Ladok3 Sammanfattning av projektet samt planer den närmaste tiden

1. Ladok3Sammanfattning av projektet samt planer den närmaste tiden NUAK 2010 09 28

2. Föredragshållare Wilhelm Arndt Huvudprojektledare Ladok3 Extern konsult, Transcendent Group Catherine Zetterqvist Projektledare verksamhetsdelprojekt Systemansvarig, Linnéuniversitetet Reijo Soréus Projektledare lösningsdelprojekt TeknisksystemförvaltareförLadok, VHS

3. Agenda Inledning Vad vi levererar – Projektets mål Projektet Ladok3 Förankring Kommunikation

4. Ladok3 – Projekt och system • Det nya systemstödet Ladok3: • Kan i jämförelse med dagens Ladok vara mindre eller större, beroende på vilket resultat vi så småningom når och hur vi väljer att benämna det eller de system som ger oss morgondagens studieadministrativa stöd. • Projektet Ladok3: • Omfattar även processbeskrivningar, begreppskartläggning och systemkartläggning för de processer och system som kommunicerar eller borde kommunicera med systemstödet Ladok3

5. Agenda Inledning Vad vi levererar – Projektets mål Projektet Ladok3 Förankring Kommunikation

6. Vad ska Ladok3 leverera Nästa generation av studieadministrativt systemstöd för universitet och högskolor i Sverige, som alltså ska ersätta det Ladoksystem som idag är i drift.

7. Vilka bitar ska vi använda till Ladok3

8. Omfattning och krav på Ladok3 ? ? ? ? ? ?

9. Omfattning och krav på Ladok3 Omfattning ? ? ? ? ? ?

10. Omfattning - Förstå verksamheten • 1. Definiera och strukturera informationen • 2. Fånga in behov och krav via processkartläggning • 3. Kartlägga informationsflöden Stabilitet Information Organisation Process vem? hur? vad? Integration

11. Strukturera informationsbehovet • För att kunna definiera en omfattning över vad Ladok3 ska stödja behöver vi säkerställa att lärosätena har en gemensam definition av informationen Stabilitet Information Organisation Process vem? hur? vad?

12. Begreppsdefinition

13. Övergripande processbeskrivning • Andra viktiga stödprocesser är: • Rekrytera och behålla personal • Ekonomistyrning och inköp • Tillhandahålla infrastruktur (IT, lokaler)

14. Identifiera omfattning Ladok3? • Andra viktiga stödprocesser är: • Rekrytera och behålla personal • Ekonomistyrning och inköp • Tillhandahålla infrastruktur (IT, lokaler)

15. Kartlägga informationsflöden • Omfattningen av Ladok3 påverkas också av i vilken mån informationsflödet täcks av befintliga system Kontohantering Schema Lärplattformar Kontohantering Anmälan Ladok3 Open LPW Ladok Ladok STUDERA Ladok Lokal Ladok Kursdb Lokal Ladok Lokal Ladok Lokal Ladok Lokal Ladok NYA Ladok Ping SCB CSN

16. Bottenplattan på plats

17. Krav på Ladok3 Krav på:

18. Det här ska Ladok3 leva upp till Nya behov

19. Det här ska Ladok3 leva upp till Nya behov Effektiv integration

20. Det här ska Ladok3 leva upp till Nya behov Kostnadseffektivt Effektiv integration

21. Det här ska Ladok3 leva upp till Hållbart över tiden Nya behov Kostnadseffektivt Effektiv integration

22. Det här ska Ladok3 leva upp till Hållbart över tiden Nya behov Kostnadseffektivt Effektiv integration Effektiv datadelning

23. Det här ska Ladok3 leva upp till Hållbart över tiden Nya behov Kostnadseffektivt Effektiv integration Effektiv datadelning Användarvänlighet

24. Det här ska Ladok3 leva upp till Hållbart över tiden Nya behov Kostnadseffektivt Effektiv integration Effektiv datadelning 24/7 drift Användarvänlighet

25. Det här ska Ladok3 leva upp till Hållbart över tiden Nya behov Kostnadseffektivt Effektiv integration Modernt Effektiv datadelning 24/7 drift Användarvänlighet

26. Det här ska Ladok3 leva upp till Hållbart över tiden Nya behov Kostnadseffektivt Effektiv integration Modernt Effektiv datadelning 24/7 drift Användarvänlighet Mobila studenter

27. Det här ska Ladok3 leva upp till Hållbart över tiden Nya behov Kostnadseffektivt Effektiv integration Modernt Effektiv datadelning 24/7 drift Användarvänlighet Flexibelt Enkelt Mobila studenter

