Nordic Sea Office Oy

1. NSO:n palvelukonseptin peruskuvaus Tämä peruskuvaus antaa yleiskuvan palvelun ja järjestelmän rakenteesta sekä työnjaosta tilaajan ja NSO:n kesken. Palvelusopimuksen myötä tilaaja saa käyttöönsä Finnfox-järjestelmän jolla työaika-, henkilö- y.m. tietojen syöttö ja ylläpito suoritetaan. NSO:lla on käytössään HPS-merihenkilöstöjärjestelmä jossa palkkatietojen käsittely ja palkanlaskenta tapahtuu. NSO tarjoaa palvelua erilaisiin tarpeisiin ja sopeuttamaan palvelun asiakkaan toiveisiin. Alla olevassa kuvassa peruspalvelu esitetään kaavamuodossa. Sopimuksesta palvelua voidaan laajentaa kattamaan erilaiset raportointi- ja seuranta- sekä sairaspalkkojen käsittelyt. Pienet organisaatiot voivat myös käyttää yksin-kertaistettua Excel-pohjaista työajan raportointia. Nordic Sea Office Oy

2. Palkkahallinnon ”workflow” laajempi palvelu, Web-liittymä käytössä P a l v e l u n t i l a a j a Web-liittymä Henkilö- tietojen ylläpito Kausien perustus Työ- ajan syöttö Palkka- tapahtu-mien syöttö Tied.- siirrot tilaajan järjestelmiin: Maksantatiedot, Finnfox, K-pito, perusraportit sekä muu raportointi. Sairas-palkka ja anomus-käsittely Raportti gene-raattori ja tietojen ylläpito ja katselu Finnfox laivajärjestelmä Tiedon-siirto P a l v e l u n t a r j o a j a Meripalkkajärjestelmä HPS Tietojen käsittely Sähköiset laskelmat Palkkojen siirto Raportointi ja seuranta Laitteisto ja järjestelmä sekä kehitys Nordic Sea Office Oy

3. Palkkahallinnon palvelukonseptin yleiskuvaus, Finnfox 1 (2) Laivajärjestelmän perustiedot • 1. Henkilötiedot • Perustetaan ja ylläpidetään palveluntilaajan toimesta (laivalla/konttorissa) ja • siirretään sieltä NSO:lle. Työsopimukset tulostetaan laivalla näiden tietojen • perusteella. Laivalla/konttorissa voidaan halutessa seurata myös henkilöiden • pätevyyksiä ja ajaa erilaisia hälytyslistoja. • 2. Järjestelmätiedot • Laivajärjestelmä sisältää kausitapahtumalajit, palkkalajit, kustannuspaikkojen, • palkkaryhmien, henkilön päivien laatujen, laivan vuorokauden laatujen, toimi- • ryhmien ja työn laatujen perustiedot. • 3. Toimien perustiedot • Sopimuksiin liittyvä tieto. Voidaan perustaa erikseen, jos palvelun tilaaja näin • haluaa. Nordic Sea Office Oy

4. Palkkahallinnon palvelukonseptin yleiskuvaus, Finnfox 2 ( 2) Laivajärjestelmän toiminta • 1. Tapahtumien syöttö • Vuorottelulistan ylläpito, työajan syöttö ja kausitapahtumat. Nämä tehdään laivalla. • 2. Kontrolli • Laivalla tulostetaan työaikapäiväkirja ja tuntikirja tarkistuksia varten sekä palvelun • tarjoajalle (esim. PDF). • 3. Kapteenin kassa • Ylläpidetään ja tilitetään laivalla. Henkilöiden ennakot siirtyvät tapahtumien siirrossa • palvelun tarjoajalle laskentatapahtumina (kassatapahtumat). • 4. Laskentatapahtumat • Siirtyvät tapahtumien kontrollin jälkeen siirrossa NSO:lle. Tapahtumien siirrossa • syntyy henkilötasolla palkkalajikooste josta palkkatapahtumat ilmenevät. Nordic Sea Office Oy

