Studieadministrativa processer vid KTH

1. Studieadministrativa processer vid KTH Sammanfattning av processanalys 2001-2003 Sammanfattad av Reijo Soréus, AE/VoS april 2004

2. Identifierade processer • Huvudprocesser • Grundutbildning • Forskarutbildning • Uppdragsutbildning • Forskning • Uppdragsforskning • Vidareutbildning

3. Infomaterial Utbildningskatalog Ansökan och antagning program Utbytesstuderande in Högre åk antagning TB-övergång Magisterprogram Utformning av LoT Schemaläggning lässchema Schemaläggning tentor SHB Budget Kursval Inriktningsval Studieanmälan Utbytesstuderande ut Praktik Examenshantering Kansliprocesser

4. LoT Redovisning av kursmoment Examinering på kurs Kursutvärderingar Tentamina Lässchema Tentamensschema Ansökan till valbar kurs Kursregistrering Masterstuderande Inrättande av kurs HÅS/HÅP-prognos Kompetensinriktning Institutionsprocesser

5. Identifierade problem - inrätta • Kurs som inte ligger inom ett utbildningsområde • Kurs som ges för flera utbildningsområden • Kurser som inrättas löpande under året • Bristande feedback från kanslier till institutioner huruvida en kurs är godkänd • Bristande feedback från VoS när en kurs är inlagd i Ladok • Schema och SHB inte koordinerade • Sena ändringar av LoT koordineras inte • Förhastade programintroduktioner analyseras inte

6. Identifierade problem Institution (LoT) Flera problem uppmärksammades, här bara ett urval • Dålig överensstämmelse betr. information • Olika versioner på institution, kansli och SHB • LoT-problem vid flytt av kurs • UN-beslut återkopplas inte • Dålig samordning mellan kanslier • Oklarheter om begrepp • Valbar/valfri? • Ineffektivt informationsflöde • Samma info matas in flera gånger • Onödigt tidig information om antal timmar och KA

7. Problem och problemområdenInstitutionsgruppen • Komplexa processer i förhållande till resultat • Obefintligt regelverk, förlitar oss på tyst kunskap • Budgetprocessen inte synkroniserad med LoT • Leder till sämre prognosuppgifter • Oklart ansvar, oklara befogenheter • Schema inte uppdaterat • Dålig samordning LoT/SHB/Schema • Ingen gemensam nomenklatur • Olika begrepp i olika delar av organisationen

8. Grundutbildning • Kräver 4 grundprocesser • Antagning • Kurs • Program • Examen KURS PLAN UPPFÖLJ-NING PROGRAM

9. Händelser • Antagning • Händelse: student söker till KTH • Resultat: student etablerad i Ladok • Examen • Händelse: student söker om examen • Resultat: student får ett examensbevis

10. Stödprocesser • För processen KURS krävs • Att göra kurser • För processen PROGRAM krävs • Att göra program

11. Processkarta Program Plan ”Kör” Uppföljning Antagning Kurs Examen Schema Kurs Plan ”Kör” Uppföljning Antagning ”Kör” Slutbetyg Möte lärare-student Uppföljning ”Kvitto” Moment-betyg

12. Studentprocess(er)Kansligruppen Enligt processkarta 2001-01-08 Högre åk antagning TB Inresande utbytes-student. Disciplin-ärenden Magister-program Upprop Inskrivning Infomtrl Rekrytering Ansökan program Antagning program Mottagning Schema Studie-handbok Kursplan Studie-uppehåll Studieavbrott Studie-handledning Utresande utbytes-student Tillgodo-räknanden Läsa kurs Tentamens-anmälan Kurs-uppföljning Studie-anmälan Val av inriktning Val och anmälan kurser Ex-jobb Examens-anmälan

13. Magisterprogram Budget GrU Marknads-föring Behörighets kontroll Inrätta Dimensio-nering Utbildnings-plan Fastst. av sista ans. dat. Ansökan till inst Prel. behörighet Urval Antagning Vem? Rektor, US, FN, UN? Inst? Kandidat? Utbildning, bakgrund, Relevans vs programmet Termins-registrering Antagnings-besked Ansökan inv. myndighet Bostad Stipendier, STINT… Etablering i Ladok Mottagning Praktikaliteter Enligt diagram 2001-01-30

14. Inrätta program Fakultets-nämnden Beslut i US Utb. kansli LoT Idé till program Utse arbetsgrupp Beredning av program-förklaring Informera 1 år i taget Rekrytering Utbildningskatalog VHS Studievägledning VoS (Ladok) När och hur utses programansvarig? Förankring hos vilka organ?

