Organizasyonlarda Komuta, Kurmay ve Fonksiyonel İlişkiler

1. Organizasyonlarda Komuta, Kurmay veFonksiyonel İlişkiler

2. GİRİŞ • Yetki kavramından söz edildiğinde bu yönetim aracı genel anlamda ifade edilmiş olur. • Yöneticiler, değişik kaynaklardan yetki sahibi olur, ancak ellerindeki yetkinin kullanımı farklı biçimlerde gerçekleşir. • Yetkinin türü, yöneticinin işletme içindeki ilişkilerini şekillendirir. • Ayrıca bir organizasyondaki yetki ilişkilerine bakarak, o organizasyonun yapısı da belirlenebilir.

3. Yetki Türleri • Organizasyonlarda kullanımı açısından üç tür yetki ilişkisi mevcuttur: • Komuta yetkisi (hiyerarşik ya da dikey yetki) • Kurmay yetki (danışma yetkisi) ve • Fonksiyonel yetki

4. 1. Organizasyonlarda Komuta Yetkisi ve Kullanımı • Komuta yetkisi, hiyerarşik ya da dikey ya da yürütme yetkisi olarak da adlandırılır. • Komuta yetkisi, bir yöneticinin bir işin yapılması ya da yapılmaması konusunda astlarına doğrudan emir verebilme ve karşılığında itaat bekleme hakkını ifade eder. • Komuta yetkisi, bir organizasyondaki ast-üst ilişkisini ve hiyerarşiyi tanımlar. • Komuta yetkisi organizasyon içinde hiyerarşiyi izleyerek, yukarıdan aşağıya doğru akar.

5. Organizasyonlarda Komuta Yetkisi ve Kullanımı • Bir hat şeklinde yukarıdan aşağıya indiği için, komuta yetkisi bazı kaynaklarda hat yetkisi olarak geçer. • Bu hat içinde, her üst kendinden sonra gelen ast ya da astlarına doğrudan, daha aşağıdaki astlara da kendi altındaki ast kanalıyla emir verme yetkisine sahiptir. • Astlar da komuta yetkisine itaat etmek zorundadır, işte karşılıklı çalışan bu sistem hiyerarşiyi ortaya çıkarır.

6. Komuta Yetkisinin Organizasyon İçindeki Hareketi Yönetici A Yönetici B (Yönetici A’nın astı) Yönetici C (Yönetici A’nın astı) Yönetici Y (Yönetici C’nin astı) Yönetici X (Yönetici B’nin astı) Komuta Yetkisi

7. Organizasyonlarda Komuta Yetkisi ve Kullanımı • Bir organizasyondaki komuta yetkisine sahip yöneticiler, komuta yöneticisi olarak adlandırılır. • Komuta yöneticisi tarafından yönetilen birimler de komuta birimleridir. Bu birimler işletmenin ana hedeflerini gerçekleştirmek için oluşturulur. • Komuta yetkisinin temel kaynağı organizasyon içindeki hiyerarşik pozisyondur. • Komuta yetkisine sahip bir yöneticinin bu yetkisi, yöneticilik pozisyonundan ya da makamından kaynaklanır. Yani komuta yetkisi, yasal bir yetki türüdür.

8. 2. Organizasyonlarda Kurmay Yetki ve Kullanımı • Kurmay yetki, danışma veya müşavirlik yetkisi olarak da ifade edilebilir. • Organizasyonlarda teknolojik ve faaliyet alanı olarak gelişmesi, klasik yetki kavramının ve ilişkilerinin yetersizliğini ortaya çıkarmıştır. Bu yetersizliği gidermek üzere ortaya çıkan yardımcı araçlardan biri kurmay yetki ve kurmay ilişkilerdir.

