RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN DI PT. BIG SURABAYA

1. RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN DI PT. BIG SURABAYA YudityaPrimatondano S1/JurusanSistemInformasi. SekolahTinggiManajemenInformatika & TeknikKomputer Surabaya, email : yudith_phew@yahoo.com

2. ABSTRACT PT. BIG Surabaya is a multi-company which has the department include Banquet and Restaurant, T-Bar, Office Park, Regency. Implementation of operational activities at PT. BIG Surabaya still using manual systems. Analysis and design of existing can not help solve the problems in PT. BIG Surabaya. Preparation of employee payroll information system applications are expected to assist in realizing komputerasisasi system and assist the operations of PT BIG Surabaya. Keyword: PT. BIG Surabaya, payroll information system

3. Perkembanganteknologiinformasi yang semakincepatmengakibatkanperananteknologiinformasisangatlahpentinguntukmenunjangkegiatanoperasionalperusahaan. Penggunaanteknologiinformasidiharapkandapatmembantudanmempermudahsuatuperusahaanataupuninstansidalammengembangkanusahanya. Denganadanyapenggunaanteknologiinformasipadaperusahaandiharapkandapatmeningkatkancompetitive perusahaantersebut. PT. BIG Surabaya adalahsebuahperusahaanmulti-company yang memilikidepartemenmeliputiBanquet and Restaurant, T-Bar, Office Park, Regency. PT. BIG Surabaya dalampelaksanaankegiatanoperasionalsehari-harimasihmenggunakansistem manual dansaatini PT. BIG Surabaya sudahmembuatanalisadanperancangannya. Meskipuntelahdibuatanalisadanperancangansisteminformasipenggajian, perusahaanmasihtetapmenghadapipermasalahanyaitubelumadanyasistem yang terkomputerisasidenganbaiksehinggamengakibatkanmasalah-masalah yang diatasibelumdapatterpecahkan.

4. Analisadanperancangansistem yang dibuatbelumdapatmembantumenyelesaikanpermasalahan yang terjadipada PT. BIG Surabaya karenatidakadaaplikasi yang nyatadariperancangantersebut. Tanpaaplikasi yang nyata, masalahsepertiperhitungandanpengelolaangajikaryawan, pencatatanabsensi, pembuatanlaporanbelumdapatteratasi. Untukmenyelesaikanpermasalahantersebutdiperlukanadanyaaplikasi yang sesuaidenganpermasalahandari PT. BIG Surabaya. Sehinggadirancangsebuahaplikasi yang sesuaidengananalisadanperancangansisteminformasi, untukmerealisasikansemuaanalisasertaperancangan yang telahdibuatdandiharapkandapatmengatasisemuapermasalahan. Menurut Hartono (1999:1) sistemadalahsuatujaringankerjadariprosedur-prosedur yang salingberhubungan, berkumpulbersama-samauntukmelakukansuatukegiatanatauuntukmenyelesaikansuatusasarantertentu. Dengandibuatnyasisteminformasipenggajianinidiharapkandapatmembantumengatasipermasalahandanmempercepatprosespenggajian yang terjadipada PT. BIG Surabaya.

5. METODE SistemInformasi Sistem informasi mempunyai peranan yang penting dalam membantu menyediakan informasi untuk berbagai tingkatan manajemen. Sistem yang dibutuhkan adalah sistem yang memperlancar proses kegiatan yang sedang berjalan. Untuk lebih memahami tentang sistem Hartono (1999:11) mengartikan Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

6. SiklusHidupPengembanganSistem Pendekatansistemmerupakansuatumetodologi. Metodologiadalahsuatujalanataucara yang direkomendasikandalammelakukansesuatu. Pendekatansistemadalahmetodologidasaruntukpemecahanberbagaimacampermasalahan. Siklushiduppengembangansistem (system development life cycle-SDLC) adalahsuatuaplikasidaripendekatansistemuntukpengembangansuatusisteminformasi. Para pengembangsistemperlumelakukanbeberapatahapdenganurutantertentujikaproyekinginberhasildenganbaik. Tahap-tahapnyaadalah: 1. Perencanaan 2. Analisis 3. Desain 4. Implementasi 5. Penggunaan.

7. SiklusHidupPengembanganSistem (Lanjut) Prosespembuatansistembarukuranglebihmengikutijalursepertiberikutini. Proyekdirencanakandansumberdaya yang diperlukanuntukmelaksanakanpekerjaandisusun. Sistem yang telahberjalandianalisisuntukmemahamimasalahdanmenentukankebutuhanfungsionaldarisistembaru. Kemudiansistem yang barudirancangdandiimplementasikan. Setelahimplementasi, barusistemtersebutbenar-benardigunakandalamproyek (idealnyauntukperiode yang lama). Karenapekerjaanmengikutisuatupolaberurutandandilakukandenganmetodetop-down, SDLC iniseringdikenaldenganpendekatan air terjun (waterfall approach). Aliranaktivitasberjalansatuarahdariawalsampaiproyekselesai.