15. Inrätta inriktning Inrätta kurs Beslut i UN Utb. kansli LoT Idé till inriktning PA eller institution Utse arbetsgrupp Utarbeta kurspaket Informera Gäller samma process även förändringar av inriktning? Av vem / hur utses inriktningsansvarig? Finns inriktningsansvariga för alla inriktningar? Rekrytering Utbildningskatalog VHS Studievägledning VoS (Ladok)

16. Inrätta kurs VoS Inläggning i Ladok Utb. kansli Iläggning i LoT Bedömning, kontroll UK God-kännande Inmatning i SHB Inmatning i SHB Beredning 1 Behov av kurs 2 Blankett för inrättande Inmatning i SHB Kurs-klassning Prefekt-godkännande Förslag till SHB-text Institution

17. Läro- och timplan (program) Annat utb. kansli Dialog Utb. kansli Sammanställ förslag Samman-ställning Beslut UN Registrering i SHB 1 Bedömning Institution

18. Utforming LoTKansligruppen Enligt processkarta 2001-02-05 Förfrågan från inst Uppföljning Uppdrag från t ex PA Förslag förändringar Förslag nya kurser Utformning Remiss Beslut Färdig LoT Nämnder Inst Nämnd Dialog Kursplaner Begränsning i tid och rum Förkunskapskrav Direktiv Önskemål • Timfördelning • Period • U-typ • Tenta, när? Lärare Årskurs (målgrupp) Förutsättningar

19. SchemaInstitutionsgruppen Bokningar av lokaler (Locus) CU / Schema Beredning av Schemasyst. Schema-förslag Prel. schema Justering Publicerat schema LoT LoT uppdatering Remiss Remiss Utb. kansli Studierektor begär in underlag Begäran om underlag från CU/Schema Remiss Remiss Granskning av underlag Institution

20. SchemaKansligruppen Enligt diagram 2001-02-05 Lokal-boknings-möten LoT info från kansli 1/12 Mata in LoT i 4D Påminnelser till alla inblandade Underlag P1-2 skickas till inst Ändringar pågående läsår Tjänste-mannalista i fritt format Nya program Underlag från inst ”Schema” Dialog med inst Lokal-bokning ”Randvillkor” Antal studerande, antal grupper, samläsning, separeringar Underlag P3-4 skickas till inst 1/4 Schema publiceras för P1-2 Skillnad LoT-Inst Prel. schema Remiss Synpunkter in Rättningar och korr i möjlig mån Dialog kansli o inst Slutversion schema Övriga lokaler ”lediga” Schema publiceras för P3-4 Kansli ger direktiv – kan skilja sig från ursprunglig LoT. Ej tentaveckor

21. Schema annan versionKansligruppen Enligt diagram 2001-01-25 Underlag till inst Underlag + kompl till schema Förslag 1 Remiss till inst. Progr SN Dialog med inst (kansli) Korr till schema Slutversion LoT info (Excel-ark??) Publicering • Lärare • Grupper • Separeringar • …. • Studgrp • Lärare • Lokal • Tid • Und mom (F,L, Ö etc.) • Brister i underlag • Fel i hantering • Ny infomration • lämnas i tid • korrekt • lämnas i tid • korrekt Kritiska faktorer Tentamensschema

22. TentamensschemaInstitutionsgruppen Bokningar av lokaler (Locus) CU / Schema Schema-läggning Beredning av Schemasyst. Justering Publicerat tentaschema LoT Remiss Utb. kansli Begäran om underlag från CU/Schema Studierektor begär in underlag Granskning av underlag Remiss Institution

23. TentamensschemaKansligruppen Enligt processkarta 2001-02-05 Underlag in från inst Lägga tenta-schema Remiss Ändringar o korrektur Slutversion tenta Lokal-bokning Lokaler släpps i Locus 1/4 Mottagning Skapa kopia av före-gående år Remiss Utgångna kurser Nya kurser Uppdatera 4D Sals-bokningar korrigering 1/10

24. Studiehandbok VoS Lås db Producera CD Utb. kansli Förra årets SHB till inst Uppdaterar SHB-db Åter LUK, ev. ändringar Anmäl allt klart LUK? 1 Intern distribution KA bereder Remiss Institution

25. SHBKansligruppen LoT beslut Kursplaner Kursplaner Kopia av fjolårets Nya kurser in, gamla ut Uppdatera LoT utifrån beslut Remiss kursplan Uppdatera DB Publicering Inrätta nya kurser Enligt processkarta 2001-01-25 Årsplanering Enligt processkarta 2001-01-08 jan feb mars april maj juni juli aug sep okt nov dec Uppdatera kursplan www-publicering Uppdatera LoT Beslut inrätta kurs Beslut LoT?