9. Organizasyonlarda Kurmay Yetki ve Kullanımı • Kurmay yetki, danışmanlık yapma, önerilerde bulunma ve görüş bildirme işlevini ifade eder. • Kurmay yetkiye sahip çalışanlar organizasyonlarda danışman ya da müşavir olarak nitelenir. Bu kişilerin herhangi bir birim üzerinde emir verme hakkı yoktur. • Kurmay elemanlarla anlaşmak ve kurmay birimler oluşturmak işletmeler için ek maliyet anlamındadır. Ancak çağdaş işletmecilik anlayışında kurmay elemanların, danışmanların yönetime yarar sağladığı artık tartışılmaz bir gerçektir.

10. Organizasyonlarda Kurmay Yetki ve Kullanımı • Kurmay yetkinin akışı, yukarıya doğru ve çoğunlukla üst yönetim basamaklarında gerçekleşir. • Danışmanlık işlevini yürüten kişi ya da birimler hiyerarşik yapının üstlerinde yer alır ve bir üst yöneticiye bağlı olarak görev yapar. • İşletmeler büyüdükçe ve geliştikçe kurmaylara duyulan gereksinme de artar. İşletmenin çalışma alanına ve önceliklerine göre kurmayların uzmanlık konusu değişir.

11. Kurmay Yetkinin Kullanımı Genel Müdürlük Hukuk Danışmanı Halkla İlişkiler Danışmanı Pazarlama Üretim Personel Komuta Yetkisi Kurmay Yetkisi

12. Organizasyonlarda Kurmay Yetki ve Kullanımı • Kurmay birimler dış çevreye uyumda ya da sorunların çözümlenmesinde büyük zaman ve emek tasarrufu sağlar. • İşletmelerin gereksinme duyduğu danışmanlık desteği dışarıdan görevlendirilecek uzmanlarla karşılanabileceği gibi, içerde mevcut kadrolardan da yararlanılabilir. Bu tercih, işletmenin koşullarına ve danışmanlık konusuna yaklaşımına bağlıdır.

13. Organizasyonlarda Kurmay Yetki ve Kullanımı • Kurmay yetkinin kaynağı uzmanlık, bilgi ve deneyimdir. İşletmelerdeki danışmanlar verdiği hizmetin kapsamı göz önüne alındığında iki grup altında ele alınabilir: • Özel Danışmanlar • Genel Danışmanlar

14. Organizasyonlarda Kurmay Yetki ve Kullanımı Özel Danışmanlar: Kurmay yetkiye sahip kişi ya da birimler, bu yetkiyi uzmanı olduğu belirli bir alana yönelik olarak kullanıyorsa, özel danışmanlık söz konusu olur. Kurmaylık konusu, yönetici ve ona bağlı astların bilgi sahibi olmadığı konuları kapsar.

15. Organizasyonlarda Kurmay Yetki ve Kullanımı Genel Danışmanlar: İşletmelerde kurmay yetkiye sahip kişi ya da birimlerin, birden fazla konuda danışmanlık yapması da söz konusudur. Genel danışman olarak nitelediğimiz bu birimler, birlikte çalıştığı yöneticilere değişik konularda destek verirler. Bu konular, yöneticilerin en fazla yardıma gereksinme duyduğu ve uzman görüşünün gerekli olduğu konulardır.

16. Komuta ve Kurmay Yetki İlişkilerinin Karşılaştırması • Komuta ve kurmay ayrımı, bir organizasyondaki yetki ilişkilerini belirtir. Komuta yöneticilerinin astları ile ilişkileri bir emir-komuta zinciri oluşturur ve tam olarak hiyerarşiyi yansıtır. Kurmay yetki ilişkilerinde ise, bir öneri ve tartışma ortamı yaratılır. • Kurmay yetki ilişkileri, komuta yetki ilişkilerine göre daha esnek ve biçimsel yönü daha zayıftır. Kurmay yöneticiler, kendi alanlarına giren konularda bir aksaklık görürse, düzeltilmesi için doğrudan müdahale edip, emir veremez, bunun yerine gereken önlemlerin alınması için ilgili komuta yöneticisini uyarır. Komuta yöneticisi uygun görürse, kurmayların uyarı ve önerilerini dikkate alarak gereken çabaları gösterir. Komuta yöneticisi uygun görmez ya da istemezse bu önerilere uymak zorunda değildir.

