Apoyo y Seguimiento de Organizaciones: Un taller de Análisis Organizacional

1. Apoyo y Seguimiento de Organizaciones: Un taller deAnálisis Organizacional IDRC, Mayo 2007

2. Objetivos del taller • Describir el modelo de Análisis Organizacional (AO) • Discutir el uso del modelo de AO en su trabajo en IDRC • Discutir cómo se ha implementado este modelo para analizar el desempeño de distintos tipos de organizaciones • Propiciar oportunidades para aplicar algunas herramientas para el AO

3. Estructura del taller • Módulo 1: ¿Por qué análisis organizacional, AO? • Módulo 2: Vínculo entre el modelo de AO y el ciclo de proyectos del IDRC • Módulo 3: Usos del modelo de AO • Módulo 4: Herramientas y recursos

4. Módulo 1 ¿Por qué análisis organizacional (AO)?

5. Objetivo del Módulo • Al final del módulo los(as) participantes: • Comprenderán la lógica del AO • Conocerán conceptos y términos del modelo de AO

6. ¿Por qué el énfasis en las organizaciones? • El desarrollo de la capacidad de investigación comúnmente sucede en organizaciones y redes • Organizaciones y redes con desempeño deficiente reduce la posibilidad de éxito del IDRC • Los informes “rPCR” señalan resultados deficientes relacionados con problemas organizacionales • Los informes “rPCR” señalan que la capacidad organizacional y el desempeño son asuntos importantes a ser monitoreados por el IDRC • El interés en IDRC de poder mejorar su intervención a nivel organizacional

7. Compartir experiencias • ¿Cuál ha sido su experiencia con organizaciones en las cuales asuntos organizacionales han afectado positiva o negativamente el resultado de un proyecto?

8. El análisis organizacional y los modelos de AO • ¿De dónde viene el AO? • Surgimiento de los modelos: • Interés internacional en la comprensión de cómo las organizaciones inciden en la eficacia de la ayuda al desarrollo • Diferentes métodos para analizar la capacidad y el desempeño de organizaciones. Pocos modelos que integran estas ideas. • Este modelo de AO: • Alianza con el IDRC desde 1995; el BID apoya su desarrollo desde 1998

9. Utilidad del modelo de AO • El modelo proporciona: • Lenguaje común • Enfoque en el desempeño organizacional (o de una unidad dentro de la organización)— no sólo en el proyecto • Mecanismo para identificar factores que afectan el desempeño positiva y negativamente • Herramientas para promover el dialogo basado en evidencia y aprendizaje acerca de las estrategias que dan resultados positivos

10. ¿Qué es AO? • Es un enfoque sistemático para analizar una organización y mejorar su desempeño • Puede ser integral o focalizado • Puede ser conducido por un agente externo o con un enfoque de autoevaluación • El tamaño, enfoque y alcance puede variar. Las oportunidades para su aplicación varían.

11. El modelo de AO • Motivación • Organizacional • Historia • Misión • Cultura • Incentivos • Desempeño • Organizacional • Efectividad • Eficiencia • Relevancia • Viabilidad financiera • Entorno • Organizacional • Administrativo • Político • Social / Cultural • Tecnológico • Económico • Beneficiarios • Capacidad • Organizacional • Liderazgo estratégico • Estructura • Recursos humanos • Finanzas • Programas / servicios • Infraestructura • Tecnología • Vínculos con otras organizaciones

12. Variables del desempeño organizacional D = ƒ(CME)

13. Motivación Organizacional Desempeño Organizacional Capacidad Organizacional Entorno Organizacional Desempeño • Efectividad • Eficiencia • Relevancia • Viabilidad financiera

14. Efectividad organizacional • Una organización es efectiva cuando cumple su propósito, el cual esta descrito en su: • Mandato • Reglamento o Acta Constitutiva • Misión • Objetivos estratégicos