5. Palkkahallinnon palvelukonseptin yleiskuvaus, HPS 1 ( 4) HPS - järjestelmän perustiedot (HPS = henkilöstönhallinta, palkanlaskenta, sairaspalkat) • 1. Perustettavat tiedot • NSO perustaa vakiona pysyvät perustiedot esim. yritystiedot, palkkalajit jne. • 2. Tietojen tallentaminen • NSO tallettaa sille toimitetut verotustiedot palkanlaskentajärjestelmään. Uuden • verovuoden alkaessa NSO hakee perusverotiedot verottajalta. • NSO tallettaa sille toimitetut palkkataulukot tai henkilökohtaiset sopimuspalkat ja • päivittää niiden muutokset tilaajan ilmoitusten mukaisesti. • Henkilötietoihin liittyvät ikälisätiedot talletaan järjestelmään tilaajan ilmoitusten • mukaisesti. • 3. Ylläpito • NSO ylläpitää vuosittain muuttuvat numeeriset parametritiedot kuten eläke-, • sotu-prosentit, työttömyysvakuutusmaksun prosentit, yms. • 4. Kirjanpito • NSO toimittaa kirjanpitotositetiedot tiedostosiirtona tilaajan järjestelmään. Nordic Sea Office Oy

6. Palkkahallinnon palvelukonseptin yleiskuvaus, HPS 2 ( 4) HPS - järjestelmän toiminta Kuukausitiedot Kuukausipalkkojen ja ulosmaksujen yhteydessä tiedot siirretään laivalta HPS- järjestelmään. Palvelun tarjoaja laskee määräaikaan mennessä palkat ja toimittaa seuraavat palkanlaskentatiedot palvelun tilaajalle: 1. Palkkalaskelmat pdf-muodossa tilaajan käyttöön. E-kirjeenä palkansaajalle tilaajan laskuun 2. Pankkitiedosto pankkiin lähetettäväksi. 3. Maksatuslista pankkisiirrosta arkistoitavaksi. 4. Kirjanpidon kirjaustosite meripalkoista (pdf-tuloste ja siirtotiedosto). 5. MEK - kuukausi-ilmoitus muuttuvista työsuhteista. 6. AY-jäsenmaksulistat ja tiedosto. 7. Kuukausiverotilitys. 8. MEK-tilitys. 9. MEPA-tilitys. 10. Laivayhteenveto - raportti, joka täsmäytetään kirjaustositteeseen. 11. Lomasaldovarauslista (varaukset mukana kirjanpitoraportissa ja -tiedostossa). 12. Saldotiedot laivaan -raportti ja tiedosto Finnfox:a varten. 13. Kohdistetut palkat -raportti. 14. Palkkalista. Aakkosjärjestyksessä kaikki henkilöt. 15. MKL:n palveluaikatilasto, tiedosto toimitetaan suoraan MKL:lle. Nordic Sea Office Oy

7. Palkkahallinnon palvelukonseptin yleiskuvaus, HPS 3 ( 4) HPS - järjestelmän toiminta Vuositiedot Vuositiedot toimitetaan pdf-muodossa tai siirtotiedostoina 1. Vuosiverotilitys, joka täsmäytetään kuukausittain tilitettyihin summiin ja ja palkkalajeihin perustuviin raportteihin. 2. MEK-työsuhdeilmoitus. 3. MKL:n avustushakemukseen tarvittavat palkanlaskennan tiedot (nämä toimitetaan kaksi kertaa vuodessa vuoden vaihteen ja kesäkuun lopun tilanteesta). Tarvittaessa toimitettavat tiedot 1. Palkkatodistukset. 2. Palvelutodistukset. 3. Muut halutut raportit. Nordic Sea Office Oy

8. Palkkahallinnon palvelukonseptin yleiskuvaus, HPS 4 ( 4) HPS -järjestelmän käyttö Web-liittymän kautta Web-liittymän kautta suoritettavat toiminnot Tilaaja voi suojatun Web-liittymän (Internet selain) kautta halutessaan (sovitaan erikseen) käyttää seuraavia toimintoja HPS-järjestelmässä. 1. Sairaspalkkakäsittely ja KELAn sekä vakuutusyhtiöiden anomukset. 2. Henkilötietojen selailu ja päivittäminen. 3. Palveluaikatietojen selaaminen, päivittäminen ja tulostaminen. 4. Sähköisen palkkakortin selaaminen. 5. Vastike-, vuosiloma- ja työvelvoiteruutujen selaaminen ja ylläpito. 6. Palkanlaskennan perusraporttien tulostaminen paperille tai tiedostoon. Näiden lisäksi on sopimuksesta mahdollista ulottaa käyttö myös muihin toimintoihin jos tarvetta ilmenee. Lisätoimintojen kehittämisestä sovitaan aina erikseen: 7. Raportoinnin ja listausten laajennus sekä muut toiminnot (esimerkiksi henkilöstöhallinto). Nordic Sea Office Oy