A import ncia do planejamento para a preserva o de cole es documentais
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Fórum Permanente de Arte e Cultura UNICAMP. A importância do planejamento para a preservação de coleções documentais. Ingrid Beck. Conceitos. Preservação - sentido geral, toda a ação que se direciona à salvaguarda das condições físicas dos materiais.

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A importância do planejamento para a preservação de coleções documentais.

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A import ncia do planejamento para a preserva o de cole es documentais

Fórum Permanente de Arte e Cultura

UNICAMP

A importância do planejamento para a preservação de coleções documentais.

Ingrid Beck


Conceitos

Conceitos

  • Preservação - sentido geral, toda a ação que se direciona à salvaguarda das condições físicas dos materiais.

  • Conservação / Restauração - intervenção na estrutura dos materiais visando melhorar o seu estado físico.

  • impacto sobre o objeto

  • Conservaçãopreventiva - melhoria do meio ambiente e dos meios de armazenagem visando prevenir e retardar a degradação.

  • impacto sobre o conjunto


A preserva o documental

A preservação documental

  • Sociedade da Informação:

    • Importantes mudanças conceituais.

    • O acesso passou a ser a principal justificativa para a preservação das coleções.

    • A preservação passou a ter um caráter gerencial.

  • Não se faz preservação sem planejar.


Recomenda es

Recomendações

  • A Câmara Técnica de Conservação de Documentos do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ

    preparou, em 2005, as “Recomendações para a Produção e o Armazenamento de Documentos de Arquivo".

  • Os documentos devem ser protegidos para assegurar sua integridade pelo período determinado para a guarda/retenção.


Conserva o preventiva

Conservação Preventiva

  • Armazenamento seguro: minimiza os danos aos documentos e as perdas de informação.

  • Condições ambientais e de guarda asseguram a perenidade e o acesso, independente do formato ou suporte dos documentos.

  • Reformatação e migração planejada dos arquivos digitais para novas mídias.

  • Salvamento das coleções em casos de desastre.


Planejamento de preserva o

Planejamento de Preservação

Fases:

  • Dinâmica de seleção de acervos prioritários:

    • Coleções prioritárias.

    • Áreas prioritárias

  • Levantamentos/diagnósticos:

    • Levantamento das condições das coleções e das áreas de armazenamento.

    • Análise dos dados levantados.

  • Plano Diretor/Estratégico:

    • Redação do Plano.

    • Implementação do Plano, ações prioritárias.


Fase 1 din mica de sele o

Fase 1: dinâmica de seleção

  • Primeira fase do planejamento: promover una dinâmica participativa, para identificar as coleções prioritárias para a instituição.

  • Participam:

    • Arquivistas, gerentes de coleções e de acesso, avaliando prioridades quanto ao valor intrínseco e a freqüência de uso.

    • Conservadores, microfilmadores, avaliando a fragilidade e as necessidades de preservação.

    • Engenheiros de manutenção do edifício, avaliando vulnerabilidades, condições climato-ambientais e riscos para a segurança e preservação do acervo documental.


Escalas de valor x uso segundo clive smith

Escalas de VALOR x USOsegundo Clive Smith

VALOR :

A- Documentos de conteúdo essencial a nível probatório e de pesquisa histórico científica.

B - Documentos com informação significativa para distinta finalidade.

C - Documentos com informação útil ou complementar.

USO :

A - Documentos de consulta freqüente.

B - Documentos de consulta relativamente freqüente.

C - Documentos de consulta ocasional.


Graus de urg ncia ou prioridade exemplo

Graus de urgência ou prioridade (exemplo):

  • AA -necessitam de atenção imediata; ex: prioridade para microfilmagem e reacondicionamento ( Prioridade 1)

  • AB - necessitam de atenção para prevenir deterioração; ex: reacondicionamento ( Prioridade 2)

  • AC - idem ( prioridade 2)

  • BA - ex: necessitam ser microfilmados (prioridade 2)

  • BB - ex: embalagem de proteção a médio prazo (Prioridade a ser definida)

  • BC - idem (Prioridade 3)


Fase 2 levantamentos

Fase 2: Levantamentos

  • O Planejamento de Preservação pede dados quantitativos sobre:

    • Condições de fragilidade e degradação das coleções.