15. ¿Qué es una organización eficiente? • Maximiza el uso de sus recursos para el logro de su propósito • Indicadores como la relación entre costo administrativo y costo del programa, costo por servicio

16. Una organización relevante • Es una organización que: • Satisface las necesidades de las partes interesadas en cuanto a la calidad y cantidad de los bienes y servicios • Es relevante a las partes interesadas (usuarios, no usuarios, clientes, ciudadanos, inversionistas, empleados, sindicalistas, etc) • Responde a la competencia, tendencias, nuevas tecnologías y otras fuerzas externas • Crea nuevos mercados y fuentes de financiamiento • Se renueva a sí misma constantemente

17. Viabilidad financiera • Es la habilidad de una organización para generar y gerenciar adecuadamente sus recursos y garantizar su propia permanencia

18. Motivación Organizacional Desempeño Organizacional Capacidad Organizacional Entorno Organizacional Capacidad • Liderazgo estratégico • Estructura • Recursos humanos • Recursos financieros • Infraestructura • Gerencia de programas y servicios • Gerencia de procesos • Vínculos Inter-organizacionales

19. Motivación Organizacional Desempeño Organizacional Capacidad Organizacional Entorno Organizacional Motivación • Historia • Misión • Cultura • Incentivosy reconocimiento

20. Motivación Organizacional Desempeño Organizacional Capacidad Organizacional Entorno Organizacional Entorno • Institucional y organizacional • Administrativo / legal • Político • Social / cultural • Tecnológico • Económico • Partes interesadas (stakeholders)

21. Módulo2 AO y el ciclo de proyectos

22. Objetivo • Al final del módulo, los(as) participantes podrán: • Identificar formas de integrar el modelo de AO y las herramientas gerenciales del IDRC

23. ¿Cuándo ha sido aplicado? • En el diagnóstico y toma de decisiones sobre la implementación de proyectos • Como elementos para la planeación estratégica • Para apoyar procesos de reforma • Para analizar posibles inversiones en una organización • Para hacer evaluaciones periódicas (UICN) • Para momentos de cambio de dirección estratégica - la autoevaluación puede ser útil • Visitas de supervisión, análisis rápidos • Para investigación – ejemplo de ISNAR

24. ¿Cuándo lo hemos usado en el ciclo de proyectos? Aprobación de proyecto Identificación de proyecto Evaluación de proyecto Implementación de proyecto Evaluación de proyecto Diagnóstico Análisis Monitoreo (Asuntos claves para el cambio) • 22 ministerios como parte de la reforma del sector público (Guyana) • Ministerio del Medio Ambiente y Agricultura (Belice) • Ministerio de Educación (Nigeria) • Centro Internacional de investigación para el control de la diarrea (Bangladesh) • 5 institutos regionales de salud en la región Caribe • 3 institutos de investigación social en políticas económicas en África Occidental • Centro Internacional para los Derechos Humanos y el Desarrollo Democrático (Canadá)

25. AO y el IDRC • Asuntos importantes: • ¿Cómo mejoramos el apoyo a las organizaciones por medio de nuestro trabajo con investigadores y proyectos de investigación? • ¿Cómo mejoramos nuestra habilidad para identificar signos de crisis y/o oportunidades para el fortalecimiento organizacional?

26. Vínculos entre el modelo AO y las herramientas del IDRC • Las herramientas son fuentes de información para monitorear el desempeño organizacional en las etapas de: • Identificación y aprobación de proyectos • Implementación de proyectos • Cierre de proyectos • (Ver material impreso)

27. Vínculos entre el modelo AO y las herramientas del IDRC -2- • Actividad de grupo (60 minutos) • Un voluntario comparte una experiencia donde el desempeño organizacional afectó una fase específica en el ciclo de proyecto • Discutir los siguientes aspectos: • 3 áreas del desempeño organizacional en las cuales se enfocaría • ¿Qué tipo de preguntas hacer? • ¿Cómo reunir la información necesaria? • ¿A quién consultar / entrevistar?