17. Komuta ve Kurmay Yetki İlişkilerinin Karşılaştırması • Komuta yetkisinin esas kaynağı, hiyerarşik yönetim pozisyonudur. Kurmay yetkinin kaynağı ise bilgi ve uzmanlıktır. • Organizasyonlarda kurmayların sahip olduğu uzmanlık yetkisi komuta birimlerinin elindeki hiyerarşik yetki gücünden aşağıdadır. Kurmay yetki, komuta yetki gücüne bağlı ve onun desteği durumundadır.

18. Organizasyonlarda Fonksiyonel Yetki İlişkileri • Fonksiyonel yetki, belirli bir grup faaliyet veya faaliyetin bazı yönlerine ilişkin olarak bir yöneticinin başka bölümlerdeki personel üzerinde emir verme hakkını ifade eder. • Fonksiyonel yetki uzmanlık gerektiren belirli faaliyetlere ilişkin olarak ve gereksinme duyulduğunda kullanılır. • Fonksiyonel yetkinin kaynağı, bilgi, uzmanlık ve deneyimdir. Bu bağlamda fonksiyonel yetki, sınırlı bir kapsamda emir verme ve itaat bekleme hakkını ifade eder. Fonksiyonel yetkiye sahip yönetici, kendisini ilgilendiren alanda nelerin, ne zaman, nasıl yapılacağını planlayıp, bu yönde emir verir.

19. Organizasyonlarda Fonksiyonel Yetki İlişkisi Yönetim Kurulu Başkanı ÜRETİM PAZARLAMA PERSONEL FİNANS Kredi Fonlar Kalite Kontrol Depolama Reklam Satışlar Fonksiyonel Yetki

20. Organizasyonlarda Fonksiyonel Yetki İlişkileri • Bir organizasyon içinde emir verme hakkına sahip her yönetici karşılığında itaat bekler. Fonksiyonel emir, kaynağı farklı da olsa, komuta kanallarından gelen diğer emirlerle aynı düzeydedir. Bir başka ifadeyle, fonksiyonel emir hakkına sahip yönetici, emirlerinin yerine getirilmesini denetleme ve ceza uygulama konusunda hiyerarşik yöneticilerle aynı güce sahiptir. Fonksiyonel kanallardan gelen emri alan kişi, bunun uygulanmasını olanaksız görürse, yapılması gereken öncelikli davranış fonksiyonel yönetici ile görüşmektir. Çözümsüzlüğün sürmesi durumunda yapılması gereken bir üst yöneticiye başvurmaktır.

21. Komuta, Kurmay ve Fonksiyonel Yetkinin Sınırlamaları • Komuta, kurmay ve fonksiyonel yetki ayrımının odak noktası, yetkinin kullanımı ile ilgilidir. Bu yetki türlerinin ve ortaya çıkardığı yetki ilişkilerinin etki boyutları üç başlık altında incelenebilir.

22. 1. Komuta Yetkisinin Kullanımında Sınırlamalar • Komuta yetkisi, emir verme ve karşılığında itaat bekleme hakkını ifade eder. Komuta yöneticisi, bulunduğu yönetim pozisyonunun doğrudan yetki ve sorumluluk alanına giren her işgören üzerinde ve her konuda emir verebilir, denetim ve ceza uygulayabilir. Komuta yetkisinin kaynağı yasal pozisyonlardır. • Komuta ya da hiyerarşik yetkiye sahip yöneticiler, bu yetkiyi sınırsız ve diledikleri biçimde kullanamazlar. Bu konudaki kurallar organizasyonlarda yazılı bir şekle dönüşmese de, örgüt kültürünün önemli bir unsuru olarak yerini almaktadır. Bu gelişme komuta yetkisinin uygulanmasındaki önemli bir sınırlılıktır.