28. Det här ska Ladok3 leva upp till Hållbart över tiden Nya behov Kostnadseffektivt Effektiv integration Modernt Effektiv datadelning 24/7 drift Användarvänlighet Flexibelt Enkelt Självbetjäning Mobila studenter

29. Det här ska Ladok3 leva upp till Hållbart över tiden Nya behov Kostnadseffektivt Effektiv integration Modernt Effektiv datadelning 24/7 drift Användarvänlighet Flexibelt Enkelt Självbetjäning Säker Mobila studenter

30. Det här ska Ladok3 leva upp till Hållbart över tiden Nya behov Förankring Kostnadseffektivt Effektiv integration Modernt Effektiv datadelning 24/7 drift Framtidssäkrat Flexibelt Enkelt Självbetjäning Säker Mobila studenter

31. Ladok3!

32. Agenda Inledning Vad vi levererar – Projektets mål Projektet Ladok3 Förankring Kommunikation

33. Bakgrund till projekt Ladok3 HS 2007 HS2009 Styrelse 16 Dec 2009 Styrelse 18 Jan 2010 Styrgrupp Projekt-direktiv 20 maj 2010 PL Projektplan Förstudieprojekt initieras. Beslut om att påbörja genomförandet av Ladok3-projektet. Styrgrupp för Ladok3 tillsätts. Initiala uppgifter tilldelas. Styrelsen förtydligar uppdrag till styrgruppen i form av målen för projektet. Styrgruppen tar fram projektdirektiv med effektmål för projektet. Målet med förberedelse-arbetet är att ta fram en projektplan för genomförandet av projektet.

34. Ladok3 – Nuläge BP2.3 BP1 BP2.1 BP2.2 BP3 Förbereda 2010-2011 BP5 BP6 BP5 BP6 BP7 BP4 Genomföra 2011-2014 BP8 Avveckla 2014

35. Målet med förberedelsefasen • I förberedelsefasen läggs fundamentet för hela projektet • Efter förberedelsefasen har vi kommit så långt att vi kan presentera en projektplan med: • Kravbeskrivning • Lösningsförslag • Tidplan för genomförandet • Budget • Migreringsplan

36. Övergripande aktiviteter och beroenden under förberedelsefasen Verksamhetsprojekt Projekt-direktiv Processbeskrivningar Begreppsdefinitioner Verksamhetsarkitektur Övergripande kravspecifikation Projekt-plan Migreringsplan Lösningsprojekt Integration mot lokala tekniska miljöer Kartläggning av icke funktionella krav Alternativa externa lösningar Utvärdera alternativen Övergripande Lösningsförslag

37. Övergripande tidplan 2010 2011 BP 1 BP2.1 BP2.2 BP2.3 BP3 Verksamhetsdelprojekt Processbeskrivningar Begreppsdefinitioner Förankr. Verksamhetsarkitektur Förankr Övergripande kravspecifikation Förankr Migreringsplan Lösningsdelprojekt Integration mot lokala tekniska miljöer Kartläggning av icke funktionella krav Alternativa externa lösningar Utvärdera alternativ Förankr Övergripande Lösningsförslag

38. Idé om plan efter BP3 - genomförandefas BP3 Inplanerade delprojekt Ex. Bygga Lösningsarkitektur Övergripande kravspecifikation Detaljerad kravbild för del/modul Migreringsplan Utveckling Övergripande lösningsförslag Test Val av tjänsteleverantör Leverans1 Ex. Upphandling av standardsystem Framtagande av detaljerad kravbild Upphandlingsunderlag Upphandling och selektering Köp & Anpassning

39. Pågående aktiviteter Delprojektledare

40. Delprojekt Verksamhet Delprojektledare: Catherine Zetterqvist • Mål för delprojektet är att leverera verksamhetens krav på nästa generations studieadministrativa systemstöd och att säkerställa att definierade krav uppfylls i del- och slutleveranser. • Målet för delprojektet fram till BP3 är att ta fram verksamhetskraven på en övergripande nivå och tillsamman med delprojekt lösningar ta fram en migreringsplan med hänsyn till den samlade kravbilden.