    • Climatologia do interior e exterior do edifício: variações de temperatura e umidade relativa do ar, níveis de contaminação atmosférica e radiações luminosas.

    • Condições do mobilário, de caixas e pastas, quanto à funcionalidade e qualidade de preservação, para cada acervo.

    • Condições do edifício e fatores de risco para o acervo.


Metodologias de levantamento

Metodologias de levantamento

  • Basicamente há duas formas de pesquisa: a que avalia individualmente, item por item e a que utiliza a metodologia de amostragem aleatória.

  • A pesquisa, ou levantamento, é uma etapa do planejamento que não deve demorar.

  • Em coleções extensas, o método por amostragem é especialmente recomendado.


Que m todo

Que método?

  • La evaluación es una fase de la planificación que no debe tomar mucho tiempo.

  • Para evaluar las condiciones del edificio y sus instalaciones, la investigación es individualizada sobre variados elementos, en cantidades limitadas.

  • El monitoreo de las condiciones medioambientales se hace sobre un determinado espacio físico y sobre un determinado espacio de tiempo, usando dataloggers, con resultados en medianas, máximas e mínimas .

  • Ya en encuestas sobre colecciones muy extensas el muestreo aleatorio es una herramienta imprescindible.


Evaluadores

Evaluadores

  • Además de preparar las cuadrillas para las encuestas, las direcciones técnicas tendrán aun que entrenar los equipos que aplicarán las encuestas.

  • El entrenamiento debe pasar el conocimiento necesario en el tema de la investigación y entrenar y llevar a cabo simulacros sobre la encuesta.

  • La confiabilidad de la evaluación dependerá en grande parte de estas pruebas preliminares, y ellas deben repetirse hasta que ningún más presente dudas.


Universos de evaluaci n

Universos de evaluación.

  • Es también importante que las muestras sean representativas de un determinado universo a ser evaluado, para resultar en datos objetivos.

  • La investigación debe manejarse en separado, para cada universo de que se desea investigar, como, por ejemplo, documentos encuadernados, colecciones el papel ácido, colecciones fotográficas en color, en negro y blanco, o de películas.


A amostragem aleat ria usa amostras imparciais

A amostragem aleatória usa amostras imparciais.

  • Carl Drott adequou o método de pesquisa por amostragem aleatória às necessidades de investigação em bibliotecas, podendo ter inúmeras aplicações.

    Random Sampling: A Tool for Library Research, in College & Research Libraries 30 (Março de 1969) : 119-125.

  • http://drott.cis.drexel.edu/


Um m todo confi vel

É um método confiável ?

  • Com o método de amostragem não podemos ter certeza de que os dados colhidos irão refletir exatamente o mesmo resultado que teríamos, se investigássemos a coleção inteira.

  • Por esta razão precisamos trabalhar com métodos estatísticos já consagrados, nos quais a margem de acerto pode ser previamente estabelecida.


Precis o e tamanho da amostra

Precisão e Tamanho da Amostra

  • A amostragem aleatória permite realizar pesquisas, independente do volume total de itens, com níveis de acerto elevados.

  • À medida em que se aumenta o tamanho da amostra, eleva-se a precisão dos dados.

  • O tamanho da amostra é, portanto, estabelecido com base na precisão desejada.

  • A precisão deve ser calculada, prevendo dois possíveis tipos de erro: tolerância e confiança.


Toler ncia

Tolerância

  • A Tolerância é a margem ou intervalo de confiança, também chamada de ou erro-padrão.

  • Tolerância é uma medida expressa em percentuais.

    • Por exemplo: Pesquisando uma coleção de plantas de arquitetura, com uma tolerância de 4%, obtivemos a resposta de que 15% das plantas excedem ao formato das mapotecas: 15 ± 4.

    • Devemos considerar que entre 11(15 - 4) e 19(15 + 4) % das plantas excedem de fato às medidas das mapotecas.