23. 1. Komuta Yetkisinin Kullanımında Sınırlamalar • Komuta yetkisi, organizasyonun amaçlarıyla sınırlanmıştır. Komuta yöneticisinin vereceği emirler, amaçlar ve ana politikaların dışına çıkamaz. Organizasyonun amaçlarına hizmet etmeyecek emirler verilmemelidir. Ayrıca üst yönetim tarafından belirlenen yetki ve sorumluluk alanlarının dışına çıkılamaz. • Hiyerarşik yapı ve bunun uzantısı olan kurallar, komuta yetkisinin kullanımında temel sınırlayıcı unsurlardır. • Bir başka sınırlılık, eğitim ve teknoloji alanındaki gelişmelerden kaynaklanmaktadır. İşletme faaliyetlerinde uzmanlara duyulan gereksinmenin artması, kurmay yetkinin önemini artırmıştır. • Ekip çalışmasının giderek vazgeçilmez bir yönetim tekniği durumuna gelmesi hiyerarşik ilişkileri zayıflatmıştır.

24. 2. Kurmay Yetkinin Kullanımında Sınırlamalar • Kurmay yönetici bir komuta yöneticisine görüş ve önerilerini zorla benimsetemez. Danışmanların varlığı işletmedeki üst basamak komuta yöneticilerinin eğilimine bağlıdır. Kurmay yetkinin, hiyerarşik yetkiye olan bu bağımlılığı, kullanımında sınırlayıcı bir unsurdur. • Kurmay yetkiye bir diğer sınırlama, komuta yetkisine oranla, taşıdığı sorumluluğun düşük düzeyde kalmasıdır. Kurmay yetkinin organizasyonlardaki ihtiyari niteliği, kurmay yöneticinin sorumluluğunu azaltır.

25. 3. Fonksiyonel Yetkinin Kullanımında Sınırlamalar • Fonksiyonel yetkinin kullanımını sınırlayan unsurların en önemlisi, bu yetki ilişkilerinin organizasyonlarda ortaya çıkarabildiği yetki çatışmasıdır. Yetki çatışmasının tarafları, emir verme hakkına sahip komuta yöneticisi ve fonksiyonel yönetici ile iki üste bağlı çalışmak zorunda kalan astlardır. • Fonksiyonel yetkinin kullanımı ile organizasyonlarda “komuta birliği” ilkesi bozulur. Bu ilke, organizasyonlarda hem disiplin ve düzenin sağlanması, hem de hiyerarşik karmaşayı önlemek için gereklidir. Komuta birliği ilkesinin bozulmasıyla yöneticiler arasında yetki çatışması, birden fazla üstten emir alan astlar açısından karmaşa ve moral bozukluğu ortaya çıkar.

26. 3. Fonksiyonel Yetkinin Kullanımında Sınırlamalar • Fonksiyonel yetki ilişkilerinin bu tür önemli sakıncaları olmasına rağmen, bazı işletmelerde uygulanması gereklidir. Bunlar birden fazla mal veya hizmet üretimi yapılan, faaliyetleri gereği iç ve dış çevresi karmaşık ya da sürekli değişken olan, faaliyetlerinin yürütülmesinde ekip çalışması zorunluluğu olan, özellikle teknik uzmanlık bilgisinin önemli olduğu, proje çalışmalarının ağırlıkta olduğu ve benzeri niteliklere sahip işletmelerdir. • Fonksiyonel yetki uygulamasından beklenen yararın sağlanabilmesi için bir başka gerekli unsur, eğitimdir. İşletmede bazı yöneticilere fonksiyonel yetki tanımasının gerekliliği, katkıları ve bundan yararlanabilmesi için uyulması gereken ilkeler konusunda yöneticiler dahil tüm çalışanlara eğitim verilmelidir.