26. GrU program Enligt processkarta 2001-01-26 Avbrott Utbildnings-katalog Studie-uppehåll Info mtrl Rekrytering Upprop / inskrivning Utresande utbytes Ansökan, antagning Mottagning Studie-anmälan Upp-flyttning Termins-registrering TGR Val av inriktning Kursval Läsa kurser Examen Studie-avbrott Inrätta program Utbildnings-plan Program-dimension. LOT SHB Schema Inrätta kurs Kursplan

27. Budget – HÅS / HÅP Enligt processkarta 2001-02-05 HÅS HÅP Uppdrag Examinationsuppdrag Examensmål US Dimensionering TÅP Nominella årsstudieplatser FoV? Inrätta kurs Kursdimen-sionering Inst ek budget Kurs-klassning GrU Int ”Veta varje enskild teknologs studieplan” FN uppdrag t program Program Prognos per kurs Justera Uppskatta inr. val Prognos-sammanst. UF-Kansli dialog UF-Inst dialog Reviderad prognos Avräkning In-/utresandeAvbrott Studieuppehåll HÅ antagning Magister Kanslitilldelning baserad på TÅP Styrande Terminsreg (Nu/Hist) Önskelista 1) LoT 2) Val av inriktning 3) Val av kurser 4) Budget studieanmälan LoT (då, nu, sen) Val av inriktning Studie-anmälan Val av kurser Val av ”främmande” kurser Utbyte in/ut

28. HÅS / HÅP på institution Upptäckt av problemkurser utifrån reg och resultat LoT för inst kurser Ber. av förv. deltagare på kurs Prognos Uppföljning kursvis Uppföljning totalt Avstämning mot prognos centralt

29. Kursval och studieanmälan(Institutionsgruppen) Lokalt utbildningskansli 1 2 3 4 5 6 7 Studieanmälan inkommer till KTH - LUK Kontroll av studieanm. Kontroll av kursval Uppflyttning Urval t platsbegr. kurser Kursval-db/ manuellt in i Ladok Besked till studerande 8 9 10 Eventuella ytterligare kursval Nya och ändrade val in i Ladok Termins-registrering Negativt besked till studerande Institution Institution 11 12 Marknads-förings Lista förv. Deltagare på kurs Kurs-registrering Fellista: Programstudenter utan kursval eller terminsreg. Proramstudenter som går om kursen Doktorander Fristående studerande Utbytesstudenter som inte hunnit välja genom svl Enligt processkarta 2001-05-11

30. StudieanmälanKansligruppen Studie-uppehåll Anmälan papper/www Uppföljning Inskrivning och upprop Bedömning Avbrott ”Störfaktor” augusti omtenta (åk 1->2, åk 2->3) Tillgodo-räknande Kursval Enligt processkarta 2001-01-17

31. KursvalKansligruppen Skaffa Ping-konto Ev. språktest Studie-anmälan Kursval 15 maj Platsbegrän-sade in i valdatabas Urval Markera i valdatabas Kolla ev urval Justera valdatabas Kurser in i SHB Lokala planer i Ladok Lokala planer i Ladok Uppflyttning Schema Meddela UF när klart Ev föra in obl kurser i valdb Överför valdb till Ladok Fellista o lobb till kansli Rättningar i Ladok Kolla valet Ändra valet Ändra i Ladok Kolla ändrade val Termins-registrering Kursstart Planering kursstart

32. InriktningsvalInstitutionsperspektiv Institution Besked till studerande Kansli Valblankett till kansli Kontroll av poäng Rangordning urval Info till institution Uppdatering av Ladok Termins-registrering Besked till obeh. studerande

33. InriktningsvalKansliperspektiv VAD startar??? Infomaterial Infoaktivitet Val genomförs Dimensio-nering rev. Kontroll av? Urval Info till inst och stud. Över-klagande Urval 2 Utbud av inriktningar KTH gem. inr. urval Plats-begränsning Ind. studieplan Dimensio-nering

34. Kursutvärdering Underlag för tjänsteberäkning och resurstilldelning Enkät Kursanalys Utvärdering av andra lärare Kurs-planering Kursomgång genomförs Rapport Möte i lärargruppen Tid: Under läsperioden och efter tentan eller bara efter tentan. Rapport: Till webben, programansvarig

35. Processer som inte tagits med här Processarbetet 2001 sträckte sig över fler områden än vad som redovisas här. • Rekrytering • Ansökan • Antagning • TB övergång • Högre årskursantagning • Utbytesstuderande (in/ut)