Confian a

Confiança

  • A Confiança ou nível de confiança é expresso como porcentagem e representa o quanto podemos estar seguros de que a resposta está, de fato, dentro dos limites estabelecidos pela tolerância.

    • Exemplo: No caso das plantas, se a confiança for 95%, há 95% de chance, de que entre 11 e 19 % das plantas excedem ao tamanho das mapotecas.

    • Isto significa que haveria apenas uma chance em 20 de de a resposta estar errada.


Aplicando toler ncia e confian a

Aplicando tolerância e confiança

  • Drott mostrou com a tabela a seguir, como podemos selecionar, com base nos níveis de tolerância e confiança, o tamanho da amostra.

  • Na maioria das pesquisas na área de ciências humanas usa-se o nível de confiança de 95%.

  • Se a esta confiança aplicamos uma margem de tolerância de 5% chega-se a um tamanho de amostra de 384 itens.


Ajustando a margem de toler ncia

Ajustando a margem de tolerância.

  • Se pudermos estimar que cerca de 20 % das plantas apresentam medidas superiores ao padrão das gavetas, podemos encontrar um fator de redução para a margem de tolerância:

  • Matematicamente falando, isto é estimar o desvio padrão.

  • Calculando o Fator de Correção:

    1,0 – 0,2 = 0,8

    0,2 x 0,8 = 0,16

    0,16 x 4 =0, 64

    • Multiplicado o fator de correção pelo valor dado à margem de tolerância, no caso ± 5, teremos margem de tolerância reduzida para:0,64 X 5 = 3,2

    • A margem de tolerância passa a ser de ± 3


Http www surveysystem com

http://www.surveysystem.com

Encontre o tamanho da amostra ou a margem de tolerância:


A t cnica de amostragem precisa usar uma amostra imparcial

Deve-se usar o conceito matemático de aleatoriedade.

Como podemos nos certificar de que a pesquisa é de fato aleatória?

O método faz uso de tabelas de números aleatórios. Exemplo, os números sorteados pela Loteria.

Muitos livros sobre amostragem ou estatísticas incluem tabelas de números aleatórios

Por exemplo:

173493

533251

081831

987384

381849

A técnica de amostragem precisa usar uma amostra imparcial


Aplicando o m todo exemplo

Aplicando o método: exemplo

  • Um arquivista precisa levantar as necessidades de reacondicionamento de um fundo documental com 9.972 caixas, porque parte das caixas se encontra em mau estado.

  • O arquivista irá trabalhar com a

    • Confiança de 95 % , e a

    • Tolerância em ± 5 %.

    • O tamanho da amostra, de acordo com a Tabela 1 é de 384 itens.


Avalia o do sistema de acondicionamento

AVALIAÇÃO DO SISTEMA DE ACONDICIONAMENTO

Tipo de cartão:

  • alcalino

  • kraft

    Estado da caixa:

  • rasgada e

  • deformada

  • pequena para o formato dos documentos

    Estado dos documentos:

  • bom estado

  • amassados e/ou rasgados

    Aplicador:________________________________


Ajustando a margem de toler ncia sobre um percentual estimado

Ajustando a margem de tolerância sobre um percentual estimado

O arquivista estima que não mais que 30% das caixas terão que ser substituídas, portanto irá calcular reduzir a margem de tolerância da seguinte forma:

1,0 - 0,3 = 0,7

0,3 X 0,7 = 0,21

0,21 X 4 = 0,84

0,84 X 5 = 3,2


Sele o aleat ria estantes

Seleção aleatória: estantes

  • Há 9.972 caixas, distribuídas em 277 estantes.

  • Cada estante tem 6 prateleiras, e

  • há 6 caixas em cada prateleira.

  • O arquivista escolheu a amostra de 384 caixas da seguinte maneira: 43 estantes, destas 3 prateleiras e destas 3 caixas (42x3x3 = 387 caixas).