27. Organizasyon Yapıları • Organizasyonlarda bölümlendirme konusu ile organizasyon yapıları birbirine çok karıştırılan iki konudur. Bölümlendirme kapsamında, işletmelerdeki faaliyetlerin değişik unsurlar temel alınarak nasıl bölümlendirileceğini yani bölümlere ayrılacağını irdelenir. Organizasyon yapısı ise, doğrudan yetkinin kullanımı ile ilgilidir. Kullanımı açısından yetki türlerini komuta, kurmay ve fonksiyonel olarak ayrılması mümkündür. Bu ayrım çerçevesinde organizasyon yapıları da üç başlık altında incelenebilir:

28. Organizasyon Yapıları1. Komuta Organizasyon Yapısı • Faaliyetlerin yürütülmesinde yalnızca komuta yetki ilişkilerinden yararlanılması durumunda, işletme komuta organizasyon yapısına sahiptir. • Komuta organizasyonu, dikey organizasyon ya da hat organizasyonu olarak da ifade edilebilir. • Bu organizasyon komuta yöneticileri ve komuta birimlerinden oluşur. • Komuta organizasyonunda faaliyetler, doğrudan ast-üst ilişkileri biçiminde sürdürülür. • Komuta birliği ilkesine ve hiyerarşiye bağlılık vardır. Yani, her ast doğrudan bir üste bağlıdır, ondan emir alır ve ona itaat etmek zorundadır.

29. Komuta (Dikey Hat) Organizasyonu Komuta Birimleri Komuta Yetkisi

30. Organizasyon Yapıları1. Komuta Organizasyon Yapısı • Komuta organizasyonu, hiyerarşi kurallarının çıkılmadığı sürece uygulanması basit bir yapıdır. • Yetki ve sorumluluklar net olarak belirlenmiştir. • Bu açıklık, yetki ilişkilerinden doğabilecek sorunları en düşük düzeyde tutar. • Olumlu yönlerine karşılık, komuta organizasyonu katılık ifade ettiği için eleştirilebilir. • Ast-üst ilişkilerinde esneklik olmayınca, işletmenin bütününde dış çevredeki değişimlere uyum zorlaşır. • Ayrıca komuta organizasyon yapısında yaşanan hiyerarşik katılık, tüm çalışanlar için sıkıcı, monoton ve stres kaynağı bir ortama dönüşebilir.

31. Organizasyon Yapıları2. Komuta-Kurmay Organizasyon Yapısı • Bir işletmede faaliyetlerin yürütülmesinde, komuta yetki ilişkilerinden de yararlanılıyorsa o işletmede komuta-kurmay organizasyon yapısı vardır. Bir başka ifadeyle, bir komuta organizasyonuna danışmanlar eklenirse ya da kurmay biçimler eklenirse, komuta-kurmay organizasyondan söz edilir. • Komuta-kurmay organizasyonlarda faaliyetler yine doğrudan ast-üst ilişkileri çerçevesinde yürütülür. Bu yapı içinde de hiyerarşi kurallarına bağlılık ve disiplin mevcuttur.

32. Komuta-Kurmay Organizasyonu Genel Md. Finans Uzmanı Gn. Md. Yrd. İşletme Md. Komuta Birimi Komuta Yetkisi Kurmay Yetkisi Kurmay Birimi

33. Organizasyon Yapıları3. Fonksiyonel Organizasyon Yapısı • Fonksiyonel organizasyon, fonksiyonel yetki ilişkilerinin yaygın biçimde kullanıldığı yapıdır. • Fonksiyonel organizasyon yapısı, komuta organizasyonunda fonksiyonel yetki ilişkilerinin kullanılmasıyla ortaya çıkar. • Fonksiyonel organizasyon yapısının en belirgin sorunu yöneticiler arasında yetki çatışması olması ve örgütsel karmaşa yaşanmasıdır.

