojnice v kateri je tajni podatek
  • za imenovanje komisije za izločanje in odbiranje dokumentarnega gradiva
  • …….

Naloge javnih uslužbencev

I. SPLOŠNE DOLOČBE

10

slide11

Splošne določbe

  • Način upravljanja z dokumentarnim gradivom
  • Organiziranost:
    • samostojna notranja organizacijska enota
    • del druge notranje organizacijske enote
    • pooblaščeni javni uslužbenci
    • več glavnih pisarn enega organa na več lokacijah
    • ena glavna pisarna za več različnih organov na isti lokaciji
  • Naloge:
    • sprejem pošte
    • odpiranje pošte (fizična, elektronska)
    • evidentiranje zadev, dosjejev in dokumentov
    • odprema
    • skrb za varovanje dok.gradiva
    • vodenje in skrb za enotno vodenje evidenc
    • usklajevanje in nadzor nad upravljanjem z dok.gradivom

vodja glavne pisarne

11

slide12

UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM

HRAMBA

vhodni dokument

HRAMBA

odpiranje in pregledovanje

SPREJEM ODPREM

označevanje

EVIDENTIRANJE

signiranje in klasificiranje

priprava odpreme

reševanje

izhodni/lastni dokument

slide13

Pojem pošte

1. “Uradna” pošta:

  • prepoznavna kot sporočilo
  • jo je možno reproducirati za potrebe poslovanja
  • v elektronski obliki v predpisanem formatu;
  • jo je potrebno evidentirati

3. Neevidenčno gradivo

4. Specifično dokumentarno gradivo

13

slide14

SPREJEMANJE POŠTE V FIZIČNI IN ELEKTRONSKI OBLIKI

oblika način sprejem čas sprejema

fizična poštna, pooblaščeni poslovni čas

kurirska, delavec

dostavna

služba dežurna služba kadarkoli

elektronska el. pošta inf. sistem kadarkoli

telefaks

el.izmenjava

podatkov spletni obrazci

slide15

Odpiranje pošte

  • ravnanje z nevarno pošto
  • pošta, prejeta na elektronski naslov uslužbenca
  • prepoved odpiranja:
    • tajne pošiljke
    • ponudbe za razpise
    • osebne pošiljke
    • naslovljena na drug organ
  • postopek s pomanjkljivo in nepravilno pošto
  • ravnanje s prilogami
  • obrazci vlog

15

slide16

Prejemna štampiljka

  • fizična pošta
      • praviloma zgornji desni del dokumenta
      • prva stran dokumenta
      • ne prekriva teksta
      • ne na priloge
  • elektronski dokumenti
  • zapisi z drugimi tehničnimi sredstvi

VI. UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM 2.Sprejemanje pošte in vlog

16

slide17

PREJEMNA ŠTAMPILJKA - PRIMER

Ministrstvo za kulturo RS

ARHIV REPUBLIKE SLOVENIJE

zaporedna številka dokumenta v zadevi

številka iz načrta klasifikacijskih znakov

zaporedna številka zadeve v okviru enega leta

leto (izpisane morajo biti vse štiri številke, ni dovolj npr. 12)

slide18

Razvrščanje - klasificiranje

  • klasifikacija zadev in dokumentov

evidenca se vodi po vsebini zadev na podlagi načrta klasifikacijskih znakov

  • načrt klasifikacijskih znakov
    • določi predstojnik
    • vsebuje seznam klasifikacijskih znakov, z besedami opisan pomen in rok hrambe
    • decimalna razdelitev vsebin z delovnega področja organa
    • obvezen okvir načrta (Vlada); enoten načrt za posamezno področje (ministri)
    • številčni znaki; največ pet-mestni, brez vmesnih povezovalnih znakov (PRAVILNO: 12344; Napačno: 123-44)
    • za daljše časovno obdobje; ob spremembi (dodelitev znaka na 4. ali 5. nivoju) zapis datuma v izvod, namenjen trajni hrambi

18

slide19

Klasifikacijski načrt Vicedomskega urada za Kranjsko 1492 - 1747

gradivo osrednjega državnega oziroma cesarjevega urada na Kranjskem je razdeljeno v štiri glavne skupine:

  • Splošno - upravne zadeve
  • Cerkvene zadeve
  • Kameralne in urbarialne zadeve
  • Mitninske zadeve