8. SiklusHidupPengembanganSistem (Lanjut) Gambar 2.1. PolaSirkulasidariSiklusHidupSistem (McLeod, 2007:187) Gambardiatasmemperlihatkanbagaimanatahap-tahapsiklushidupmembentukpolalingkaranmengikutiberjalannyawaktu. Ketikasistemmulaiaus, kuranbermanfaatdanharusdiganti, makasiklushidupbarudimulai, diawalidengantahapperencanaan.

9. SiklusHidupPengembanganSistem (Lanjut) Tidaksulituntukmelihatbagaimana SDLC inimerupakansuatuaplikasipendekatansistem. Masalahdidefinisikandalamtahapperencanaandananalisis. Kemudiansolusi alternative diidentifikasidandievaluasidalamtahapdesain. Selanjutnya, solusiterbaikdiimplementasikandandigunakan. Selamatahappenggunaan, umpanbalikinformasidikumpulkanuntukmelihatseberapabaiksistemdapatmemecahkanmasalah yang dihadapi (McLeod, 2007:187).

10. Gaji MenurutMulyadi (2001:373), gajiadalahpembayaranataspenyerahanjasa yang dilakukanolehkaryawanbaik yang mempunyaijabatanmaupunkaryawanpelaksana. Informasi yang dibutuhkanolehmanajemendarikegiatanpenggajiandanpengupahanadalah (Mulyadi, 2001:374): 1. Jumlahbiayagajidanupah yang menjadibebanperusahaanselamaperiodetertentu. 2. Jumlahbiayagajidanupah yang menjadibebansetiappusatpertanggungjawabanselamaperiodetertentu. 3. Jumlahgajidanupah yang diterimasetiapkaryawanselamaperiodetertentu. 4. Rincianunsurbiayagajidanupah yang menjadibebanperusahaandansetiappusatpertanggungjawabanselamaperiodetertentu.

11. Gaji (Lanjut) Penghasilan yang didapatolehseorangkaryawanterdiriatas: 1. GajiPokok Besarnyagaji yang diberikankepadakaryawansesuaidenganjabatandanjasa yang diberikanpadaperusahaandantelahditetapkangajipokok minimum padawaktukaryawantersebutpertama kali bekerja.   2. Insentive a. Uangmakandan transport Merupakantambahan yang akanditerimakaryawanselaindarigajipokoknyadandihitungberdasarkandaritingkatdanjabatannyasesuaidengankeahliannyadengancaraperhitungannyaadalahperharinamundiberikanpadasetiapmenerimagaji.

12. Gaji (Lanjut) b. Uanglembur Menurut KEPMEN Pasal 1 Ayat 1 (2004:1), waktukerjalemburadalahwaktukerja yang melebihi 7 (tujuh) jam seharidan 40 (empatpuluh) jam 1 (satu) mingguuntuk 6 (enam) harikerjadalam 1 (satu) mingguatau 8 (delapan) jam seharidan 40 (empatpuluh) jam 1 (satu) mingguuntuk 5 (lima) harikerjadalam 1 (satu) mingguatauwaktukerjapadahariistirahatmingguandanataupadahariliburresmi yang ditetapkan. Menurut KEPMEN Pasal 3 Ayat 1 (2004:2), waktukerjalemburhanyadapatdilakukan paling banyak 3 (tiga) jam dalam 1 (satu) haridan 14 (empatbelas) jam dalam 1 (satu) minggu. Menurut KEPMEN Pasal 8 Ayat 1 (2004:2), perhitunganupahlemburdidasarkanpadaupahbulanan. Menurut KEPMEN Pasal 8 Ayat 2 (2004:2), caramenghitungupahsejamadalah 1/173 kali upahsebulan. Menurut KEPMEN Pasal 11 (2004:1), caraperhitunganupahkerjalembursebagaiberikut:

13. Gaji (Lanjut) 1. Apabilakerjalemburdilakukanpadaharikerja: a. Untuk jam kerjalemburpertamaharusdibayarupahsebesar 1,5 (satusetengah) kali upahsejam. b. Untuksetiap jam kerjalemburberikutnyaharusdibayarupahsebesar 2 (dua) kali upahsejam. 2. Apabilakerjalemburdilakukanpadahariistirahatmingguandan/atauhariliburresmiuntukwaktukerja 6 (enam) harikerja 40 (empatpuluh) jam seminggumaka: a. Perhitunganupahkerjalemburuntuk 7 (tujuh) jam pertamadibayar 2 (dua) kali upahsejam, dan jam kedelapandibayar 3 (tiga) kali upahsejamdan jam lemburkesembilandankesepuluhdibayar 4 (empat) kali upahsejam. b. Apabilahariliburresmijatuhpadaharikerjaterpendekperhitunganupahlembur 5 (lima) jam pertamadibayar 2 (dua) kali upahsejam, jam keenam 3 (tiga) kali upahsejamdan jam lemburketujuhdankedelapan 4 (empat) kali upahsejam.

14. Gaji (Lanjut) 3. TunjanganHari Raya (THR) MenurutMenteriTenagaKerjadanTransmigrasiRepublik Indonesia Pasal 2 (1994:2): a. Pengusahawajibmemberikan THR kepadapekerja yang telahmempunyaimasakerja 3 bulansecaraterusmenerusataulebih. b.THRsebagaimanadimaksuddalamayat (1) diberikansatu kali dalamsetahun.