41. Processbeskrivningar Startat av PFG Syfte att åskådliggöra de ingående delprocesserna för att klargöra vilka delprocesser som ska beskrivas på en fördjupad nivå. Påbörja en fördjupad beskrivning av är-läget för valda delar. Leverans:En processbeskrivning i bild och text med aktiviteter, in- och ut-objekt, med begrepp definierade i begreppsprojektet. Resultatet ska utgöra underlag och fasas in i arbetet att beskriva verksamhetsarkitekturen. 2010-09-28 41

42. Begreppsdefinitioner Startat av PFG Syftet med delprojekt Begreppsdefinitioner är att kartlägga vilka begrepp som förekommer i verksamheten, beskriva dessa begrepp, föreslå nya och identifiera problematiska begrepp. Projektet har också till uppgift att utgöra stöd i processarbetet och säkra att de överenskomna begreppen används. Leverans:En lista med begrepp och deras betydelse. 2010-09-28 42

43. Verksamhetsarkitektur En metod för arbetet med framtagande av funktionella krav där processer och informationsmodell samverkar på ett tydligt sätt. Syftet med delprojekt Verksamhetsarkitektur är att övergripande beskriva verksamhetens processer, informationsobjekt och systemstöd för att kunna göra en avgränsning för vilket område som ska utgöra fokus för funktionella krav inom Ladok3. Leverans: Övergripande processkarta, Informationsmodell, systemsamband och informationssamband. 2010-09-28 43

44. Övergripande kravspecifikation • Syftet med delprojekt Övergripande kravspecifikation är att ta fram funktionella krav som underlag för: • Val av systemstöd och lösningsarkitektur • Vidare detaljering inför upphandlings- eller utvecklingsunderlag • Leverans: Funktionella krav i form av användningsfall med tydliga kopplingar mot informationsobjekten. 2010-09-28 44

45. Migreringsplan • Syfte med delprojekt migreringsplan är att utreda vilka förutsättningar som är styrande för i vilken ordning Ladok3 kan implementeras i verksamheten. • Styrande faktorer utöver vad som är mest lämpligt för verksamheten kan vara; • vilka funktioner som är eftersatta i dagsläget, • vilka funktioner som tekniskt går att implementera före andra, • vilka funktioner som berör flest medarbetare, externt informationsutbyte etc. • Leverans:En plan över vilka moduler/funktioner som är möjliga att del leverera, i vilken ordning de kan levereras och inom vilka tidsspann leveranser är lämpliga för verksamheten. 2010-09-28 45

46. Delprojekt lösningar Delprojektledare: Reijo Soreus • Mål för delprojektet är att leverera en teknisk lösning som uppfyller kravspecifikationen från verksamheten • I och med BP3 ska delprojektet leverera en övergripande systemarkitektur som pekar ut hur kravspecifikationen ska uppfyllas

47. Utmaningar • Tolka krav – komplett och korrekt • Motstridiga krav eller direktiv • Stora skillnader i förväntningar och behov • Använda erfarenheter från dagens Ladok • Erfarenheterna varierar • Förankring, att säkra acceptans för den valda lösningen • Samarbete nationellt och internationellt • Alla möjligheter är öppna – avgränsning!

48. Integration med lokala teknikmiljöer • Syfte att kartlägga förväntningar på vilka typer av lokala system som Ladok3 ska gå att integrera mot och på vilket sätt det ska kunna göras • Leverans: förslag till krav beträffande lokala integrationsbehov • Prioriteras och tas in av verksamhetssidan

49. Alternativa externa lösningar • Syfte att identifiera huvudspår för hur vi ska möta upp kraven för verksamheten (kommersiella och Kuali) Knyta kontakter • Målet med projektet är att beskriva ett representativt urval alternativa produkter som kan utgöra eller ingå i Ladok3 • Leverans: • En rapport per möjlig kommersiell produkt som beskriver produkten • Rapporterna utgör startpunkt för utvärdering när kravbilden är mer tydlig • En sammanställning av tillgänglig information om Kuali (i samarbete med RAKETTI) • Exempel på kända alternativ • Peoplesoft/Oracle (USA) • Kuali (USA) • HiSInOne (Tyskland) • IST (Sverige)

50. Icke-funktionella krav • Syfte: att komplettera den verksamhetsbaserade funktionella kravspecifikationen med krav som styr hur systemet ska byggas • Mål: att identifiera krav som inte uttrycks som åtgärder en användare ska kunna göra med Ladok3 • Gå igenom tidigare utredningsmaterial och kända krav på dagens Ladok • Leverans: Kravlista över tänkbara icke-funktionella krav samt nödvändiga vägval • Exempel på icke-funktionella krav • Användarvänlighet • Driftkrav/tillgänglighet • Arkitektur • Standarder som ska stödjas