19

slide20

GLAVNE SKUPINE IZ OBVEZNEGA OKVIRA 2005

0 DRŽAVNA IN DRUŽBENA UREDITEV

1 DELO, DRUŽINA, ZDRAVJE IN SOCIALNE ZADEVE

2 NOTRANJE ZADEVE

3 GOSPODARSTVO, KMETIJSTVO, GOZDARSTVO,

PREHRANA, OKOLJE, PROSTOR, PROMET IN ZVEZE

4 FINANCE, JAVNE FINANCE IN DRŽAVNO PREMOŽENJE

5 ZUNANJE ZADEVE

6 ZNANOST, KULTURA, ŠOLSTVO IN ŠPORT

7 PRAVOSODJE

8 OBRAMBA TER ZAŠČITA, REŠEVANJE IN POMOČ

9 ZADEVE ZUNAJ RAZREDOV OD 0 DO 9

20

slide21

OBVEZNI OKVIR NAČRTA KLASIFIKACIJKSKIH ZNAKOV na podlagi katerega javnopravne osebe izdelajo svoje KN

Obsega:

• klasifikacijski znak

• opis pomena klasifikacijskega znaka

• opis vsebine klasifikacijskega znaka

slide23

Dodeljevanje - signiranje

glavna pisarna

  • dodeljevanje zadev in dokumentov
    • postopek predpiše predstojnik
    • popolno, nepopolno
    • presigniranje
  • dopolnilno dodeljevanje
    • v evidenci celoten signirni znak
  • načrt signirnih znakov
    • določi predstojnik – akt o notranji org. in sist.
    • vezani na delovno mesto
    • spremembe le najnujnejše - dokumentirane

notranja org.enota

strokovni

23

slide24

Načrt signirnih znakov

ARHIV REPUBLIKE SLOVENIJE ( primer – del načrta)

1 DIREKTOR

101 Služba za splošne naloge

101 - 01 Vodja službe

101 - 02 Višji svetovalec - pravnik

101 - 03 Višji svetovalec za tehnične naloge in investicije

101 - 04 Kadrovnik VII/2

101 - 05 Strokovni sodelavec

101 - 06 Tajnica direktorja

...

...

102 Sektor za varstvo najstarejšega arhivskega gradiva

102 -01 Vodja sektorja

102- 01 Višji svetovalec - arhivist

102- 03 Višji svetovalec arhivist

....

24

slide25

Splošno o evidentiranju

  • pomen evidence dokumentarnega gradiva
  • način vodenja evidence
  • evidentiranje v elektronski obliki
  • specifično gradivo
  • neevidenčno gradivo

25

slide26

nova

zadeva

vhodni

dokument

dosigniranje

signiranje

stara

zadeva

reševanje

Evidentiranje dokumentov

  • evidentiranje prejetih (vhodnih) dokumentov
  • evidentiranje izhodnih dokumentov
  • evidentiranje lastnih dokumentov

26

slide27

Evidentiranje dokumentov

Dokument:

    • subjekt
    • datum dokumenta
    • številka dokumenta
    • kratka vsebina dokumenta
    • oznaka dokumenta (V, I, L)
    • signirni znak
    • število in kratek opis prilog
    • ključne besede
    • (drugi podatki)
  • postopek vpisa dokumenta v evidenco
  • vlaganje dokumentov v zadeve
  • kopije dokumentov

27

slide28

Evidentiranje zadev, dosjejev in dokumentnih seznamov

Zadeva:

  • številka zadeve

(klasif.znak – zap.št. / letnica)

  • subjekt ali tema
  • ključne besede (opcijsko)
  • kratka vsebina
  • stanje
  • datum začetka
  • signirni znak
  • rok hrambe
  • zveza (če obstaja)
  • seznam dokumentov v zadevi
  • ovoj
  • zadeve po skrajšanem postopku
  • povezane zadeve
  • dosje
  • rešitev zadev v upravnih postopkih
  • rešitev zadev v drugih postopkih
  • rešitev zadev iz splošnega poslovanja

28

slide29

številka

V primeru, da je na ovoju možnih več rokov hranjenja, mora javni uslužbenec, ki reši zadevo, ustrezno označiti rok hrambe!