15. Gaji (Lanjut) MenurutMenteriTenagaKerjadanTransmigrasiRepublik Indonesia Pasal 3 Ayat 1 (1994:2): Besarnya THR sebagaimanadimaksuddalampasal 2 ayat (1) ditetapkansebagaiberikut: 1. Pekerja yang telahmempunyaimasakerja 12 bulansecaraterusmenerusataulebihsebesar 1 (satu) bulanupah. 2. Pekerja yang telahmempunyaimasakerja 3 bulansecaraterusmenerustetapikurangdari 12 bulandiberikansecaraproporsionaldenganmasakerja, yaknidenganperhitungan:

16. Gaji (Lanjut) Tabel 2.1. THR Sumber: MenteriTenagaKerjadanTransmigrasiRepublik Indonesia (1994:2)

17. Gaji (Lanjut) Sistempenggajianmemegangperananpentingkarenasisteminiakanmenentukanberapagaji yang semestinyaditerimakaryawan. Namundemikian, sisteminiharusmampumemberikantingkatgajisebagaimanamestinya. Perusahaan memberikangajiuntukmerangsangkaryawan agar bersediabekerjadenganbaik (HeidjrachmandanHusnan, 1996:8). Gajimenurutwaktu, yaitugaji yang diberikankepadapekerjamenurutwaktukapasitaskerjanyadanpembayarangajitersebutdapatdilakukansecaraharian, mingguan, ataupunbulanan. Sisteminidapatdibedakanatasgaji per jam, gaji per minggu, dangaji per bulan. Sisteminibanyakditerapkanpadaparakaryawan yang hasilkerjanyasusahdiukur. Adapunkebaikandarisisteminiadalahkemudahanpenyelenggaraanpembayarannya, keburukannnyaadalahpadapemberiangaji yang samabagikaryawan yang malas, sehinggadoronganuntukberjakerasmenjadirendah (HeidjrachmandanHusnan, 1996:8).

18. Gaji (Lanjut) Presensimerupakandaftarhadirditempatkerjapadaharikerja. Ketidakhadiranmempunyaihubungan yang negativedenganprestasikerja. SistemPresensiadalahproses yang digunakanuntukmelakukanpresensitersebut. Gajimerupakankembalian-kembalianfinansial yang diterimaolehparapegawaisebagaigantikontribusimerekaterhadaporganisasi. Sistempenggajianadalahproses yang menentukantingkatpenggajian, memantauataumengawasi, mengembangkansertamengendalikangajipegawai. SistemPenggajianmerupakanfungsipenting yang menjaditanggungjawabManajemenSumberDayaManusia (KampilnastutidanWidiasari, 2005:12).

19. HASIL DAN PEMBAHASAN Gambar 2 GambaranUmumSistem

20. Forminidigunakanuntukmenambahkan data departemen yang dipergunakanuntukmenentukandepartemendarisuatubagian yang terdapatdalamsistem. Forminidapatdiaksesolehseorangpersonaliadanform inidapatdilihatpadaGambar 3.

21. Gambar 3 Form Maintenance Departemen

22. Forminidigunakanuntukmelakukanperhitunganpajakdangajikaryawan, dimanapadaforminiterdapatpemilihanapakahpadaperhitunganbulantersebutakanada THR atautidak. FormPajakGajidapatdilihatpadaGambar 4.

23. Gambar 4 FormPajakGaji

24. Laporangajikaryawanberfungsiuntukmencetaklaporangajikaryawan. LaporangajidapatdilihatpadaGambar 5. Gambar 5 LaporanGaji

25. SIMPULAN Setelahdilakukananalisis, perancangandanpembuatanrancangbangunsisteminformasipenggajianpada PT. BIG Surabaya, makadapatdiambilkesimpulanbahwaaplikasisistempenggajian yang dibuatmampumengatasiperhitungangajikaryawandenganakuratdandapatmenghasilkanlaporan-laporan yang diharapkanseperti, laporangajikaryawan, slip pajak, laporanabsensi.

26. SARAN Beberapa saran yang perludisampaikanuntukpengembanganSistemInformasiPenggajianini, antara lain: 1. Sisteminformasipenggajianinidapatdiintegrasikandengansisteminformasilainnya, misalnyaakuntansi, kepegawaian. 2. Sisteminformasipenggajianinidikembangkanlagidenganmenggunakan web.

27. RUJUKAN Hartono, Jogiyanto, 1999. AnalisisdanDesainSistemInformasi. Yogyakarta: CV. Andi Offset. HeidjrachmandanHusnan. 1996. KonsepPerancangan S istemAbsensidanPenggajian. Jakarta: PenerbitWidyaGuna. KampilnastutidanWidiasari. 2005. HubunganKonsepAbsensidanPenggajian. Bandung: Candra Jaya. McLeod, Raymond dan Schell, George P. 2007. SistemInformasiManajemen. Indonesia: PT. Macanan Jaya Cemerlang. Mulyadi. 2010. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.