34. Fonksiyonel Organizasyon Yapısı

35. Saf Proje Organizasyonu • Bu yapı, organizasyonun emir-komuta zinciri içinde oluşur, diğer komuta birimleri yanında bir proje yöneticisi de görev yapar. • Proje işlerinin gerçekleştirilmesi için gerekli kaynaklar ve görevli birimler, bu proje yöneticisinin yetki ve sorumluluk alanındadır. Bu proje yöneticisi, elindeki tüm kaynakları bir komuta yöneticisi gibi değerlendirebilir. • Saf proje organizasyon yapısı, işletmelerin büyük projelerinin gerçekleştirilmesinde kullanılması uygundur. Bazı örneklerde tüm işletmenin bir proje için örgütlenmesi söz konusudur.

36. Saf Proje Organizasyonu

37. Matriks Organizasyon Yapısı • Matriks yapı, çok boyutludur ve diğer yapılara göre daha karmaşık özelliklere sahiptir. Çok boyutlu olma özelliği, hem dikey hem de yatay düzeyde örgütlenme olmasından kaynaklanır. Dikey hiyerarşi basmaklarında işlevler, yatay basamaklarda ürün ya da proje esasına göre bölümlendirme yapılır. • Matriks organizasyon yapısı, işlevlere göre bölümlendirilmiş organizasyon üzerine, ürünlere göre bölümlendirilmiş organizasyonun oturtulmasıyla elde edilen bir yapıdır.

38. Matriks Organizasyon Yapısı

39. Matriks Organizasyon Yapısı • Matriks organizasyon yapısında faaliyetler ikili komuta zinciri ile yürütülür. Zincirin bir halkasını dikey hiyerarşik boyutta yer alan işlevsel bölüm yöneticilerinin sahip olduğu komuta yetkisi oluşturur. İkinci halka ise ürün ve proje yöneticilerinin kullandığı komuta yetkisidir. • Proje ya da ürün yöneticisi, proje ya da üretim çalışmalarının, belirlenen zaman, kalite ve maliyet sınırları içinde gerçekleştirilmesinden sorumludur. Bu konuda üst yöneticinin emir ve denetimindedir. • Matriks yapıdaki işlevsel bölümlerin görevi, ürün ya da proje çalışmalarının, kendi uzmanlık alanlarına giren kısımlarına yardımcı olmak, yönlendirmektir.

40. Matriks Organizasyon Yapısı • İşlevsel yöneticiler ile proje ya da ürün yöneticileri arasında hiyerarşik bir ilişki yoktur. Yani biri diğerine emir veremez, müdahale edemez. Ancak her ikisi de üst yönetime bağlı olarak çalışır. Proje ve üretimin hedeflenen niteliklerde tamamlanabilmesi için, işbirliği ve koordinasyon içinde olmaları gerekir. • Matriks organizasyonda bir başka önemli rol, proje ya da ürünler için oluşturulan ekiplerde yre alan kişilere aittir. Bu ekip üyeleri bir projede yer aldığı sürece, ikili komuta yetkisi altında çalışmak ve her iki yöneticinin emirlerine uymak zorundadır.

41. Matriks Organizasyon Yapısı • Matriks organizasyon yapısı, klasik organizasyonlarda olmayan bir işlerliğe sahiptir. Buna karşılık karmaşık yapısı nedeniyle, ufak bir sorun büyük boyutlara ulaşabilmektedir. Yetki çatışması, ekip üyelerinin moral düşüklüğü, proje sürecinin uzaması, hatalı uygulamalar karşılaşılacak sorunlardan bazılarıdır. Matriks yapıdan kaynaklanacak sorunları en az indirgeyebilmek için, organizasyon çapında çok yönlü iletişim, işbirliği, koordinasyon, denetim için öncelikle kişisel çaba gösterilmesi gerekir. Kişisel çabaların yanında belirli dönemlerde gerçekleştirilecek koordinasyon toplantıları üst yönetimle diğer yöneticileri ve ekip üyelerini bir araya getirmelidir. Böylece matriks yapının temel koşulu olan, bütünleşik bir çalışma ortamı yaratılabilir.