29

slide30

Sejno gradivo

  • evidenca - dosje
  • vsebina evidence sejnega dosjeja:
    • izvirnik vabila z dnevnim redom in seznamom povabljenih
    • neoverjen zapisnik prejšnje seje
    • poročilo o izvrševanju sklepov
    • gradivo k posameznim točkam dnevnega reda
  • sejno gradivo
  • evidenca sklepov

30

slide32

Priprava dokumentov

  • enotna podoba in prepoznavnost – celostna podoba
  • pravilnost in enotnost vsebine
  • oblikovne značilnosti dokumentov

- državni grb

- naziv ‘Republika Slovenija’

- naziv organa državne uprave

- kontaktni podatki

- številka dokumenta,

- datum

- drugi podatki, predpisani za poslovanje

- žig, navedba in podpis uradne/ih oseb

  • žigi (fizična in elektronska oblika)

32

slide34

Grafični primer poslovne vizitke

Primer poslovne vizitke

34

slide35

ZBIRKA NEREŠENIH ZADEV

TEKOČA ZBIRKA

STALNA ZBIRKA

2 leti

rešene

slide36

Stalna zbirka

Posledice selitve gradiva

slide37

HRAMBA GRADIVA

  • Način hrambe (v okviru leta po klasifikacijskih znakih!).
  • Hramba gradiva v elektronski obliki.
  • Hramba gradiva s tajnimi podatki.
  • Hramba gradiva na mikrofilmu.
slide38

Arhivsko gradivo

  • v zbirki dokumentarnega gradiva je posebej označeno
  • fizično gradivo hranimo ločeno
  • za vsak organ javne uprave ga določi pristojni arhiv
  • področje arhivskega gradiva urejajo predpisi

ARHIV RS

- predpisi, ki jih izdaja javnopravna oseba v okviru svoje pristojnosti,

- uradne, javne evidence, vključno z zbirkami osebnih podatkov,

- lastni zapisniki sej z gradivom za seje,

  • celotne pomembnejše zadeve iz upravnega postopka
  • dokumenti o ustanovitvi, organizaciji in likvidaciji javnopravne osebe,

- zapisniki o izidu volitev in referendumov,

- plani, poročila in analize vseh vrst (zlasti letni in pomembnejši posamezni).

38

slide39

Naloge javne arhivske službe pri javnopravnih osebah

  • vrednotenje dokumentarnega gradiva
  • dajanje pojasnil v zvezi z dolžnostmi javnopravnih oseb glede dokumentarnega gradiva
  • strokovni nadzor
  • usposabljanje uslužbencev, ki delajo z dokumentarnim gradivom

39

slide40

-Javnopravne osebe so državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti ter nosilci javnih pooblastil in izvajalci javnih služb.

- Javno arhivsko gradivo je last Republike Slovenije, razen

arhivskega gradiva, za katero so pristojni arhivi samoupravnih lokalnih skupnosti in je last samoupravne lokalne skupnosti.

- Javno arhivsko gradivo se odbere iz dokumentarnega gradiva na podlagi pisnih strokovnih navodil pristojnih arhivov.

40

slide41

Sektor za varstvo arhivskega gradivo uprave po letu 1945

skrbi za varstvo arhivskega gradiva:

  • Državnega zbora RS
  • Vlade RS
  • ministrstev in organov v sestavi
  • uradov
  • vladnih služb
  • zavodov
  • javnih agencij
  • javnih skladov
  • družb s prenesenimi pooblastili

41

slide42

Register ustvarjalcev javnega arhivskega gradiva

  • arhivi vodijo skupni register javnopravnih oseb, za katere ugotovijo svojo pristojnost in od katerih bodo prevzemali arhivsko gradivo
  • podatki o javnopravnih osebah se pridobijo iz Poslovnega registra Slovenije in v sodelovanju z Agencijo za javnopravne evidence in storitve in ministrom za javno upravo

42

slide43

Register je objavljen na spletni strani Arhiv RS

DOSJE JAVNO PRAVNE OSEBE

https://apl.ars.gov.si/regust/index.htm

slide44

Dolžnosti javnopravnih oseb

Skrbeti morajo za:

  • ohranjanje
  • materialno varnost
  • celovitost in
  • urejenost dokumentarnega gradiva

DOKLER NI ODBRANO ARHIVSKO GRADIVO

44

slide45

Arhivsko gradivo

  • Arhivsko gradivo je tisti del dokumentarnega gradiva, ki ima trajen pomen za znanost in kulturo ali trajen pomen za pravno varnost oseb.

45

slide46

Javnopravne osebe morajo pristojnemu arhivu zagotoviti:

  • ogled stanja in
  • posredovati podatke, ki jih potrebuje za vodenje evidenc o arhivskem gradivu

46

slide47

Javnopravne osebe morajo tudi po odbiranju arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva zagotoviti hrambo trajnega gradiva in drugega dokumentarnega gradiva do poteka rokov hrambe.