  • Para identificar as 43 estantes, retirou os 43 números abaixo, de una relação de números aleatórios com 3 dígitos :

  • 387 307 276 457 287 106 975 341 573 239 546 940

  • 539 143 456 191 706 223 378 982 261 684 738 830

  • 502 569 571 171 309 947 865 684 674 349 347 308

  • 916 792 321 988 897 267 497 .


Sele o aleat ria estantes1

Seleção aleatória: estantes

  • Para selecionar das 277, 43 estantes, o arquivista calculou um fator de conversão para os números aleatórios com 3 dígitos, de 001 a 277 , para encontrar os números das estantes.

  • 999 / 277 = 3,6.

  • Dividiu cada um dos 43 números aleatórios pelo fator de conversão.

  • Veja o exemplo da primeira coluna (em negrito):

  • 387 / 3,6 = estante 107.

  • 539 / 3,6 = estante 149.

  • 502 / 3,6 = estante 139.

  • 916 / 3,6 = estante 254


Sele o aleat ria pateleiras e caixas

3 de das 6 prateleiras da estante selecionada e

3 caixas de cada uma dessas prateleiras (também com 6 caixas),

Converteu uma coluna de números aleatórios de 2 dígitos em números de 1 a 6 (não existe estante zero):

00 a 15 emprateleira 1

16 a 31 em prateleira 2

32 a 47 em prateleira 3

48 a 63 em prateleira 4

64 a 79 em prateleira 5

80 a 95 em prateleira 6

96 a 99 exclua.

Números aleatorios PrateleiraCaixa

1740 22

3789 3 3

7022 5 5

Seleção aleatória: pateleiras e caixas


O levantamento

O levantamento

  • Combinando todas essas regras, o arquivista encontrou a sua amostra aleatória.

  • Depois de ordenar todos os números das estantes, ele retirou, sempre, a 2ª, 3ª e 5ª caixa, de cada 2ª, 3ª e 5ª prateleira, das 43 estantes selecionadas.


Os dados

Os dados

  • Foram tabulados, com relatórios percentuais, a saber:

    • 21% ± 4% de caixas de boa qualidade, em bom estado (entre 17 e 25%) = média: 2.094 caixas.

    • 79% ±4% de caixas de cartão ácido, sem qualidade de preservação (entre 73 e 83%) = média: 7.878 caixas.

  • Destas,

  • 38% ± 4% caixas rasgadas e deformadas

  • 24% ± 4% caixas rasgadas e deformadas, e ainda com medidas menores que as medidas dos documentos.


Informa es que substanciaram a an lise dos dados

Informações que substanciaram a análise dos dados

  • A área de aquisição informou ter adquirido essas caixas há cerca de 6 anos.

  • A área de acesso assegurou que grande parcela desta documentação é muito consultada.

  • A área de preservação considerou que o papelão ondulado kraft não é adequado para a preservação dos documentos, e só foi adquirido na época porque não haviam caixas de outro cartão adequado, disponíveis no mercado.


Informa es adicionais

Informações adicionais

  • O arquivista ainda considerou as informações de que as caixas de cartão ácido foram adquiridas há cerca de 6 anos.

  • A área de acesso disse que grande parte desta documentação é muito consultada.

  • A área de preservação considerou que o cartão ácido não é adequado para a preservação de documentos.


O plano de a o

O plano de ação

  • Para um investimento definitivo justificava-se a substituição de todas essas caixas por novas, mais resistentes e de cartão alcalino, pois mesmo as que ainda se encontravam em bom estado deveriam apresentar problemas, em breve.

  • Plano de Ação:

    • Adquirir, a curto prazo, de 3.000 caixas de tamanho padrão e de 2.000 caixas de novo padrão de formato, para abrigar adequadamente os documentos de medidas maiores.

    • Adquirir a médio prazo outras 2.000 caixas de formato padrão, para substituição, num segundo momento, das caixas de papel kraft, ainda em melhor estado.

    • Combinar as atividades de reacondicionamento com a limpeza dos documentos.


Obrigada

Obrigada !

Ingrid Beck

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Projeto CPBA:

www.cpba.net


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