28. Vínculos entre el modelo AO y las herramientas del IDRC -3- • Actividad de grupo B (30 minutos) • Reflexione sobre la herramienta asignada al grupo • ¿Cómo diversificar y profundizar el análisis del desempeño organizacional con el uso de esta herramienta?

29. AO y el IDRC • Discusión en plenaria: • ¿Cómo podemos mejorar nuestra habilidad para identificar signos de crisis organizacional y / o oportunidades para el fortalecimiento organizacional?

30. Módulo 3 Usos del AO

31. Objetivo • Al final del módulo, los participantes contarán con: • Algunas ideas iniciales sobre diferentes enfoques de un análisis organizacional • evaluación externa • herramienta de autoevaluación

32. Evaluación externa usando el modelo de AO Estudio de caso UNCDF

33. Contexto para el AO • UNCDF (FENU) fue creada en 1966 como miembro del grupo del PNUD • El Comité Ejecutivo solicitó un análisis de impacto independiente en el 2003 • Contribuciones insuficientes de los donantes • Secretario Ejecutivo próximo a terminar su período • Percepción de competencia entre el UNCDF y el PNUD en sus áreas de intervención

34. Asuntos emergentes del AO • Organización efectiva y relevante para los países pobres y otras partes interesadas • Organización relativamente eficiente • Viabilidad financiera cuestionable debido a: • El nicho de UNCDF no coincide con las tendencias del financiamiento internacional • Estructura de gobierno del UNCDF • El rol de UNCDF en el grupo del PNUD

35. Qué sucedió? • El Comité Ejecutivo usó los resultados del AO • Cambios positivos en varias áreas incluidas en las recomendaciones estratégicas: • Alineamiento del UNCDF y el PNUD • Seguimiento limitado a las recomendaciones operativas

36. Autoevaluación ¿Es una alternativa para las organizaciones que apoya IDRC?

37. Factores que afectan el proceso de un AO • El alcance de un AO depende de: • Compromiso de altos directivos / líderes • Claridad del lenguaje, confianza y compromiso • Existencia de un modelo para guiar el proceso • Competencia de los individuos • Disponibilidad y veracidad de la información • Cultura (del país y de la organización) • Usted, como persona que acompaña el proceso

38. Características de un AO efectivo Propósito claro Análisis organizacional efectivo Modelo útil Pertenencia del proceso Metodología apropiada

39. Módulo 4 Herramientas y recursos para el AO

40. Caja de Herramientas • Varias herramientas que se han usado • Artículos sobre AO • Material sobre Redes

41. ¿Qué es www.reflectlearn.org? http://www.reflectlearn.org/ • Sitio Web interactivo creado por Universalia, el IDRC y la Universidad McGill • Diseñado para mejorar el aprendizaje usando modelos para el análisis organizacional y herramientas para la auto-reflexión • Adaptado para organizaciones o individuos interesados en aprender acerca del rol que juega el AO en el mejoramiento del desempeño organizacional

42. Curso en línea en AO (BID) • Curso en línea gratuito, desarrollado por el BID • http://www.iadb.org/int/rtc/ecourses • Resultados superiores al 78% pueden imprimir su propio certificado

43. Sitios Web de AO • http://www.reflectlearn.org • http://www.universalia.com/site/OurPublicationsOccasionalpapersEn.asp • http://www.iucn.org/themes/eval/index.htm • http://www.edc.org/GLG/CapDev/dosapage.htm • http://www.isnar.cgiar.org/ecd/index.htm • http://www.iadb.org/int/rtc/ecourses 43

44. Conclusión ¡Muchas Gracias! Contáctenos: • Colleen Duggan: cduggan@idrc.ca • Katrina Rojas: krojas@universalia.com Universalia Management Group, 5252 De Maisonneuve West, Suite 310 Montreal, Quebec Canada (H4A 3S5) Tel: ++1-514-485-3565 Fax: ++1-514-485-3210