47

slide48

Dolžnosti javnopravnih oseb pri prehodu javnega arhivskega gradiva v arhiv so:

  • sodelovanje z arhivom pri izdelavi navodil za odbiranje javnega arhivskega gradiva iz dokumentarnega
  • odbiranje javnega arhivskega gradiva iz dokumentarnega po navodilih arhiva
  • izdelava seznama odbranega gradiva in
  • izročanje javnega arhivskega gradiva arhivu

48

slide49

Javnopravne osebe morajo zagotavljati ustrezne:

  • materialne pogoje
  • kadrovske pogoje
  • finančne pogoje

DOLOČITI MORAJO OSEBO, ODGOVORNO ZA IZVAJANJE TEH OBVEZNOSTI.

49

slide50

Usposabljanje uslužbencev, ki delajo z dokumentarnim gradivom

  • uslužbenci, ki delajo z dokumentarnim gradivom morajo imeti najmanj srednjo izobrazbo in opravljen preizkus strokovne usposobljenosti pri pristojnem arhivu
  • arhivi vodijo evidenco preizkusov strokovne usposobljenosti

50

slide51

Zbiranje kreditnih točk

V roku treh let mora vsak, ki opravi preizkus strokovne usposobljenosti zbrati 2 kreditni točki!

51

slide52

Načela in merila za vrednotenje dokumentarnega gradiva

  • potrebe zgodovinopisja,drugih znanosti in kulture
  • potrebe oseb za trajno pravno varnost
  • pomembnost vsebine gradiva
  • pomembnost dogodkov in pojavov v določenem času
  • posebnosti kraja ali območja
  • pomen javnopravne osebe
  • pomen avtorja
  • izvirnost dokumentov in njihovo podvajanje (določi se gradivo, ki najpopolneje izraža vsebino)

52

slide53

izvirnost podatkov in informacij

  • reprezentativni izbor – vzorci
  • ohranjenost in obseg nastalega gradiva
  • notranje in zunanje značilnosti gradiva (jezik, umetniška vrednost, način zapisa)

53

slide54

Seznam dokumentarnega gradiva, za katero se šteje, da je praviloma vedno arhivsko gradivo je objavljen v

Uredbi o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (priloga št. 1)

54

slide55

Vrednotenje

Za vrednotenje dokumentarnega gradiva mora javnopravna

oseba seznaniti pristojnega arhivista z:

  • organizacijsko strukturo
  • pristojnostmi
  • nalogami
  • predmetom poslovanja
  • funkcijami in dejavnostjo
  • načinom upravnega poslovanja
  • evidencami o dokumentarnem gradivu
  • drugimi podatki

55

slide56

Potrditev pisnega strokovnega navodila

  • pisno strokovno navodilo za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega sprejme komisija pristojnega arhiva, ki jo imenuje predstojnik arhiva
  • komisija je najmanj tričlanska
  • sestavljena iz predstavnikov pristojnega arhiva in predstavnika javnopravne osebe, za katero se sprejema pisno strokovno navodilo

56

slide58

A za MPJU pomeni, da je dokumentarno gradivo arhivsko le v primeru, ko je nastalo pri delu Ministrstva za pravosodje in javno upravo RS. V nasprotnem primeru se upošteva rok hrambe, ki je zapisan v stolpcu “rok hrambe”.

58

slide59

ARHIVSKO GRADIVO, KI MORDA NI V CELOTI ZAJETO V NAČRTU KLASIFIKACIJSKIH ZNAKOV

in obsega delo javnopravne osebe:

  • letaki, plakati, brošure in drugi drobni tiski o dejavnosti javnopravne osebe,
  • izvod spletnih objav
  • magnetofonski trakovi, kasete, fotografije, filmi, videokasete... z zvočnimi in slikovnimi posnetki dela poslovanja in dejavnosti javnopravne osebe, objektov, naprav, dogodkov, procesov, pojavov, oseb, prireditev, proslav, jubilejev, spominov, govorov,
  • interni časopisi in glasila,
  • publikacije o dejavnosti, zborniki...
  • vzorci tiskanih obrazcev, bonov, nakaznic...

59

slide60

Vrste dokumentarnega gradiva

Arhiv lahko proglasi za arhivsko gradivo tudi trajno gradivo

XX let

Trajno

10 let

Trajno s statusom

arhivskega gradiva

Arhivsko

Dokumentarno gradivo

5 let

60

slide61

Dodatna strokovna navodila

  • arhivi lahko cel čas do prevzema arhivskega gradiva v arhiv izdajajo dodatna strokovna navodila za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva
  • Arhiv RS je ob reorganizaciji državne uprave, izdal aprila 2012, posebno strokovno navodilo o ravnanju z dokumentarnim in arhivskim gradivom
slide62

Ob spremembi pristojnosti, poslovanja ali organizacije mora javnopravna oseba obvestiti pristojni arhiv najpozneje v 30 dneh zaradi dopolnitve ali izdelave novega pisnega navodila.

slide63

Odbiranje arhivskega gradiva

  • arhivsko gradivo se odbere iz dokumentarnega gradiva javnopravnih oseb v skladu z določbami zakona, uredbe in ETZ in po strokovnih navodilih pristojnega arhiva. To so pisna strokovna navodila in dodatna pisna strokovna navodila predstavnikov pristojnega arhiva pred ali ob samem odbiranju
  • arhivsko gradivo se odbere iz zaokroženih in kompletnih celot praviloma vsakih pet let, najpozneje pa pred izročitvijo gradiva v arhiv

63

slide64

pred začetkom odbiranja je potrebno obvestiti arhiv

  • pri odbiranju je potrebno upoštevati pisna strokovna navodila
  • gradivo se mora hraniti v urejenem stanju in tehnično opremljeno do izročitve v arhiv

64

slide65

Izročanje arhivskega gradiva

  • javne osebe morajo izročiti javno arhivsko gradivo najkasneje 30 let po nastanku gradiva
  • 30 letni rok izročitve se lahko izjemoma podaljša na podlagi sporazuma med pristojnim arhivom in javnopravno osebo
  • v primeru spora me arhivom in javnopravno osebo odloči minister pristojen za arhive
  • če se gradivo ali del gradiva nahaja pri drugih osebah, lahko pristojni arhivi zahtevajo izročitev.
  • rok za izročitev določi pristojni arhiv

65

slide66

Izročanje arhivskega gradiva

Arhivsko gradivo se izroča:

  • v izvirniku

(izvirnik je vsak primaren oz. izviren zapis ne glede na pisno osnovo, način zapisa in pravno veljavnost) V ETZ sta predpisana oblika in način izročitve digitalnega gradiva

  • brez tehnoloških omejitev dostopa

66

slide67

urejeno

(če so dokumenti, zadeve, dosjeji v sklopu arhivskega gradiva na mestu, ki je določeno z načinom upravnega ali pisarniškega poslovanja)

  • popisano(popis mora vsebovati elemente)

- naziv javnopravne osebe

- obdobje

- skupni obseg

- zaporedno število tehničnih enot

- opis vsebine arhivskega gradiva

- ime in priimek delavca, ki je izdelal popis

- datum izdelave popisa

67

slide68

Pred začetkom popisovanja arhivskega gradiva za izročitev v arhiv, pristojni arhivist določi podatke, ki jih je potrebno popisati. Elementi popisa so odvisni od vrste gradiva, ki je predmet izročitve.

68

slide74

V okviru kazala pravnih oseb : Mladina Slovenije – vojaška parada v Beogradu sta vpisani dve popisni enoti

74

slide75

v zaokroženih celotah

(za najmanj 5 let)

  • kompletnih celotah

- arhivsko gradivo je kompletna celota, če vsebuje celotno arhivsko gradivo v časovnem obdobju za katero se izroča

- vsebuje pisarniške evidence, tajno gradivo, podatke o zasebnosti in gradivo, ki ni zajeto v klasifikacijskem načrtu.

75

slide76

tehnično opremljeno

gradivo v fizični obliki

  • vloženo v papirne ovoje, mape, tehnične enote (škatle, kolute…)
  • ne sme biti speto s kovinskimi sponkami

in vloženo v plastične mape

  • tehnične enote morajo biti opremljene z napisi

gradivo v digitalni obliki

- določeno v ETZ

76

slide77

Izročanje, prevzemanje, hramba in dostop do arhivskega gradiva v e- obliki(Standard 14721, OAIS- Open archival information system).

Sprejemni informacijski

paket

Dostopni informacijski paket

Arhivski informacijski paket

slide78

SPREJEMNI ARHIVSKI PAKET (SIP)

bodo morali pripraviti ustvarjalci arhivskega gradiva na podlagi dodatnih strokovnih navodil pristojnega arhiva.

slide80

Zapisnik o prevzemu in izročitvi arhivskega gradiva

  • Zapisnik se sestavi v 4 izvodih. Dva prejme izročitelj in dva prevzemnik.
  • Priloge k zapisniku:

- seznam gradiva

- seznam gradiva, ki je izjemoma ostalo pri izročitelju

- seznam zaupnega gradiva z roki nedostopnosti

80

slide81

ZAPISNIK O IZROČITVI IN PREVZEMU JAVNEGA ARHIVSKEGA GRADIVA

sestavljen dne ___________________v________________________

Izročitelj: ________________, ki ga zastopa____________________.

Prevzemnik: Arhiv Republike Slovenije, Zvezdarska 1, 1127 Ljubljana, ki ga zastopa

1. Izročitev in prevzem arhivskega gradiva sta bila opravljena na podlagi 39. in 40. člena Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/2006).

Prevzem za Arhiv RS je opravil(a) ________________________ Gradivo je izročil(a) _______________

2. Predmet izročitve in prevzema je arhivski fond (del arhivskega fonda, posamezni dokumenti itd.)

/ime fonda, začetno in končno leto gradiva, količina v tm in tehničnih enotah ali kosih/

3. Izročitelj je začasno obdržal naslednje dele gradiva

81

slide82

4. Izročitelj je izdelal prevzemni popis arhivskega gradiva, ki je predmet izročitve in prevzema. Popis je priloga tega zapisnika.

5. Izročitelj je bil opozorjen na obvezo 6. točke 40. člena zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih glede označitve vrste in rokov nedostopnosti arhivskega gradiva in

a) ni določil vrst in rokov nedostopnosti javnega arhivskega gradiva,

b) je določil naslednje vrste in roke nedostopnosti arhivskega gradiva

6.

/pripombe in pojasnila izročitelja ter prevzemnika glede ohranjenosti arhivskega gradiva/

7. Zapisnik je sestavljen v 4 izvodih od katerih prejmeta izročitelj in prevzemnik vsak po 2 izvoda.

Številka:

Datum:

Za izročitelja: Za prevzemnika:

/podpis in žig/ /podpis in žig/

Priloga:

- prevzemni popis

- seznam gradiva, ki je izjemoma ostal pri izročitelju

- seznam zaupnega gradiva z roki nedostopnosti

82

slide83

Stroške odbiranja, izročanja, tehnične opreme, prevoza in dostave

  • krije javnopravna oseba
  • pokrajinski in zgodovinski arhivi lahko za pomoč pri odbiranju in izročanju arhivskega gradiva zahtevajo ustrezna finančna sredstva

83

slide84

Statusne spremembe, prenehanje in preoblikovanje javnopravnih oseb

Javnopravna oseba mora obvestiti pristojni arhiv o:

  • prenehanju delovanja
  • statusnih spremembah…

V vseh primerih je potrebno poskrbeti za odbiranje in izročanje arhivskega gradiva.

84

slide85

Evidenca o ustvarjalcih

  • Arhivi evidentirajo podatke o ustvarjalcih.
  • Vodijo tudi dokumentacijo o javnopravnih osebah, ki same hranijo arhivsko gradivo (npr. Univerza v Ljubljani, RTV Slovenija)

85

slide86

Odtujitev arhivskega gradiva

  • Javnega arhivskega gradiva ni dovoljeno odtujiti !
  • Lahko se izvozi v tretje države ali iznosi v države članice Evropske unije pod posebnimi pogoji.

86

slide87

Odločanje v primeru nejasnosti

V primeru nejasnosti ali gre za:

  • arhivsko gradivo
  • muzealijo
  • knjižnično gradivo

odloči minister pristojen za arhive.

87

slide88

Hramba arhivskega gradiva

  • javno arhivsko gradivo hranijo izključno pristojni arhivi (ne glede na obliko zapisa)
  • v fizični obliki se hrani v skladu s predpisi o materialnem varstvu
  • v digitalni obliki je dovoljena samo dolgoročna hramba zajetega gradiva v skladu s strokovnimi navodili pristojnega arhiva

88

slide89

Varstvo tajnih podatkov,

poslovnih skrivnosti

in varstvo osebnih podatkov

Varovanje tajnih podatkov (stopnje tajnosti: strogo tajno, tajno, zaupno, interno), največ 40 let

Varstvo osebnih podatkov, ki se nanašajo na zasebnost posameznika oziroma na njegovo ideološko, versko in politično prepričanje, zdravstvene zadeve, vpis v kazensko evidenco... (75 let od nastanka ali 10 let od smrti)

Varstvo poslovnih skrivnosti in davčnih skrivnosti

89

ad